企業では、経営方針やプロジェクトの方針を決める会議が日々行われていますが、慣例として行われている形だけの「会議のための会議」が企業の課題になりつつあります。
実際、自社でも会議中に活発な意見交換や議論が行われず、受け身なメンバーが多い状況に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議のための会議をなくすべき理由や対処法を中心にご紹介します。
- 活発な意見交換や議論が中心の生産性ある会議を目指している
- 情報交換が効果的にされない、形骸化した会議を改善したい
- 会議のための会議から脱却するコツを知り自社に活用したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議のための会議をなくすべき理由を踏まえて、自社における会議の課題を改善できるようになります。
目次
「会議のための会議」をなくすべき2つの理由とは
ここでは、「会議のための会議」をなくすべき理由を解説します。以下の理由を全社に浸透させ、生産性のある会議の実現を目指しましょう。
業務効率が低下してしまうため
会議のための会議は業務効率の低下を招きます。
会議の本来の目的である「複数のメンバーによる合意形成」「意思決定のスピード化」には、積極的な発言やメンバー同士の議論が不可欠です。一方、会議のための会議が習慣化されると、メンバーの積極的な発言・議論が生まれにくくなってしまいます。
また、メンバーの発言が低調になると、時間をかけても会議が進まず内容が深まりません。結果として、必要以上に時間がかかり、中身のなく結論の出ない形式的な会議になってしまうのです。
各メンバーのさまざまな視点からの意見によって会議はより良いものになるため、議論が行われにくく業務効率も低下する「会議のための会議」からいち早く脱却する必要があります。
不必要な残業を削減するため
不必要な残業を削減するためにも、会議のための会議から脱却する必要があります。
会議は自身の担当しているタスクの時間を割いて参加するので、中身のない会議のための会議が伸びれば、自身のタスクに充てる時間の確保ができません。結果、残業しなければならない事態を発生させ社員にストレスがかかります。
このように、生産性のない会議によって無駄な時間が発生し、残業しなければならないストレスが重なることで悪循環を生み出してしまいます。
会議のための会議は不必要な残業の原因になるだけでなく、社員の業務に対する士気の低下にも繋がるため注意すべきなのです。
【対処法あり】会議のための会議が発生してしまう原因3選
ここでは、会議のための会議が発生してしまう原因を対処法とともにご紹介します。以下の原因と対処法を押さえ、活発な会議を実現させましょう。
(1)集まることが目的になっている
会議のための会議が発生する原因で多いのが、メンバーが集まることが目的になってしまう点です。
会議とは各メンバーの積極的な発言によって意見を出し合い、チームで意思決定を行うことが目的です。しかし、会議のための会議では「週に一回の会議が策定されている」などの理由から、特に目的もないまま開かれているケースが多いのです。
そのため、会議を開く際は“討論する議題”や“最終目標”を事前に策定し、明確な目的を定めるようにしましょう。また、会議の頻度も「週〇回」とせずに、適宜必要なときに開くのもポイントです。
(2)必要以上にメンバーを収集している
会議において必要以上のメンバーの収集はかえって会議の活発さを阻害します。
会議にあたり直接関係のないメンバーを収集しても、議題の理解が追い付かないため具体的な意見を出しづらく、招集されたただ聞くだけの生産性のない会議になってしまいます。
また、必要以上のメンバーの収集は発言の他人任せを誘発します。人数が多いことによる発言のしづらさや「自分以外の人が発言してくれる」といった他人本位の考えによって、会議のための会議が助長されるのです。
したがって、会議では過不足なくメンバーを収集し、発言しやすい環境を構築することも非常に重要です。
(3)会議の議題が多すぎる
会議での議題の量が適切かどうかもチェックするようにしましょう。
会議の議題が多いことは一見、議論する話題が多いため、活発な会議になるという見方もあります。しかし、実際は会議の議題が多すぎると、会議自体の時間が長くなったり、後半の議題を議論する集中力が低下したりしてかえって効率の悪い会議になりがちです。
そこで、会議の議題は決議が迫っているものから始めたり、あらかじめ議題をひとつに絞ったりしておくのが有効です。また、会議の必要がない議題は会議資料に注釈しておくのも効果的です。
生産性のある会議を実現するコツ
ここでは、生産性のある会議を実現するコツについて解説します。会議のための会議が習慣化されているチームは以下を参考に会議を改善していきましょう。
遠隔会議を有効活用する
生産性のある会議をしているチームは、Web会議システムを有効活用しています。
遠隔会議の最大のメリットはオフィスに出社せずに会議に参加できる点です。仮に、リーダーが出張している状況でも会議を開き意見交換ができるため、意思決定のスピード感を維持できるのです。
また、Webでの会議を録画しておくことで、会議内容を保存できるのも大きなポイントです。チームメンバーは後から会議を振り返られるので、当日に参加できなかった関係者でも共有漏れが起きません。
近年では、資料の準備・共有もシステムで簡単に行えるため、手元に資料がない状況でもパソコンなどのデバイスひとつで会議ができる点でも優れています。
事前情報はツールで共有しておく
会議の事前資料はツールで共有しておくことも重要です。
会議ではよく、会議資料をメンバー分印刷して配布するフローがあります。しかし、紙のアナログな手法では、会議の度に資料を印刷する手間に加え、会議の後に資料を振り返りたいときは、紙の資料を持ち歩かなければならない非効率さを抱えているのです。
そのため、会議の事前資料は情報共有ツールで事前に共有しておく環境を構築しましょう。活発な議論が行われ、生産性のある会議を行っている企業は「Stock」のように、シンプルな情報共有ツールを使って会議資料を事前に共有したり、議事録を会議後に共有したりしているのです。
会議のための会議を防ぐために使えるおすすめツール
以下では、会議のための会議を防ぐために使えるおすすめのツールをご紹介します。
会議のための会議は「業務効率の低下」「不必要な残業の発生」に繋がります。そのため、効率的な会議にするためにも必要な「情報」を事前に共有したり、会議後の議事録をすぐに確認できるような仕組みが必須です。
そこで、リモートでも会議ができる遠隔会議に加え、会議に必要な資料を事前に共有しつつ、議事録の保管にも適した情報共有ツールを用いて会議を効率化させましょう。ただし、複雑なツールは使いこなすまでに時間やストレスがかかり使われなくなるので「シンプルで扱いやすいツール」でなければなりません。
結論、会議に必要な資料の共有から保管までを確実に行うには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に会議で使う資料や議事録を残せば即座に共有でき、直感的な「フォルダ」で整理すると会議の振り返りも簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で会議の話題が混在せずに意思疎通ができるのもポイントです。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
会議のための会議を無くすべき理由や対処法まとめ
ここまで、会議のための会議をなくすべき理由や対処法を中心に解説してきました。
会議のための会議が習慣化されているチームは業務時間も無駄に伸びてしまうので、会議の目的を明確化させつつメンバーと議題の振り分けの最適化が必須です。また、事前の情報共有から議事録の蓄積まで、会議にまつわる「情報」を確実に管理するためにはITツールでの管理が求められます。
そして、生産性高く会議を進めているチームは「導入するツールのシンプルさを重視」しています。複雑なツールは、会議で発生する情報共有・蓄積がスムーズにできないことから社員のストレスが発生し、逆に業務効率を低下させる原因にもなってしまうのです。
したがって、会議のための会議から脱却し、生産性のある会議を実現させるには、Stockのように、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の過不足がない機能を持つシンプルな情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で意見交換が活発な生産性のある会議を実現させましょう。
