日々の業務を効率的に進めるにはスケジュール管理が不可欠です。また、個人だけでなくチームでスケジュールの管理方法を統一すると、予定調整やタスク配分が簡単になります。
一方、「スケジュールを紙やExcelに記入するのはめんどくさい」「スケジュールを立ててもその通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チームのスケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説します。
- 面倒なスケジュール管理を円滑化させる方法が知りたい
- チームのスケジュール管理が上手くいかない原因が分からない
- スケジュールだけでなく、メンバーのタスク管理方法も改善したい
という方はこの記事を参考にすると、チームのスケジュール管理がなぜ必要なのかが分かり、円滑にスケジュールを組めるようになります。
目次
チームのスケジュール管理が必要な理由とは
スケジュール管理が必要な理由には「作業の効率化」や「生産性の向上」が挙げられます。
スケジュール管理をすると、先の見通しが立って作業を効率的に進められます。逆に、スケジュール通りに作業が進まない場合には、どこに原因があるのかを分析して、改善を図ることができるのです。
また、チームプロダクトの場合、スケジュールを共有することで、生産性の向上が期待できます。たとえば、「誰が・いつまでに・何をするのか」をお互いに把握できていると、メンバー同士が連携しやすくなるうえ、一人ひとりのオーナーシップ向上にもつながるのです。
このように、チーム全体の仕事を効率的や生産性を進めたり、当事者意識を持って取り組んだりするためには、適切なスケジュールの管理・共有が必要なことが分かります。
＜必見＞めんどくさいスケジュール管理を円滑化する解消方法とは
以下では、スケジュール管理を円滑化する解消方法をご紹介します。
スケジュール管理をするうえで大切なのは「全員のタスクを可視化する」ことです。全員のタスクが可視化していると、仕事の遅れや抜け漏れに気づけないということも少なくなるのです。
そこで、チームでスケジュールを共有し「誰が何をしているか」を明確にすることが大切です。ただし、紙やExcelでは更新が面倒なので、チーム全員のタスクが一目で分かる「タスク管理アプリ」を使いましょう。
結論、必要な機能に過不足がなくシンプルで、誰でも直感的にタスク管理できるアプリ「Stock」が最適です。
Stockでは、直感的な操作で「タスク」を設定できるだけでなく、ほかのメンバーにタスクを依頼したり、一覧表で確認したりすることも可能です。また、タスクはあらゆる情報を残せる「ノート」に紐づいているため、話題が入り乱れず、詳細もすぐに確かめられます。
面倒なスケジュール管理をすぐに解決できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チームのスケジュール管理がめんどくさい原因4選
以下では、チームのスケジュール管理がめんどくさい4つの原因をご紹介します。原因を把握すれば適切に解消できるため、確実に押さえましょう。
（1）時間の見積もりができていない
1つ目の原因は、時間の見積もりができていないことです。
スケジュールを組むとき、タスクごとの所要時間を把握していなければ期日から適切に逆算できません。その結果、タスクに追われてスケジュールが後ろ倒しになり、スケジュール管理を面倒に感じてしまうのです。
特に、チームで取り組む場合、自身の作業時間だけでなく、ほかのメンバーの作業時間も見積もっておかなければ、上手く連携できません。したがって、スケジュールを組む段階で「どれほど時間がかかりそうか」を考慮し、余裕をもった計画を立てましょう。
（2）タスクの設定が粗い
2つ目の原因に、タスクの設定が粗いことが挙げられます。
作業量の多いタスクを細分化せずに取り組むと、作業内容が膨大になり「めんどくさい」と感じる要因になります。また、タスクの優先順位をつけなければ、期日目前に緊急度の高いタスクへ着手する事態になりかねません。
そこで、スケジュールを立てる前に、タスクを細かい作業に分けて優先順位をつけましょう。緊急性・重要性を軸にして優先順位をつけると、今やるべきことが明確になって「めんどくさい」と感じる心配もなくなります。
（3）管理・共有する仕組みが整っていない
3つ目の原因は、スケジュールを管理・共有する仕組みが整っていないことです。
たとえば、紙やExcelに記入するやり方は、スケジュールを更新しづらいので、メンバーがめんどうだと感じやすいと言えます。そのため、「上司が催促しなければ、部下が報告しない状態」が生まれ、結果として、マネジメント側のストレスにもつながるのです。
以上のように、スケジュールを管理・共有できる仕組みが適切でないと、マネジメント側・メンバー側の双方が「スケジュール管理は面倒だ」となってしまう点に注意しましょう。
（4）社内コミュニケーションが不足している
4つ目の原因は、社内のコミュニケーションが不足していることです。
コミュニケーションが不足している場合、メンバー同士の認識がズレやすく、スケジュールを何度も調整する事態になりかねません。一方、コミュニケーションが活発なチームでは意思疎通がしやすいため、スケジュール管理もスムーズになります。
ただし、口頭やメールでは非効率なので、メンバーのタスクがリアルタイムで確認できる「タスク管理アプリ」を使いましょう。とくに、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなアプリであれば、シンプルなので非IT企業にも最適です。
チームにおけるスケジュール管理を解消する方法4選
以下では、スケジュール管理を解消する方法を4つご紹介します。スケジュール通りに仕事を進められない状況を、すぐに改善したい方は必見です。
（1）余裕を持ってタスクに取り組む
はじめに、時間に余裕をもってタスクに取り組むことが大切です。
タスクの作業時間だけでスケジュールを決めると、予定外の仕事が入ったときにタスクが後ろ倒しになって「スケジュール通りに進められないストレス」がかかります。
したがって、スケジュールを立てるときは休憩や移動、個人のキャパシティといった要素を必ず考慮しましょう。
（2）タスクの細分化・優先順位づけをする
次に、タスクの細分化・優先順位づけも重要です。
タスクを細分化するときは、具体的な作業レベルにまで落とし込む必要があります。たとえば、打ち合せ資料を作成する場合は「〇〇の情報収集をする」「下書きをする」「上司に確認してもらう」などの作業に分解しましょう。
また、優先順位づけには、以下の「アイゼンハワーマトリクス」が有効です。重要度と緊急度の軸でタスクを分類するので、優先して処理すべきタスクがすぐに分かるのです。
以上のように、タスクを細分化して優先順位をつけると、スケジュールがより具体的になって「何から手を付けるべきか分からない状況」が改善します。
（3）スケジュール管理の方法を統一する
次に、チームでスケジュール管理の方法を統一しましょう。
メンバー間でスケジュール管理の方法が異なると「誰が何をしているのか」が不透明になってしまいます。また、統一するにしても紙やExcelなどの方法では、更新が面倒なので放置されかねません。
そこで、スケジュール管理の方法を「タスク管理アプリ」に統一すれば、担当者はチーム全員の予定が簡単に分かります。また、アプリであれば「対応中」や「完了」といった、タスクのステータスも簡単に更新できるのです。
ただし、高度な機能が豊富に搭載されたアプリは直感的に操作できず、結局使われなくなります。したがって、誰でも即日で使いこなせる「Stock」のような、シンプルなアプリを選びましょう。
（4）円滑なコミュニケーションを図る
最後に、チーム内での円滑なコミュニケーションも不可欠です。
こまめにコミュニケーションをとるチームは、タスクの遅れにも気づきやすいです。さらに、立て直し方のアドバイスや処理のフォローなどもスムーズにできます。
このように、チームでの円滑なコミュニケーションは「タスクの遅れに素早く気づく」「気づいたらすぐにメンバーのフォローに回る」といった行動を促し、ストレスのないスケジュール管理に役立つのです。
スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法まとめ
ここまで、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を中心にご紹介しました。
スケジュール管理のストレスや面倒を放置すると、チームの予定が不透明になり、タスクの抜け漏れや遅延につながってしまいます。そのため、まずは「細かいタスクを設定・共有して、確実に処理する仕組み」を整えましょう。
ただし、紙やExcelでは共有方法の統一に手間がかかり、タスクのステータス更新も面倒です。したがって、全員のタスクをリアルタイムで確認・更新できる”タスク管理アプリ”を導入すべきなのです。
したがって、社内で使うべきなのは非IT企業の65歳の方でも、簡単に使いこなせるアプリ「Stock」一択です。Stockはシンプルなので、操作のストレスなくすぐにタスク管理をはじめられます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒なスケジュール管理から脱却しましょう。
