社内コミュニケーションの活性化に役立つグループウェアのなかでも、多くの企業に導入されていたのが「サイボウズLive」です。しかし、サイボウズLiveは、2019年にサービスが終了したため、代替グループウェアへの移行が必要となりました。
 
そして、サイボウズLiveのサービス終了から数年が経ったいま、「現在使っているグループウェアの使い勝手が悪い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、サイボウズLiveの代替におすすめのグループウェア7選を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが見つかり、より円滑な情報共有ができるようになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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なぜサイボウズLiveは終了したのか

サイボウズLiveのトップページ
 
 
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「サイボウズLive」は、2019年4月15日をもってサービスを終了しました。
 
サイボウズLiveが終了したのは、システムの老朽化によってサービス提供の継続が困難になったためです。サービス終了に伴い、アクセスやデータの閲覧が一切できなくなったので、多くの企業が代替グループウェアへ移行しました。


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サイボウズLiveに搭載されていた基本機能

ここでは、サイボウズLiveに搭載されていた4つの基本機能をご紹介します。各機能の特徴は以下の通りです。
 
  • 掲示板
  • グループ内で掲示板を作成できます。チームへのお知らせだけでなく、マニュアルや議事録を管理しておくのに重宝されました。
     
  • カレンダー
  • チームや個人のスケジュールを管理できます。Googleカレンダーとも同期して使えました。
     
  • チャット
  • リアルタイムでメッセージのやりとりができます。メンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応していました。
     
  • ファイル管理
  • Microsoft Officeの文書や、Photoshop、Illustratorのファイルを管理できました。
このように、サイボウズLiveは情報共有・蓄積に役立つため、多くの企業で使われていたのです。


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無料あり|サイボウズLiveの代替グループウェア7選

以下では、サイボウズLiveの代替グループウェア7選をご紹介します。
 
サイボウズLiveの果たす大きな役割として「情報共有」「メッセージ」の2つの機能がありました。そのため、この2機能を過不足なく備えたグループウェアであれば、移行がスムーズに進みます。
 
加えて、代替グループウェアを選ぶうえで重要な点は、”シンプルな使い勝手であること”です。サイボウズLiveの機能が備わっていても、操作が複雑なグループウェアでは、ITに詳しくない社員が正しく情報管理できません。
 
したがって、「必要な機能に過不足がなく、誰でも使いこなせるグループウェア」が求められます。結論、サイボウズLiveの移行ツールには、非IT企業の社員でも、すぐに情報を蓄積・共有できるグループウェア「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンはあらゆる情報を残せる「ノート(記事)」に「メッセージ(コメント)」機能が紐づいているため、LINEやSlackと違って話題が錯綜しません。また、ノートは「部署」や「プロジェクト」ごとにフォルダで分けて管理できるので、目的の情報にすぐアクセスできます。

【ナレカン】最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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【Stock】タスク管理もできるグループウェア

Stockはナレカンと同じく、ノート形式で社内の情報を共有・管理できるグループウェアです。
 
「Stock」のノートには、マニュアルや議事録などの社内情報をファイル・画像とともに蓄積することが可能です。また、ノートには「タスク」機能が紐づいているので、メンバーの進捗状況を簡単に把握できます。
 
Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Evernote】掲示板機能が使いやすいグループウェア

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Evernoteの特徴

  • 海外製のメモツール
  • Evernoteは、世界中で使われている海外製のメモツールです。ブラウザ版のほか、PCのダウンロード版アプリや、iPhoneやAndroid用のスマホアプリからもノートを編集・閲覧できます。
     
  • あらゆる種類の情報を残せる
  • テキストだけでなく画像や動画、ファイルなども添付でき、あらゆる種類の情報が残せるのが特徴です。様々な業種において使用されています。

Evernoteの機能・使用感

Evernoteの使用画像
 
  • Webクリップ機能
  • Web上のコンテンツを直接自身のノートに保存できます。わざわざコピー&ペーストする必要がないので、Webから情報を集めるときの手間が省けます。
     
  • タスク機能
  • ToDoリストを作成でき、タスクごとにWebクリップ、画像、文書、などの情報を関連付けられます。また、タスクビューからも締め切りやノート、依頼状況別でタスクを並び替えられます。簡単に整理できるので、タスクの抜け漏れがなくなります。

Evernoteの注意点

  • 画像の編集が面倒
  • 画像のトリミングに少々手間がかかります。
     
  • 起動に時間がかかる
  • ユーザーの口コミでは「Evernoteを起動する際の起動時間が結構時間がかかることが多い気がするので更にスムーズに利用できるようになれば便利だと思います」などの声が寄せられています。(引用:ITreview
     
  • 使いづらい
  • ユーザーの口コミでは「高機能化によって、とても使いづらくなりました」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

Evernoteの料金体系

  • FREE:0円
  • PERSONAL:1,100円/月(月払い)
  • PROFESSIONAL:1,550円/月(月払い)
  • ETEAMS:2,100円/ユーザー/月(月払い)
 
関連記事: 【初心者向け】Evernote(エバーノート)の使い方や料金プランは?


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【Slack】円滑なチャットを促すグループウェア

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Slackの特徴

  • チャンネルで会話を分けられる
  • プロジェクトやチームごとにチャンネル(チャットグループ)を作成すれば、任意のメンバーだけで連絡をとり合えます。
     
  • ビデオ通話が利用できる
  • Slackの「ハドルミーティング機能」では、ビデオ通話が利用でき、遠隔で仕事をするメンバーとも顔を合わせてディスカッションできます。

Slackの機能・使用感

Slackの使用画像
 
  • 「議事録」や「やることリスト」の作成
  • Slack Canvasを使えば、テンプレートを使って議事録ややることリストを簡単に作れます。ただし、情報ごとにCanvasを区切ることができないので、振り返りづらいと言えます。
     
  • ハドルミーティング機能
  • クリックひとつで音声やビデオで話せます。画面共有も可能なので、リモートワーク時の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

Slackの注意点

  • 重要な連絡が流れてしまう
  • スピーディな情報共有ができる反面、重要な連絡がほかの話題とともに縦に流れてしまい、抜け漏れが起こる可能性があります。
     
  • 通知が来ないときがある
  • ユーザーの口コミでは「たまに通知が来なかったり遅れたりするので、チャットとしての即座性が活かされないことがあるので改善してほしい」などの声が寄せられています。(引用:ITreview
     
  • 必要な情報にアクセスしづらい
  • ユーザーの口コミでは「グループチャット的なものを公開された場所ですることができないため、スレッド上にコメント返信で対応していますが、スレッドが多くなるとかなり遡りづらいです」という声が寄せられています。(引用:ITreview

Slackの料金体系

  • フリー:0円
  • プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
  • ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise Grid:要問い合わせ
 
関連記事: 【初心者向け】Slack(スラック)とは?使い方から特徴まで紹介!


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【Dropbox】ファイル管理に役立つグループウェア

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Dropboxの特徴

  • ファイルを安全・簡単に共有できる
  • 複数デバイスのファイル共有に便利なクラウドストレージサービスで、PCやスマホなどの個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。
     
  • ファイルの復元ができる
  • 無料プランでも過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。ファイルを復元できる期限は加入プランによって異なります。

Dropboxの機能・使用感

Dropboxの使用画像
 
  • フォルダの共有機能
  • リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できるので、社外のメンバーと資料を共有したい場合などに役立ちます。
     
  • アクセス権の付与
  • ダウンロード権限・期限付きリンクなどの機能もあります。任意のメンバーのみ情報を取得できるよう設定できるのです。

Dropboxの注意点

  • ファイル情報しか管理できない
  • すべてファイル形式で情報を扱うので、作成や管理に手間がかかる恐れがあります。
     
  • 検索機能が不十分
  • ユーザーの口コミでは「UIが見にくく、ファイルの管理がしにくく、検索性がそこまで高くない」というような声が見受けられます。(参照:ITreview
     
  • PC以外では使いづらい
  • ユーザーの口コミでは「スマホやタブレットからの操作がうまく反映されないことやタイムラグがある」などの不満の声が寄せられています。(引用:ITreview

Dropboxの料金体系

  • Basic:無料
  • Plus:1,500円/月(月払い)
  • Essentials:2,400円/月(月払い)
  • Business:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Plus:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ
 
関連記事: 【初心者向け】Dropboxとは?使い方や危険性・評判も解説!


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【Zoho Connect】組織力向上に貢献するグループウェア

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Zoho Connectの特徴

  • 活発なコミュニケーションを図れる
  • アイデアを共有できたり、成果に対してコメントを送れたりと活発なコミュニケーションを図れます。
     
  • 多様な言語に対応している
  • 海外製の社内SNSツールなので、日本語はもちろん、英語や中国語、アラビア語など10以上の言語に対応しており、グローバル企業でも運用可能です。

Zoho Connectの機能・使用感

  • ポイントとレベル
  • 質問・投稿・コメントの投稿などに対しポイントを与えられるので、従業員同士の意見交換が活性化されます。とくに、「ボトムダウン型」の組織を目指す企業に役立つ機能です。
     
  • 目的別に豊富な機能がある
  • 従業員同士の関係性の向上に役立つ「ピアツーピア認識(感謝と表彰)」機能のほか、「1対1の会話」や「非公開メッセージ」などのチャット機能も充実しています。

Zoho Connectの注意点

  • 操作に慣れが必要となる
  • 利用しているユーザーからは「操作になれが必要で、過去のフィードを探すのに一苦労があります」という声があります。(引用:ITreview
     
  • 制限がある
  • ユーザーの口コミでは「予定(カレンダー)機能にファイル(写真だけ?)を10しかUPできないので無制限にしてほしい」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

Zoho Connectの料金体系

  • 無料プランあり
  • スターター:48円/ユーザー/月(月払い)※25ユーザー以上からの利用
  • エンタープライズ:120円/ユーザー/月(月払い)※10ユーザー以上からの利用
  • アルティメット:360円/ユーザー/月(月払い)※10ユーザー以上からの利用
上記の全てのプランに15日間の無料トライアル期間が設けられているので安心です。
 
 
関連記事: Zoho Connect(ゾーホーコネクト)とは?使い方や評判・料金まで紹介


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【サイボウズOffice】多機能なグループウェア

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サイボウズOfficeの特徴

  • 多様な機能を備えている
  • スケジュールや掲示板、ファイル管理、チャットなど、多様な機能を備えています。その中でも特に、従業員のスケジュール管理のために導入する企業が多いです。
     
  • オプションが豊富
  • 外出先からのアクセスをより安全にしたり、ディスク容量を増やしたりなどのオプションがあります。

サイボウズOfficeの機能・使用感

サイボウズOfficeの使用画像
 
  • ToDoリスト
  • ToDoリストには締め切り日だけでなく、重要度も表示されます。そのため、タスクの優先度が一目で分かります。
     
  • スケジュール機能
  • グループ・個人の予定を管理できます。メンバーがいつ・どこで・何をしているかすぐに把握できます。

サイボウズOfficeの注意点

  • 多機能ゆえに使わない機能もある
  • 搭載されている機能が多いので、使わない機能にコストがかかり続ける可能性もあります。
     
  • スマホアプリは使いづらい
  • ユーザーの口コミでは「スマホアプリ上で予定の登録が容易に出来ない点が不便です」などの声が寄せられています。(引用:ITreview
     
  • ワークフロー機能が使いづらい
  • ユーザーの口コミでは「古い順にしか設定ができず、固定されているので。そのうちに新着情報にアクセスしたくてもできなくなってしまったため既読にすること自体諦めて放置しています…。なんのためのワークフローか…」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

サイボウズOfficeの料金体系(クラウド版のみ)

  • スタンダードコース:500円/ユーザー/月(月払い)
  • プレミアムコース:800円/ユーザー/月(月払い)
 
関連記事: 【初心者向け】サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミを紹介!


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【比較表】サイボウズLiveに似ているおすすめのグループウェア

以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock Evernote Slack Dropbox Zoho Connect サイボウズOffice
特徴
最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア
タスク管理もできるグループウェア
掲示板機能が使いやすいグループウェア
円滑なチャットを促すグループウェア
ファイル管理に役立つグループウェア
組織力向上に貢献するグループウェア
多機能なグループウェア
メッセージ機能
【〇】
【〇】
【×】※2023年10月にワークチャット機能が終了
【〇】
【×】
【〇】
【〇】
マルチデバイス対応
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【○】
【〇】
【〇】
注意点
ビデオ通話はできない
シンプルなツールなので掲示板やスケジュール管理機能はない
画像の編集が面倒
重要な連絡が流れてしまう
ファイル情報しか管理できない
操作には慣れが必要で、情報を探すのが難しい
多機能ゆえに使わない機能もある
料金
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月~
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月~
・無料プランあり
・有料プランは48円/ユーザー/月~
※25ユーザーから利用可
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月(月払い)~
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Evernote」の詳細はこちら
「Slack」の詳細はこちら
「Dropbox」の詳細はこちら
「Zoho Connect」の詳細はこちら
「サイボウズOffice」の詳細はこちら
ただし、多機能で便利なツールだとしても、従業員数が多いと情報が分散してしまったり、各機能の使い方を統一しづらかったりするリスクが伴います。そのため、数百人~数千人規模の大企業でも、全社員が使いこなせるツールの導入が望ましいのです。


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<要確認>多機能なグループウェアのデメリットとは

多機能なグループウェアを導入するにあたって注意すべき点は以下の通りです。
 
  • 操作が複雑で社員が使い方を理解できない
  • 多機能なグループウェアは操作が複雑で、慣れるまで上手く使いこなせないリスクがあります。使い方を教える教育コストがかかるほか、社員が使い方を理解できなければ、使われなくなってしまうのです。
     
  • 多機能すぎて無駄に感じる
  • 「スケジュール管理」や「掲示板」など、会社によってはいらない機能がある場合があります。そのため、無駄なコストがかかり続けてしまう危険性があるのです。
     
  • 目的に合っていない
  • グループウェアは、業務内容や目的に合ったものを導入しましょう。たとえば、「社内の情報を一元化し、すぐに振り返れるように保存したい」ときにはグループウェアよりも情報共有ツールの導入が適しています。
これらの観点から、グループウェアを検討する時には、現場の声を参考に、「必要な機能に過不足のないツール」を導入しましょう。


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サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめのツール7選まとめ

これまで、サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめなグループウェア7選を中心にご紹介しました。
 
サイボウズLiveの機能は大きく「情報共有」「メッセージ」の2つに分けられます。また、グループウェアのなかにはさらに多機能なツールもありますが、非IT企業では使いこなせずに形骸化する恐れもあるので注意が必要です。
 
そのため、サイボウズLiveの機能を過不足なく備えているのはもちろん、「誰でも使えるシンプルなツール」に乗り換えるべきなのです。このようなツールであれば、移行したあとも操作を覚える手間がかかりません。
 
結論、代替グループウェアに最適なのは、非IT企業に勤める社員でも、簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を使い、正しく情報を蓄積・共有できる環境を構築しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。