近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox(ドロップボックス)」に注目が集まっているのです。
一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、チームの情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。
- 社内のDX化にともなってDropboxを検討しており、使い方が知りたい
- Dropboxで思うように共有できない
- 効率的に書類やデータを共有する方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。
目次
Dropboxでは何を共有できる?
Dropboxでは、WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。
共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」や「ファイル」で整理可能です。
<共有向け>Dropboxのファイルを共有する方法
以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。
ブラウザ版の操作方法
(1)はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。
(2)次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。
(3)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
(4)下のような画面になるので、メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしてチャットで送信したりすれば共有完了です。共有するとファイルへアクセスできるユーザー数の表示が増えます。
デスクトップアプリ版の操作方法
デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox(デスクトップアプリ)のダウンロード画面からダウンロードします。
(1)はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。
(2)次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] をを選択しましょう。
(3)コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。
モバイルアプリ版の操作方法
モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox(モバイルアプリ)のダウンロード画面からダウンロードします。
(1)はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。
(2)次に、上のような画面になるので [ 共有 ] > [ リンクを共有 ] を選択します。
(3)下の画像のようにリンクがコピーされていたら完了です。そのままメールやSNSでの共有も可能です。
<共同作業向け>Dropboxで共有フォルダを作る方法
以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。
(1)はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。
(2)次に、 [ 作成 ] > [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。
(3)続けて、 [ 新規フォルダを作成し共有する ] を選択し [ 次へ ] をクリックします。
(4)その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。
(5)最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。
Dropboxで共有を解除する方法
以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。
「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー(全員)との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。
特定のメンバーを削除する方法
(1)はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
(2)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
(3)次に、下のような画面になるので [ アクセスできるユーザー ] を選択します。
(4)共有を解除したいメンバーにカーソルを合わせて [ 編集可能 ] > [ 削除 ] をクリックします。
(5)上の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。
各メンバーとの共有を解除する方法
(1)はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
(2)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
(3)次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。
(4)続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。
(5)上の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。
<解決>Dropboxの共有に関するよくある質問
以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。
- 質問1|Dropboxの共有リンクは誰でも送れる?
- 質問2|Dropboxのファイルは誰かに見られる?
- 質問3|Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは?
Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。
Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。
Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。
以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。
また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性があるのです。
【担当者必見】Dropboxで情報共有するデメリットとは?
以下では、Dropboxで情報共有するデメリットをご紹介します。
Dropboxのデメリットは、ファイルを作って共有するのが面倒なことです。たとえば、書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と工数がかかります。
このように工数がかかって非効率な状況を防止するには「情報共有に手間がかからないツール」を選びましょう。具体的には、ツール上で入力した情報を、即時チームメンバーに共有できるものが最適です。
結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、非IT企業の65歳以上の方でも手間をかけずに情報共有できるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に情報を直接記載して「フォルダ」で分かりやすく整理できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、従業員との連絡も一つのツールで完結するのです。
最も簡単にチームの情報共有ができるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ
これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心にご紹介しました。
Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。
一方、わざわざファイルを保存、整理したり共有リンクを送ったりするのが面倒です。そのため、スピード感が重視されるビジネスの情報共有では「工数をかけずに情報共有できるツール」を利用しましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、面倒なファイル管理が不要で効率的なうえ、非IT企業の65歳以上の従業員でも使いこなせるほど簡単なツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、チームの情報共有を効率化しましょう。