今日ではAI技術の台頭により、文書や画像が効率的に作れるようになりました。SaaS業界においても、ツールにAI技術を使うことで情報の検索スピードを高めたり、資料の要約を自動で作成したりする機能を使うチームもあります。
最近では、オンラインストレージのDropboxが、2023年6月22日に「Dropbox Dash」「Dropbox AI」を発表しました。なかには、どのようなことができるのか、最新情報を知りたい方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Dropbox Dashの概要や基本的な使い方を中心に解説します。
- Dropbox DashやDropbox AIでどのようなことができるのかを知りたい
- AI技術を使って、より自社業務を効率化させたい
- 自社ではDropboxを使って、将来的にどのような情報管理ができるか設計したい
という方は本記事を参考にすると、Dropbox DashとDropbox AIの概要が分かるうえ、効率的な情報管理の方法も実践できるようになります。
目次
Dropbox Dashとは
引用（以下含む）：https://www.dropbox.com/dash/
Dropbox Dashとは「Dropboxアカウントを使った、ブラウザ拡張機能として使える検索ツール」です。
具体的に、Dropboxと連携できるアプリであれば、アプリを横断して、連携したアプリ内の情報をDropboxアカウントから探せるようになります。そのため、複数ツールを併用する場合でも、Dropboxから欲しい情報へアクセスしたり編集したりできるのです。
また、Dropbox AIが使われており、検索するほどAIが学習するので、使うほどに各個人・チームに最適化された検索結果が改善されます。
2023年7月現在では、ベータ版（英語のみ）の発表となっており、Dropboxの公式サイトから「ウェイティングリストにメールアドレスを登録」しなければならない点に注意しましょう。
Dropbox Dashの機能と使い方とは
以下ではDropbox Dashの機能や「何ができるのか」を解説します。とくに、複数のツールを併用しているなかでも、Dropboxをメインで使いたいチームは必見です。
「Stack」機能
Stack機能は、Dropbox Dash内で上記画像のように「あるプロジェクトに関連、かつ複数のツール散在する情報」を一元管理できる機能です。
具体的に、必要な情報へのURLをプロジェクトごとに紐づけることができるようになるのです。そのため、「リンク情報を共有する手段がない」ストレスが発生しません。
また、社外メンバーと進めるプロジェクトであっても、Dropboxアカウントを持っていれば、Stack情報の共有も可能です。
「Start Page」機能
Start Page機能は、Dropboxアカウント内にて「直近のタスクやスケジュール、Dropbox Dashへのアクセス、会議の開始」が一覧で管理できるダッシュボードです。
そのため、やるべきことやスケジュールの確認に「欲しい情報が格納されているツール」へわざわざアクセスせずとも、Start Pageにて確認できるのです。
また、Dropbox Dash内のAIが、使用者の属性や会社情報を自動学習してくれるので、AIに質問を投げかけるだけで情報が手に入ることもポイントです。
各種ツールとの連携
Dropbox Dashは複数ツールとの連携で便利に使える一方、以下の外部アプリと連携できます。
＜Dropbox Dashと連携できるアプリ一例＞
- Google Workspace：Googleのコラボレーションツール
- Asana：プロジェクト管理もできるチームマネジメントツール
- Microsoft Outlook：Microsoft社がリリースするメールソフト
- Zendesk：デンマーク発の顧客管理ツール
- Slack：世界的に使われているチャットツール
- Evernote：主に個人向けのノート型ツール
- Salesforce：全世界で使われているSFAツール
- Hubspot：顧客管理ツールとしても使えるSFAツール
- Zoom：オンライン商談ツール
- Spotify：音楽ストリーミングサービス
- Notion：メモやノート、タスク管理から社内wikiまで作れるクラウドツール
- Trello：オーストラリア発のプロジェクト管理ツール
上記のアプリを連携すると、Dropbox Dashのスタートページから、欲しい情報へとすぐにアクセスできるようになるので便利です。
Dropbox AIとは
Dropbox AIとは「Dropbox Dash」にも使われる、DropboxオリジナルのAIです。
2023年7月時点では、Dropboxの「ファイルプレビュー機能」にて、動画や文書の要約のみの機能を展開しています。一方、将来的にDropboxアカウント全体で使えるように予定されています。
具体的に、Dropboxに格納されたファイルの内容について、以下のようなアクションが取れます。
- 「要約」のボタンをクリックするだけで、さまざまな資料の内容をまとめられる。
- AIに質問を投げかけるだけで、欲しい情報へすぐにアクセスできる。
このように、多くの資料から「手作業で検索・要約する手間」が削減可能です。一方、Dropbox AIはまだアルファ版（試作品段階）のみの展開となり、Dropbox Professional以上のプランでなければ使えない点に注意が必要です。
【簡単2ステップ】Dropbox Dashのウェイトリストへの登録方法
2023年7月時点ではDropbox Dashの利用前に、以下の手順にしたがって「Dropboxのウェイトリスト」へ登録する必要があります。
そこで、Dropbox Dashのウェイトリストへの登録方法を画像つきで解説します。
1.Dropbox Dashの公式サイトにアクセスし「Join the Dash beta waitlist」をクリックします。
2.Googleアカウント、AppleID、任意のメールアドレスのいずれかを入力するだけで登録完了です。
![Dropbox Dashの公式サイトでメールアドレスを入力している画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/07/スクリーンショット-2023-07-05-12.28.49.png")
登録完了後に、以下の画面が表示されれば成功です。
Dropbox Dashの代わりに使える情報管理ツール
以下では、Dropbox Dashの代わりに使える情報管理ツールを紹介します。
Dropbox DashやDropbox AIは、共通して「連携した複数ツールのデータへのアクセス性」を向上させます。一方で、対象者は「Dropboxを使って情報管理をしており、すでに複数ツールを併用していること」が前提になります。
ほかにも、AIを使うことに対して抵抗感があるメンバーが、使わずに放置するケースもあるのです。したがって、「そもそも複数ツールを使っていたり、AIを使わなければ整理ができなかったりする現状」を変える必要があります。
そこで、「誰でも使えるシンプルな情報管理ツール」へ社内情報を一元管理すると、情報検索や整理にもストレスが発生しません。結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に使える「Stock」のようなツールが必須です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、ファイルも簡単に残せるうえ、直感的な「フォルダ」や「強力な検索機能」で情報のありかもすぐにわかります。また、「メッセージ」や「タスク」がノートに紐づけられるので、コミュニケーションの話題も混ざらない点が特徴です。
最も簡単に情報を一元管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Dropbox Dashの概要や使い方まとめ
ここまで、Dropbox Dashの概要から使い方、登録方法までを解説しました。
Dropbox DashはDropboxのアカウントがあれば使える情報検索ツールです。Dropboxと連携できるアプリがあれば、連携したアプリを開かずともDropbox Dashから欲しい情報へアクセスできます。
また、Dropbox AIに関しても、現在は「動画や資料のプレビューにて要約ができる」のみとなっており、今後の展開に注目です。一方で、いずれもすでにITリテラシーの高い方向けの機能であり、出力結果をどのように最適化させるかも工夫しなければなりません。
そこで、非IT企業をはじめとしたチームでは「シンプルな情報管理ツール」を使って、AIを使わずとも誰もが欲しい情報へアクセスできる環境を構築しているのです。結論として、Stockのように、誰もが即日で使えるほどシンプル、かつ欲しい情報へすぐにアクセスできる情報管理ツールが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、欲しい情報へ時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくりましょう。
