企業では、経営方針やプロジェクトの方針を決める会議が日々開催されていますが、慣例として開かれているだけの「会議のための会議」が企業の課題になりつつあります。
実際、自社でも会議中に活発な意見交換や議論がされず、受け身なメンバーが多い状況に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議のための会議をなくすべき理由や対処法を中心に紹介します。
- 事前の「根回し」や「すり合わせ」のための会議に忙殺されている中間管理職
- 実務時間が会議とその準備だけで消えているプロジェクトリーダー
- 「合意形成」が目的化した会議が繰り返されており、危機感を抱く組織改革担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、会議のための会議をなくすべき理由を踏まえて、自社における会議の課題を改善できるようになります。
目次
「会議のための会議」とは
「会議のための会議」とは、開催目的があいまいで、形式的に開かれている会議のことを指します。
たとえば、参加者全員が事前に内容を知っており、反対意見が出ないように一人ひとりを説得する会議や、最終的な結論が出ずに次の会議の予定だけが決まる会議、メールやチャットで共有すれば済む内容を対面で読み上げる会議が、「会議のための会議」にあたります。
このような会議が増えると、実務時間が削られるだけでなく「会議で決まらないから再度集まる」という悪循環が発生します。結果として、管理職ほど調整業務に追われ、意思決定のスピードも低下してしまうのです。
なぜ「会議のための会議」が発生してしまうのか？
以下では、会議のための会議が発生してしまう原因を3つ紹介します。自社が以下の原因に当てはまっていないか確認しましょう。
集まることが目的になっている
1つ目の原因は、集まること自体が目的となってしまっていることです。
たとえば、「週に一回の会議が策定されている」「カレンダーが埋まっていないと不安」といった理由から、とくに目的もないまま会議が開かれているケースが挙げられます。
会議とは、各メンバーの積極的な発言によって意見を出し合い、組織で意思決定をすることが目的です。目的を見誤っていると、ただ時間を浪費するだけになってしまうのです。
情報共有を対面でしようとしている
2つ目の原因は、情報共有を対面でしようとしていることです。
たとえば、「前回どのような経緯で決定したのか」「誰が承認したのか」が資料に残っていないと、毎回関係者を集めて説明し直す必要があります。
こうした情報の属人化を放置していると、会議が増えてドキュメントを書く時間がなくなり、さらに属人化が進むという悪循環に陥ってしまうのです。
Excel・Word・メール管理が煩雑になっている
3つ目の原因は、Excel・Word・メール管理が煩雑になっていることです。
ファイルがメールで飛び交って、「最終版_v2_fix.xlsx」のようなファイルが乱立するとどのファイルが最新版か分からなくなり、会議中に確認作業が始まってしまいます。
また、ExcelやWordは同時編集ができないため、会議の中でリアルタイムで意見を集約・統合するしかなくなるのです。
会議を「儀式」から「意思決定の場」へ変える方法
以下では、会議を「儀式」から「意思決定の場」へ変える方法を3つ解説します。会議のための会議が常態化されている組織は、以下を参考に会議を改善していきましょう。
会議の目的を定める
1つ目は、会議の目的を定めることです。
会議を有意義な時間にするには、メンバーを会議に招待する段階で、「終了時に何が決まっていれば成功か」を定義することが重要です。
また、その会議は「意思決定」「アイデア出し」「教育」のどれにあたるのかを考え、目的が混ざらないようにしましょう。
最少人数で進める
2つ目は、最少人数で進めることです。
「あの人も呼んでおいた方が安全だろう」という考えがあると、参加者が無駄に増えてしまいます。そのため、「情報を知っておくべき人」と「意思決定に参加すべき人」を切り分けることが重要です。
参加人数が増えるほど、「誰かが発言するだろう」という空気が生まれやすくなります。その結果、発言しない参加者が増え、会議の密度が下がってしまうのです。
事前共有で会議時間を短縮する
3つ目は、事前に資料を共有して会議時間を短縮することです。
会議の時間を有効活用するには、遅くとも24時間前までに資料を共有し、参加者に疑問点をリストアップしてもらうことが重要です。これにより、会議の冒頭に説明の時間をとる必要がなくなります。
また、会議の資料をメールやチャットツールで共有すると、情報が流れてしまいます。そのため、「Stock」のような情報共有に特化したツールで共有しましょう。
会議のための会議をなくす方法
以下では、会議のための会議をなくす方法を紹介します。
会議のための会議は、本番会議のための根回しやプレゼンの質の向上のために発生しています。このような会議が続いていると、実務時間が削られて残業時間が増加します。
しかし、紙やWordで会議用の資料や議事録を作成しても、情報の管理場所が分からなくなりがちです。
そこで重要なのが、情報の管理・共有に優れたITツールを利用することです。会議資料・決定事項・質問内容を一か所に集約できれば、「確認のためだけの会議」を減らせて、本当に意思決定が必要な場だけに会議を絞れるようになるのです。
この条件に最も当てはまるのが、社内情報をリアルタイムで共有できるツール「Stock」です。Stockのノートには、画像やPDFファイルを添付できるため、会議に関連する情報を一括で管理・共有できます。
社内情報をリアルタイムで共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
以下では、Stockの「タスク」「メッセージ」機能を紹介します。
Stockのノートには、「タスク」「メッセージ」機能が紐づいています。そのため、会議に関する情報が記されたノートに、疑問点リストアップのタスクを、日付をつけて設定できます。また、紐づいているメッセージで会議に関するやり取りができるため、他の話題に関するメッセージと混ざる心配はありません。
会議のための会議が発生する原因と対策まとめ
ここまで、会議のための会議が発生する原因とその対処法を中心に解説してきました。
会議のための会議とは、開催目的があいまいで、形式的に開かれている会議のことです。集まること自体が目的になっていたり、情報が属人化していたりすると発生します。また、Excel・Word・メールで情報を管理していると、必要な資料が埋もれてしまい、その確認のためだけに会議を開かざるを得なくなります。
そこで、形骸化した会議を意思決定の場へ変えるには、目的を定めて最少人数で進め、会議に関する情報を事前に共有することが重要です。とくに、情報共有には、操作がシンプルで簡単に情報を管理・共有できるITツールを活用しましょう。
したがって、会議のための会議から脱却し、生産性のある会議を実現させるには、機能に過不足がなく、会議に必要な情報を集約できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、会議を有意義な時間にしましょう。
