マニュアルを活用すると、日頃該当業務に携わっていない社員でも、問題なく業務を進められるようになるため、多くの企業で導入が行われています。
しかし、屋外労働がメインである建設業においてなぜマニュアルが必要なのか、よく理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業におけるマニュアルの意義や作成手順から、おすすめのツールまでを解説します。
- 建設業でなぜマニュアル作成が重要なのか理解したうえで作成に取り掛かりたい
- 効果的なマニュアルを作成するために押さえるべきポイントが知りたい
- マニュアル作成に役立つITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、建設業におけるマニュアル作成の重要性を理解したうえで、効果的なマニュアル作成が行えるようになります。
目次
建設業におけるマニュアルの意義とは
建設業においてはマニュアルは、業務フローの最適化によりサービスや成果の品質を一定に保つ「業務標準化」や、現場での効率的な人材育成を行うために重要な文書です。
マニュアルを導入することで属人化していた業務が減り、作業内容が明らかになるうえ、ベテラン社員以外でも該当業務に取り組めるようになります。
また、今までは現場で目で見て覚えていたような業務も、事前にマニュアルを参考にしてから取り組めるようになるので、業務への理解度を高めた状態で仕事に臨めるようになります。
建設業のマニュアルに記載すべき代表的な項目
企業によって記載すべき内容や仕様には差がありますが、一般的には以下のような項目をマニュアルに記載する必要があります。
- 作業を行う目的
- 作業を行うべきタイミング
- 作業の大まかな流れ
- 詳細な作業手順
- 作業を行う際のコツや注意点
- 確認事項などのチェックリスト
目的やタイミングを明確にし、全体流れを事前に押さえたうえで作業フローに進む構成を立てておくことで、業務の全体像を把握しながら業務に取り掛かれるのです。
【建設業編】マニュアル作成による業務標準化の手順
以下では、マニュアル作成における業務標準化の手順を解説します。業務標準化の効率的に進めるためにも、以下の手順に沿って進めていきましょう。
対象業務を選定する
まずは、対象となる業務の選定を行いましょう。
いきなり社内のすべての業務を標準化するには莫大なコストがかかるうえ、社内への浸透もしづらく中途半端な結果に陥りやすいです。したがって、まずは対象を選定し、集中的な改善を施しながら標準化を段階的に進めていきましょう。
どの業務から標準化するかに悩む際は、行う担当者によって業務成果に差が生じてならないタスク（定型業務）を優先的に進めていくのがおすすめです。
業務フローを整理する
標準化する業務が定まったら、次は業務フローの整理を行います。
実際の作業担当者からオペレーション内容を確認し、作業手順すべての可視化を行います。このとき注意すべき点としては、一通りの作業の流れだけでなく、実行する際のコツや注意点がある場合はそれも盛り込むことです。
なぜなら、単なる作業手順だけでなく、その作業を円滑に進めるポイントまで理解できれば、作業に不慣れな社員でも同一品質での作業が行えるようになるからです。
また、整理する際はフローチャートや実際の機器の写真などを適宜挿入しておくと、見やすさが向上し業務の全体像がより把握しやすくなります。
マニュアルを作成する
業務フローの整理が完了したら、いよいよマニュアル作成に入ります。
これまでに整理した情報を抜け漏れがないように記載していきます。文章だけで構成されたマニュアルや、改行が適切に入れられていないマニュアルは視認性が低くなる原因にもなります。したがって、読み手にとって理解しやすい構成になっているかどうかを意識して作成しましょう。
また、マニュアルの読み手が作業に対してどれだけの知識を持っているかは事前に把握できません。したがって、未経験者であっても理解できるように「専門用語には解説をつける」「作業をより細分化して記載する」といった工夫を施しましょう。
内容の見直し・修正を加える
作成したマニュアルは定期的に内容を見直し、修正を加えていきましょう。
時間をかけて作成したマニュアルでも、読み手にとって伝わりにくいマニュアルでは意味がありません。また、業務の理解に繋がるようなマニュアルでも内容が古く、現状の作業方法とは異なっているという場合も同様です。
つまり、マニュアルは作成後も内容の見直しや加筆修正を行い、運用しなくては十分な効果が得られないのです。
したがって、現場からのヒアリングを定期的に行い、マニュアルの改善に努めていかなくてはなりません。
建設業でのマニュアル作成に役立つツール4選
以下では、建設業でのマニュアル作成に役立つおすすめのITツールを4選ご紹介します。
マニュアル作成では、作成後の運用も視野に入れた取り組みが大切です。たとえば、手書きでのマニュアル作成は簡単にできる一方で、内容の加筆修正が難しく視認性が低くなりやすい傾向があります。運用面を考慮するなら更新・修正の痕跡が残らず、マニュアルの視認性を保てるITツールでの作成がおすすめです。
しかし、導入したツールが利用者のITリテラシーに沿わなければ、現場での活用は促せません。とくに、建設業ではアナログな業務を好む業界の傾向があるゆえに、ツールへの抵抗感を持つ社員も多いです。こうした社員の負担を軽減するためにも、導入するツールは社内の誰もが確実に使いこなせる操作性を持つ必要があります。
すなわち、今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」のように、非IT企業の誰でも簡単にマニュアル作成・管理ができる情報共有ツールの利用一択です。
Stockの「ノート」にはテキスト・画像やファイルの挿入もでき、視認性の高いマニュアル作成が可能です。さらに、作成から管理までがすべてツール内で完結するので、マニュアルデータを別途メールで送付する手間もありません。
【Stock】最も簡単にマニュアル作成・管理ができるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【TEんDO】マニュアルの自動作成に特化
＜TEんDOの特徴＞
TEんDOはマニュアルの自動作成に特化したクラウドツールです。
対象のシステムを操作するだけで操作内容や操作画面のキャプチャが行え、効率的なマニュアル作成に貢献します。
＜TEんDOの注意点＞
- マニュアル作成以外には使えない
マニュアル作成に特化したツールであり、ほかの業務への転用はできません。
＜TEんDOの料金体系＞
- ベーシックプラン：74,800円/ユーザー/月
自動音声合成やマニュアルエディタの利用は別途料金が必要です。
【Dojo】2,600社以上に導入されているマニュアル作成ソフト
＜Dojoの特徴＞
Dojoは専門知識不要で誰でも簡単にマニュアル作成が行えるマニュアル作成ソフトです。豊富なテンプレートの活用によって誰が作っても統一感のあるマニュアルができるのが特徴です。
＜Dojoの注意点＞
- マニュアルの管理には特化していない
マニュアル作成は効率化する一方で、管理面には課題が残っており、「マニュアル運用点で懸念がある」というユーザーの声があります。
＜Dojoの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。
【Teachme Biz】ビジュアルベースのマニュアル作成サービス
＜Teachme Bizの特徴＞
Teachme Bizは写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルをクラウド上で作成・共有・管理運用できるサービスです。ビジュアルベースでのマニュアル作成ができるので、利用者の再現性が高いのが特徴です。
＜Teachme Bizの注意点＞
- ステップごとに必ず画像が必要
1ステップに対して必ず1枚の画像が必要なため、画像が不要な手順の記載時には、別途素材などを割り当てる必要があります。
＜Teachme Bizの料金体系＞
- スタータープラン：50,000円/月
- ベーシックプラン：100,000円/月
- エンタープライズプラン：300,000円/月
建設業におけるマニュアルの意義や作成手順まとめ
ここまで、建設業におけるマニュアルの意義や作成手順について解説しました。
建設業におけるマニュアルは、業務の標準化や人材育成に大きな影響を与える文書なので、読み手にとって分かりやすい構成が不可欠です。また、対象範囲を選定したうえで業務フローの整理や定期的な見直しを行い、マニュアルの適切な運用を心がけましょう。
しかし、いくら分かりやすいマニュアル作成ができたところで、そのマニュアルが社内で活用されていなければ作成した意味がありません。マニュアルの活用を促すためにも、検索性の低い紙媒体の管理ではなく、ITツールを活用したデジタル管理に移行しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、65歳以上の社員でもマニュアルの作成から共有・管理までを一元化できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に120,000社以上の企業へ導入されており、マニュアル運用の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の業務標準化を実現させましょう。
