日々の業務ではトラブルやイレギュラーな事態が常々発生するので、自分の業務が思うように進行できないケースが多々あります。そんななか、「ToDoリスト」を作成すると、現在抱えている作業の整理・可視化ができるので、作業に優先順位をつけ、効率的に仕事を進める手助けとなります。
 
このToDoリストを作成する方法として、Excelでの作成が主に用いられます。しかし、チームや部署で動くプロジェクトの場合は共有や共同作業に手間がかかってしまい、ストレスを感じた方も多いのではないでしょうか。
 
そのため、Todoリストの作成はツールを用いて作成・編集・共有するのがおすすめです。一方で、さまざまなToDoリスト管理ツールがあり、どれが自社にマッチしているのか迷ってしまい、選定までに時間がかかってしまうこともあります。
 
そこで今回の記事はToDoリスト管理ツールの選び方やおすすめツール14選、Todoリスト管理ツールの効果的な使い方をご紹介しますので、
 
  • ToDoリスト管理ツールが多すぎて、どれが良いのか選定できない
  • チームや部署の情報共有にExcelを用いているが限界を感じている
  • ToDoリスト管理ツールの導入で、社内の効果的なタスク管理を実現したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで、ToDoリストを用いた業務効率化が実現できます。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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目次

ToDoリストの管理ツールを選ぶ4つのポイント

ToDoリストとは、別名「やることリスト」ともいい、これからやるべきことをリスト化したものです。
 
日々の業務で出てくるToDoやタスクの整理をし、忘れないように管理することが目的です。
 
そして、ToDoリストの管理ツールには様々な機能がありますので、自社に合致するツールを選ぶために、以下4つのポイントを意識しましょう。

チームや部署のメンバーに情報共有できるか

作成したToDoリストを導入予定のツールで共有できるかどうかを確認します。メンバーとToDoリストを共有すると、リストについて相互にコミュニケーションができるので、期限に関するミスを防止できます。
 
仕事は一人で完結できるものではなく、チームや部署の複数人で協力しながら業務を進める必要があります。そのため、メンバー同士でそれぞれのタスクを把握し、「今誰が担当の何のタスクがどんな進捗状況なのか」の情報共有が必要です。
 
ToDoリスト管理ツールは大きく個人用と、チーム用の2つに分類できます。そのため、チームでの情報共有を行う場合は、「情報共有ができる機能(メッセージ機能など)」が備わっているかどうかの確認が必須です。

リマインダー・通知機能

設定したタスクやToDoにリマインダーを設定できると、抜け漏れを防止できます。
特に、期限が決まっていて特に重要度の高いタスクなどに、リマインダー機能が役に立ちます。
 
リマインダーはあるタスクやToDoをやらなければいけない時間に近づくと、デスクトップ上やスマホ上で通知してくれる機能です。
 
絶対に忘れてはいけないタスクに対してリマインダーを設定すると、再確認にもつながり、安心して仕事に臨めます。

繰り返し機能

定期的に同じタスクがあれば、繰り返し機能がついていると便利です。
 
繰り返し機能とは、日報の提出や上司への報告など繰り返し行うタスクをまとめて設定できる機能です。例えば、「日・週・月・年単位」で繰り返し行うタスクを設定するケースが代表的です。
 
毎日の業務にルーティーン化している業務内容があれば一回一回設定せずに済むので、設定にかかる時間を短縮できます。

ツールの操作性

ツールが使いやすいかどうかということも非常に重要なポイントです。ToDoリスト管理ツールには、シンプルで見やすいもの、高機能で少し複雑なものまで多種多様です。そして、ツール導入後の費用対効果を高めるためにも、操作性の良さは無視できません。
 
特に、運用コストがかからないか(すぐに誰でも使用できるか)や、機能が多すぎて使いづらいと感じないかどうかは重要視すべきです。
 
一方、「将来使うかもしれない」「大企業で流行りだから」という理由で多機能なツールを選択してしまいがちですが、社内のITリテラシーが異なる場合は、導入してもツールの操作方法が難しく、最終的に「使っている人がいない」というケースを引き起こす可能性もあります。
 
そのため、ツール選定の際には誰でも使えるか、必要な機能が過不足なく揃っているかどうかにも注目すべきです。


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関連記事: タスク(ToDo)管理とは?メリットからおすすめツール11選紹介まで!

共有も簡単!ToDoリスト管理ツールのおすすめ14選

ToDoリスト管理ツールはさまざまな企業がリリースしていることもあり、その特徴や料金形態などはさまざまです。
 
なかには、「リマインダー機能があっても個人用のためリアルタイムで共有ができない」「機能は豊富なものの、操作性が悪く使いこなせない」といったツールもあります。特に、使い勝手については実際にトライアルで導入してみて、運用できるかどうかを判断する必要があります。
 
ToDo管理ツールは無料プランやトライアル期間があるものがほとんどですので、まずは導入してみて使い勝手を試してみましょう。
 
以下では、おすすめのToDoリスト管理ツールを14選ご紹介していきます。
 
ToDoリスト管理ツールの比較検討には、多くのツールを試験的に使う必要があるため、時間的コストがかかってしまいます。
 
そのため、時間がかけられず業務効率化を今すぐにでも実現したい場合は、上記でご紹介した4つの選定ポイントを全て満たし、非IT企業を含む中小企業の導入実績が80,000社以上を誇るStock一択です。

【一番おすすめ】チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

LINE WORKS

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LINE WORKSは、チャット機能はもちろんToDo管理もついている、ビジネス版LINEです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. LINEと変わらない使いやすさ
    LINEと似たようなデザインや操作性なので、普段かLINEを使用している人にとっては使いやすいです。
  2. 機能が豊富
    Todo管理やチャット機能はもちろん、カレンダー機能やスケジュール管理も「LINE WORKS」1つで完結できます。

<LINE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 既読機能がある
    LINEと同様に既読機能があります。上司とのチャットの場合、チャットをスルーしていいのか分からず作業効率が落ちる恐れがあります。
 

Any.do

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Any.doはToDoを分かりやすく整理できる、カレンダー・リマインダー機能搭載のツールです。

<Any.doのポイント>

  1. わかりやすくタスクを整理できる
    優先したいタスクには目印をつけたり、時系列順にタスクを並び替えることができるため、分かりやすく整理ができます。
  2. カレンダー機能がある
    カレンダーとタスク一覧が上下に並んだ形で確認することができるため、一瞬で全てのタスクと予定を把握できます。

<Any.doを使う上で気をつけたい点>

  1. 期限の時間の設定ができない
    期限を入力する際に日時の設定はできますが、時間の設定ができないため、タスクを細かく管理したい人には向いていません。
  2. タスクを共有するには毎回編集しないといけない
    リストを共有する形ではなく、タスクごとにメンバーと共有しなければならないので、多くのタスクの共有したい場合は手間がかかってしまいます。


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Microsoft To Do

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Microsoft To DoはMicrosoft社が開発した、シンプルで分かりやすいことが特徴のタスク管理ツールです。

<Microsoft To Doのポイント>

  1. Outlookと連携できる
    Outlookで受信したメールをタスクに追加できるので、仕事でOutlookメールを使っている方には非常に便利です。
  2. タスクを「グループ」と「リスト」に分類できる
    大きい分類として「グループ」、小さい分類として「リスト」に分けられるので、タスクごとに整理できます。

<Microsoft To Doを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有するにはリンクを送らないといけない
    リストを共有するためにはMicrosoftアカウントを持った相手に招待リンクを送らないといけないので少し手間がかかります。
  2. 期限の時刻を設定できない
    期日の設定は可能ですが、時刻の設定まではできないので、細かく管理したい人には向いていません。

Google ToDo

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Google ToDoはGoogleが開発したToDoリスト管理に特化したシンプルなツールです。

<Google ToDoのポイント>

  1. タスクを詳細に管理できる
    タスクごとに「サブタスク」をつけられ、それぞれのタスクにコメントができるので、タスクを細かく管理できます。
  2. Gmailの内容をタスクに追加できる
    Gmailで送られた内容をタスクに同期できるので、Gmailを使っている方には嬉しい機能です。

<Google ToDoを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有機能がない
    自分以外の他者に共有する機能はないため、自分のToDoリスト管理には向いていますが、チームで共有したい場合には向いていません。
  2. 時間を設定するためには Googleカレンダーを利用しなければならない
    期日の設定はできますが、時間の設定ができないため、メモ欄に記入しなければなりません。Googleカレンダーを利用して初めて、時間の設定が可能になります。

Trello

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Trelloはホワイトボードのようなボードにタスクを管理するため、一目でわかりやすい見た目が特徴のツールです。

<Trelloのポイント>

  1. チームで利用することができる
    ボードを共有したいメンバーを設定できたり、チーム単位でボードを紐付けることができるため、共同作業が進めやすいです。
  2. 優れた操作性
    タスクを「ふせん」のようにドラッグ&ドロップで「進行中」や「完了」などの進捗状況に応じて管理することができます。

<Trelloを使う上で気をつけたい点>

  1. メンバー間のコミュニケーションは取れない
    コミュニケーションをとる機能はないため、直接確認するorメールor別のツールの導入が必要です。
  2. セキュリティを強化するためには有料プランにしなければならない
    無料プランではセキュリティをあまり提供していないため、ビジネスで使う場合には一人あたり9.99ドル〜/月のプランにする必要があります。1人あたり20.83ドル/月のプランでは2段階認証やSAML認証も追加されるのでさらに安心です。

Google Keep

Google Keepの起動画面

Google Keepはメモ帳としても利用できる誰でも簡単に使えるToDoリスト管理ツールです。

<Google Keepのポイント>

  1. 共有がしやすい
    Googleアカウントを持つメンバーを共同編集者に設定すると、他のユーザーとも一緒に、簡単にタスクの管理・編集ができるようになります。
  2. リストに色付けができる
    リストごとに色をつけて管理ができるので、仕事のジャンルごとに分類ができ、リストを整理できます。

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. オフラインでは繋がらない
    クラウド上にデータを保存しているため、オンラインでないとリストをチェックができません。

Productive

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Productiveはスマホで直感的に使える、シンプルなToDo管理ツールです。

<Productiveのポイント>

  1. 直感的な操作
    終えたタスクをスライドして完了できるなど、直感的な操作が可能なため、慣れていなくても使いこなすことができます。
  2. 細かく繰り返しの設定ができる
    定期的にあるタスクに対して、毎週・週に数回・月に1回など、細かく繰り返しの設定が可能です。

<Productiveを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有機能はない
    共有する機能はないため、個人向けのToDo管理しかできません。
  2. パソコンでは使えない
    スマホ・タブレット端末にのみ対応しており、パソコンでは使うことができません。そのため、パソコンでもチェックしたい人には向いていません。

Todo Cloud

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Todo Cloudは、シンプルで自分好みにカスタマイズできる、ToDoリスト管理に特化ツールです。

<Todo Cloudのポイント>

  1. 複数人でタスクの管理ができる
    記録してあるタスクをユーザーごとに割り当てることができるため、効率的な管理ができます。またコメント機能もあるので、進捗状況の報告も可能です。
  2. リマインド設定が簡単にできる
    タスクを追加する編集欄にリマインドの欄があり、日時・時刻まで簡単に設定できるので、タスク漏れの防止ができます。

<Todo Cloudを使う上で気をつけたい点>

  1. パソコンでは使えない
    スマホ・タブレット端末にのみ対応しているため、パソコンでも確認したい方には向いていません。
  2. サポートが英語
    海外のツールなので、マニュアルや問い合わせ対応は英語になってしまいます。

Lifebear

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LifebearはToDo管理だけではなく、スケジュール管理、ノートとしても利用できるツールです。

<Lifebearのポイント>

  1. カレンダーに紐付けてToDoを追加
    カレンダーから、日にちを選び、その日期日のタスクを追加できます。登録した内容は当日の作業内容として後日表示されます。
  2. きせかえ機能がある
    20種類以上もテーマのきせかえがあるので、自分が好きなデザインに変更できます。

<Lifebearを使う上で気をつけたい点>

  1. 本来は手帳として使われる想定
    手帳として使われることを想定して作られているため、タスク管理には限界があります。カレンダー機能がメインでToDoは一覧で見ることができません。
  2. 共有機能はない
    共有機能がないため、個人のToDoの管理しかできません。チームでの利用は向いていません。

Todoist

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Todoistは、amazonやFacebookなどにも導入実績を持つToDo管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. ToDoの詳細設定が可能
    ToDoの優先順位や日時の指定の設定が可能です。また、日時の設定によって、通知を使用デバイスに送ることができます。
  2. ToDoの進捗状況を確認できる
    1日や1週間毎の進捗状況が見られるので、生産性向上のための改善を考えることができます。

<Todoistを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料版では機能が多く制限される
    無料版では5人までしか共有ができず、自動バックアップ、通知機能も使用できません。

Do! – シンプルでいいTo Do List

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Do! – シンプルでいいTo Do Listは、登録不要で無料で使うことができ、紙のToDoリストと似たような操作性で利用できるツールです。

<Do! – シンプルでいいTo Do Listのポイント>

  1. 紙のような使用感
    手書き風の文字に変更でき、完了したタスクも振り返ることができるため、紙でToDoリストを記入しているように利用できます。
  2. パスワードでロックできる
    重要なToDoリストや機密情報を含んだToDoリストにはパスワードをかけて保存できるので安心です。

<Do! – シンプルでいいTo Do Listを使う上で気をつけたい点>

  1. パソコン・Androidでは利用できない
    こちらのアプリはiPhone・iPadでは利用できますが、パソコンやAndroid端末は利用できないので注意しましょう。
 


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付箋TODOメモ帳 – QuickMemo+

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付箋TODOメモ帳 – QuickMemo+は、1つのボードに付箋を付け足す形でToDoリストを作成することができるツールです。

<付箋TODOメモ帳 – QuickMemo+のポイント>

  1. 種類豊富な付箋
    付箋は30種類以上あり大きさや色を自由に変えることができ、ドラッグ&ドロップで移動できるのでカスタマイズ性が高いです。
  2. ToDoリスト以外にも使える
    作成できるボードは10種類あり、ToDoリスト以外にもメモ帳やブレインストーミングのツールとしても活用できます。

<付箋TODOメモ帳 – QuickMemo+を使う上で気をつけたい点>

  1. パソコンでは利用できない
    iPhone・Android端末では利用できますが、パソコンでは利用できません。
 


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ToDoリスト

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ToDoリストは、無料で使うことができるシンプルなToDoリストツールです。

<ToDoリストのポイント>

  1. Googleカレンダー・Gmailと連携できる
    Googleカレンダーと連携してタスクをカレンダー上に表示させたり、Gmailと連携しメールをタスク化できます。
  2. シンプルで使いやすい
    ToDoリスト以外の余計な機能がないため、シンプルさを求めている方にはピッタリのツールです。

<ToDoリストを使う上で気をつけたい点>

  1. パソコン・iPhone・iPadでは使えない
    こちらはAndroidのみで使用できるアプリなので、その他の端末では使えないため注意が必要です。


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ToDoリストの作成によって得られる4つの効果

ToDoリストを作成し、効果的な運用ができるようになると以下4つの効果を得ることができます。

やるべき作業の可視化

ToDoリストを作るためには、自分がやるべきこと、抱えている業務は何かを可視化する必要があります。
 
担当業務の各作業をリストにすることでToDoの内容や期限が明確となり、さまざまなプロジェクトのゴールから逆算して、今何をすべきかの判断ができます。
 
作業の抜け漏れを防ぐことができるのはもちろん、無駄な作業の削減も可能です。

やり忘れ防止

ToDoをリストとして書き留めることにより、作業忘れによるトラブルを防止できます。もし、ToDoの整理ができていない場合は、業務負荷の高い作業にばかり注力してしまい、チームでのプロジェクト進行に支障をきたす可能性があります。
 
リストで作業を可視化することでやるべき作業が明確となり、期限を守った作業ができます。

優先度確認

ToDOリスト作成の際に、作業の優先度も同時に考えることで頭が整理され、どのタスクからやるべきかが明確になります。
 
優先度が整理されてなければ効率的なリソースの配分ができないので、知らず知らずのうちに作業が溜まっていってしまう可能性もあります。
 
チームの業務では、個人のToDoとチームのプロジェクトにおけるToDoを整理すると、各メンバーの業務負荷や、進捗確認を照らし合わせ、優先度を変更しながら柔軟に対応をしていくことも可能です。

進捗管理

やるべきことが可視化されることで、どれくらい作業が進み、進行状況は良好かどうかの判断ができるようになります。作業が遅れていれば、改めてスケジュールを調整するなど、適切な対処を図れます。
 
また、ToDoを可視化したリストは上長へのプロジェクト進捗確認や、クライアントとの交渉材料にもなりうるので、エビデンスとしての利用もできます。


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関連記事: 仕事を効率化する!やることリストの作り方と管理方法をご紹介

効果的なTodoリストの作り方

ToDoリストは作成して終わりではなく、その後の運用が重要です。以下では、効果的な運用ができるToDoリストの作り方について解説していきます。

①作業内容(タスク)を洗い出す

まず最初に、自分が抱えている作業を全て洗い出します。業務負荷の大小に関わらず、これからやるべきタスクを全て書き出すのがポイントです。
 
例えば、「社内プレゼンの準備」と大きなタスクのまま書き出すのではなく、「社内プレゼンの話す内容」「社内プレゼンの資料の準備」と具体的に設定しましょう。
 
タスクが細かくすると、完了後の達成感を感じやすくなることから、個人やチームの精神的なモチベーションアップにも貢献します。

②カテゴリに分ける

次に、多岐に渡っているタスクをカテゴリに分けて整理しましょう。分類方法について、例えば以下のような分け方が考えられます。
 
  • 「仕事」と「プライベート」
  • 「プロジェクト別」、「営業先別」、「チーム別」
1つのToDoリストにまとめているとタスクが多い場合は見づらくなり、必要なときに欲しい情報にアクセスできず、混乱の原因となってしまいます。そのため、チームが分かりやすい形でカテゴリ別に分けるといいでしょう。

③期限・時間を設定する

次に、書き出したタスクそれぞれに期限を設定します。
 
期限が決められていないタスクに対しては、仮の期限を設けるといいでしょう。期限がないと着手しなかったり、他のメンバーに依頼しても忘れられてしまう可能性もあります。
 
また、それぞれのタスクにかかる所要時間も記入しましょう。
 
タスクに必要な時間をあらかじめ見積もることで、優先順位をつける際の判断材料となるため、作業予定を立てやすく、スムーズに業務ができます。

④重要度・緊急度で優先順位をつける

タスクの優先順位の付け方は、以下の図のような「時間管理マトリクス」を用いて分類すると、スムーズなタスク管理ができます。

ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!

タスクを重要度と緊急度の2つの面から考えて、4つの領域に分類します。
 
  1. 重要で緊急なタスク
  2. 重要ではないが緊急なタスク
  3. 重要だが緊急ではないタスク
  4. 重要でも緊急でもないタスク
4つの領域にタスクを分類して優先順位をつけましょう。これらの領域のなかでも「重要だが緊急ではないタスク」は企業の成長を左右するポイントですので、中長期的な目線での取り組みが求められます。


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関連記事: 【仕事を効率化するノート術】ToDoリスト、メモ、日報の作り方をご紹介!

ExcelでのTodoリストの作り方

ToDoリストはツールを用いた管理が望ましいですが、Stockのような共有機能やメッセージ機能のあるツールとExcelを用いると、相乗効果でさらに管理がしやすくなります。
 
以下では、相乗効果を生み出す、Excelを用いたToDoリストの作成方法・手順を解説していきます。

項目を作る

項目を決め、大枠を作る

まずは、ToDoリストの項目を決め、大枠を作りましょう。
 
ここでは、「番号」「タスク名」「優先度」「開始日」「期限日」「ステータス」を項目として作成しましたが、必要な項目があれば適宜追加します。

日付と番号を記入する

日付と番号を記入する

作成した日付を記入します。
日付はTODAY関数で入れると、すぐに記入できるのでおすすめです。

作成した日付を記入

リストが少ないときはまだしも、リストが多いとて入力で番号を振るのは面倒です。
 
その場合は、番号を1~2まで打ち込んだ状態で、ドラッグして番号を振りたいところまで引っ張ると、簡単に連続した番号を振ることができます。

優先度とステータスのプルダウンを設定する

プルダウンを設定する

①【セル】(今回はD6)を選択する
②【データ】タブを開く
③【データの入力規則】を開く

【データの入力規則】を開く

④【設定の許可:】を【リスト】にする
⑤【元の値:】に設定したい優先度(今回は高,中,低)を入力する

設定したい優先度を入力する

⑥設定したセルをドラッグして、設定を全ての優先度のセルに反映させる
 
これで優先度のプルダウンの設定は完了しました。
 
次に、上記の方法を参考にし、ステータスのプルダウンの設定をしましょう。
今回はステータスを完了,進行中,未着手に分類します。

ステータスのプルダウンの設定をする

項目を入力する

項目を入力する

全ての【タスク】を入力し、それに合わせて、【優先度】【開始日】【期限日】【ステータス】を入力しましょう。

期限日を色分けする

期限日を色分けする

全ての項目の入力ができたら、期限日に色分けをすると分かりやすいです。
 
対象のセルを選択して、【ホーム】>【塗りつぶしの色】を選ぶことで色を変えられます。
今回は期限日が今日までのタスクを赤、期限日が近いものを黄色で塗りつぶしました。


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Todoリストをさらに活用するための使い方3選

ToDoリストは繰り返し利用し、適宜アップデートし続けることで業務効率化に貢献します。そのためにはToDoリストへのアクセス性の高さも重要となります。
 
ここではToDoリストを効果的に活用する方法を解説します。

管理しやすい箇所に保管する

ToDoリストが手に取りやすいところにあることでToDoの追加や、ToDoが確認しやすくなります。手元にないと、ToDoリストを開くのが億劫になってしまい、ToDoリストが放置されてしまうことがあるためです。
 
手の届くところにToDoリストがあることはもちろんですが、PC上でもデスクトップに「ToDoリスト管理ツールのショートカット」を作っておくなどの方法が挙げられます。
 
また、デスクトップアプリをインストールするのも有効です。特に、ToDoリスト管理ツールはデスクトップアプリがリリースされているものもあり、ブラウザで開く必要がなく、デスクトップからすぐにToDoリストを共有・編集できます。
特に、この記事でおすすめしているStockは、オフライン環境でも使えるデスクトップアプリをリリースしているため、インターネット環境がなくともToDoリストを表示することができます。

見直しする機会を作る

タスクをこなしていくなかで、期限が変わるタスクや優先順位が変わるタスクもあります。そのため、「1週間に1回」のような頻度で、ToDoリストを見直しをするタイミングを設定します。
 
見直しをするなかで、自分の「優先順位の付け方」や「期限の設定」は適切だったか、を確認して次回のToDoリストの作成に生かしましょう。

前日に確認する

仕事が終わったタイミングなどで、その日にやり残したタスクや、次の日のタスクを確認しましょう。
 
詳細な予定でなくでも次の日のざっくりとした予定を立てることで、スムーズに業務に取りかかることができるようになります。


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Todoリストを活用できない原因

ToDoリストは個人やチームの業務効率化に貢献するツールのひとつですが、運用方法によってはうまく活用できない可能性もあります。ここでは、ToDoリストをうまく活用できない原因4選をご紹介します。

複数の方法でTodoリストを作る

ToDoリストは「紙」で作る場合と、スマホやパソコンなどを用いた「ToDoリスト管理ツール」で作る2つの方法があります。しかし、複数のToDoリストができると、ToDoリストの情報が重複してしまうなどの原因により、混乱してしまう可能性があります。
 
そのため、ToDoリストを作る際は、作成方法を自社やチームにあった管理方法に統一して、情報をひとつにまとめて運用するのがおすすめです。

簡単なタスクだけを書く

ToDoリストに簡単なタスクだけを記載すると、難易度が高いタスクや緊急性が高いタスクの見逃しの原因となってしまいます。そのため、優先順位が不明瞭となってしまい、プロジェクトの進行を阻害する可能性もあります。
 
難しいタスクがある場合は、作業を細分化し、小さなタスクにすることで取り掛かりやすくなります。

Todoリストを当日に作る

当日に行うToDoリストを、その日に作るのも効率がいい方法とは言えません。対策として、前日にToDoリストを作成しておくべきでしょう。
 
あらかじめToDoリストを作成しておけば、その後の作業にすぐに着手できます。

余裕を持ったスケジューリングができていない

業務上、締め切りの近い仕事やクレーム対応をはじめとした、緊急のタスクに対応する必要があるケースは多々あります。
 
しかし、自身で設定したToDoリストのスケジュールがタイトだと、緊急のタスクに対応することができません。
 
そのため、ToDoリストを作る際にはある程度の余裕を持たせ、終わらないタスクは翌日に持ち越すなどして緊急事態にも柔軟に対応できるようにしましょう。


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ToDoリストの共有におすすめなツールまとめ

これまで、ToDoリストの共有におすすめのツール14選や作成方法、使い方について網羅的にご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • ToDoリスト管理ツールの選び方は情報共有の可否や操作性の高さ、自社にとっての機能性を重視したツール選定が必要。
  • ToDoリスト管理ツールを用いることで情報が散乱せず、業務の可視化や進捗管理が容易になり、業務効率化に貢献する。
  • 個人とチーム、両方のToDoを管理することで、プロジェクトの円滑な進行が可能。
ToDoリストの管理を通じて、業務効率化に貢献するツールでご紹介したStockは「説明がいらないくらい誰でも簡単に使える」ように設計されているので、導入後の運用ストレスを与えません。
 
無料から利用でき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入してToDoリストの効率的な管理を実現させましょう。
 
関連記事: ToDoとは?ToDoリスト作成のメリットから作り方まで解説!
 
関連記事: 「To Doリスト」はもういらない?メモを使った管理方法をご紹介
 
関連記事: GoogleカレンダーとToDoリストの使い方!効率的なタスク管理方法の紹介