社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。
実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「管理がめんどくさい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。
- 回覧板の電子化で得られるメリットをもとに業務を効率化したい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい
- 社内でナレッジを共有するときに無駄な手間を省きたい
- 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。
目次
【時代遅れ？】回覧板の必要性
社内回覧板を回す理由は、経営や業務に関わる情報を正確・効率的に伝えるためです。
たとえば、上司が口頭で情報を伝えると一部の社員が誤った認識をする恐れがあります。そこで、正確な情報伝達のため、社内回覧板が使われました。また、稟議書など上層部から承認を得るための書類を効率的に回す目的で社内回覧版を活用することもあります。
しかし、昨今は「受け取った回覧板を読んで押印し、次の社員へ回す対応」が時代遅れだと感じ、ITを使った情報共有システムを導入する企業も増えているのです。
紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由
ここでは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。
（1）情報共有に時間がかかる
紙の回覧板では、前の順番の社員が読了するまで内容を閲覧できないので、情報共有がスムーズにいきません。
たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが内容を理解するのに時間がかかります。そのため、社内全体に情報が行き届くまで時間を要するので、とくに、短い期限の回覧では正確な情報が共有されない可能性があります。
このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するまでの時間もかかってしまい、めんどくさく感じてしまうのです。
（2）次の人に渡しに行く手間が発生する
社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生します。
回覧板を渡しに行く回数は、社員の数が増えるとともに増えるので、手間と時間がかかります。また、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員には紙ではなくメールでの共有が必要です。
そのため、自社の規模や社員の勤務状況に合った共有方法を検討しましょう。
（3）情報の鮮度が落ちる
紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちます。
たとえば、回覧が進むスピードが遅いと変更点を反映して業務をする人と古い情報のまま業務を進める人が出てきてしまいます。また、途中で内容が変更された場合、現場が混乱する恐れもあります。
このように、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なります。その結果、業務の質にばらつきが発生するリスクがあるため、注意が必要です。
紙の回覧板をデジタル化するメリット3選
以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。
（1）回覧にかかる時間を削減できる
デジタル回覧板では情報を全社で同時に発信できるため、回覧にかかる時間を大幅に削減します。
そのため、「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、デジタル回覧板であれば「見たい情報を何度でも振り返られる点」も紙の回覧板にはない大きな特徴です。
そして、内容に分からない箇所があるときも「ナレカン」のように回覧板に「コメント」ができるアプリを使うと、話題が混ざることもありません。
（2）場所・タイミングを問わず情報共有できる
社員が社内に居なくても、場所・タイミングに縛られない情報共有が可能です。
たとえば、テレワークや出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば全員同時に情報を確認できます。したがって、「会社に来なければ情報共有ができない」という不自由さがなくなるのです。
したがって、社内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になるのです。
（3）新しい情報がすぐ手に入る
デジタル回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、新しい情報をすぐに共有することができます。
紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板であれば修正箇所を更新するだけで完結するので、素早く正確な伝達を可能にします。
また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合でも、既読を把握できるツールなら、確認の工数を減らせるのです。
【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ
以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。
社内回覧板には、業務を進めるうえでの重要な情報やノウハウが共有されています。しかし、紙やファイル共有では情報の振り返りが難しく管理も煩雑になるので、必要な情報にスムーズにアクセスできません。
そのため、効率的に情報共有・検索が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板としてあらゆるファイルデータを添付でき、欲しい情報を思い通りに検索可能なものを導入しましょう。
したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内回覧板に記載した情報にいつでも即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、必要な情報を書き込むだけで簡単にデジタル回覧板を作成して、社内情報を一元管理することができます。また、蓄積したナレッジはAIによる超高精度検索が可能なので、情報へのアクセスが容易なのも特徴です。
電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで社内回覧板を即デジタル化
以下は、ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化の例です。
ナレカンの「記事」は“タイトル”と“本文”のシンプルな構成となっていて、ノート形式で簡単にデジタル回覧板を作成・共有できます。また、記事の最下部にはコメント欄があるので、共有内容について、社員同士で気軽にコミュニケーションがとれるのです。
回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ
これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。
回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板は面倒」とストレスを感じやすくなるのです。
そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できるように超高精度の検索機能があると便利です。
したがって、社内回覧板を電子化するなら回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。
