企業では、経営方針やプロジェクトの方針を決める会議が日々開催されています。しかし、確認や報告だけを目的とした「会議のための会議」が増え、本来の業務時間を圧迫している企業も少なくありません。
実際、自社でも「本当にこの会議は必要なのか」「会議ばかりで仕事が進まない」と感じ、会議の進め方を見直したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議のための会議が発生する原因や、減らし方を中心に紹介します。
- 会議が多く、実際の業務に使える時間が減って困っている管理職
- 「会議のための会議」が増え、会議の進め方や必要性を見直したい現場リーダー
- 会議を減らしたいものの、情報共有の方法が分からず改善できない業務改善担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、会議のための会議をなくすべき理由を踏まえて、自社における会議の課題を改善できるようになります。
目次
【3つ典型例】「会議のための会議」とは？
会議のための会議とは、本来の意思決定や議論を伴わず、根回しや確認・報告だけを目的に開かれる会議のことです。以下では、よくある3つの例を紹介します。
- 根回しのための会議
本番の会議で反対意見が出ないように、事前に関係者の了承を得るための会議です。本来の議論や意思決定が事前に終わってしまうため、本番の会議が形だけになりやすくなります。 - 確認だけの会議
メールや資料で共有できる内容を、口頭で確認するためだけに開かれる会議です。参加者を集める必要がない内容まで会議で扱うため、時間を無駄に使ってしまいます。 - 報告だけの会議
進捗や結果を共有するだけで、議論や意思決定を行わない会議です。情報共有だけが目的であれば会議を開く必要はありません。
「会議のための会議」を放置すると起こる問題
以下では、会議のための会議を続けることで起こる問題を紹介します。
本来の業務に使える時間が減る
「会議のための会議」を放置すると起こる問題の1つ目は、本来取り組むべき業務の時間が削られてしまうことです。
会議の準備や参加、終了後の対応まで必要になり、実際に手を動かす時間を確保しにくくなります。たとえば、予定していた資料作成や顧客対応も後回しになり、終業間際になってようやく作業が進められる場合も少なくありません。
結果として、重要な業務が計画どおりに進まず、日々の仕事に追われる状態が続いてしまいます。
意思決定が遅くなる
問題の2つ目は、必要な判断を下すまでに時間がかかってしまうことです。
確認や報告を目的とした会議が増えるほど、結論を出すまでの手順も増えてしまいます。たとえば、新しい対応を始めたいと思っても、次回の会議や関係者との打ち合わせを待つ必要があり、その間は何も進められない状況になりがちです。
このような状態が続くと、仕事を進めるたびに足踏みが増え、顧客対応やプロジェクトの進行の遅れにつながります。
社員の参加意欲が低下する
問題の3つ目は、会議に積極的に参加しようという気持ちが薄れてしまうことです。
発言しても結論が変わらなかったり、毎回同じ内容を聞くだけだったりすると、会議の必要性を感じにくくなります。意見を求められる場面がほとんどなく、説明を聞くだけで会議が終わる場合、次回も同じだろうと感じてしまうことがあります。
その結果、会議を自分事として捉えられなくなり、意見交換が活発に行われなくなってしまいます。
なぜ「会議のための会議」はなくならないのか
以下では、会議のための会議が繰り返される原因を紹介します。原因を理解すると、自社で見直すべきポイントが分かります。
「失敗したくない」という心理がある
「会議のための会議」がなくならない原因の1つ目は、本番で失敗したくないという心理が働いていることです。
事前に意見をそろえておけば反対や指摘を避けられると考え、確認の場を増やしてしまいます。たとえば、会議中に「その話は聞いていない」と言われるのを避けようとして、本番前だけで何度も打ち合わせを開いてしまうことがあります。
その結果、本来は一度で済むはずの話し合いが増え、「会議のための会議」が繰り返されるようになるのです。
集まること自体が目的になっている
原因の2つ目は、会議を開くこと自体が習慣になっていることです。
以前から続く運用を見直さないまま、目的を確認せず定例会議だけが繰り返されてしまいます。気づけば、共有する内容がほとんどない日でも予定どおり会議を開き、終了後に何も決まっていなかったと感じる場面もあります。
こうした状態では、会議が必要かどうかを考える機会がなくなり、同じ運用が続いてしまいます。
会議以外で情報共有する仕組みがない
原因の3つ目は、会議以外で情報を共有する方法が定着していないことです。
必要な情報をいつでも確認できないため、少しの確認でも人を集めて説明する流れが生まれます。たとえば、過去の決定事項を確認したくても資料が見つからず、結局関係者へ声をかけて集まり直すことは珍しくありません。
だからこそ、会議を減らすには、普段から必要な情報を共有できる環境を整えることが重要です。
「会議のためだけの会議」を減らす3つの方法
以下では、会議のための会議を減らすために実践したい3つの方法を紹介します。日々の運用を見直し、不要な会議を減らしましょう。
（1）会議前に本当に必要かを判断する
会議のための会議を減らす方法の1つ目は、会議を開く前に本当に集まる必要があるか確認することです。
情報共有や簡単な確認だけで済む内容なら、会議を開く必要はありません。たとえば、議題を書き出してみると、結論を出す話が一つもなく、資料を送るだけで済む内容だと気付く場合があります。
まずは会議の目的を確認し、話し合いが必要な内容だけを会議にすることが大切です。
（2）過去の履歴をすぐ探せる状態にする
方法の2つ目は、過去の会議内容や決定事項をすぐ確認できるようにすることです。
以前の経緯が分からないと、同じ説明や確認をするためだけに会議が開かれやすくなります。ふと内容を確認したくても、資料や議事録が見つからず、関係者を集めて会議を聞く場面は少なくありません。
必要な情報を自分で確認できる環境があれば、確認だけの会議を減らしやすくなります。
（3）連絡・確認は会議以外で済ませる
方法の3つ目は、連絡や簡単な確認を会議以外で共有することです。
会議を情報共有の場として使い続けると、参加者の時間を毎回確保しなければなりません。たとえば、資料を共有して質問だけを書き込める仕組みがあれば、数分で終わる確認のために予定を合わせる必要はありません。
会議は意思決定や議論に限定し、それ以外はチャットや情報共有ツールなどで共有することが重要です。
会議に頼らず情報共有できる仕組みを作る方法
以下では、会議のための無駄な集まりをなくし、社内に散在するあらゆる資料や決定事項を「誰でも・いつでも・即座に」活用できる状態へ変えるツールをご紹介します。
本番の会議に向けた根回しや、単なる確認・報告のためだけに集まる「会議のための会議」が続くと、現場リーダーや管理職が本来注力すべきコア業務の時間はどんどん削られてしまいます。この状態を放置すると、過去の経緯や決定事項を確認するためだけに再び関係者が集まり、同じ説明や確認を何度も繰り返すという悪循環から抜け出せなくなります。
また、紙やWordで会議資料や議事録を管理したり、メールやチャットで情報を共有したりする方法では、必要な情報がどこにあるのか分からなくなりがちです。運用ルールや「しっかり共有しよう」という個人の努力だけに頼る管理では、Excelやフォルダの更新がそのうち止まってしまいます。
そこで重要なのは、会議資料や議事録、決定事項などを一か所で管理し、誰でも必要な情報をすぐに確認できる環境を整えることです。情報を会議ではなく日常的に共有できる仕組みがあれば、本当に意思決定が必要な会議だけに絞れるようになります。
この条件に最も当てはまるのが、社内のナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンは、会議資料や議事録などのあらゆる情報をまとめて管理できるだけでなく、生成AIによる自然言語検索で必要な情報をすぐに探すことができるため、会議を開かずに必要な情報へたどり着けます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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会議のための会議が発生する原因と対策まとめ
ここまで、会議のための会議が発生する原因とその対処法を中心に解説してきました。
会議のための会議とは、開催目的があいまいで、形式的に開かれている会議のことです。集まること自体が目的になっていたり、会議以外で情報共有する仕組みがなかったりすると発生します。また、Excelやメールで情報を管理していると、必要な資料が埋もれてしまい、その確認のためだけに会議を開かざるを得なくなります。
そこで、会議のための会議を減らすには、会議が本当に必要かを事前に確認し、必要な情報をすぐ見つけられる環境を整えることが重要です。とくに、情報共有には、誰でも簡単に情報を管理・共有できるITツールを活用しましょう。
したがって、会議のための会議を減らし、本当に必要な会議だけに時間を使うには、会議資料や議事録、決定事項をまとめて管理できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議を有意義な時間にしましょう。
