中小企業に対しても働き方改革関連法が施行された現在、限られた時間内で高い成果を出すには「営業の効率化」が不可欠です。営業を効率化すれば少ない労働時間でも高い売上を期待できるようになります。
しかし、営業効率を上げたいと感じていても「具体的にどのような方法が効果的なのか分からず行動に移せていない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業業務を効率化する方法7選と生産性を高めるポイントを中心にご紹介します。
- 日報作成や案件管理に時間を取られて商談準備に手が回らない営業担当者
- ノウハウが個人管理になっており、引き継ぎができていない営業マネージャー
- 情報が複数ツールに分散し、必要な情報を探すのに時間がかかっている営業チーム
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすれば、営業の効率化には「業務時間を増やすこと」ではなく、「日報作成や案件管理を効率化して営業活動に集中すること」が重要であると理解できます。
目次
営業業務が非効率になる原因
以下では、営業業務が非効率になる原因を解説します。「自社の営業業務が効率的に進まない原因が分からない」という方は必見です。
情報が分散している
1つ目は、情報が分散しているためです。
顧客情報や商談履歴が紙やメール、Excelなど複数のツールに分散していると、必要なときに必要な情報がどこにあるか分からず、検索に時間がかかってしまいます。
その結果、商談の準備や資料作成にかける時間がなくなり、提案の質が低い状態で商談を迎えてしまい、十分な成果が出せないのです。
業務が属人化している
2つ目は、業務が属人化しているためです。
営業活動の進め方や顧客対応の履歴が担当者個人の知識や経験に依存していると、ほかのメンバーが状況を把握できず、必要な情報を得るたびに担当者へ確認しなければなりません。また、担当者が不在の場合は顧客対応や案件対応が滞るリスクも高まります。
こうした状態では、情報共有や案件対応に余計な工数が発生し、営業活動に使える時間が減ってしまうため、営業業務が非効率になるのです。
事務作業が多い
3つ目は、事務作業が多いためです。
営業担当者は商談や顧客対応だけでなく、日報作成や案件管理、見積書作成などの事務作業も担当しています。しかし、これらの業務に多くの時間を費やしていると、本来注力すべき商談準備や顧客への提案活動に十分な時間を確保できなくなります。
その結果、売上に直結する営業活動の時間が減少し、限られた時間で成果を出しにくくなるため、営業業務が非効率になるのです。
営業業務の効率化で得られるメリット
以下では、営業業務の効率化で得られるメリットを解説します。「自社の営業業務を効率化して得られるメリットを具体的に想像できていない」という方は必見です。
担当者の負担軽減
1つ目のメリットは、担当者の負担を軽減できることです。
日報作成や案件管理といった事務作業を効率化することで、営業担当者は事務作業に時間を取られることなく、本来の業務である商談やその準備に集中できます。
その結果、商談の準備や資料作成に十分な時間をかけられるため、質の高い提案を準備でき、商談の成約率の向上も期待できます。
引継ぎがスムーズになる
2つ目のメリットは、引継ぎがスムーズになることです。
営業担当者の異動や退職が発生すると、商談履歴や顧客情報をすべて引き継ぐ必要があり、多くの時間がかかります。
そのため、商談履歴や顧客情報を共有する仕組みをあらかじめ整えておくことで、引継ぎのときに都度説明する必要なくスムーズに情報を確認できるようになるのです。
顧客満足度の向上
3つ目のメリットは、顧客満足度の向上が期待できることです。
営業業務を効率化すると、顧客情報や商談履歴をすぐに確認できるようになり、問い合わせや要望に対して迅速に対応しやすくなります。また、担当者が変わった場合でも過去のやりとりを把握できるため、顧客は何度も同じ説明をする必要がありません。
その結果、顧客一人ひとりに合わせた対応を継続的に実施できるようになり、顧客満足度の向上につながるのです。
営業業務を効率化する方法7選
以下では、営業業務を効率化する方法7選をご紹介します。営業業務を効率化する具体的な方法を知りたい方は必見です。
営業外業務を外注する
1つ目は、営業外業務を外注することです。
日報や顧客情報の管理など事務作業を他部署に依頼すると、営業担当者は商談や顧客対応にかけられる時間が多くなります。
その結果、商談や顧客対応だけに集中できるため、質の高い提案内容で商談を迎えられ、商談の成約率の向上を期待できます。
営業KPIを明確にする
2つ目は、営業KPI（中間目標）を明確にすることです。
営業活動において、売上や成約件数といった最終的な成果のみを目標とすると、途中経過が見えず、あとから振り返ったときにどこでどの点を改善するべきか分からなくなってしまいます。
そこで、「アポ数」「提案数」「成約数」などを営業KPIとして明確にすると、営業プロセスごとのボトルネックを特定し、的確な改善施策を実施できるため、営業活動を効率化できるのです。
業務を標準化する
3つ目は、業務を標準化することです。
営業担当者によって提案や顧客対応の方法が統一されていないと、案件ごとに対応品質にバラつきが生じ、成果の再現性が低くなってしまいます。
そのため、営業活動の方法は誰でも確認できるように共有し、最も成果が期待できる方法で統一することが重要です。
営業マニュアルを作成する
4つ目は、営業マニュアルを作成することです。
営業プロセスが明文化されていないと、担当者ごとに対応品質にバラつきが生じるほか、新しく入ってきた社員には都度口頭で説明する必要があります。結果、本来の業務である営業活動に十分に時間を使えなくなり、品質が下がる原因になるのです。
そのため、営業プロセスはマニュアル化し、いつでも・誰でも確認できる状態で管理しましょう。
タスクに優先順位をつける
5つ目は、タスクに優先順位をつけることです。
タスクに優先順位をつけないと、緊急性の低いタスクを優先してしまい、翌日の商談の準備など本当に重要なタスクが期日に間に合わなくなってしまいます。
そのため、タスクには優先順位をつけ、緊急性の高いタスクから取り組みましょう。
情報共有しやすい仕組みを整える
6つ目は、情報共有しやすい仕組みを整えることです。
情報共有しやすい仕組みがないと、顧客情報や商談履歴が担当者ごとに管理されるため、必要な情報を確認するたびに担当者へ問い合わせなければなりません。また、担当者が不在だと顧客対応や案件対応が滞るほか、同じ内容を何度も共有する手間も発生します。
そのため、顧客情報や商談履歴、提案資料などの営業情報は、必要な人がいつでも確認できる状態で共有することが重要です。情報共有しやすい仕組みを整えることで、情報を探す時間や確認の手間を削減でき、営業業務の効率化につながります。
ITツールを活用する
7つ目は、ITツールを活用することです。
ITツールを活用すると、顧客情報や商談履歴、営業日報などを一元管理できるため、必要な情報を探す時間を減らせます。また、過去の対応履歴もすぐに確認できるため、手間をかけずに引継ぎや情報共有を進められるのです。
その結果、営業担当者が商談準備や顧客対応に集中できるようになります。たとえば「Stock」では、ノート形式であらゆる情報を記録・リアルタイム共有できるので、日報や引継ぎノートとしても役立ちます。
営業業務の効率化に役立つおすすめのツール
以下では、営業業務の効率化に役立つおすすめのツールを紹介します。
営業業務が非効率な状態のままだと、顧客対応よりも日報作成や案件管理に時間を取られてしまいます。また、顧客情報や商談履歴が担当者ごとに管理されるため、引き継ぎ時の情報抜け漏れや、過去情報を探しに時間がかかり続ける恐れがあるのです。
しかし、Excel・メール・チャットなど複数のツールで情報を管理している場合、情報が分散しやすくなります。さらに、営業担当者ごとに管理方法が異なると、チーム全体で情報を共有しづらくなり、属人化を解消することは簡単ではありません。
そこで、「営業情報を一元管理できるツール」を導入すれば、顧客情報や商談履歴をすぐに確認できるようになり、情報共有や引き継ぎもスムーズになります。その結果、本来注力すべき営業活動に集中できるのです。
そこでおすすめなのが、営業日報・顧客情報・商談履歴を簡単に共有できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」の情報に即アクセスできるほか、「メッセージ」や「タスク」を紐づけて管理できるため、情報が散らばりません。また、スマホからも手軽に確認できるので、外出先でも必要な情報をすぐに確認・共有できます。
最も簡単に営業業務を効率化できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
営業効率化に成功した企業事例3選
以下では、営業効率化に成功した企業事例を3つご紹介します。以下を参考に自社の営業業務を効率化して、企業全体の成果を向上させましょう。
株式会社谷貝食品の事例
株式会社谷貝食品では、営業日報の作成・共有に「Stock」を活用しています。
同社は以前、営業日報を紙ベースで管理していましたが、帰社してからでないと日報を作成・共有できないことに不便を感じていました。
そこで、情報共有ツールの導入自体が初めてでしたが、ITが苦手でも使いやすい点が決め手となり、「Stock」の導入を決めました。
その結果、営業日報を共有するために帰社する必要がなくなり、業務全体の生産性が向上しました。また、「Stock」はスマホからも利用できるため、出先でも簡単に営業日報を作成・確認できるようになりました。
株式会社京阪工技社の事例
株式会社京阪工技社では、案件情報の管理に「Stock」を活用しています。
同社は以前、電話やメールで案件情報の共有をしていましたが、人によって共有の方法がバラバラで一元的に管理できないことに不便を感じていました。
そこで、案件情報を管理できるツールを探していたところ「Stock」を知り、導入を決めました。
その結果、外出先でもリアルタイムで案件状況を確認できるようになったほか、複数案件が同時進行していても簡単に管理できるようになりました。また、「Stock」はシンプルなツールのため、ITツールに抵抗があるスタッフでもすぐに使えるようになりました。
株式会社ビット・トレード・ワンの事例
株式会社ビット・トレード・ワンでは、複数案件の情報管理に「Stock」を活用しています。
同社では以前、ファイルサーバーやチャットツールを使っていましたが、並行する複数の案件を上手く管理できませんでした。
そこで、「Stock」を知り、無料トライアルを試したところ簡単に複数案件の情報管理ができたため、導入を決めました。
その結果、複数案件があっても簡単に管理できるようになりました。また、「Stock」では案件ごとに情報を格納できるため、すぐに必要な情報にアクセスできるようになりました。
4ステップ｜営業業務を効率化する手順
以下では、営業業務を効率化する手順を4ステップでご紹介します。以下の手順に沿って進めれば、スムーズに営業業務を効率化できます。
目的を明確にする
初めに、目的を明確にしましょう。
営業業務を効率化するといっても、企業によって解決したい課題は異なります。目的が曖昧なまま効率化を進めると、現場の課題に合わない施策を実施してしまい、十分な効果を得られない可能性があります。
そのため、「商談数を増やしたい」「情報共有をスムーズにしたい」といった具体的な目標を明確にし、優先順位をつけて効率化を進めましょう。
課題を洗い出す
次に、課題を洗い出しましょう。
「事務作業が多すぎる」「情報共有が十分にできていない」といった課題が曖昧なまま効率化を進めると、影響の大きい業務が見落とされてしまい、十分な成果につながらない恐れがあります。
そのため、日報作成・案件管理・商談準備・顧客対応などの業務を具体的に分解し、どこで無駄が発生しているのかを可視化することが重要です。
施策を実行する
次に、施策を実行しましょう。
効率化する目的と洗い出された課題をもとに、優先度の高い業務から施策を実行していきます。
たとえば、日報や案件管理などの事務作業に課題がある場合は、フォーマットの統一やITツールの導入、情報共有に課題がある場合は、共有ルールの整備や一元管理の仕組みづくりなど、具体的な業務単位で改善を進めることが重要です。
効果を検証する
最後に、効果を検証しましょう。
営業業務の効率化は、一度施策を実行して終わりではなく、実際に業務負担がどの程度軽減されたのか、成果にどのような影響が出ているのかを継続的に検証することが重要です。
たとえば、営業担当者へのヒアリングで「事務作業の時間がどれだけ減ったか」「商談準備にどれだけ時間を使えるようになったか」を確認したり、商談数・成約率といった数値指標をもとに改善効果を評価したりすることで、施策の有効性を客観的に判断できます。
営業業務を効率化する方法まとめ
これまで、営業業務を効率化する方法7選と手順を中心にご紹介しました。
営業活動を効率化する方法はさまざまですが、なかでも時間・場所を問わず情報共有ができるITツールの活用が有効です。ITツールがあれば、外出の多い営業担当者の情報共有を迅速化し、スムーズに業務を効率化できます。
しかし、多機能なツールでは社員が使いこなせず、かえって負担となる恐れがあるため、社員全員がすぐに活用できるツールを選ぶ必要があるのです。
なかでも、スムーズな営業業務の効率化には、ITに不慣れな社員でも簡単に営業に関する情報を共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で営業情報を一元管理して、担当者が営業活動に十分な時間を割ける環境を整えましょう。
