介護施設では、利用者の体調の変化や家族からの連絡など共有すべき情報が多くあります。現場の連携不足は「利用者の健康に関わる事態」にもなりかねないので、正確でスムーズな情報共有が求められるのです。
そのため、現在では情報共有を効率化するために「介護記録アプリ」を活用する施設も増えています。しかし、介護記録アプリの種類は豊富なので「どれを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職員・家族間の情報共有におすすめの介護記録アプリ6選を中心にご紹介します。
- 介護記録を電子化して、介護施設内の情報をスムーズに共有したい
- 利用者家族とも情報共有できる介護記録アプリを把握したい
- 誰でも簡単に介護記録を閲覧・共有できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、施設の情報共有に最適な介護記録アプリを見つけられ、職員同士だけでなく、利用者のご家族とのやりとりもスムーズになります。
目次
介護業界で電子化が進まない理由
ここでは、介護業界で電子化が進まない理由について解説します。原因を突き止めて、解決策を探していきましょう。
（1）導入・ランニングコストが高い
はじめに、初期費用やランニングコストの高さから、情報の電子化を躊躇している施設が多いです。
しかし、費用が高いことを理由に電子化を躊躇してると、業務効率は悪いままなので、結局は勤務時間内に作業がおわらず「残業代」が発生してしまいます。また、負担が重いなかでは、スタッフが充分な業務パフォーマンスを維持できない点にも注意すべきです。
一方、懸念材料のひとつであるランニングコストを抑えるコツとしては、シンプルなアプリを選ぶことです。多機能なアプリは、使用感が難しいうえ使わない機能にまで費用が発生してしまうため、機能に過不足がないアプリを選んで費用対効果を高めましょう。
（2）電子機器への抵抗がある
また、電子機器への苦手意識がある人が多く、導入しても使いこなせないのではないかという心配があります。
導入当初には電子機器に抵抗があっても、使い方さえ覚えてしまえば業務効率を大幅に向上させることが可能です。事務作業の時間を減らせる分、ほかの業務に時間をさけるため、結果的にスタッフの負担を減らすことができます。
ITに詳しくない方が多い介護業界では、誰でも直観的に操作できるアプリを導入しましょう。また、「関係メンバーへの説明会」や「ご利用中サポート」などサポート体制が充実しているアプリであれば、ITアプリでの情報共有が形骸化する恐れもありません。
（3）データ改ざんの恐れがある
そして、「電子化による改ざんのリスク」を懸念しているケースも挙げられます。
手書きでは書き直せない都合の悪い記録も、パソコン内にデーター源さえあれば簡単に書き直せます。すると、問題が発生したときに責任の所在を突き止めることが難しくなり、トラブルに発展しやすいのです。
しかし、電子機器を使った操作でも「ナレカン」のように編集履歴を追える機能が搭載されたアプリもあります。また、操作できる人を制限する「アクセス権限機能」もあるため、作業効率を高めつつ安心して利用できます。
介護施設における情報共有の方法
介護施設における情報共有の方法として、以下の方法が挙げられます。
- 申し送りノートを活用する
- ICTツールを導入する
“申し送りノート”とは、シフト交代時に、後任者に伝えるべき情報を記載したノートを指します。ITに不慣れな職員でも簡単に書き込める一方で、「持ち運びがしづらい」「欲しい情報を見つけづらい」というデメリットがあります。
介護記録アプリなどのICTツールを導入すると、パソコンやスマホで円滑に情報共有できます。
実際に、厚生労働省も介護現場におけるICTの利用を促進しており、ICT導入の手引きを配布したり、セミナーのコンテンツ動画を公開したりしています。（参考：介護現場におけるICTの利用促進）
以上のことから、昨今では、ICTツールを使った情報共有は主流になりつつあるのです。ただし、申し送りノートやICTツールのどちらを使用するにしても、ルールを明らかにしておかなければ、職員が混乱する原因となりかねません。
たとえば、厚生労働省の「介護分野における「生産性向上」とは？業務改善に向けた取組」によると、情報共有を工夫するポイントとして「情報の拾い方」「情報の渡し方」のルール化を推奨しています。
介護施設で介護記録アプリを導入すべき3つの理由
以下では、介護施設で介護記録アプリを導入すべき3つの理由を解説します。これまでアナログな方法でやりとりをしていた介護業界の方は必見です。
（1）クレームの発生を未然に防げる
1つ目の理由は、クレームの発生を未然に防ぐためです。
介護施設では、利用者の食事介助やおむつ交換などが重なり、職員同士でのコミュニケーションが頻繁にはとれない場合もあります。その結果、重要な情報が職員に行き渡らず、利用者からのクレームにつながってしまうケースも少なくありません。
しかし、介護記録アプリを使えば、全職員へすぐに情報を伝えられます。また、職員は都合の良い時間にアプリを開くだけで利用者の状況が分かるので、早めに対策できるようになるのです。
（2）情報を簡単に共有できる
2つ目の理由は、職員間での情報共有が簡単になるためです。
介護施設ではシフト制勤務が基本であるため、担当職員が定期的に入れ替わります。そのとき、誰が利用者の情報をもっているかが不明瞭だと、最適なケアができない恐れがあります。
そのため、アプリを導入して適切な情報共有をする必要があるのです。とくに、あらゆる情報を記録できる「記事」に「コメント」が紐づく「ナレカン」であれば、利用者に関するすべての情報を瞬時に判断できます。
（3）情報へスムーズにアクセスできる
3つ目の理由は、情報へのアクセス性が高まるためです。
仮に、紙の資料でやりとりしていれば「目的の情報をどこに管理したか分からない」となる恐れがあります。しかし、アプリを使えばクラウド上にすべての情報が一元管理され、複数職員で同時に一つの書類を見られるようになるのです。
このように情報へスムーズにアクセスできる仕組みを整えれば、資料の管理場所を別の職員へ質問する手間も減り、介護業務へより多くのリソースを割けるようになります。
無料あり！介護施設の情報共有で役立つアプリ・ソフト6選
以下では、介護施設の情報共有で役立つアプリ・ソフト6選をご紹介します。
介護施設において、職員同士で円滑に情報共有するためには、介護記録の電子化は必須です。実際に、厚生労働省も介護ソフトの導入を促進しています。
しかし、デジタルでの管理はデータ改ざんの恐れや、職員が使いこなせるのかという不安が残ります。そこで、アプリを導入する際には、誰が記録したのかが履歴として残り、なおかつITに詳しくない方でも使いこなせるよう直観的に操作できるものにしましょう。
結論、編集履歴まで情報として残り、メールを使える方ならば、すぐに使えるほど簡単に介護記録を共有できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、介護記録を書き込んだり写真を載せたりできるほか、記事ごとに「コメント」が紐づくためやりとりが混ざりません。また、運用方法について専任スタッフによる手厚いサポートがあるので、ITに不慣れな職場でも安心して導入できます。
【ナレカン】職員同士の介護記録の共有を最適にするアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】職員・家族間の情報共有が最も簡単なノート型アプリ
「Stock」はナレカンと同じく、ノート形式で介護情報を簡単に記録できるツールです。
Stockの「ノート」に記録した情報をリアルタイムで共有しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑にやりとりできます。また、「1フォルダゲスト」権限では、何人でも1フォルダ限定で無料招待できるので、利用者家族とも安全に情報共有できるのです。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【まもる君クラウド】介護記録から売上管理までできるソフト
＜まもる君クラウドの特徴＞
- 介護の業務に必要な機能が豊富に揃っている
- 長期的な運用がしやすい
介護請求や売上管理など、介護現場に必要な機能が豊富に揃っています。
初期費用に加え、サポート費用やバージョンアップ費用が無料なので長期的な運用もしやすいです。
＜まもる君クラウドの機能・使用感＞
- 介護計画書機能
- 介護記録機能
任意の様式を選び、介護計画書を作成できる機能です。通所介護やリハビリなどの状況に応じた計画書を作成できる点がメリットです。
バイタル測定や経過の情報を指やマウスで入力できます。
＜まもる君クラウドの注意点＞
- パソコンでの利用を推奨
- 契約期間の縛りがある
タブレットやスマートフォンでも利用できる一方で、画面を見やすく表示するにはパソコンでの利用を推奨しています。したがって、パソコン以外の端末をメインで利用する場合は注意が必要です。
60日間の無料体験期間を除いて、最低でも3か月は契約する必要があります。
＜まもる君クラウドの料金体系＞
| サービスの種類 | 料金（月額） |
|---|---|
|
居宅介護支援 |
7,800円 |
|
訪問介護 |
11,800円 |
|
通所介護（デイサービス） |
11,800円 |
|
訪問入浴 |
7,800円 |
|
訪問看護 |
7,800円 |
|
訪問リハビリテーション |
10,800円 |
|
通所リハビリテーション（デイケア） |
11,800円 |
上記のほかにも、福祉用具貸与や居宅療養管理指導、夜間対応型訪問介護などのサービスがあります。
「まもる君クラウド」の詳細はこちら
【シフトカイゴ】完全無料の勤務表アプリ
＜シフトカイゴの特徴＞
- 出勤の予定をほかの職員と共有できる
- 完全無料で利用できる
シフトの入力や共有に特化しており、LINEなどで出勤予定を共有できます。
すべての機能を無料で使えて、課金する必要もありません。
＜シフトカイゴの機能・使用感＞
- スケジュール管理
- メンバー&メモ
カレンダー形式でスケジュールを管理できます。シフト入力で「早番」「遅番」などのボタンをタップすれば、簡単にシフト情報を残せます。
勤務するメンバーや仕事のメモを記録する機能です。プライベートのメモも残せるので、たとえば「シフト提出締め切り日」といったメモを残すことも可能です。
＜シフトカイゴの注意点＞
- 介護記録には不向き
- 写真の添付ができない
勤務管理機能に特化しているため、介護記録を残すには不向きです。
写真の添付機能がなく、テキストのみでの情報共有になります。実際に利用しているユーザーからも「写真を付けられるようにしてほしい」と改善要望が寄せられています。（参考：App Storeプレビュー）
＜シフトカイゴの料金体系＞
すべての機能を無料で使えます。
「シフトカイゴ」の詳細はこちら
【カイポケ】幅広いサービスに対応できるソフト
＜カイポケの特徴＞
- 機能が充実している
- スマホと連動できる
請求業務から営業支援まで、介護業務の多くをサポートします。
PCのほかにスマホでも使えるので、外出先でも安心です。
＜カイポケの機能・使用感＞
- レセプト機能
- タブレット対応
利用状況に応じて請求対応ができる機能です。訪問介護・福祉用具の販売・居宅療養など、介護に関するあらゆるレセプトに対応しているので、利用の幅が広いツールを求めている方に適しています。
タブレットで操作しやすい仕様になっています。また、タブレットを1台無料でレンタルすることも可能です。
＜カイポケの注意点＞
- 多機能で持て余す恐れがある
- 操作性に不便さを感じる
カイポケは請求や業務効率に役立つ機能が豊富に備わっています。一方で、ITに不慣れだと持て余す恐れがあるので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「タブレット貸与やカイポケケア連携の機能には満足していますが、介護ソフトの操作性には不便さを感じる点が多いです」という声が寄せられています。（参考：介護のコミミ）
＜カイポケの料金体系＞
月額料金は、サービスによって異なります。
| サービスの種類 | 料金（月額） |
|---|---|
|
居宅療養管理指導 |
1,000円 |
|
居宅介護支援事業所 |
5,000円 |
|
通所介護事業所 |
25,000円 |
|
訪問介護事業所 |
25,000円 |
|
障害者総合支援（訪問系） |
25,000円 |
|
訪問看護事業所 |
25,000円 |
|
通所リハビリテーション |
25,000円 |
上記以外にも、さまざまなサービスがあるので詳細はHPにて確認しましょう。
「カイポケ」の詳細はこちら
【ケア記録アプリ】多くの機能を備える介護記録アプリ
＜ケア記録アプリの特徴＞
- ペンでの手書き入力ができる
- 帳票を簡単に作成できる
ペンで手書き入力ができるため、キーボード操作に不慣れな人でも使いやすいです。
CSVデータの出力で帳票を作成できるので、転記の手間が省けます。
＜ケア記録アプリの機能・使用感＞
- 利用者情報の入力
- LINE連携
バイタルや服薬情報を入力します。入力した情報は表形式でまとめられるので、利用者の情報を一覧で把握したい場合に役立ちます。
利用者の家族のLINEへ、記録した情報を連携できるメリットがあります。
＜ケア記録アプリの注意点＞
- PC・スマホからの入力には追加料金が発生
- アプリが途中で落ちる
ケア記録アプリはタブレットでの利用が前提となっており、PC・スマホから利用するには別途有料オプションに加入する必要があります。
「アップデート後、記録の途中でアプリが落ちる」といった声が寄せられています。（参考：App Storeプレビュー）
＜ケア記録アプリの料金体系＞
iPad1台につき、月額5,500円で利用できます。
「ケア記録アプリ」の詳細はこちら
＜比較表＞ 無料あり！介護施設の情報共有で役立つアプリ5選
以下は、介護施設の情報共有で役立つアプリ5選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | まもる君クラウド | シフトカイゴ | カイポケ | ケア記録アプリ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
職員同士の介護記録の共有を最適にするアプリ |
職員・家族間の情報共有が最も簡単なノート型アプリ |
介護記録から売上管理までできるソフト |
完全無料の勤務表アプリ |
幅広いサービスに対応できるソフト |
多くの機能を備える介護記録アプリ |
| 注意点 |
タスク管理はできない |
情報共有に機能が特化している |
過去の記録を振り返りづらい |
介護記録には不向き |
操作性に不便さを感じる |
PC・スマホからの入力には追加料金が発生 |
| メッセージ機能 |
〇 |
〇 |
〇 |
× |
〇 |
× |
| 利用サポートの有無 |
〇 |
〇 |
〇 |
× |
〇 |
〇 |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは7,800円/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/iPad1台/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「まもる君クラウド」の詳細はこちら |
「シフトカイゴ」の詳細はこちら |
「カイポケ」の詳細はこちら |
「ケア記録アプリ」の詳細はこちら |
介護職員同士で円滑に意思疎通を図るには「メッセージ機能」が欠かせません。また、「利用サポート」によって、ITに慣れていない人でも疑問点をすぐに解消できます。
介護施設で情報共有の円滑化に成功した事例
ここでは、介護施設で情報共有の円滑化に成功した事例をご紹介します。介護の現場でスムーズに情報共有したい担当者の方は必見です。
画像引用：合同会社アクラスの公式サイト
合同会社アクラスは、訪問介護などの福祉事業を展開している企業です。合同会社アクラスでは、タイムライン形式のツールを使って利用者の情報を共有していましたが、情報がすべて流れてしまい、後から振り返れない課題がありました。
そこで、介護記録アプリの「Stock」を導入し、利用者に関する情報を一元管理しました。また、「日々の伝達事項」「業務マニュアル」などもすべてStockで共有して、誰でも・どこからでも必要な情報をすぐに確認できる仕組みを整えたのです。
その結果、現場にいなくても利用者の情報を把握して、より質の高いケアを提供できるようになりました。また、Stockは「機能に過不足がないシンプルなアプリ」なので、70代の職員でも導入即実で使いこなすことができました。
介護施設の情報共有で役立つアプリ6選まとめ
ここまで、介護施設の情報共有で役立つアプリ6選を中心にご紹介しました。
利用者の様子や家族からの要望といった情報は、迅速に全職員へ共有することでサービスの向上や認識のすれ違い防止につながります。そこで、気軽にやりとりができる”情報共有アプリ”を使えば、時間や場所を問わずに介護資料を見られるようになるのです。
ただし、職員の高齢化が進む介護施設で多機能なアプリを導入してしまうと、正しく利用されず情報共有がかえって滞る恐れもあります。したがって、アプリを選ぶときは「ITが苦手な人でも簡単に操作できるか」をチェックしなければなりません。
結論、介護施設の情報共有には、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、専属担当者による「初期導入支援」「利用中のサポート」を受けられるので、導入に不安のある方でも安心して始められます。
ぜひ介護記録アプリの「ナレカン」を導入し、介護サービスの向上を図りましょう。
