業務をITツールによって効率化するIT化は多くの企業で取り入れられている施策ですが、介護業でも昨今同様に注目を浴びている施策でもあります。
しかし、いまだに業務のほとんどがアナログな作業であり、なぜIT化を行わなければならないのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、なぜ介護のIT化を行うべきなのかから、IT化するメリット・改善可能な業務について解説します。
- 介護のIT化を行うべき理由やメリットを理解したうえで、IT化に取り組みたい
- IT化によって改善可能な業務内容を知り、自社での検討に生かしたい
- IT化が遅れている介護業でも問題なく活用できるITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、介護のIT化について正しく理解したうえで、自社業務のIT化を実現できる足掛かりを掴めるようになります。
目次
なぜ介護のIT化を行うべきなのか
介護でのIT化が必要とされる背景には、少子高齢化と介護業界の人材不足があります。
少子高齢化が進む日本では、人口のおよそ4人に1人が高齢者だと言われています。高齢者の増加はすなわち、それだけ介護を必要とする人口が増加することを意味します。
その一方で、労働力である若年層の人材は減少を続けています。これは、単なる人口数の減少に伴うものだけでなく、介護業に対する3K（きつい・汚い・危険）イメージの定着に伴い、入職を希望する人材が減少しているのも一因となっています。
このように、介護業界の人材不足は深刻な問題なので今ある人材で介護業務を処理できるように、業務を効率化する必要があるのです。
とくに、介護業界ではアナログ文化が強く根付いており、時間のかかる方法で業務を進めているというのも稀ではありません。こうした業務をITツールによって効率化できれば、少ない人材での円滑な業務遂行が介護業においても可能になります。
介護業をIT化するメリット
以下では介護業をIT化するメリットを解説します。
ITによって、どのようなメリットが得られるのかを十分理解したうえで業務改善に取り組めば、その効果をより体感できるようになります。施策を有効活用するためにも、理解を進めましょう。
業務効率化の実現
IT化による一番のメリットは介護業務の効率化です。
多くの介護業者では慢性的な人材不足に陥っており、限られた人数で成果を出すには業務をいかに効率よく進められるかが鍵となります。
ITツールを活用すると、介護記録や利用者情報がデジタルで管理でき、従来の管理方法に比べてより効率的に業務が進むようになります。作成に手間がかからないのはもちろん、必要な情報もITツール内で簡単に検索できるからです。
さらに、IT化によって従業員の労働負担が軽減すれば、適切な業務負荷での労働が可能になります。その結果、離職率を低下させ職員の定着も促せるでしょう。つまり、IT化が長期的な労働が行える環境整備に繋がるのです。
円滑な業務連携
IT化を行うと、円滑な業務連携が可能になります。
従来、利用者のデータを自治体や病院などに提供するには「情報の捜索を行ったうえで、印刷して渡す、または口頭で伝える」といった手順が必要でした。しかし、この方法では時間がかかるうえ、リアルタイムでの共有ができずに伝達ミスが起こる恐れもあります。
一方で、ITツールを導入すると、ツール上から関係者に直接データ共有が行えるようになります。必要な情報が常にリアルタイムで手に入るので、情報伝達ミスが防ぎながら利用者に常に最適なサービスを提供できます。
介護の質の向上
IT化は、介護の質の向上にも貢献します。
IT化によって業務が効率化すれば、それに伴って職員の業務負担が軽減します。業務負荷の軽減は物理的な空き時間の捻出に繋がるのはもちろんですが、心理的な負担を軽減し余裕をもって業務に当たれるようになります。
その結果、より利用者に寄り添った介護サービスが提供できるのです。
介護業のIT化実現へのハードルとは
IT化は介護業にさまざまなメリットを与える一方で、いまだ実現できていない事業者が数多く存在するのが現状です。
こうしたIT化の遅れを生む背景には実現するためのハードルが高いことが挙げられます。そこで以下では、介護業でのIT化実現にはどのようなハードルがあるのか解説します。
コストがかかる
IT化のひとつめのハードルは、コストがかかる点です。
IT化はツールをただ導入するだけでは終わりません。活用するにはインターネット環境の整備や、職員が利用する端末の用意が必要となり、多くのコストが発生します。さらに、クラウドサービスの場合は利用料などのランニングコストが、ソフトなどの場合はシステムの保守点検費用もかかります。
つまり導入時はもちろん、導入後も継続して料金を払う必要があるのです。そのため、企業の経営を圧迫し取り組みが進まない原因となっています。そのため、費用対効果を最大化できるように、目的を確実に達成できるツールを選ばなければなりません。
職員からの理解が得にくい
介護業でのIT化が難航する理由には、職員からの理解が得にくい点もあります。
公益財団法人介護労働安定センターの発表した「介護労働実態調査」によると、介護業従事者のおよそ2割が60歳以上の人材であると言われています。一方で、離職率については年々低下しており、かつ60歳以上の介護業従事者は増加の一途をたどっています。つまり、継続して勤務を続けている高齢職員の数が多いのです。
こうした環境下で、いきなり今まで行ってきたやり方を変えるのは難しいです。とくにIT慣れしていない職員の場合、ツール導入に対して抵抗を感じる可能性もあります。
したがって、IT化を円滑に進めるには、職員の立場に立った対応が求められます。したがって、トップダウンでIT化を推し進めるのではなく、IT化によって職員に対してどのようなメリットがあるのかを十分に周知しましょう。
介護業におけるIT化に適した業務とは
IT化は業務効率に貢献する一方で、IT化できる業務には一定の縛りがあり、すべての業務をIT化するのは困難です。
そこで以下では、介護業での業務において、IT化が実現できるものを解説します。自社での業務に当てはめながら、どの作業をIT化すべきか検討しましょう。
記録作業
最もIT化に適している業務として、記録作業が挙げられます。
介護業では介護記録の作成や日報作成など、さまざまな記録作業が存在します。これらの記録作業は、業務遂行において重要な一方で、手書きで行うと作成に時間がかかりがちです。さらに、記録用紙とペン、そして机などの記載するスペースがなければ行えないため、業務を行う場所も限られます。
一方、ITツールを利用して記録作業をデジタル化すれば、手書きよりも短時間で記録がとれるようになります。また、タブレットやスマートフォンからも利用できるツールなら、パソコンがない環境からも活用でき、ケアの合間などのすきま時間を有効活用できます。
さらに、デジタル化されたデータは手書きより読みやすいうえ、高い検索性を持つので情報の振り返りにも最適です。つまり、記録の作成だけでなく、共有にもIT化は貢献すると言えるのです。
勤怠・労務管理
勤怠や労務管理もITツールによって効率化できる業務です。
介護業では早番・遅番などのシフトによって24時間利用者のケアを行う施設が多く、夜勤のない場合でもシフトによって勤務日が異なるのが一般的です。しかし、こうした管理を手書きやエクセルなどを利用して行うと、シフトの確認漏れが起こりやすくなります。紙媒体で配布すれば、紛失のリスクもあるでしょう。
一方、シフト管理をITツールで行えば、端末さえあれば誰でも情報を確認できるようになります。自宅や出先からでもすぐに確認できるうえ、紛失のリスクもありません。
また、労務管理に特化したツールを選定すれば、勤務時間や給料の管理も効率化するので、管理者の業務負荷を軽減できます。たとえ正社員やパートといった多様な雇用形態の職員が入り組んでいる場合でも、スムーズな管理が実現するのです。
要介護者の見守り
要介護者の見守りも、ITツールによって改善できる内容です。
介護業においては、利用者の安全の確保は何よりも重要な業務です。ベッドや居室にセンサーを設置し、見守りシステムを導入すれば、センサーが利用者の状況を伝えてくれます。従来のように職員が常に対応する必要もなくなるので、業務負荷が軽減されます。
とくに、職員の数が少なくなりやすい夜間の介護フォローには最適なIT化だと言えます。
介護業のIT化に貢献するおすすめのツール
以下では、介護業のIT化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
IT化できる業務はさまざまですが、そのなかでも記録作業は頻発する業務のため、一度の改善でより多くの業務負荷を軽減できます。手書き作業からツールによるデジタル作業に切り替えるだけで、これまで処理にかかっていた時間を大幅に短縮できるのです。
ただし、記録作成に特化したツールは数多くありますが、ツール内に共有手段が備わっていないものを選択すれば、別途連絡を行わなければなりません。また、ITリテラシーによる抵抗感が発生しないように「ツールは全員が使えなければならない」は最低条件です。
つまり、「情報の作成・共有に過不足ない機能を持つシンプルなITツール」が求められます。たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、介護情報の管理から共有までを「誰でも」一元化できる情報共有ツールです。
Stockの「ノート」に直接情報を記載するだけで、介護記録や日報、共有事項など業務で必要な情報をすべて管理できます。さらに、記載された情報はすべてリアルタイムで同期されるので、時間や場所を問わず情報共有できるのもポイントです。
介護情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
介護のIT化を行うべき理由やメリットまとめ
ここまで、介護のIT化を行うべき理由やメリット・IT化実現を阻む原因について解説しました。
慢性的な人材不足に陥る介護業において、今ある労働力で業務を処理するには、ITツールを活用し円滑な業務連携や介護の質の向上が必要不可欠です。一方で、介護業におけるIT化の導入にはコストがかかり、職員の理解を得にくいという高いハードルがあるのです。
とくに、介護業では60代以上の高齢職員が多く存在しており、アナログでの業務遂行が日常的という環境下で、いきなりツールを入れても浸透しません。つまり、社員の理解を得るためにメリットを周知するはもちろん、利用するのに負担を感じないツール選定が必要になります。
たとえば、今回ご紹介したStockは、直感的な操作で誰でも簡単に情報共有ができ、65歳以上のITリテラシーの低い方でも問題なく使いこなせる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在150,000社以上に導入されており、業務のIT化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してIT化による業務改善を実現しましょう。
