学習塾の運営では授業をするだけでなく、生徒の学習進捗を記録する事務的な作業も並行して進めなければなりません。しかし、授業や生徒の情報をアナログな方法で管理すると、手間やミスが多くなるので「適切な運営ができていない」と言えます。
そこで、学習塾の運営でも「業務のデジタル化」のためにアプリが必要なのです。一方、「ITに詳しくないので、どのアプリやシステムを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学習塾の生徒管理に使えるアプリやシステム8選を中心に紹介します。
- 生徒や講師の情報管理が複雑で困っている
- 学習塾運営に役立つアプリを探しているが、どれが適切か分からない
- 運営側の情報のやり取りをスムーズにおこなえるアプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、「授業報告書」だけでなく、「生徒・講師のスケジュール」まで適切に管理できる最適なアプリが見つかります。
目次
学習塾向けアプリ・システムとは？
以下では、学習塾向けアプリ・システムの基本情報を紹介します。まずは、アプリの概要や機能をおさえておきましょう。
学習塾向けアプリ・システムの概要
学習塾向けアプリ・システムとは、「生徒・保護者・講師の管理」をオンライン上で一元するためのサービスです。
学習塾には、授業以外の「生徒の情報管理」「保護者との面談資料作成」「講師の給与やシフトの管理」といった事務作業も多いです。そこにシステムを導入すると、生徒の情報を簡単に編集できたり、テンプレート機能でわずかな操作で資料を作成できたりします。
このように、学習塾向けアプリは、講師の労力の削減につながります。さらに、事務的な業務にかける時間を減らすことで、授業の質を上げられる可能性があるのです。
学習塾向けアプリ・システムの機能紹介
以下は、学習塾向けアプリ・システムの主な機能です。
| ＜機能名＞ | ＜機能説明＞ |
|---|---|
|
フォルダ管理機能 |
生徒・講師の情報を分類して管理する機能です。生徒を学年やクラスごとにフォルダ分けすることによって、欲しい情報へのアクセス性が高まります。 |
|
保護者との連携機能 |
保護者に生徒の入退室や成績をお知らせする機能です。また、欠席・振替届の連絡も可能なアプリなら、電話をせずともやり取りできます。 |
|
リアルタイム共有機能 |
作成・更新した情報をリアルタイムでメンバーに知らせる機能です。この機能によって、”講師の欠席による急なシフト変更”や”生徒の最新情報”をすぐに確認するのに役立ちます。 |
このような機能によって、学習塾向けアプリ・システムは迅速な情報共有に役立ちます。アプリを使うと、生徒・保護者・講師すべてにメリットがあるのです。
学習塾向けアプリ・システムを選ぶ3つのポイント
ここでは、学習塾向けアプリ・システムを選ぶポイントを解説します。塾のアプリを選定するときは、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
まずは、「必要な機能に過不足がないか」を確認します。
機能が多すぎるとITに詳しくない講師・スタッフが使いこなせず、本当に必要な作業に支障がでるのです。
たとえば、生徒の保護者宛ての報告書を作成するのに、受講情報の書き方を統一できる「テンプレート機能」はマッチしています。しかし、「ツールのデザインを変えられる機能」のように、情報管理に関係のない機能は不要です。
学習塾の規模や形態によってやりたいことは異なりますが、「必要な機能に過不足がないツールか」の確認は必須です。
（2）情報を一元管理できるか
次に、「情報を一元管理できるツールか」も選定ポイントです。
すべての情報をひとつのツールで管理すれば、必要な情報を見つけやすくなるので手間がかかりません。とくに、生徒数が多いスクールでは、情報をデータベースのように一か所で管理しないと、「授業」よりも「情報を見つけること」に時間をとられてしまいます。
そのため、「生徒カルテ」「指導報告書」など、塾内のあらゆる情報を一元管理できる「ナレカン」のようなツールを導入して、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みを整えましょう。
（3）誰でも簡単に使えるか
最後に、アプリは「誰でも簡単に使える」ものを選ぶべきです。
多機能なツールは使い方が複雑なので、講師やスタッフが使いこなせない恐れがあります。また、ツールが活用されなければ、導入にかかったコストが無駄になってしまうため、確実に塾内で運用できるシンプルなツールが必要なのです。
そこで、誰でも簡単に使えるツールを導入すれば、ITが苦手な講師やスタッフでも使いこなせます。とくに、直感的に操作できるツールであれば、一人ひとりに使い方をレクチャーする必要がないので教育コストも抑えられるのです。
【無料あり】学習塾の運営を効率化するアプリ・システム8選
以下では、学習塾の運営を効率化するアプリ・システム8選を紹介します。
学習塾ではあらゆる情報を正確に共有する必要があります。一方、口頭や紙の連絡では、伝達漏れや資料の紛失が起きるので、重要な情報を確実に共有できる仕組みが必須です。
なかには、チャットアプリを導入する学習塾もありますが、やりとりが流れやすい特性上、あとから必要な情報をすぐに探し出せません。したがって、学習塾では「生徒情報をはじめとしたあらゆる情報を、誰でも管理できるツール」が必須なのです。
結論、導入すべきアプリは、大規模な塾でも全講師・スタッフが使いこなせて、必要な情報をすぐに見つけられる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、生徒情報をノート形式で残せるだけでなく、ノートに紐づく「コメント（メッセージ）」を使って、講師・スタッフ同士でやりとりできます。さらに、専属の担当者が”自社に適したフォルダ構造”を相談しながら設計するので、導入後すぐに、ストレスなく情報にアクセスできるのです。
【ナレカン】講師間で迅速に生徒情報を共有できるアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】生徒の学習進捗・報告書を簡単に管理できるアプリ
「Stock」は、生徒情報の管理だけでなく、保護者へのスムーズな情報共有にも効果的なアプリです。
生徒情報を残した「ノート」に紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざることなく、講師・スタッフ同士でやりとりできます。さらに、何人でも無料で招待できる「1フォルダゲスト権限」を使えば、保護者への情報共有も一元化できるのです。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【wagaco】学習塾の管理者と保護者をつなぐ生徒管理アプリ
＜wagacoの特徴＞
- さまざまな機能が搭載されている
- 保護者にとっても安心感がある
報告書の作成からチャット、授業の予約など、豊富な機能が特徴です。
アプリから子どもの成績の推移を把握したり、入退室を確認したりできるので、保護者にとっても安心できるアプリです。
＜wagacoの機能・使用感＞
- 予約機能から報告書作成に移れる
- プッシュ機能でお知らせする
予約カレンダーから指導報告書を作成できるなど、それぞれの機能が連携している点が使いやすいです。
アドレス登録不要で保護者に持ち物などを通知できるので、生徒を介しての「曖昧な連絡」をなくせます。
＜wagacoの注意点＞
- 情報が流れやすい
- 急にログインできなくなる場合がある
チャット機能がついているものの、やりとりが流れやすいため、内容を振り返るのに手間がかかります。
ユーザーの中には、「今まで普通に使えていたのに、急にログアウトされていて、パスワード等を何度も入力してログインしようと思っても即アプリが落ちてしまうので起動できません」という声もあります。（引用：App Store）
＜wagacoの料金体系＞
- 月額費用：4,980円/月 + 保守管理費用：10,000円
【TechnoSMS】スクール管理に役立つ機能が充実のシステム
＜TechnoSMSの特徴＞
- 学習塾から一般企業まで利用可能
- 大規模・小規模問わず利用できる
学習塾や語学学校をはじめとした習い事スクールだけでなく、一般企業の研修業務でも利用できます。
現場の特性に合わせて、機能を修正・カスタマイズできるので、大規模・小規模問わず利用できます。
＜TechnoSMSの機能・使用感＞
- 非対面授業も実現できる
- 使い勝手がイメージし辛い
新機能「Zoom連携」が使えるようになったので、非対面授業に役立ちます。
サイト上の機能説明だけでは、使い勝手をイメージしづらいので、無料デモの申し込みが望ましいです。
＜TechnoSMSの注意点＞
- 運用するまでに時間がかかる
- 操作が複雑である
システムを発注してから実際に運用するまでに、ヒヤリング作業やシステム環境の構築、トレーニング実施などが必要となり、運用までに時間がかかります。
標準機能が豊富で便利な反面、操作が複雑になりがちなので、現場に馴染むか検討しましょう。
＜TechnoSMSの料金体系＞
料金やプランの詳細は問い合わせが必要です。
【MyClass】クラスの出席・講座管理に役立つシステム
＜MyClassの特徴＞
- 幅広い業務に活用できる
- 機能をカスタマイズできる
「講座管理、生徒管理、講師管理」のほかにも「給与管理」に役立つ機能が備わっています。
スクール毎に機能の追加ができるので、カルチャースクールやフィットネスジムなど幅広く導入されています。
＜MyClassの機能・使用感＞
- 講座の重複を防ぐ
- 会計処理の負担を軽減する
カレンダーを元にしたスケジュール管理ができるので、受ける講座の時間帯が重複している場合には気がつきやすいです。
謝金の計算や源泉徴収票の印刷、仕訳管理など、会計処理の負担を軽減します。
＜MyClassの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
- スマホやタブレットでは使えない
月々5万円前後の費用がかかるなど、予算に合わない可能性もあります。
Windows 10にしか対応していないため、確認できるタイミングが制限されてしまいます。
＜MyClassの料金体系＞
- ベーシック：初期費用110,000円 + 月額利用料44,000円～
- プレミアム：初期費用110,000円 + 月額利用料66,000円～
【スクの助】出席管理ができる生徒管理システム
＜スクの助の特徴＞
- 出欠管理に加えて振替管理もできる
- 活動記録に写真を添付できる
レッスンの出欠管理に加えて振替管理にも対応しており、簡単に日程を変更できます。
活動記録と写真をまとめて管理できます。また、写真を添付して活動記録を保護者に送信することも可能です。
＜スクの助の機能・使用感＞
- 情報をまとめて管理できる
- スマホからでも確認できる
生徒・レッスン・講師を紐づけて登録することで、スク助がデータをまとめてくれるので、情報をまとめる負担が軽減します。
活動報告などはスマホからでも確認できるので、忙しい保護者にとっても便利です。
＜スクの助の注意点＞
- 人数追加ごとに課金が必要になる
- 保護者とのメッセージのやり取りができない
生徒数が10名を超える場合には、1名追加ごとに月額100円がかかります。
保護者とのメッセージのやり取りをおこなう機能が備わっていないので、メールやチャットツールと併用する必要があります。
＜スクの助の料金体系＞
- 月額費用：1,480円
【DEKITA】レッスン管理・受講管理ができる無料システム
＜DEKITAの特徴＞
- シンプルなUI（見た目）で分かりやすい
- 3分ではじめられる
シンプルなUIなので、ITが苦手だという方でも使いやすいと言えます。
名前とメールアドレス、パスワードを登録するだけですぐに使えるので、いますぐ使いたいという場合に最適です。
＜DEKITAの機能・使用感＞
- オンライン動画レッスン対応
- LINE連携ができる
配信するクラスを選択すれば、動画レッスンの配信・公開も可能です。また、外部に動画のURLが知られることもないので安全面も確保しています。
DEKITAで送信した、”欠席・振替届”や”個別のメッセージ”はLINEでも通知されるので、連絡の見逃しを防止できます。
＜DEKITAの注意点＞
- 広告が表示されてしまう
- スタッフとのやりとりに使えない
ベーシックプランでは、広告が表示される仕様のため、講師やスタッフがストレスを感じやすいと言えます。
DEKITAは、保護者へ連絡手段として利用できますが、スタッフとのやりとりには別のツールが必要です。
＜DEKITAの料金体系＞
- ベーシック：0円
- パートナー：0円 ※ネット決済を月間10万円以上ご利用のスクールのみ対象
- スタンダード：3,300円/月
- ビジネス：5,500円/月
【CAST】スタッフのシフト管理が簡単にできるアプリ
＜CASTの特徴＞
- シフトを自動で収集する機能がある
- スタッフが不足している日を把握しやすい
シフトの収集から調整までを自動化できるので、シフト管理の手間がなくなります。
シフトを一覧で見られるので、スタッフが不足している日をすぐに認識できます。
＜CASTの機能・使用感＞
- LINEと連携できる
- スマホ店長（AI）が対応する
LINEと連携できるので、スタッフのシフトの依頼・催促・周知がスムーズにできます。
これまで負担となっていたシフトの催促や個別連絡を、スマホ店長が代わりに対応してくれるので便利です。
＜CASTの注意点＞
- 利用用途が限定される
シフト管理に特化したツールなので、生徒の学習状況をまとめたり、スタッフを共有したりするには別のツールが必要になります。
＜CASTの料金体系＞
料金やプランの詳細は問い合わせが必要です。
＜比較表＞学習塾のシステム化におすすめのアプリ8選
以下は、学習塾のシステム化におすすめのアプリ8選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | wagaco | TechnoSMS | MyClass | スクの助 | DEKITA | CAST | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
講師間で迅速に生徒情報を共有できるアプリ |
生徒の学習進捗・報告書を簡単に管理できるアプリ |
学習塾の管理者と保護者をつなぐ生徒管理アプリ |
スクール管理に役立つ機能が充実のシステム |
クラスの出席・講座管理に役立つシステム |
出席管理ができる生徒管理システム |
レッスン管理・受講管理ができる無料システム |
スタッフのシフト管理が簡単にできるアプリ |
| 個別のメッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| スマホ・タブレット対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
AI機能は搭載していない |
情報の管理・共有に特化している |
情報にアクセスしづらい |
運用するまでに時間がかかる |
月々の支払いが高い |
人数追加ごとに課金が必要になる |
広告が表示されてしまう |
シフト管理に特化している |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは4,980円/月 |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは44,000円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは1,480円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月～ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「wagaco」の詳細はこちら |
「TechnoSMS」の詳細はこちら |
「MyClass」の詳細はこちら |
「スクの助」の詳細はこちら |
「DEKITA」の詳細はこちら |
「CAST」の詳細はこちら |
システムによって「できること」が異なるので、上記の比較表を参考にして、自社に最適なシステムを導入しましょう。
学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリット
ここでは、学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリットを紹介します。アプリの導入で得られる効果が全社でわかっていれば、スピーディに浸透します。
（1）運営状況を可視化できる
1つ目は、アプリ・システムの導入で、学習塾の運営状況を可視化できるメリットです。
講師のシフトや受講人数を紙やExcelで管理すると、急に担当講師が欠勤になったり、受講する生徒数が増減したりしたときに対応に手間がかかります。
一方、アプリを導入すれば、各日の講師数や受講人数が簡単に分かり、急な予定変更にも臨機応変に対応できるのです。そのため、塾の運営状況を「見える化」するには、アプリ・システムを使うのがおすすめです。
（2）情報をすぐに見つけられる
2つ目は、アプリ・システムを導入すると、必要な情報をすぐに見つけられます。
塾の情報をExcelやWordで管理する場合、ファイルを開く手間がかかります。しかし、アプリであれば「検索機能」や「フォルダ機能」で必要な情報へ瞬時にアクセスでき、わざわざ探す手間をなくせるのです。
とくに、必要な情報をすぐに見つけるには、精度の高い検索機能を持つ「ナレカン」のような情報共有ツールを導入して、業務がはかどる仕組みを整えなければなりません。
（3）情報共有が簡単になる
3つ目は、アプリ・システムの導入により、情報共有が簡単になります。
紙や口頭などのアナログな情報共有では、緊急の情報があっても、スタッフが出勤するまで伝えられません。また、LINEを使って連絡する方法もありますが、チャット形式では情報が流れてしまい、重要な情報を見逃す恐れがあります。
そこで、PCだけでなくスマートフォンやiPadでも使えるアプリを導入すれば、時間や場所を問わず連絡できるようになるのです。
学習塾の運営で管理を効率化すべき3つの情報
学習塾運営ではさまざまな管理業務をする必要があります。そのなかでも、アプリを使って効率化すべき3つの管理情報を紹介します。
（1）生徒カルテの管理
1つ目は、生徒の個人情報や成績情報などをまとめた「カルテ」を、アプリでデータベース化して管理すべきです。
プライバシーに関する情報を紙で管理してしまっては、紛失リスクが高まります。また、生徒数の増加とともに管理が煩雑になり、すぐに目的の資料を見つけられないデメリットもあるのです。
そのため、生徒情報のカルテは、アプリでの管理に切り替えたうえで、情報にアクセスしやすいように「フォルダ」で階層化するのが大切です。たとえば、クラス単位に分けて情報を蓄積すれば、特定の生徒の情報をすぐに見つけられるようになります。
（2）スタッフ・講師の管理
2つ目に、スタッフと講師のシフトはアプリで管理するのが重要です。
スタッフや講師のシフトを紙やExcelで管理している場合、急な欠勤の際にシフト表を改めて作らなければならず、手間がかかります。
しかし、アプリでシフトを管理すれば更新も簡単なので、常に最新の出勤状況を見られます。したがって、「出勤日なのに、伝達ミスで講師が出社していない」などの問題を未然に防ぎ、塾の運営を円滑に進められるのです。
また、スタッフや講師のシフト管理は、PCだけでなくスマートフォンアプリでも対応できれば負担が少ないです。そのため、スマートフォンの小さな画面でもサクサクと情報更新できる「ナレカン」のようなアプリで管理しましょう。
（3）保護者対応の管理
3つ目に、クレーム対応や面談記録など、保護者対応の記録をアプリで管理すべきです。
とくに、面談やクレームの対応記録をアプリ内に蓄積しておけば、保護者対応マニュアルとして横展開できます。また、面談ごとに記録を残しておくと、面談を重ねるごとに情報を蓄積できるので、生徒へのより良い指導につながるのです。
そのため、保護者対応の記録はアプリで保存し、過去の情報を使える仕組みを整えるのが重要です。
学習塾の運営を効率化するアプリ・システムまとめ
ここまで、学習塾の生徒管理に使えるシステム・アプリ8選を中心に紹介しました。学習塾向けシステム・アプリの選び方は、以下の3つです。
- 学習塾を運営するうえで、必要な機能に過不足がないこと
- 必要な情報にすぐにアクセスするために、情報を一元管理できること
- すべての講師やスタッフが使いこなせるように簡単に操作できること
上記3つの条件のなかでも、とくに3つ目の「誰でも簡単に使えること」は大前提になります。多機能ではITに詳しくない講師やスタッフが使いこなせないので、「必要な機能に過不足がないシンプルなシステム・アプリ」が必須なのです。
結論、自社が導入すべきアプリは、大規模な学習塾でも全講師が使いこなせて、簡単に学習塾の情報を管理・共有できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を使って、学習塾の情報管理を効率化しましょう。
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