今日では、従業員間のコミュニケーション不足や働き方の多様化にともなって、オンライン上で社内のコミュニケーションを促進する「社内SNS」が注目を集めています
一方、実際に社内SNSを運用している企業では「うざい」や「疲れる」といった意見が少なくありません。そのため、「社内SNSの運用に踏み切れない」「どうすれば従業員が使ってくれるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「社内SNSをうざいと感じる理由や失敗事例、運用方法」解説します。
- 社内SNSでのトラブルや失敗を避ける方法が知りたい
- 社内SNSが盛り上がらない原因を知りたい
- 「使われない社内SNS」から「業務効率を向上させる社内SNS」へと移行させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内SNSで従業員間のコミュニケーションを活性化するために押さえるべきポイントが分かります。
目次
社内SNSを「うざい」と感じる4つの理由
以下では、部下が社内SNSを「うざい」と感じる4つの理由を解説します。
社内SNSは適切に使えれば従業員のコミュニケーションを活発にしますが、誤った方法で運用すると「うざい」「面倒だ」と思われて使われなくなるので注意が必要です。
（1）上司・役員の目を気にする
一つ目の理由は、従業員が上司や役員の目を気にしているためです。
上司や役員の目を気にするなかで社内SNSの投稿を義務化されると、何を投稿すべきか分からない現状で「社内SNSをやりたくない」と感じやすいのです。
また、社内SNSで上司が部下へ叱責したことにより、従業員が気軽に投稿できなくなるという失敗例もあります。したがって、投稿内容のテンプレートを作ったり、投稿へリアクションする習慣を作ったりして、社内SNSへの心理的なハードルを下げましょう。
（2）投稿やコメントに手間がかかる
二つ目の理由は、社内SNSへの投稿やコメントに手間がかかることです。
たとえば、社内SNSを毎日使っていると、従業員は「日常業務で使っているチャットツールからわざわざ切り替えるのが面倒だ」「投稿を読んでコメントやリアクションをするのは手間だ」と感じかねません。
したがって、ツールを選ぶときに「業務連絡も兼ね備えられるツール」や「機能がシンプルで、従業員の負担が少ないツール」を条件にしましょう。
（3）一部のメンバーのみ投稿している
三つ目の理由は、一部のメンバーのみ社内SNSに投稿していることです。
オープンな場で一部のメンバーが盛り上がったり、関係のない話題が繰り返されていたりすると、それ以外のメンバーは社内SNSを「うざい」と感じかねません。
社内SNSの目的は従業員のコミュニケーションの活性化なので、全員が適度に利用できる仕組みを整えることが求められます。
（4）ツールの機能が多くて使いづらい
四つ目の理由は、ツールの機能が多くて使いづらいことです。
多くの社内SNSツールは個人チャットや掲示板、コメントなどのあらゆる機能を搭載しています。その結果、一日に大量の情報が流れてきて処理しきれず、従業員は「使いづらい」「面倒だ」と感じてしまうのです。
以上のように、多機能すぎるツールは従業員にストレスを与えかねません。したがって、必要な機能を過不足なく搭載したシンプルなツールが求められます。
社内SNSに最適でシンプルに使えるツール
以下では、社内SNSに最適でシンプルに使えるツールをご紹介します。
多くの社内SNSはコメントやリアクション、掲示板、個人チャットといった豊富な機能を備えています。しかし、多機能ゆえに操作が面倒なので「面倒だ」「いらない」といったネガティブな感情を生みかねません。
したがって、社内コミュニケーションを活性化させたい場合は「必要な機能が過不足なく備わったシンプルなツール」を選びましょう。加えて、日々の情報共有にも兼用できるツールを選べば、ツールを切り替える手間がかからないので社内へ浸透しやすいです。
結論、社内SNSに最適でシンプルに使えるツールは、誰でも直感的に使えるほどシンプルなうえ、社内SNSだけでなく日常業務の情報も一元管理できる「Stock」一択です。
具体的には、Stockの「ノート」に全社向けの投稿を蓄積し、ノートに紐づいた「メッセージ」でコミュニケーションをとれるので、話題が入り乱れません。
最も簡単に社内のコミュニケーションを活性化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内SNSの失敗事例2選
以下では、社内SNSの失敗事例2選をご紹介します。導入後に「思い通りに運用できない」という状態になるのを防ぐために、あらかじめ失敗例と対応方法を押さえましょう。
事例1｜誰も投稿しない
一つ目の失敗事例は、誰も社内SNSに投稿しないことです。
多くの企業では「社内SNSを毎日投稿する」という強制力がないため、投稿は個人の主体性に委ねられます。その結果、日常業務よりもあと回しになって誰も社内SNSへ投稿せず、費用対効果が小さい状況になりかねません。
したがって、社内SNS用のフォーマットを作ったり、積極的にコメントやリアクションするよう呼びかけたりするなど、社内SNSに投稿しやすくなる仕組みを整えましょう。
事例2｜意図しない内容が増える
二つ目の失敗事例は、社内SNSに意図しない投稿が増えることです。
たとえば、一部の従業員によるプライベートな投稿などの「業務や会社に関係のない投稿」が増えると、従業員にSNS疲れを引き起こし、結果的に誰も社内SNSを見なくなるのです。
したがって、投稿内容やトピックごとにグループを切り分けたり、ルールを設定したりするなど、従業員がストレスなく使える仕組みを整えなければなりません。
失敗しない！社内SNS運用を成功させる3つのポイント
以下では、社内SNS運用を成功させる3つのポイントをご紹介します。「誰も投稿しない」や「意図しない内容が増える」といった失敗事例を防ぐために必見です。
（1）目的の周知を徹底する
一つ目のポイントは、社内SNSを使う目的を従業員に周知することです。
仮に、従業員への周知が徹底されていないと「意図と異なる内容が投稿され続ける」「社内SNSの必要性が理解されず、次第に使われなくなる」といった事態になりかねません。
したがって、スムーズに運用して社内へ定着させるためにも、社内SNSの目的を従業員へ周知しなければならないのです。
（2）ルールを決める
二つ目のポイントは、SNS疲れを防ぐためのルールを定めることです。
多くの投稿が流れてきたり、何度もコメントやリアクションをする必要があったりすると従業員のストレスになるので、以下のようなルールを設けましょう。
- 業務時間外は社内SNSの利用を控える
- 日報へのリアクションは絵文字で済ませる
- 投稿内容について一定のフレームワークを定める
以上のように、従業員がストレスなく社内SNSを利用するためのルールをあらかじめ定めておきましょう。
（3）シンプルなツールを選ぶ
三つ目のポイントは、シンプルで使いやすいツールを選ぶことです。
機能が多すぎるツールを導入すると「情報が入り乱れたり、散らばったりして分かりづらい」「操作が難しくて使いこなせない」といった事態になりかねません。その結果、社内SNSが使われなくなる可能性があるのです。
したがって、シンプルで使いやすいツールを選びましょう。たとえば、社内コミュニケーションを活性化する機能に過不足がなく、説明なしで使えるほど簡単な「Stock」のようなツールが最適です。
社内SNSがうざい理由や失敗事例まとめ
ここまで、社内SNSがうざい理由や失敗事例についてご紹介しました。
社内SNSの失敗事例には「誰も投稿しない」や「意図しない投稿が増える」などがあります。そのため、簡単に投稿するためのフォーマットを整備したり、投稿内容のルールを設けたりしなければなりません。
加えて、機能の過不足がないツールを選びましょう。機能が足りないと運用に支障が出るのはもちろん、多機能すぎても「話題が入り乱れる」「掲示板やチャットに情報が分散する」といった事態になりかねないのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、社内SNSに必要な機能に過不足がなく、65歳の方でも直感的に使えるほどシンプルなツールです。
ぜひ「Stock」で社内のコミュニケーションの円滑化と情報共有の効率化を図りましょう。
