社内コミュニケーションの活性化に役立つグループウェアのなかでも、多くの企業に導入されていたのが「サイボウズLive」です。しかし、サイボウズLiveは、2019年にサービスが終了したため、代替グループウェアへの移行が必要となりました。
そして、サイボウズLiveのサービス終了から数年が経ったいま「現在使っているグループウェアの使い勝手が悪い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズLiveの代替におすすめのグループウェア7選を中心にご紹介します。
- サイボウズLiveのサービス終了後に移行したグループウェアの使い勝手が悪い
- 数あるグループウェアから、自社に最適なツールを導入したい
- サイボウズLiveに代わる、簡単に情報の管理・共有ができるツールを使いたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが見つかり、より円滑な情報共有ができるようになります。
目次
なぜサイボウズLiveは終了したのか
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「サイボウズLive」は、2019年4月15日をもってサービスを終了しました。
サイボウズLiveが終了したのは、システムの老朽化によってサービス提供の継続が困難になったためです。サービス終了に伴い、アクセスやデータの閲覧が一切できなくなったので、多くの企業が代替グループウェアへ移行しました。
サイボウズLiveに搭載されていた基本機能
ここでは、サイボウズLiveに搭載されていた5つの基本機能をご紹介します。各機能の特徴は以下の通りです。
- 掲示板
- Todoリスト
- カレンダー
- チャット
- ファイル管理
グループ内で掲示板を作成できます。チームへのお知らせだけでなく、マニュアルや議事録を管理しておくのに重宝されました。
Todoリストではタスク(やるべき作業)を管理できます。タスクは担当者のカレンダーに表示され、作業の抜け漏れを防止していました。
チームや個人のスケジュールを管理できます。Googleカレンダーとも同期して使えました。
リアルタイムでメッセージのやりとりができます。メンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応していました。
Microsoft Officeの文書や、Photoshop、Illustratorのファイルを管理できました。
このように、サイボウズLiveは情報共有・蓄積に加え、タスク管理もできる実用性の高さが評価され、多くの企業で使われていたのです。
無料あり|サイボウズLiveの代替グループウェア7選
以下では、サイボウズLiveの代替グループウェア7選をご紹介します。
サイボウズLiveには大きく分けて「情報共有」「メッセージ」「タスク」の3つの機能がありました。そのため、この3機能を過不足なく備えたグループウェアであれば、移行がスムーズに進みます。
加えて、代替グループウェアを選ぶうえで重要な点は、”シンプルな使い勝手であること”です。サイボウズLiveの機能が備わっていても、操作が複雑なグループウェアでは、ITに詳しくない社員が正しく情報管理できないからです。
したがって、「必要な機能に過不足がなく、誰でも使いこなせるグループウェア」が求められます。結論、サイボウズLiveの移行ツールには、非IT企業の65歳の社員でも、すぐに情報を蓄積・共有できるグループウェア「Stock」が最適です。
Stockはあらゆる情報を残せる「ノート」に「メッセージ」が紐づいているため、LINEやSlackと違って話題が錯綜しません。また、メンバーの進捗を簡単に確かめられる「タスク」もあるため、サイボウズLiveと比較しても、過不足の無い機能を備えているのです。
【Stock】最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【Evernote】掲示板機能が使いやすいグループウェア
Evernoteの特徴
- 海外製のメモツール
- あらゆる種類の情報を残せる
Evernoteは、世界中で使われている海外製のメモツールです。ブラウザ版のほか、PCのダウンロード版アプリや、iPhoneやAndroid用のスマホアプリからもノートを編集・閲覧できます。
テキストだけでなく画像や動画、ファイルなども添付でき、あらゆる種類の情報が残せるのが特徴で、様々な業種において使用されています。
Evernoteの機能・使用感
- Webクリップ機能
- タスク機能
Web上のコンテンツを直接自身のノートに保存できます。わざわざコピー&ペーストする必要がないので、Webから情報を集めるときの手間が省けます。
ToDoリストを作成でき、タスクごとにWebクリップ、画像、文書、などの情報を関連付けられます。また、タスクビューからも締め切りやノート、依頼状況別でタスクを並び替えられます。簡単に整理できるので、タスクの抜け漏れがなくなります。
Evernoteの注意点
- 画像の編集が面倒
- 使いづらい
- 起動が遅い
画像のトリミングに少々手間がかかります。
ユーザーの口コミでは「高機能化によって、とても使いづらくなりました」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
ユーザーの口コミでは「サインインするときID・PWを保存するにして入っても、しばらく時間をおくとすぐに情報を聞いてきて手間がかかるので、サッと開けるようにしてほしい」などの声が寄せられています。(参考:ITreview)
Evernoteの料金体系
- FREE:0円
- PERSONAL:1,100円/月(月払い)
- PROFESSIONAL:1,550円/月(月払い)
- EVERNOTE TEAMS:2,100円/ユーザー/月(月払い)
【Slack】円滑なチャットを促すグループウェア
Slackの特徴
- チャンネルで会話を分けられる
- ビデオ通話が利用できる
プロジェクトやチームごとにチャンネル(チャットグループ)を作成すれば、任意のメンバーだけで連絡をとり合えます。
Slackの「ハドルミーティング機能」では、ビデオ通話が利用でき、遠隔で仕事をするメンバーとも顔を合わせてディスカッションできます。
Slackの機能・使用感
- 「議事録」や「やることリスト」の作成
- ハドルミーティング機能
Slack Canvasを使えば、議事録ややることリストのテンプレートがあるので作成が簡単になります。ただし、情報ごとにCanvasを区切ることができないので、振り返りづらいと言えます。
クリックひとつで音声やビデオで話せます。画面共有も可能なので、リモートワーク時の円滑なコミュニケーションに役立ちます。
Slackの注意点
- 重要な連絡が流れてしまう
- 通知が来ない時がある
- 必要な情報にアクセスしづらい
スピーディな情報共有ができる反面、重要な連絡がほかの話題とともに縦に流れてしまい、抜け漏れが起こる可能性があります。
ユーザーの口コミでは「通知が来ない時があるので、見落とすことがある」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
ユーザーの口コミでは「グループチャット的なものを公開された場所ですることができないため、スレッド上にコメント返信で対応していますが、スレッドが多くなるとかなり遡りづらいです。」という声が寄せられています。(引用:ITreview)
Slackの料金体系
- フリー:0円
- プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid:要問い合わせ
【Dropbox】ファイル管理に役立つグループウェア
Dropboxの特徴
- ファイルを安全・簡単に共有できる
- ファイルの復元ができる
複数デバイスのファイル共有に便利なクラウドストレージサービスで、PCやスマホなどの個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。
無料プランでも過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。ファイルを復元できる期限は加入プランによって異なります。
Dropboxの機能・使用感
- フォルダの共有機能
- アクセス権の付与
リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できるので、社外のメンバーと資料を共有したい場合などに役立ちます。
ダウンロード権限・期限付きリンクなどの機能もあります。任意のメンバーのみ情報を取得できるよう設定できるのです。
Dropboxの注意点
- ファイル情報しか管理できない
- しばしば誤操作が発生してしまう
- 慣れるまでは操作が難しい
すべてファイル形式で情報を扱うので、作成や管理に手間がかかる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「データを誰でも編集できるため、誤ってデータを削除したり移動させてしまったりすることがあったため、編集権限を設定できると良い。」というような声が見受けられます。(参照:ITreview)
ユーザーの口コミでは「無料プランの容量が少なすぎて課金が必須になる。」「無駄な通知が多いため、ほどほどにしてほしい。」などの不満の声が寄せられています。(引用:ITreview)
Dropboxの料金体系
- Basic:無料
- Plus:1,500円/月(月払い)
- Essentials:2,700円/月(月払い)
- Business:2,900円/ユーザー/月(月払い)
- Business Plus:3,600円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise:要問い合わせ
【Backlog】タスク管理を効率化するグループウェア
Backlogの特徴
- プロジェクト/タスク管理ができる
- システム開発やマーケティングで活躍する
Backlogでは課題(タスク)をリスト形式で確認できるほか、課題の進捗を把握しやすい「カンバンボード」や「ガントチャート」も使えます。
Backlogには「SVN、Gitの管理機能」「ガントチャート機能」など、開発者やマーケターなどに適した機能が搭載されています。
Backlogの機能・使用感
- ガントチャート
- 親子課題
ガントチャートでプロジェクトを可視化できます。この機能によって、作業の進捗状況が一目で分かります。
粒度の大きいタスクは親課題、粒度の小さいタスクは子課題として設定できるので、課題の整理が簡単になります。
Backlogの注意点
- チャット機能がない
- タスク管理ツールとしては物足りない
- 自由度が高い
Backlogにはチャット機能がないので、仕事のやりとりを課題と紐づけられず、情報が分散する恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「まだ課題を作成できるレベルが、親子までなので孫課題まで作成できるようにしてほしいです。いまの段階だと課題管理をするためのツールという印象です。」などの声が寄せられています。(参照:ITreview)
ユーザーの口コミでは「チケット内の表記が若干わかりにくいです。テキスト整形のルール (Backlog記法)というものが公式のHPにありますがここを見ながら書くのが正直しんどいです。」という声があります。(引用:ITreview)
Backlogの料金体系
- フリー:無料
- スターター:2,970円/月(月払い)
- スタンダード:17,600円/月(月払い)
- プレミアム:29,700円/月(月払い)
- プラチナ:82,500円/月(月払い)
どのプランも30日間無料で試せるので、まずはスモールチームで使用感を確認してから導入するのがおすすめです。
【Zoho Connect】組織力向上に貢献するグループウェア
Zoho Connectの特徴
- 活発なコミュニケーションを図れる
- 多様な言語に対応している
アイデアを共有できたり、成果に対してコメントを送れたりと活発なコミュニケーションを図れます。
海外製の社内SNSツールなので、日本語はもちろん、英語や中国語、アラビア語など10以上の言語に対応しており、グローバル企業でも運用可能です。
Zoho Connectの機能・使用感
- ポイントとレベル
- 目的別に豊富な機能がある
質問・投稿・コメントの投稿などに対しポイントを与えられるので、従業員同士の意見交換が活性化されます。とくに、「ボトムダウン型」の組織を目指す企業に役立つ機能です。
従業員同士の関係性の向上に役立つ「ピアツーピア認識」機能のほか、「1対1の会話」や「非公開メッセージ」などのチャット機能も充実しています。
Zoho Connectの注意点
- 情報を探すのが難しい
- 制限がある
利用しているユーザーからは「操作には慣れが必要で、過去の情報を探すのに苦労する」という声があります。(参考:ITreview)
ユーザーの口コミでは「予定(カレンダー)機能にファイル(写真だけ?)を10しかUPできないので無制限にしてほしい」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
Zoho Connectの料金体系
- 無料プランあり
- スターター:48円/ユーザー/月(月払い)※25ユーザー以上からの利用
- エンタープライズ:120円/ユーザー/月(月払い)※10ユーザー以上からの利用
- アルティメット:360円/ユーザー/月(月払い)※10ユーザー以上からの利用
上記の全てのプランに15日間の無料トライアル期間が設けられているので安心です。
【サイボウズOffice】多機能なグループウェア
サイボウズOfficeの特徴
- 多様な機能を備えている
- オプションが豊富
スケジュールや掲示板、ファイル管理、チャットなど、多様な機能を備えています。その中でも特に、従業員のスケジュール管理のために導入する企業が多いです。
外出先からのアクセスをより安全にしたり、ディスク容量を増やしたりなどのオプションがあります。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- ToDoリスト
- スケジュール機能
ToDoリストには締め切り日だけでなく、重要度も表示されます。そのため、タスクの優先度が一目で分かります。
グループ・個人の予定を管理できます。メンバーがいつ・どこで・何をしているかすぐに把握できます。
サイボウズOfficeの注意点
- 多機能ゆえに使わない機能もある
- 解決してほしいニーズが未消化になる
- ワークフロー機能が使いづらい
搭載されている機能が多いので、使わない機能にコストがかかり続ける可能性もあります。
ユーザーの口コミでは「解決してほしいとのニーズは残る場合があります。システム上、即時解決は困難であっても、時期を含めた解決方針が示されれば、なお更、安心かと思います。」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
ユーザーの口コミでは「古い順にしか設定ができず、固定されているので。そのうちに新着情報にアクセスしたくてもできなくなってしまったため既読にすること自体諦めて放置しています…。なんのためのワークフローか…。」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
サイボウズOfficeの料金体系(クラウド版のみ)
- スタンダードコース:500円/ユーザー/月
- プレミアムコース:800円/ユーザー/月
【比較表】サイボウズLiveの代替におすすめのグループウェア
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。
Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Slack | Dropbox | Backlog | Zoho Connect | サイボウズOffice | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
最も簡単に情報を共有・管理できるツール |
掲示板機能が使いやすいグループウェア |
円滑なチャットを促すグループウェア |
ファイル管理に役立つグループウェア |
タスク管理を効率化するグループウェア |
組織力向上に貢献するグループウェア |
多機能なグループウェア |
メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※2023年10月にワークチャット機能が終了 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Dropbox Paperを活用すればToDoリストの作成が可能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
注意点 |
シンプルなツールなので掲示板やスケジュール管理機能はない |
画像の編集が面倒 |
重要な連絡が流れてしまう |
ファイル情報しか管理できない |
チャット機能がない |
操作には慣れが必要で、情報を探すのが難しい |
多機能ゆえに使わない機能もある |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは2,970円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは48円/ユーザー/月~
※25ユーザーから利用可 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「Zoho Connect」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
ただし、多機能で便利なツールだとしても従業員数が多いと、情報が分散してしまったり、各機能の使い方を統一しづらかったりするリスクが伴います。そのため、数十人~数千人規模の企業でも、全社員が同じように使いこなせるツールの導入が望ましいのです。
【要確認】多機能なグループウェアのデメリットとは
多機能なグループウェアを導入するにあたって注意すべき点は以下の通りです。
- 操作が複雑で社員が使い方を理解できない
- 多機能すぎて無駄に感じる
- 目的に合っていない
多機能なグループウェアは操作が複雑で、慣れるまで上手く使いこなせないリスクがあります。使い方を教える教育コストがかかるほか、社員が使い方を理解できなければ、使われなくなってしまうのです。
「スケジュール管理」や「掲示板」など、会社によってはいらない機能がある場合があります。そのため、無駄なコストがかかり続けてしまう危険性があります。
グループウェアは、業務内容や目的に合ったものを導入しましょう。たとえば、「社内の情報を一元化し、すぐに振り返れるように保存したい」ときにはグループウェアよりも情報共有ツールの導入が適しています。
これらの観点から、グループウェアを検討する時には、現場の声を参考に、「必要な機能に過不足のないツール」を導入しましょう。
サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめのツール7選まとめ
これまで、サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめなグループウェア7選を中心にご紹介しました。
サイボウズLiveの機能は大きく「情報共有」「メッセージ」「タスク」の3つに分けられます。また、グループウェアのなかにはさらに多機能なツールもありますが、非IT企業では使いこなせずに形骸化する恐れもあるので注意が必要です。
そのため、サイボウズLiveの機能を過不足なく備えているのはもちろん「誰でも使えるシンプルなツール」に乗り換えるべきなのです。このようなツールであれば、移行したあとも操作を覚える手間がかかりません。
結論、代替グループウェアに最適なのは、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも、簡単に情報管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、正しく情報を蓄積・共有できる環境を構築しましょう。
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