社内コミュニケーションの活性化に役立つグループウェアのなかでも、多くの企業に導入されていたのが「サイボウズLive」です。しかし、サイボウズLiveは2019年にサービスが終了したため、代替グループウェアへの移行が必要となりました。
そして、サイボウズLiveのサービス終了から数年が経ちますが「現在使っているグループウェアの使い勝手が悪い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズLiveの代替におすすめのグループウェア7選を中心にご紹介します。
- サイボウズLiveのサービス終了後に移行したグループウェアの使い勝手が悪い
- 数あるグループウェアから、自社に最適なツールを導入したい
- サイボウズLiveよりも簡単に、情報の管理・共有ができるツールに移行したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが見つかり、より円滑な情報共有ができるようになります。
目次
なぜサイボウズLiveは終了したのか
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「サイボウズLive」は、2019年4月15日をもってサービスを終了しました。
サイボウズLiveが終了したのは、システムの老朽化によってサービス提供の継続が困難になったためです。サービス終了に伴い、アクセスやデータの閲覧が一切できなくなったので、多くの企業が代替グループウェアへ移行しました。
サイボウズLiveに搭載されていた基本機能
ここでは、サイボウズLiveに搭載されていた5つの基本機能をご紹介します。各機能の特徴は以下の通りです。
- 掲示板
- Todoリスト
- カレンダー
- チャット
- ファイル管理
グループ内で掲示板を作成できます。チームへのお知らせだけでなく、マニュアルや議事録を管理しておくのにも重宝しました。
Todoリストではタスク（やるべき作業）を管理できます。タスクは担当者のカレンダーに表示され、作業の抜け漏れを防止していました。
チームや個人のスケジュールを管理できます。Googleカレンダーとも同期して使えました。
リアルタイムでメッセージのやりとりができます。メンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応していました。
Microsoft Officeの文書や、Photoshop、Illustratorのファイルを管理できました。
このように、サイボウズLiveは情報共有・蓄積に加え、タスク管理もできる実用性の高さが評価され、多くの企業で使われていたのです。
無料あり｜サイボウズLiveの代替グループウェア7選
以下では、サイボウズLiveの代替グループウェア7選をご紹介します。
サイボウズLiveには大きく分けて「情報共有」「メッセージ」「タスク」の3つの機能がありました。そのため、この3機能を過不足なく備えたグループウェアであれば、移行がスムーズに進みます。
加えて、代替グループウェアを選ぶうえで重要な点が”シンプルな使い勝手であること”です。サイボウズLiveの機能が備わっていても、操作が複雑なグループウェアでは、ITに詳しくない社員が正しく情報管理できないからです。
したがって、「必要な機能に過不足がなく、誰でも使いこなせるグループウェア」が求められます。結論、サイボウズLiveの移行ツールには、非IT企業の65歳の社員でも、即日で情報を蓄積・共有可能なグループウェアである「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるほか、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば話題が錯綜しません。また、メンバー全員の進捗を簡単に確かめられる「タスク」もあるため、サイボウズLiveと比較しても、過不足の無い機能を備えているのです。
【Stock】最も簡単に情報を共有・管理できるグループウェア
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Evernote】掲示板機能が使いやすいグループウェア
Evernoteの特徴
- あらゆる種類の情報を残せる
- Webクリップ機能が使える
テキストだけでなく画像や動画、ファイルなども添付できるので、あらゆる社内連絡を残せます。
Webクリップ機能を利用すれば、Webサイトをそのままノート上に保存できます。
Evernoteの注意点
- 使うのが難しい
- 画像の編集が面倒
高度な機能ゆえに、ITに詳しくなければ使いこなせない恐れがあるのです。
画像のトリミングに工数がかかり面倒だというユーザーの声もあります。
Evernoteの料金体系
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：1,750円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】円滑なチャットを促すグループウェア
Slackの特徴
- チャンネルで会話を分けられる
- ビデオ通話が利用できる
プロジェクトやチームごとにチャンネル（チャットグループ）を作成すれば、任意のメンバーだけで連絡をとり合えます。
Slackはテキストのやりとりだけでなく、遠隔で仕事をするメンバーとも顔を合わせてディスカッションできます。
Slackの注意点
- 重要な連絡が流れてしまう
- メッセージを見逃すことがある
スピーディな情報共有ができる反面、重要な連絡がほかの話題とともに縦に流れてしまい、抜け漏れが起こる可能性があります。
Slackでは会話をまとめられるスレッド機能がありますが「スレッド内でやりとりされたメッセージが通知されず、見逃してしまうことが多い」というユーザーもいます。
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Dropbox】ファイル管理に役立つグループウェア
Dropboxの特徴
- フォルダへのアクセスを制限できる
- ファイルの復元ができる
特定のメンバーだけにファイルを共有したい場合に、ほかのメンバーのアクセスを制限できます。
過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。
Dropboxの注意点
- ファイル情報しか管理できない
- 検索の精度が低い
すべてファイル形式で情報を扱うので、作成や管理に手間がかかる恐れもあるのです。
目的のファイルを探し出せる検索機能がありますが、情報が瞬時に見つからないというユーザーもいます。
Dropboxの料金体系
- 2GBまで：無料
- Plus：1,500円/月
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Backlog】タスク管理を効率化するグループウェア
Backlogの特徴
- プロジェジェクト/タスク管理ができる
- 権限を設定できる
Backlogでは課題（タスク）をリスト形式で確認できるほか、課題の進捗を把握しやすいカンバンボードやガントチャートも使えます。
管理者画面からファイルのアクセス権限を設けられます。
Backlogの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- チャット機能がない
Backlogはエンジニアなどの開発職向けのサービスなので、非IT企業での運用は難しい可能性があります。
Backlogにはチャット機能がないので、仕事のやりとりを課題と紐づけられず、情報が分散する恐れがあります。
Backlogの料金体系
- フリープラン：無料
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500円/月（月払い）
【Zoho Connect】組織力向上に貢献するグループウェア
Zoho Connectの特徴
- 活発なコミュニケーションを図れる
- 多様な言語に対応している
アイデアを共有できたり、成果に対してコメントを送れたりと活発なコミュニケーションを図れます。
日本語はもちろん、英語や中国語、アラビア語など10以上の言語に対応しているため、グローバル企業でも運用可能です。
Zoho Connectの注意点
- 情報を探すのが難しい
利用ユーザーからは「操作には慣れが必要で、過去の情報を探すのに苦労する」という声もあります。
Zoho Connectの料金体系
- 内部ネットワーク
無料：最大5ユーザー
スターター：1,200円/最大25ユーザー/月（月間契約）
エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月間契約）
アルティメット：360円/ユーザー/月（月間契約）
【サイボウズOffice】多機能なグループウェア
サイボウズOfficeの特徴
- 多様な機能を備えている
- オプションが豊富
スケジュールや掲示板、ファイル管理、チャットなど、多様な機能を備えています。
外出先からのアクセスをより安全にしたり、ディスク容量を増やしたりなどのオプションがあります。
サイボウズOfficeの注意点
- 多機能ゆえに使わない機能もある
利用ユーザーからは「使っていない機能にも料金を支払っているので、基本料金＋必要な機能のプランが欲しい」という声もあります。
サイボウズOfficeの料金体系（クラウド版のみ）
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめなグループウェアまとめ
これまで、サイボウズLiveからの乗り換えにおすすめなグループウェア7選を中心にご紹介しました。
サイボウズLiveの機能は大きく「情報共有」「メッセージ」「タスク」の3つに分けられます。また、グループウェアのなかにはさらに多機能なツールもありますが、非IT企業では使いこなせずに形骸化する恐れもあるので注意です。
そのため、サイボウズLiveの機能を過不足なく備えているのはもちろん「誰でも使えるシンプルなツール」に乗り換えるべきなのです。このようなツールであれば、移行したあとも操作を覚える手間がかかりません。
結論、代替グループウェアに最適なのは、非IT企業のに勤める65歳以上の社員でも、簡単に情報管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、正しく情報を蓄積・共有できる環境を構築しましょう。
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