近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox(ドロップボックス)」に注目が集まっているのです。
 
一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、組織での円滑な情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
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Dropboxでは何を共有できる?

Dropboxのトップ画像
 
Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。
 
共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」や「ファイル」で整理可能です。


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<共有向け>Dropboxのファイルを共有する方法

以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。

ブラウザ版の操作方法

(1)はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。
 
Dropboxのログイン画面の画像
 
(2)次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。
 
(3)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
 
共有したいファイルにカーソルを合わせる画像
共有アイコンをクリックする画像
 
(4)下のような画面になるので、メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしてチャットで送信したりすれば共有完了です。共有するとファイルへアクセスできるユーザー数の表示が増えます。
 
共有アイコンをクリックして、メールやリンクで共有する画像
 
ファイルへアクセスできるユーザー数が増えた画像

デスクトップアプリ版の操作方法

デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox(デスクトップアプリ)のダウンロード画面からダウンロードします。
 
(1)はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。
 
Dropboxのアプリを開いた画像
 
(2)次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] をを選択しましょう。
 
Dropboxアプリでフォルダを右クリックした画像
 
(3)コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。

モバイルアプリ版の操作方法

モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox(モバイルアプリ)のダウンロード画面からダウンロードします。
 
(1)はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。
 
Dropboxのモバイルアプリを開いた画面
 
Dropboxアプリで共有リンクを取得する画面
 
(2)次に、上のような画面になるので [ 共有 ] [ リンクを共有 ] を選択します。
 
(3)下の画像のようにリンクがコピーされていたら完了です。そのままメールやSNSでの共有も可能です。
 
Dropboxアプリで共有リンクをコピーした画面


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<共同作業向け>Dropboxで共有フォルダを作る方法

以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。
 
(1)はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。
 
Dropboxですべてのファイルを開く画面
 
(2)次に、 [ 作成 ] [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。
 
Dropboxで共有フォルダをクリックする画面
 
(3)続けて、 [ 新規フォルダを作成し共有する ] を選択し [ 次へ ] をクリックします。
 
(4)その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。
 
Dropboxで新規フォルダを作成する画面
 
Dropboxで共有フォルダ名を入力する画面
 
(5)最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。
 
Dropboxで共有フォルダを作成し終わった画面


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Dropboxで共有フォルダに参加する方法

以下では、Dropboxでメールから招待された共有フォルダに参加する方法を解説します。
はじめに、[ すべてのファイル ]を開いた状態で、サイドバーの [ 共有済み ] をクリックして開きます。
 
Dropboxの共有済みフォルダを開く画面
 
次に、招待されているが参加していないフォルダである、[ このフォルダに参加していません ]という表示のあるフォルダをダブルクリックします。
 
Dropboxで共有フォルダに参加する画面
 
招待されたフォルダへの参加完了です。以下のように2アカウントでフォルダを共有できています。
 
Dropboxで共有フォルダに参加し終わった画面


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Dropboxで共有を解除する方法

以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。
 
「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー(全員)との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。

特定のメンバーを削除する方法

(1)はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
 
(2)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
 
解除したいフォルダにカーソルを合わせる画面
 
共有アイコンをクリックする画面
 
(3)次に、下のような画面になるので [ アクセスできるユーザー ] を選択します。
 
アクセスできるユーザーをクリックする画面
 
(4)共有を解除したいメンバーにカーソルを合わせて [ 編集可能 ] [ 削除 ] をクリックします。
 
共有フォルダからメンバーを削除する画面
 
削除を完了する画面
 
(5)上の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。

各メンバーとの共有を解除する方法

(1)はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。
 
(2)その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有アイコン ] をクリックしましょう。
 
解除したいフォルダにカーソルを合わせる画面
 
共有アイコンをクリックする画面
 
(3)次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。
 
歯車アイコンをクリックする画面
 
(4)続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。
 
共有フォルダからメンバーを削除する画面
 
(5)下の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。
 
削除を完了する画面


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<解決>Dropboxの共有に関するよくある質問

以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。
 
  • 質問1|Dropboxの共有リンクは誰でも送れる?
  • Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。
     
  • 質問2|Dropboxのファイルは誰かに見られる?
  • Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。
     
  • 質問3|Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは?
  • Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。
以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。
 
また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性があるのです。


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【担当者必見】Dropboxで情報共有するデメリットとは?

以下では、Dropboxで情報共有するデメリットをご紹介します。
 
Dropboxのデメリットは、ファイルを作って共有するのが面倒なことです。たとえば、書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と工数がかかります。
 
とくに、大企業ではファイルを共有する人数や頻度が多いため、工数がかかると業務に余計な手間と時間が発生して効率化できません。そこで、ツール上で入力した情報を、即時メンバーに共有できるツールを選びましょう。
 
結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、あらゆる情報を残せる「記事」をリアルタイムで共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは「記事」に情報を直接記載して、紐づけられた「コメント」で従業員とやりとりできます。また、記事を分かりやすく整理できる「フォルダ」には、公開・編集権限を与えられるので大企業でも安心です。

あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

<ナレカンなら作成したフォルダ共有が3STEPで完了!>

以下では、ナレカンでフォルダ共有をする方法を解説します。
 
はじめに、共有したいフォルダを開いた状態で、(1) [ 参加者の変更 ]をクリックします。
 
参加者を変更したいフォルダを開いている画面
 
フォルダ編集画面に遷移したら、以下のように、(2)共有したいメンバーを選び、(3)保存を押すだけでフォルダ共有が完了します。
 
フォルダ共有するメンバーを選ぶ画面
 
以上のように、ナレカンではフォルダ共有が3STEPで完了するうえ、招待されたメンバーは特別な操作をすることなくフォルダに参加できます。また、メンバーごとの編集権限に関してもワンクリックで変更可能です。


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Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ

これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心にご紹介しました。
 
Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。
 
一方、わざわざファイルを保存、整理したり共有リンクを送ったりするのが面倒です。そのため、スピード感が重視されるビジネスの情報共有では「工数をかけずに情報共有できるツール」を利用しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、面倒なファイル管理が不要で効率的なうえ、フォルダ共有がわずかな操作で完了する簡単なツールです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報共有を効率化しましょう。


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関連記事: 【初心者向け】Dropboxとは?使い方や危険性・評判も解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。