「サイボウズLive」は、社内コミュニケーションの活性化に役立つグループウェアとして多くの企業に導入されていました。しかし、2019年にサービスが終了したため、代替グループウェアへの移行が必要となりました。
そして、サイボウズLiveのサービス終了から数年が経ったいま「現在使っているグループウェアに乗り換えたけれど、使い勝手が悪い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズLiveの代替におすすめのグループウェア8選を中心にご紹介します。
- サイボウズLiveの代替となるツールを探している
- 自社に最適なグループウェアを探している
- グループウェアを用いて社内の情報共有を円滑にしたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが見つかり、より円滑な情報共有ができるようになります。
目次
なぜサイボウズLiveは終了したのか
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「サイボウズLive」は、2019年4月15日をもってサービスを終了しました。
サイボウズLiveが終了した背景には、システムの老朽化によってサービス提供の継続が困難になったことが挙げられます。サービス終了に伴い、アクセスやデータの閲覧が一切できなくなったので、多くの企業が代替グループウェアへ移行しました。
サイボウズLiveに搭載されていた基本機能
ここでは、サイボウズLiveに搭載されていた4つの基本機能をご紹介します。各機能の特徴は以下の通りです。
- 掲示板
- チャット
- ファイル管理
- カレンダー
グループ内で掲示板を作成できます。チームへのお知らせだけでなく、マニュアルや議事録を管理しておくのに重宝されました。
リアルタイムでメッセージのやりとりができます。メンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応していました。
Microsoft Officeの文書や、Photoshop、Illustratorのファイルを管理できました。
チームや個人のスケジュールを管理できます。Googleカレンダーとも同期して使えました。
また、サイボウズliveは「1グループ300人まで」のグループをいくつも無料でつくれるうえに、所属できるグループに制限もありませんでした。以上のことから、100人以上の大規模企業にも重宝されていたアプリだったと言えます。
無料あり｜サイボウズLiveの代替グループウェア8選
以下では、サイボウズLiveの代替グループウェア8選をご紹介します。
サイボウズLiveの主な機能である「情報共有」「ファイル管理」機能を過不足なく備えたグループウェアであれば、移行がスムーズに進みます。また、サイボウズLiveは大人数にも対応していたので、代替ツールは大規模企業向けのサービスを選ぶべきです。
しかし、ただ情報を共有しただけでは、社員が必要な情報を見つけ出すことができません。そのため、代替グループウェアには、精度の高い「検索機能」を備えたツールを選ぶべきです。
結論、サイボウズLiveの移行先のグループウェアには、あらゆる情報を一元管理し、即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に残した情報は、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるうえに、ヒット率100％の「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語」によって、目的の情報に即アクセス可能です。そのため、必要な情報を探すのに手間取ってしまうこともありません。
【ナレカン】最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】タスク管理もできるグループウェア
Stockは、ノート形式で社内の情報を共有・管理できるグループウェアです。
「Stock」のノートには、マニュアルや議事録などの社内情報をファイル・画像とともに蓄積することが可能です。また、ノートには「タスク」「メッセージ」機能が紐づいているので、メンバー同士の進捗管理や、やりとりまでひとつのツールで完結します。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【サイボウズOffice】多機能なグループウェア
サイボウズOfficeの特徴
- 多様な機能を備えている
- 自社の業務に合わせてカスタムアプリを作れる
スケジュールや掲示板、ファイル管理、メッセージなど、多様な機能を備えています。その中でも特に、従業員のスケジュール管理のために導入する企業が多いです。
日報、顧客台帳、共有タスク管理、社内Q&Aなど、標準機能にはないアプリをユーザー自身で簡単に作成できます。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- ToDoリスト
- スケジュール機能
ToDoリストには締め切り日だけでなく、重要度も表示されます。そのため、タスクの優先度が一目で分かります。
グループ・個人の予定を管理できます。メンバーがいつ・どこで・何をしているかすぐに把握できます。
サイボウズOfficeの注意点
- パッケージ版のサポートが2027年に終了
- スマホ版が使いづらい
- ファイル管理機能が使いづらい
パッケージ版のサイボウズOfficeは2026年にかけて販売を順次終了し、2027年にサポートが終了します。ただし、クラウド版は引き続き利用可能です。
（参考：サイボウズOffice公式サイト|パッケージ版「サイボウズ Office」販売・サポート終了のお知らせ）
ユーザーの口コミでは「スマートフォンアプリもあるが､とても使いづらい｡そのため､スマートフォンでパソコン版画面操作を行う必要が出てきてしまう｡当然ながら小さい画面なので誤操作が頻発する」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「ファイル管理機能は電帳法に対応しておらずサイボウズofficeで一元管理できず別のサービスを
導入しないといけない点が非常に煩わしいと思います。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系（クラウド版のみ）
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
※上記の料金は、2024年10月1日以降に適用された改定後の料金です。
【Kintone】サイボウズLiveと似た感覚で使えるグループウェア
Kintoneの特徴
- 自分たちで業務アプリがつくれる
- 200種類以上の外部サービスとの連携が可能
Kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリが作れます。
MicrosoftやMoney Forward クラウドなど、様々なクラウドサービスと連携が可能です。また、KintoneのデータをWebに出力したり、Kintoneへデータ入力ができます。
Kintoneの機能・使用感
- タスク管理
- アイコン
タスク管理には締め切り日だけでなく、ステータスも表示されるため、タスクの優先度が一目で分かります。また、書式設定を変更できるのが便利です。
アプリのアイコン・タイトルを自由に変更できます。自分が業務をイメージできるアイコンとタイトルを決めることができます。
Kintoneの注意点
- 追加機能にコストがかかる可能性がある
- 検索機能が使いづらい
ユーザーの口コミでは「標準機能では出来ないことが多いので、プラグイン・プログラミングありきでの使用となる。少人数には使いやすいが利用者やプラグインが増えるとコストが増大する。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「類似検索が弱いため、例えば企業名などのアルファベッドの大文字小文字が一字一句合わないと検索に出てこないときがある。ここも改善されると見つかりやすくなると思う。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
Kintoneの料金体系
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月払い）
※上記の料金は、2024年10月1日以降に適用された改定後の料金です。
【Evernote】掲示板機能が使いやすいグループウェア
Evernoteの特徴
- 海外製のメモツール
- あらゆる種類の情報を残せる
Evernoteは、世界中で使われている海外製のメモツールです。ブラウザ版のほか、PCのダウンロード版アプリや、iPhoneやAndroid用のスマホアプリからもノートを編集・閲覧できます。
テキストだけでなく画像や動画、ファイルなども添付でき、あらゆる種類の情報が残せるのが特徴です。様々な業種において使用されています。
Evernoteの機能・使用感
- Webクリップ機能
- タスク機能
Web上のコンテンツを直接自身のノートに保存できます。わざわざコピー&ペーストする必要がないので、Webから情報を集めるときの手間が省けます。
ToDoリストを作成でき、タスクごとにWebクリップ、画像、文書、などの情報を関連付けられます。また、タスクビューからも締め切りやノート、依頼状況別でタスクを並び替えられます。簡単に整理できるので、タスクの抜け漏れがなくなります。
Evernoteの注意点
- 無料プランではデバイス間同期が1台まで
- 動作が重い
- 広告が煩わしい
無料プランでは、最大1台までしかデバイス間の同期ができません。複数のデバイスで使いたい場合は、有料プランに加入する必要があります。
ユーザーの口コミでは「写真を取り込むと動作が遅くなる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーのなかには「ここ最近は特に、有料版の使用を促す広告が煩わしく感じます。また、追加で新規のノートを作成することができなくなったことも不便な点です」といった意見もあります。（引用：ITreview）
Evernoteの料金体系
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- ETEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Slack】円滑なチャットを促すグループウェア
Slackの特徴
- チャンネルで会話を分けられる
- ビデオ通話が利用できる
プロジェクトやチームごとにチャンネル（チャットグループ）を作成すれば、任意のメンバーだけで連絡をとり合えます。
Slackの「ハドルミーティング機能」では、ビデオ通話が利用でき、遠隔で仕事をするメンバーとも顔を合わせてディスカッションできます。
Slackの機能・使用感
- 「議事録」や「やることリスト」の作成
- ハドルミーティング機能
Slack Canvasを使えば、テンプレートを使って議事録ややることリストを簡単に作れます。ただし、情報ごとにCanvasを区切ることができないので、振り返りづらいと言えます。
クリックひとつで音声やビデオで話せます。画面共有も可能なので、リモートワーク時の円滑なコミュニケーションに役立ちます。
Slackの注意点
- 重要な連絡が流れてしまう
- ファイルの共有には不向き
- チャンネル（グループ）を探すのに時間がかかる
スピーディな情報共有ができる反面、重要な連絡がほかの話題とともに縦に流れてしまい、抜け漏れが起こる可能性があります。
ユーザーの口コミでは「ファイルの共有には弱いツールと感じます。データ容量が大きいファイルを共有しようとしてもツール上でデータを保存することが出来ず、結局はメールなどを併用する必要が出てきています。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーのなかには「チャンネルの数が多くなると、必要なチャンネルを見つけるのが難しくなることがあります。 チャンネルの整理機能や、検索機能の改善を期待しています。 」といった意見もあります。（引用：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Dropbox】ファイル管理に役立つグループウェア
Dropboxの特徴
- ファイルを安全・簡単に共有できる
- ファイルの復元ができる
複数デバイスのファイル共有に便利なクラウドストレージサービスで、PCやスマホなどの個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。
無料プランでも過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。ファイルを復元できる期限は加入プランによって異なります。
Dropboxの機能・使用感
- フォルダの共有機能
- アクセス権の付与
リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できるので、社外のメンバーと資料を共有したい場合などに役立ちます。
ダウンロード権限やファイルのアクセス権を制限する機能もあります。そのため、任意のメンバーのみ情報を取得できるよう設定できるのです。
Dropboxの注意点
- ファイル情報しか管理できない
- メッセージ機能がない
- 無料プランの容量が少ない
すべてファイル形式で情報を扱うので、作成や管理に手間がかかる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「チャットやメッセージ機能などのコミュニケーションがとれれば実用性が高まると思う」というような声が見受けられます。（参照：ITトレンド）
ユーザーのなかには「無料プランの容量が2GBと少なく、より多くのストレージを必要とするユーザーには物足りない。」といった声も挙がっています。（引用：ITreview）
Dropboxの料金体系
- Basic：無料
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Zoho Connect】組織力向上に貢献するグループウェア
Zoho Connectの特徴
- 活発なコミュニケーションを図れる
- 多様な言語に対応している
アイデアを共有できたり、成果に対してコメントを送れたりと活発なコミュニケーションを図れます。
海外製の社内SNSツールなので、日本語はもちろん、英語や中国語、アラビア語など10以上の言語に対応しており、グローバル企業でも運用可能です。
Zoho Connectの機能・使用感
- ポイントとレベル
- 目的別に豊富な機能がある
質問・投稿・コメントの投稿などに対してポイントを与えられるので、従業員の貢献度を数値化できるうえ、意見交換が活発になります。とくに、「ボトムアップ型」の組織を目指す企業に役立つ機能です。
従業員同士の関係性の向上に役立つ「ピアツーピア認識（感謝と表彰）」機能のほか、「1対1の会話」や「非公開メッセージ」などのチャット機能も充実しています。
Zoho Connectの注意点
- 検索がしづらい
- 制限がある
利用しているユーザーからは「過去の投稿が検索しづらいので何か方法があると助かる」という声があります。（引用：ITトレンド）
ユーザーの口コミでは「予定（カレンダー）機能にファイル（写真だけ？）を１０しかUPできないので無制限にしてほしい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
Zoho Connectの料金体系
内部ネットワーク（社内のみ利用可）
- 無料プランあり
- スターター：48円/ユーザー/月（月払い）※25ユーザーまでの利用
- エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）※10ユーザー以上からの利用
- アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）※10ユーザー以上からの利用
外部ネットワーク（社外との利用可）（参考：Zohoの外部ネットワークプラン紹介）
- 13,800円/月(月払い)※ユーザー数無制限
なお、上記の全てのプランに15日間の無料トライアル期間が設けられています。
【比較表】サイボウズLiveに似ているおすすめのグループウェア
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | サイボウズOffice | Kintone | Evernote | Slack | Dropbox | Zoho Connect | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア |
タスク管理もできるグループウェア |
パッケージ版のサポートが2027年に終了 |
サイボウズLiveと似た感覚で使えるグループウェア |
掲示板機能が使いやすいグループウェア |
円滑なチャットを促すグループウェア |
ファイル管理に役立つグループウェア |
組織力向上に貢献するグループウェア |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 掲示板機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| チャット機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※2023年10月にワークチャット機能が終了 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| ファイル管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ただし、無料版は同期できる端末は1台のみ |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
多機能ゆえに使わない機能もある |
検索機能が使いづらい |
動作が重い |
重要な連絡が流れてしまう |
ファイル情報しか管理できない |
過去の投稿が検索しづらい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
|
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは48円/ユーザー/月～
※25ユーザーまで利用可 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Zoho Connect」の詳細はこちら |
ただし、多機能で便利なツールだとしても、従業員数が多いと情報が分散してしまったり、各機能の使い方を統一しづらかったりするリスクが伴います。そのため、数百人～数千人規模の大企業でも、全社員が使いこなせるツールの導入が望ましいのです。
＜注意点＞多機能なグループウェアのデメリットとは
「多機能だから」といって、必ずしも業務に役立つわけではありません。多機能なグループウェアを導入するときは、以下の点に留意しましょう。
- 操作が複雑で社内に浸透しない
- 多機能すぎて無駄に感じる
- 目的に合っていない
多機能なグループウェアは操作が複雑で使いこなすのが難しいです。そのため、使い方を教える教育コストがかかるほか、社員が使い方を理解できなければ、使われなくなってしまうのです。
「スケジュール管理」や「掲示板」など、会社によってはいらない機能を備えている場合があります。そのため、利用料金に見合った活用ができず、無駄な料金コストがかかってしまう恐れがあるのです。
グループウェアは、業務内容や目的に合ったものを導入しましょう。たとえば、「社内の情報を一元化し、すぐに振り返れるように保存したい」ときにはグループウェアよりも情報共有ツールの導入が適しています。
これらの観点から、グループウェアを検討する時には、現場の声を参考に、「必要な機能に過不足のないツール」を導入しましょう。
サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめのツール8選まとめ
これまで、サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめなグループウェア8選を中心にご紹介しました。
サイボウズLiveの機能は大きく「情報共有」「ファイル管理」の2つに分けられます。また、グループウェアのなかには多くの情報を管理できる反面、どこに何の情報があるのか把握できなくなる恐れがあるので注意が必要です。
したがって、サイボウズLiveの機能を過不足なく備えているのはもちろん、「社内の情報がすぐに見つかるツール」に乗り換えるべきなのです。このようなツールであれば、移行したあとも目的の情報が見つけやすく、共有もスムーズです。
結論、代替グループウェアに最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、正しく情報を蓄積・共有できる環境を構築しましょう。
