学習塾を運営していくには、授業だけではなくバックオフィス業務なども考慮する必要があります。
 
たとえば、学習塾のすべての情報をアナログ管理していてはスピード感をもった運営ができず、人的ミスも発生しやすくなります。したがって、学習塾運営でもシステム・アプリを活用した業務効率化を進めなければなりません。
 
一方で、「ITに詳しくないのでどのシステム・アプリを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、学習塾運営に役立つシステム・アプリ8選と運営で管理すべき情報をご紹介します。
 
  • 学習塾運営に役立つアプリを探しているがどれが最適かわからない
  • 生徒や講師の情報管理が煩雑になっており、無駄なコストがかかっている
  • さまざまなアプリを検討しているが、まずはお試しで始めたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、学習塾に最適なアプリが選定でき、効率的な生徒情報の管理が実現します。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【無料あり】学習塾の運営を効率化するシステム・アプリ8選

以下では、学習塾の運営を効率化するシステム・アプリ8選をご紹介します。
 
学習塾には講師とスタッフの間で正確な情報共有ができる環境が必要です。口頭や紙の伝達方法では、情報が抜け漏れるなどの致命的な問題が起こります。
 
そのため、情報共有できるチャットアプリを導入する学習塾もありますが、共有した情報が次々と流れてしまいます。学習塾では生徒情報をはじめとした多種多様な資料を管理しなければならないので、確実に情報がストックされる仕組みが求められます。
 
たとえば、講師とスタッフが相互に共有した情報が一か所にまとめられる「Stock」は生徒情報が流れることなく蓄積されるうえに、簡単にアクセスできるのでストレスがありません。また、実際に導入した学習塾では保護者の満足度まで向上しています。
 
Stockは誰でも直感的に利用できるので、「導入したアプリが活用されない」といった問題は起こりません。そのため、講師の入れ替わりが激しい学習塾でも、わざわざ使い方を説明する必要がないので便利です。

【Stock】学習塾の生徒管理がストレスなくできるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【wagaco】無料で使える学習塾専門の生徒管理アプリ

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<wagacoの特徴>

  • 無料で利用可能
  • 学習塾専用のシステムを初期費用・月額利用料0円で利用できます。
     
  • さまざまな機能が搭載されている
  • 指導報告書作成やスケジュール管理などのあらゆる業務が一か所で完結します。

<wagacoの注意点>

  • 完全無料ではない
  • 保守維持費は必要となるため、運用にあたっては少なからずコストが発生します。

<wagacoの料金体系>

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:0円(別途保守管理費がかかります)


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【TechnoSMS】スクール管理に役立つ機能が充実のシステム

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<TechnoSMSの特徴>

  • 必要な情報を一元管理
  • 学習塾に必要な機能が揃っており、あらゆる情報を一元管理できます。
     
  • ニーズの高い機能がついている
  • 多言語対応など便利な機能も付いており、多様なニーズに応えられます。

<TechnoSMSの注意点>

  • 導入コストが予算を上回るケースがある
  • 月額料金に加えて初期費用が掛かるため、予算に合わない可能性があります。

<TechnoSMSの料金体系>

  • 詳細な料金は、問い合わせる必要があります。


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【My Class】多機能が魅力のスクール管理システム

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<My Classの特徴>

  • 必要となる機能が揃っている
  • 生徒・講師の管理から会計処理まで、幅広く対応できるシステムです。
     
  • 各種スクールへの導入実績
  • 大学やカルチャースクールなど、幅広いスクールへの導入実績があります。

<My Classの注意点>

  • 予算に合わない可能性がる
  • 初期費用が10万円近くかかるほか、月額費用も4万円からなので自社の予算に合わない可能性があります。

<My Classの料金体系>

  • 初期費用:110,000円
  • ベーシック:44,000円〜
  • プレミアム:66,000円〜(ベーシックの機能+経理機能+講師料管理機能)


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【テトコ】現場の声から生まれた生徒管理アプリ

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<テトコの特徴>

  • 現場の声が反映されている
  • 現役の教室経営者が作ったアプリであり、需要のある機能が揃っています。
     
  • さまざまな業務に活用できる
  • 予約受付から入金管理まで、幅広い業務に対応できます。

<テトコの注意点>

  • 使いこなせない可能性がある
  • 多機能アプリのため、活用には一定のITスキルが必要となります。

<テトコの料金体系>

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:5,478円(年間一括払いで10%オフとなります)


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【ジョブカン】スタッフの勤怠管理が簡単にできるアプリ

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<ジョブカンの特徴>

  • 多種多様な打刻方法
  • ICカードやLINEで打刻するので、利用者に合わせて打刻方法を設定できます。
     
  • リアルタイムでの出勤・シフト管理
  • リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理できます。

<ジョブカンの注意点>

  • 多機能なアプリ
  • ジョブカンには多種多様な機能が搭載されているので、ITに詳しくない社員には使いこなせない可能性があります。

<ジョブカンの料金体系>

「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理*単独利用不可」の4つのプランを自由に組み合わせて運用できます。
  • 利用プランが1つ:ユーザー1人あたり200円/月
  • 利用プランが2つ:ユーザー1人あたり300円/月
  • 利用プランが3つ:ユーザー1人あたり400円/月
  • 利用プランが4つ:ユーザー1人あたり500円/月


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【CAST】スタッフのシフト管理が簡単にできるアプリ

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<CASTの特徴>

  • シフトを自動収集して調整
  • シフトを自動収集して調整できるので、面倒な作業が大幅に削減されます。
     
  • スタッフが不足している日が把握しやすい
  • 一覧形式でシフト管理ができるので、人員が不足している日が一目で分かります。

<CASTの注意点>

  • 利用には、一定のITリテラシーを要する
  • シフトの自動収集から人件費管理まで幅広く対応できるアプリのため、利用には一定のITリテラシーが求められます。

<CASTの料金体系>

複数のプランがあり、詳細な金額は問い合わせる必要があります。
 


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【らくらく連絡網】保護者への連絡を容易にするアプリ

らくらく連絡網のトップページ

<らくらく連絡網の特徴>

  • 目的に応じたメールの使い分け
  • 日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けられます。

<らくらく連絡網の注意点>

  • メールに広告が入る
  • 無料版はメール内などに広告が入るため、煩わしく感じる可能性があります。

<らくらく連絡網の料金体系>

  • メンバー数1〜100名:月額5,500円
  • メンバー数101〜300名:月額11,000円
  • メンバー数301〜500名:月額16,500円
  • メンバー数501〜1,000名:月額33,000円


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学習塾運営における効率化すべき管理項目

学習塾運営ではさまざまな管理業務をする必要があります。そのなかでも、アプリを活用して効率化すべき3つの管理項目をご紹介します。

生徒情報の管理

生徒の個人情報や成績情報などはデジタル化して、アプリで管理すべき情報です。
 
プライバシーに関する情報をアナログ管理している場合、生徒数の増加とともに管理が煩雑になるので紛失リスクも高まります。また、紙媒体ではすぐに目的の資料を見つけられないので面倒です。
 
そのため、生徒情報はアプリでデジタル化してリアルタイムで共有できるようにし、情報にアクセスしやすいようにフォルダで階層管理しましょう。たとえば、クラス単位に分けたフォルダへ生徒情報を蓄積すればすぐにアクセスできます。

スタッフ・講師の管理

スタッフと講師との「業務連絡」や「タスク(やるべきこと)の共有」は、アプリで管理しましょう。
 
アプリを活用すればスタッフから講師への伝達事項が抜け漏れる心配がなく、講師が書類の提出などを忘れてしまうことも減ります。また、業務連絡やタスクの共有ができるアプリはスマホでも利用可能なものもあるので、アルバイトの大学生でも利用可能です

保護者対応の管理

クレーム対応や面談記録など、保護者対応に関する各記録の管理は重要です。
 
たとえば、面談やクレームを通して得た情報はアプリ内に蓄積しておけば、保護者対応マニュアルとして横展開できます。また、生徒一人ひとりの様子をまとめておけば保護者へ正確な情報共有ができるので、塾に対する満足度の向上にもつながります。


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学習塾の運営を効率化するシステム・アプリまとめ

ここまで、学習塾運営を効率化するシステム・アプリ8選や、システム・アプリで管理すべき重要な情報を解説しました。
 
学習塾は一人の講師が複数人の生徒を担当するケースが多く、一人ひとりに対して適切な対応をするためには「生徒情報の管理・共有」が必要不可欠です。生徒数が多くなると管理・共有は煩雑になるので、作業負担を軽減するアプリ選びましょう。
 
また、多機能なアプリは使いこなせない可能性があるので、デジタルに詳しくなくても使いこなせるアプリが最適です。
 
たとえば、今回ご紹介したアプリの一つであるStockは非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルなうえに、学習塾のあらゆる情報が簡単に管理・共有できます
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で学習塾運営に関わる情報管理を効率化し、生徒一人ひとりへの手厚いサポートを実現しましょう。