社内外問わず、日々の業務の中でファイル共有をするシーンが多くあります。代表的なファイルにドキュメントファイルやExcelのファイルなどが挙げられますが、メールで共有する際、一度に多くのファイルを添付すると送信ができずにストレスを感じた方も多いのではないでしょうか。
 
そんなとき、「ファイル転送サービス」を利用すると、簡単に高速でファイルのやりとりができます。一方、サービスの選定時には法人でも使えるかどうか、さまざまな項目を比較検討しなければいけません。
 
そこで今回は、法人が使えるファイル転送サービスの比較ポイントやおすすめのツール、メリット・デメリットについてご紹介しますので、
 
  • 共有ファイルが多いとき、小分けにして送らざるを得ない状況から脱却したい
  • ファイルの共有方法がメールの手段しかなく、社内の情報共有にストレスを感じている
  • ファイル転送サービスを早急に決定したいが、どれが自社にマッチしているのかわからない
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適なファイル転送サービスがわかり、大量のファイルがスムーズに共有・整理できるようになります。
 
関連記事: 大容量ファイルを転送できるサービス7選【無料でも使える】


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

法人がファイル転送サービスを選ぶ際の比較ポイント

法人がファイル転送サービスを選ぶ際、有名なサービスや、とにかく安い・無料のサービスを選定してしまいがちです。しかし、以下でご紹介する「比較のポイント」を押さえることで、選んだサービスを長期的に活用でき、費用対効果が向上します。

セキュリティが強固か

情報漏洩があった場合、企業の信用に大きなダメージを与えてしまうので、セキュリティの強固さは必ず確認すべきポイントと言えます。
 
例えば、「通信内容が暗号化されているか」「特定の人のみアクセスできるか」などが挙げられます。送受信履歴を追うことができるサービスもあるので、自社を守るためにもセキュリティが強固なサービスを選定しましょう。
 
また、ダウンロードのためのURLが漏洩した場合に、不特定多数の人がアクセスできる状態になってしまうことも考えられます。そのため、パスワード設定はもちろん、ダウンロードの回数制限なども設定できると安心です。

送受信の操作が簡単か

導入を検討しているサービスの操作がわかりやすいかも確認しておきましょう。
 
特に、ファイルを受け取る人が簡単にダウンロードできるかは重要です。サービスの操作が難しく、社内リテラシーが大きく異なる職場では、社内外で共有しようとしても、ファイル共有に関する無駄なやりとりが発生してしまいます。
 
このようなケースを防止するため、例えば、ファイル共有サービスのStockのような、誰でもすぐに使いこなすことができるサービスを選定すると、社内・業界リテラシーを問わずに使用できます。
 
スムーズな共有ができずに、送信者・受信者ともにストレスとならないようなツール選定が必要です。

容量の制限があるか

ファイル転送サービスのプランによっては容量の制限がありますので、容量の制限がどれほどかも重要な比較ポイントです。
 
もちろんサービスによって容量も異なるうえ、自社でサービスを使う人数や使用頻度から想定される容量を試算しておく必要があります。
 
そのため、頻繁に送るであろうファイルの容量を事前に確認し、その容量に対してサービスが対応可能かどうか確認しておくのがおすすめです。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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法人で使えるおすすめファイル転送サービス8選

以下では、法人も使えるファイル転送サービスのおすすめを8選ご紹介していきます。
 
サービスごとに機能や特徴が異なるので、まずは無料プランでサービスを比較検討し、小さな規模でスモールスタートを切ることをおすすめします。
 
一方、上述の比較ポイントであるセキュリティや操作のわかりやすさ、容量のポイントを網羅し、非IT企業でも業界・業種問わず、すぐに使えるサービスを重視するのであればStockという情報共有サービス一択です。
 
ストレージ容量も使用人数やプランによって柔軟に対応できます。セキュリティも法人のプランでは2段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限やファイルの添付制限まで備わっています。
 
また、Stockは単にファイルを共有するだけのサービスではなく、ノート形式で「ファイル」と「関連する情報」をテキストで簡単に残せます。そのため、ファイル転送はもちろん、マニュアルを共有したり、営業に必要な各種資料一式をノートへ簡単に格納したりできるので、あらゆる情報共有のストレスを解消します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

GigaFile(ギガファイル)便

GigaFile(ギガファイル)便のトップページ

GigaFile(ギガファイル)便は、無料かつユーザー登録で大容量のファイルを転送できるサービスです。

<GigaFile(ギガファイル)便のポイント>

  1. 容量200GBまで対応
    他サービスよりも圧倒的に大容量のファイルを転送できます。
  2. ユーザー登録不要
    ユーザー登録不要で使えるため、アップロードして専用URLを発行するだけで転送が可能です。

<GigaFile(ギガファイル)便を使う上で気をつけたい点>

  1. 広告が多い
    アップロード画面やダウンロード画面に広告が多く、実際に操作するボタンなどが分かりにくいです
 


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データ便

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データ便は、通常の転送方法の他、セキュリティが充実した「セキュリティ便」の利用もできるファイル転送サービスです。

<データ便のポイント>

  1. 高セキュリティな状態で転送できる
    ファイルを受け取るときに、送信者の確認がないと受け取れない仕組み(設定)で情報を転送できます。

<データ便を使う上で気をつけたい点>

  1. 会員登録しない場合は500MBまでしか送れない
    会員登録をしない場合は、500MBまでしか転送できません。
 


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Filemail

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Filemailは、ダウンロード用のURLを送るだけでなく、メールとして大容量のファイルを転送できるサービスです。

<Filemailのポイント>

  1. 無料でも30GBのファイル転送が可能
    会員登録は必要ですが、無料で30GBまでのファイルを転送できます
  2. メール形式での転送が可能
    ダウンロードURLを発行する以外に、メール形式でファイルの転送ができます。

<Filemailを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語化されていない箇所がある
    海外サイトで一部日本語化されていますが、英語のままの部分もあるため、操作に迷うことがあるかもしれません。
 


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GigaCC

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GigaCCは、企業間のセキュアなファイル共有サービスです。

<GigaCCのポイント>

  1. 6年連続実績No.1
    企業間のファイル転送・共有サービスで実績No.1です。
  2. 充実した管理者機能
    ログ管理や利用制限などを細かく設定できます。

<GigaCCを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期費用がかかる
    どのようなプランでも初期費用が5万円以上かかるため、大企業での導入がメインとなっています。
 


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Smooth File

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Smooth Fileは、ユーザー数無制限で、大容量データの転送を安全かつ簡単にできる企業向けのサービスです。

<Smooth Fileのポイント>

  1. ユーザー数無制限
    ユーザー数を気にすることなく利用できるため、どのような会社の規模でも安心して利用できます。
  2. 4ヶ国語対応
    日本語、英語、中国語、韓国語に対応しており、外国企業との共有にも役立ちます

<Smooth Fileを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用料金が高い
    5GBプランから利用できますが、初期費用54,000円+月額費用27.000円と、利用料金が高額です
 


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tenpu

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tenpuは、背景に好きなビジュアルを入れてファイルを送ることができるファイル転送サービスです。

<tenpuのポイント>

  1. 背景に好きなビジュアルを挿入できる
    単にファイルを転送するだけでなく、自分らしさを相手に伝えることができます。
  2. 有料プランにすれば独自ドメイン設定なども可能
    有料プランにすることで自社向けのカスタマイズをができます。

<tenpuを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランはあくまでファイル転送がメイン
    tenpuの特徴を使いこなす場合には、有料プランにする必要があります
 


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活文 Accelerated File Transfer

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活文 Accelerated File Transferは、日立ソリューションズが提供する、海外との大容量高速転送が可能なファイル転送・データ送受信サービスです。

<活文 Accelerated File Transferのポイント>

  1. 世界50ヶ国以上での導入実績
    多言語対応されており、日本から海外への転送はもちろんのこと、世界での導入実績も豊富です
  2. 大容量データでも海外に高速転送可能
    数十GBのファイルを海外に送る場合でも、高速転送が可能です。

<活文 Accelerated File Transferを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用料金が高額
    海外に拠点があるような企業がメインとなるため、利用料金が高額で、詳細な金額は問い合わせをする必要があります。
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル転送サービスとは?

メールで送信できるファイル容量には制限があるため、大容量のファイルを送受信する際に使われるのが、ファイル転送サービスです。
 
ファイルを送る人はクラウド上にアップロードし、受け取る人が共有されたリンクからダウンロードするいった形で利用します。
 
多くの画像ファイルのように大容量でも高速でダウンロードできるため、スムーズな送受信ができるようになっています。
 
関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!


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ファイル転送サービスのメリット

今までファイル共有はメールでしか行ってこなかったという企業でも、ファイル転送サービスを使うことで、以下でご紹介する3つのメリットが享受できます。

大容量ファイルを簡単に送受信できる

ファイル転送サービスでは、ほとんど容量を気にせずに大容量のファイルでも簡単に送受信できます。
 
今までメールやSDカードなどでの共有方法が一般的であり、小分けにしてしか送ることができなかったファイルであっても、ファイル転送サービスを使うことで一度に大量のファイルを転送できます。そのため、ファイル共有にかかっていた時間が削減でき、効率化が可能です。
 
また、クラウド上にデータを保存するので、PCの容量を圧迫することもありません。

導入・運用コストを削減できる

ファイル転送サービスを導入すると、初期費用などの導入コストや、その後の運用に関わるコストを削減できます。
 
ファイル共有サービスを自社で開発したり、非IT企業の場合は外注したりしようとすると、多額の費用がかかってしまううえ、社内で開発したサービスが浸透するまでにも時間的コストがかかります。
 
また、基本的にはオンラインに接続して使用するサービスのため、定期的なアップデートが必要になるとさらにコストがかかってしまうでしょう。
 
しかし、ファイル転送サービスの運用コストは月額課金のみであり、メンテナンスなどはベンダーが行うので、完成品を使うとあらゆるコストを削減できます。


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ファイル転送サービスのデメリット

ファイル転送サービスは導入するだけでさまざまなメリットを享受できますが、一方でデメリットもあります。比較ポイントにも関わる部分となりますので、両者を総合的に把握しておくのがポイントです。

セキュリティレベルがサービスに一任される

セキュリティに関してはサービス開発元のベンダーありきとなってしまうので、自社のセキュリティレベルにマッチしたサービスを選定する必要があります。そのため、無料で無制限でファイルが共有できるからといって、自社のセキュリティレベルに達していない可能性も十分にあります。
 
特に、個人情報をはじめとした秘匿性の高い情報を取り扱う場合は、有料プランであっても万が一に備えてセキュリティが強固なサービス・プランを選択するのが望ましいです。

社内での運用体制の整備が必要

今までファイル転送のやり方が統一されていなかった部署やチームにITツールを導入するので、混乱を招く可能性を想定し、運用体制を整備しておくことが重要です。
 
さらに、ITツールに関する社内リテラシーがバラバラであると、効果的な運用ができるまでにどうしても時間がかかります。そのため、ツールは誰でもすぐに使えるわかりやすいものを選ぶのはもちろん、運用に乗せるための教育体制はあらかじめ決めておきましょう。


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法人で使えるファイル転送サービスの比較まとめ

これまで、法人で使えるファイル転送サービスの比較ポイントやおすすめツールなどをご紹介してきました。選定の際の比較ポイントは以下となります。
 
  • セキュリティが強固か
  • 送受信の操作が簡単か
  • 容量の制限があるか
また、ファイル転送サービスを使いこなすことで業務効率化ができるという大きなメリットがあるものの、セキュリティや運用体制の確認や整備をしておく必要があります。自社の予算や教育リソースなども考慮して、ツールの選定をしていきましょう。
 
今回ご紹介したファイル転送サービスのひとつであるStockは非IT企業でも、導入したその日から業務効率化が実現できる、導入実績70,000社以上を誇るサービスです。
 
利用は無料から1ヶ月機能制限なしで使えるうえ、登録も1分で完了するので、ぜひStockでファイル共有の煩わしさを解消しましょう。
 
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