日々の業務の進捗状況を正確に把握し、計画通りに進行させるにはスケジュール管理が不可欠です。スケジュールを適切に管理することは、生産性の向上やプロジェクトの成功などにつながります。
しかし、「スケジュールを紙やExcelに記入するのはめんどくさい」「スケジュールを立ててもその通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説します。
- 社員がスケジュール管理を上手くできない原因を知りたい
- スケジュール管理が上手い人の特徴を把握して参考にしたい
- 簡単にチームでスケジュール管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理を改善する方法や、チーム単位でもスケジュールをうまく管理するやり方が分かります。
目次
チームでのスケジュール管理が必要な理由とは
チームでのスケジュール管理が必要な理由には「作業の効率化」や「生産性の向上」が挙げられます。
スケジュール管理をすると、先の見通しが立って作業の優先度を決められるため、作業がスムーズです。逆に、スケジュール通りに作業が進まない場合には、どこに原因があるのかを分析して、改善を図ることができます。
また、チームプロダクトの場合、スケジュールを共有することで、生産性の向上が期待できます。たとえば、「誰が・いつまでに・何をするのか」をお互いに把握できていると、メンバー同士が連携しやすいです。
このように、チームでの作業を円滑に進め、業務時間を最大限活用するためには、適切なスケジュールの管理・共有が必須だと言えます。
スケジュール管理ができない原因4選
以下では、スケジュール管理ができない4つの原因をご紹介します。原因を把握すれば適切に対処できるため、確実に押さえましょう。
（1）時間の見積もりができていない
1つ目の原因は、時間の見積もりができていないことです。
スケジュールを組むとき、タスクごとの所要時間を把握していなければ期日から適切に逆算できません。その結果、タスクに追われてスケジュールが後ろ倒しになり、計画通りに進まなくなってしまうのです。
とくに、チームで取り組む場合、自身の作業時間だけでなく、ほかのメンバーの作業時間も見積もっておかなければ、上手く連携できません。したがって、スケジュールを組む段階で「どれほど時間がかかりそうか」を考慮し、余裕をもった計画を立てましょう。
（2）タスクの設定が粗い
2つ目の原因に、タスクの設定が粗いことが挙げられます。
作業量の多いタスクを細分化せずに取り組むと、各タスクの作業内容が膨大になり「めんどくさい」と感じる要因になります。また、タスクの優先順位をつけなければ、期日目前に緊急度の高いタスクへ着手する事態になりかねません。
そこで、スケジュールを立てる前に、タスクを細く分類し優先順位をつけましょう。緊急性・重要性を軸にして優先順位をつけると、今やるべきことが明確になるため、何から手を付けるか悩む時間を削減できます。
（3）管理・共有する仕組みが整っていない
3つ目の原因は、スケジュールを管理・共有する仕組みが整っていないことです。
たとえば、紙やExcelでの管理は、スケジュールを更新しづらいのでメンバーが面倒だと感じやすいです。そのため、「上司が催促しなければ、部下が報告しない状態」が生まれ、結果として、マネジメント側のストレスにもつながります。
つまり、チームを円滑に運営するためには適切なスケジュール管理ツールが必要であると言えます。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、チーム内で進捗やタスクに関する情報を管理・共有でき、情報の更新も簡単です。
（4）社内コミュニケーションが不足している
4つ目の原因は、社内コミュニケーションが不足していることです。
チームでの業務で情報共有や報告の機会が少ないと、メンバーが異なる認識でタスクや作業を進める可能性があります。たとえば、各メンバーでタスクの期限や作業手順の認識が異なると、計画とのズレが大きくなり、スケジュール管理が面倒になります。
したがって、社内でのコミュニケーションを活発にする必要があるのです。しかし、口頭での報告だけでは、チーム全員の時間を合わせる必要があり、頻繁にコミュニケーションを取れないため、オンライン上でもやりとりしやすい環境を整えるべきです。
【必見】めんどくさいスケジュール・タスク管理を円滑にするツール
以下では、めんどくさいスケジュール・タスク管理を円滑にするツールをご紹介します。
スケジュール管理をするうえで大切なのは「全員のタスクを可視化する」ことです。チーム内でタスクを把握していると、仕事の遅れや抜け漏れに気づきやすくなるため、問題の早期発見につながります。
しかし、紙やExcelを使ったスケジュール管理は、チーム内での情報共有に時間がかかるだけでなく、管理場所がバラバラになり情報が散在しやすいです。そこで、進捗状況などのあらゆる情報を一元管理し、即共有できるITツールを導入しましょう。
結論、スケジュール・タスク管理には、ノート形式でチームのスケジュールを管理・共有し、シンプルなタスク機能を備えたツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、スケジュールなどの業務情報を直感的に残せるので、スケジュール管理が苦手な社員でも安心です。また、「タスク機能」では自分のタスク管理だけでなく、ほかのメンバーにもタスクを依頼できるためチームのタスクの可視化に最適です。
スケジュール管理ができない人こそ使うべきツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スケジュール管理の悩みを解消する方法4選
以下では、スケジュール管理の悩みを解消する方法4選をご紹介します。スケジュール通りに仕事を進められない状況を、すぐに改善したい方は必見です。
（1）タスクの設定時間に余裕を持たせる
はじめに、タスクの設定時間に余裕を持たせることが大切です。
タスクの作業時間だけでスケジュールを決めると、予定外の仕事が入ったときにタスクが後ろ倒しになって「スケジュール通りに進められないストレス」がかかります。あらかじめ余白を含めて計画しておけば、突発的な作業が発生しても全体の予定が崩れにくくなります。
したがって、スケジュールを立てるときは休憩や移動、個人のキャパシティといった要素を考慮しましょう。
（2）タスクの細分化・優先順位づけをする
次に、タスクの細分化・優先順位づけも重要です。
タスクを細分化するときは、具体的な作業レベルにまで落とし込む必要があります。たとえば、打ち合せ資料を作成する場合は「〇〇の情報収集をする」「下書きをする」「上司に確認してもらう」などの作業に細分化しましょう。
また、優先順位づけには、以下の「アイゼンハワーマトリクス」が有効です。重要度と緊急度の軸でタスクを分類するので、優先して処理すべきタスクがすぐに分かるのです。
以上のように、タスクを細分化して優先順位をつけると、スケジュールがより具体的になって「何から手を付けるべきか分からない状況」が改善します。
（3）スケジュール管理の方法を統一する
次に、チームでスケジュール管理の方法を統一しましょう。
メンバー間でスケジュール管理の方法が異なると「誰が何をしているのか」が不透明になってしまいます。また、統一するにしても紙やExcelなどの方法では、更新が面倒なので放置されかねません。
そこで、スケジュール管理の方法を「タスク管理アプリ」に統一すれば、担当者はチーム全員の予定が簡単に把握できます。また、「Stock」のようなシンプルなツールであれば、誰でも操作に迷うことなく使えるためおすすめです。
（4）円滑なコミュニケーションを図る
最後に、チーム内での円滑なコミュニケーションも不可欠です。
こまめにコミュニケーションをとるチームは、タスクの遅れにも気づきやすいです。さらに、立て直し方のアドバイスや処理のフォローなどもスムーズにできます。
このように、チームでの円滑なコミュニケーションは「タスクの遅れに素早く気づく」「気づいたらすぐにメンバーのフォローに回る」といった行動を促し、ストレスのないスケジュール管理に役立つのです。
スケジュール管理が上手い人の特徴とは
スケジュール管理が上手い人は以下の3つの特徴があります。
- タスク管理をルーティン化している
- 各タスクの時間を把握している
- 立てたスケジュールを定期的に見直している
タスクの細分化や優先順位などのタスク管理作業をルーティン化すると、面倒な作業や抜け漏れやすい作業も忘れる心配がありません。ルーティンを社内で徹底すれば、社内の誰もが適切なスケジュール管理を実施できるようになります。
各タスクにかかる時間を把握していると、より現実的なスケジュールを立てられます。また、時間を計りながら作業をすると、予定時間と実際の作業時間を比較でき、遅れに気づきやすいです。
業務を進める中で、タスクの優先順位やチームの進捗状況は変化するため、状況に合わせて定期的にスケジュールを見直す必要があります。
以上のポイントを参考に、社内のスケジュール管理やタスク管理を改善しましょう。
スケジュール管理ができない原因と解消方法まとめ
ここまで、スケジュール管理ができない原因と解消方法を中心にご紹介しました。
スケジュール管理のストレスや面倒を放置すると、チームの予定が不透明になり、タスクの抜け漏れや遅延につながってしまいます。そのため、まずは「細かいタスクを設定・共有して、確実に処理する仕組み」を整えましょう。
ただし、紙やExcelでの共有は手間がかかるだけでなく、管理場所がバラバラになりがちで、スケジュールを見返すのが面倒です。そこで、チームのスケジュールを一か所で管理し、リアルタイムで共有できるツールを導入しましょう。
結論、社内のスケジュール管理には、スケジュールなどの社内のあらゆる情報を一元管理・共有し、タスク機能も備えたツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、面倒なスケジュール管理から脱却しましょう。
