近年はデジタル化やペーパーレス化にともなって、ファイル共有サービスを導入する企業が増えています。なかでも注目されているのは同期のスピードが速い「Dropbox（ドロップボックス）」です。
一方、Dropboxの導入を検討していても「どのように使いはじめるのか分からない」「同期や共有の方法が難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Dropboxアプリのダウンロード方法や、同期と共有の手順を中心にご紹介します。
- Dropboxのファイルを同期・共有する方法がわからない
- Dropboxの特徴を把握して使いこなしたい
- Dropboxより簡単に情報共有できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxアプリの使い方が分かり、社内の情報共有の効率化につながります。
目次
Dropbox（ドロップボックス）とは
Dropboxとは、ファイルの管理や共同編集がインターネット上でできる「オンラインストレージサービス」です。
Dropboxの「ブラウザ版」と「デスクトップアプリ版」の違い
Dropboxを使う方法として、ブラウザ版のほか、デスクトップアプリとモバイルアプリの3種類が用意されています。「ブラウザ版」と「デスクトップアプリ版」の大きな違いには、”ダウンロードの有無”と”同期の有無”が挙げられます。
デスクトップアプリ版では、ファイルを安全に管理したり、共有したりするのに必要な「同期」が自動で行われます。そのため、繰り返し利用するサービスであれば、デスクトップアプリ版の方が使い勝手が良いです。
また、ブラウザ版よりも高速で Dropboxにファイルをアップロードできるので、データ共有に起こりがちな「アップロードに時間がかかる」というストレスを解消します。よって、共有するデータの容量が多い場合には、デスクトップアプリ版がおすすめです。
Dropboxの新機能
ここでは、2024年の夏にリリースされたDropboxの新機能の新機能をご紹介します。
- 画像操作の高速化
- ファイルを即検索
- データの詳細な分析
補正ツールにより簡単に画像補正や解像度を向上できるうえ、画像内のコンテンツに基づき、ファイル名にキーワードが含まれていなくても画像を検索できるのです。
ファイル名やプロジェクト名を検索して、リッチメディアファイル（動画や音声を含んだ高度なメディアの形式）を素早く探し出せます。
データルーム全体にわたる各ページごとのリアルタイムの訪問者データを集約できるため、情報に基づいた迅速な意思決定が可能となりました。
Dropboxは定期的に新機能がリリースされるため、新たな機能を覚えて使いこなしていきましょう。
Dropboxアプリの特長3選
ここでは、Dropboxアプリの特長3選をご紹介します。「Dropboxで何ができるのか」を理解しておけば、使いこなせる幅が広がるので、以下の内容を押さえましょう。
（1）最新のファイルへアクセスできる
一つ目の特長は、いつでも最新のファイルへアクセスできることです。
Dropboxアプリをダウンロードし、ファイルを追加、変更、削除すると、すべての端末でその内容が自動更新されます。そのため、いつでも最新の情報にたどり着けるのです。
また、PCでDropboxのデスクトップアプリをインストールすると、ハードディスク上で自動的にDropboxのフォルダが作られます。このフォルダ内で作業することで、面倒な設定をせずに最新の情報へアクセスできます。
（2）デバイス間で情報を同期できる
二つ目の特長は、異なるデバイス間で情報を同期できることです。
たとえば、会社用と自宅で異なるPCを使って作業している場合、どちらにもDropboxアプリを導入すれば、片方のデバイスのDropboxで実施した作業内容がもう片方のデバイスにも反映されるのです。
そのため、「データを同期するためにUSBを持ち歩く」といった対策を取る必要がなくなります。また、PC同士だけでなく、PCとスマホの間でも同期できるので、外出先でも気軽にファイルを見つけられるのです。
（3）ファイルを複数人で共同編集できる
三つ目の特徴は、ファイルを複数人で共同編集できることです。
Dropboxアプリで「共有フォルダ」を作りメンバーを招待すれば、ひとつのフォルダを複数人で共有できます。さらに、あるメンバーがフォルダ内のファイルを追加、変更、削除したりすると、ほかのメンバーのフォルダも同様の状態になるのです。
以上のように、Dropboxの共有フォルダ機能を使うと、チームの共同作業がスムーズに進みます。
＜機種別＞Dropboxアプリをダウンロードする方法
以下では、Dropboxアプリをダウンロードする方法をご紹介します。モバイルアプリとデスクトップアプリの両方を画像付きで解説しているので必見です。
モバイルアプリ
（1）はじめに、ホーム画面からiPhoneの場合はAppStoreを、Androidの場合はPlayストアを開きましょう。（画像はiPhoneの場合）
（2）次に、検索欄に [ Dropbox ] と入力し、Dropboxアプリの右側にある [ 入手 ] をタップします。
（3）最後に、ホーム画面へアプリが追加されていることを確認しましょう。
mac/windowsのデスクトップアプリ
以下では、PCのデスクトップアプリをダウンロードする方法を解説します。Dropboxアカウントを持っていない場合は、登録画面から新規登録しておきましょう。
（1）はじめに、デスクトップアプリをダウンロードするためのサイトへアクセスして、 [ Dropboxアプリをダウンロード ] をクリックしましょう。
（2）上のような画面になるので、 [ ログイン ] をクリックします。
（3）続いて、Dropboxアカウントのメールアドレスやパスワードを入力し、 [ 続行 ] をクリックします。
（4）Dropboxのアプリがダウンロードされるので、左下に表示されたファイルをクリックし、次の画面では [ はい ] を選びましょう。
インストールが完了すると下のような画面になります。必要に応じて、画面の指示に沿った設定をしましょう。
【必見】Dropboxアプリのデメリットを解消する方法
以下では、Dropboxアプリのデメリットを解消する方法をご紹介します。
Dropboxアプリを使うデメリットは「面倒なファイル管理から脱却できないこと」です。Dropboxを使えばファイルを共有する手間が省ける反面、すべての情報をわざわざWordやPDFのファイルにする工数がかかります。
また、ファイルをアップロードしたり整理したりするのも面倒です。したがって、情報共有を効率化するのであれば「わざわざファイルを作らずとも直接情報を残せるツール」が最適なのです。
結論、面倒なファイル管理から脱却する方法は、「記事」へ直接情報を残せて、誰でも説明なしで使えるほど簡単なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」へ記載した情報を「フォルダ」の階層を分けて整理でき、さらに生成AIを活用した高度な検索機能によって、必要な情報がすぐ見つかります。また、記事には「コメント」を紐づけられるので、メンバーとのやりとりもナレカン上で完結します。
必要なファイルにサクサクたどり着けるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Dropboxアプリでファイルを同期する手順
以下では、Dropboxアプリでファイルを同期する手順を画像付きでご紹介します。「同期」の意味も解説しているので、初心者の方は必見です。
同期とは
同期とは、異なる端末間でもファイルが同じ状態であることを指します。
たとえば、スマホとPCの両方にDropboxアプリを導入すると、Dropboxアプリ上の情報は「スマホとPCで同期された状態」になります。つまり、PCでファイルに変更を加えると、スマホでも自動的にファイルが変更されているのです。
したがって、「複数人で共同作業する」「移動中でもスマホから最新情報へアクセスする」といった状況でDropboxを利用すると、業務が進めやすくなるのです。以上のように、同期することで、端末を問わず最新のファイルへアクセスできるようになります。
PC上のファイルを同期する方法
以下では、PC上のファイルをDropboxで同期する方法をご紹介します。
（1）はじめに、Dropboxアプリを開くと以下のような画面になります。
（2）次に、同期したいファイルを選択して、 [ Dropbox ] へドラッグ＆ドロップ（押したまま移動）します。
上図のように、選んだファイルがDropbox内に表示されていれば同期は完了です。
Dropboxアプリでファイルを共有する手順
以下では、Dropboxアプリでファイルを共有する手順を画像付きでご紹介します。
共有の方法には「共有リンクを発行して、メールやチャットで送る方法」と「共有フォルダを作って、メンバーを招待する方法」の2種類があり、それぞれ解説します。
共有リンクを送信する方法
（1）はじめに、Dropboxアプリを開くと以下のような画面になります。
（2）次に、共有したいファイルを右クリックして、 [ Dropboxリンクをコピー ] を選択しましょう。
（3）最後に、取得したリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有できます。
共有フォルダを作る方法
（1）はじめに、Dropboxアプリを開くと以下のような画面になります。
（2）次に、共有したいファイルを右クリックして、 [ 共有 ] をクリックしましょう。
（3）続いて、共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。また、権限については [ 編集可能 ] または [ 閲覧可能 ] のいずれかを選択できます。
（4）メールアドレスを入力し終えたら、上図のように [ 共有 ] をクリックして操作は完了です。
Dropboxの料金プラン
Dropboxには無料プランと有料プランの両方がありますが、無料プランの容量は2GBまでと制限されているので注意しましょう。詳しい料金プランは以下の通りです。
| Basic |
Plus
（個人向け） |
Essentials
（個人向け） |
|
|---|---|---|---|
| 価格（月払い） |
0円 |
￥1,500/月 |
￥2,400/月 |
| 容量 |
2GB |
2,000GB |
3,000GB |
|
リンクできる
デバイス数 |
3台まで |
制限なし |
制限なし |
| ファイルの復元とバージョン履歴 |
30日 |
30日 |
180日 |
|
閲覧者の
履歴の確認 |
× |
× |
〇 |
| 編集中ファイルのロック |
× |
× |
〇 |
|
Business
（小規模チーム向け） |
Business Plus
（大規模チーム向け） |
Enterprise
（企業向け） |
|
|---|---|---|---|
| 価格（月払い） |
￥1,800/ユーザー/月 |
￥2,880/ユーザー/月 |
要問い合わせ |
| 容量 |
チーム全体で9,000GB~ |
チーム全体で15,000 GB~ |
要問い合わせ |
| ファイルの復元とバージョン履歴 |
180 日 |
1年 |
– |
|
管理コンソール |
〇 |
〇 |
– |
|
閲覧者の
履歴の確認 |
× |
〇 |
– |
| 専任のカスタマーサクセスマネージャー |
× |
× |
– |
プランごとに提供される機能が異なるので、自社に必要な機能を見極めて判断しましょう。
Dropboxに関するよくある質問
以下では、Dropboxに関するよくある質問へ回答します。料金からトラブルへの対処方法まで解説しているので、担当者の方は必見です。
質問1｜Dropboxアプリが開かない時は？
Dropboxアプリが開かない場合は、以下の手順に従って再インストールしましょう。
- Dropboxをアンインストールする
- 最新版をダウンロードする
Windowsの場合、[ 設定 ] ＞ [ アプリ ] ＞ [ Dropbox ] をクリックして [ アンインストール ]を選びましょう。
Dropboxのアプリダウンロードページから最新版を利用しましょう。
質問2｜Dropboxでうまく同期できないときは？
Dropboxで上手く同期できない場合は、以下の原因が考えられます。
- 同期が完了していない
- Dropboxのアカウントと紐づけられていない
ファイルサイズが大きかったり、大量のファイルを同期したりした場合、同期が完了するまでに時間がかかることがあります。同期したいファイルのアイコンが「青色」の場合は同期が未完了な状態です。
デスクトップアプリとアカウントが紐づけられていなければ、Dropboxへフォルダやファイルを入れても同期されないので注意が必要です。
以上のように、上手く同期していない場合は、ファイルのアイコンの色やアカウント情報を確かめましょう。
Dropbox(ドロップボックス)アプリをダウンロードする方法まとめ
これまで、Dropboxアプリのダウンロード方法や同期の手順を中心にご紹介しました。
Dropboxアプリを使えば、ファイルをメールやチャット上で共有する必要がなくなります。一方、チームメンバーへ情報を連携するには「WordやExcel、PDFといったファイルの作成」が前提になるので手間がかかるのです。
情報共有を効率化するには、面倒なファイル管理の手間も省かなければなりません。したがって、「Dropboxよりも直感的に情報を残せるツール」を導入しましょう。
したがって、自社が利用すべきは、「記事」に直接情報を書き込むだけでリアルタイムで共有でき、管理まで一元化できるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンの「記事」に書いた情報は、必要に応じてPDF変換できる点も便利です。
ぜひ「ナレカン」を導入して面倒なファイル管理から脱却し、チームの情報共有を効率化しましょう。
