柔軟なアイデア出しには、「ブレスト会議」が有効です。ただし、コツを抑えて会議に臨まなければ、ただの雑談で終わり有効なアイデアが生まれない恐れがあります。
実際に、ブレスト会議を行ってもアイデアが挙がらず、問題改善につながらないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ブレスト会議を成功させるためのルールや会議の進め方・ブレストを行う際の注意点について解説します。
- ブレスト会議を行ったものの十分な成果が出ずに困っている
- ブレスト会議をどのように進めていけばいいのかわからないので手順が知りたい
- ブレストを行う際に気を付けるべきポイントが知ったうえで会議を成功させたい
という方は今回の記事を参考にすると、ブレスト会議のルールや進め方について正しく理解しながら、社内でのブレスト会議を円滑に進められるようになります。
目次
ブレストとは？
以下では、ブレストの概要や会議で導入することで得られる効果を紹介します。ブレストは業務を改善させる効果があるので、適切に取り入れましょう。
概要
ブレストとはブレインストーミング（brainstorming）の略であり、まるで嵐が起こるように、アイデアを混ぜ合わせたり、自由に意見を交わしたりして、新しい面白いアイデアを見つけようとする手法を指します。
通常の形式ばった会議とは違い、ブレストでは自由な発言が推奨されるため、先入観にとらわれない普段とは違う角度からのアイデア出しが可能になります。
また、ブレストで出た意見はその場で書き残し、メンバー全員に見えるように共有すると、情報が可視化されて会議が進めやすくなります。
ブレスト型の会議で得られる効果
ブレスト型の会議を実践すると意見が出しやすくなったり、アイデアが洗練されたりする以下の効果が得られます。
- 通常の業務よりもカジュアルに意見を伝えられるので、発言しやすい環境が作れる
- 先に出たアイデアを基に新たな発想が生まれる
- アイデアを言語化することで、情報が整理される
このように、柔軟なアイデアを生むには、ブレスト型の会議が有効だと言えます。
ブレスト会議のルール
以下では、ブレスト会議を行う際に守るべきルールについて解説します。
単なるアイデア出しの場として考えられやすいブレストですが、効果的に進めるには以下のルールに基づいて会議を進める必要があります。
否定・批判しない
ブレスト会議を行う際は、出たアイデアや意見に対して否定や批判をしてはなりません。
ブレストは「より多くのアイデアを出す」のが目的です。仮に、他人のアイデアを否定すれば発言者やメンバーが萎縮してしまい、その後の会議での発言量が減少するリスクが高まります。
また、出されたアイデアが実現不可能なものであっても、他のメンバーの案と組み合わせた結果、有益なアイデアへ発展するケースもあるのです。
したがって、アイデア出しを躊躇せず積極的に発言するように、管理者側から社員に促しましょう。また、どのようなアイデアでも受け入れる発言しやすい雰囲気を作るため、他人の意見を尊重するように社員教育を実施することも重要です。
質より量を重視する
ブレストを行う際は質よりも量を重視してアイデア出しをする点に注意です。
ブレストは通常の会議とは異なり、さまざまな角度から、考えうる全てのアイデアを出すことに意味があります。しかし、質にこだわると具体的な内容まで詰めてから発表する必要が生まれ、自由で斬新なアイデアが出にくくなります。
そのため、ブレストでは、一般的なアイデアはもちろん、実現が難しいと考えられる内容まで含めてアイデアを出すと、得られる結論の選択肢の幅が広がります。
アイデアを結合・便乗・連想させる
ブレストで出たアイデアは結合・便乗・連想し、発展させましょう。
質より量に基づいてブレストを進めていくと、数多くの意見が出てきます。そこで、グルーピングによってまとめたり、既存のアイデアと組み合わせたりすると、単独のアイデアよりも有益な手段が生まれやすくなるのです。
ブレストでは他者からの意見を尊重しながら進めることが重要です。ほかの人が出したアイデアに対して組み合わせられそうなアイデアがあれば、気軽に発言するように推奨しましょう。
会議途中で断定的な判断・結論を出さない
会議中に断定的な判断・結論を出すと、ブレストの停滞につながります。
自由なアイデアに対して「現実的ではない」「不可能」とジャッジすると、アイデアの否定につながり、会議が滞る原因となります。また、ブレストはアイデアを出す場であり、議題に対する結論を追い求めるものではありません。
積極的に意見が出る環境にするためにも、ブレストでは気軽に意見を交わし、判断や結論はブレスト後に別途決定する時間を設けましょう。
ブレスト会議の進め方
ここでは、ブレスト会議の進め方を解説します。ブレストはポイントを押さえなければ単なる雑談の場になってしまうため、以下の点に注意して会議を進行しましょう。
ファシリテーターを決める
まずは、会議のファシリテーターを決めましょう。ファシリテーターとは会議中参加者に発言を促したり、話の流れをまとめたりするポジションを指します。
ブレストは「否定なく自由にアイデア出しをする会議」ですが、参加者のなかには周囲の目を気にして消極的になり発言を躊躇してしまう人や、他人のアイデアに対して批判的な意見を出す人がいる恐れがあります。
そこで、ファシリテーターを設けると参加者に発言を促したり、メンバーが発言を受け入れやすい雰囲気を作ったりしてブレストの進行をコントロールできるようになるのです。
会議の目的を決める
ファシリテーターが決まったら、次はブレストを通じてどのようなアイデアを得たいのかを決めましょう。
ブレストの目的によっては、メンバー選定や会議の進め方が異なります。たとえば、具体的なアイデアを求めるのであれば議題に関連した業務を行う現場社員の招集が必要であり、事業の方向性を決めるのであれば管理者層が中心に行う必要があります。
仮に、目的なくブレストを進行すると、雑談のような脈絡のない会話が増え、結果として会議の収集が付かなくなる恐れがあります。目的を踏襲し、議題に沿った最適なアイデアを得るためには「事前の目標設定」が重要です。
会議参加者を決める
目的が決まったら、次は会議の参加者決めを行います。
一般的にブレストに最適な人数は3人から10人前後とされており、人数を増やしすぎないように注意しましょう。しかし、毎回同じメンバーでブレストを行っているとアイデアが画一的になり、相乗効果が生まれにくくなります。
したがって、チーム間の垣根などを問わず、必要なスキルや経験を持つ人をリストアップし、参加者を検討しましょう。ブレストは年齢、部署、性別、経験、ポジションなど、さまざまな背景を持つ人が集まるほど活発化が見込めます。
決めた時間内に会議を行う
ブレストは決められた時間内で必ず収束させましょう。
ブレストではアイデアをより多く出すことが重要であり、参加者は集中力を持って会議に臨む必要があります。しかし、長時間の開催になると集中力が途切れて、結果としてアイデアを出しにくくなってしまいます。
より密度の濃いブレストにするためにも、あらかじめ設定した時間内で会議を収束させましょう。一般的に、ブレスト会議の実施時間は1～2時間が適切とされています。
ブレストの効果を高める5つのフレームワーク
ここでは、ブレストの効果を高める5つのフレームワークを解説します。以下のフレームワークを組み込んで思考すると、アイデア出しが円滑に進みます。
希望点列挙法
希望点列挙法とは、テーマに対する理想的な状況を考えていくフレームワークです。
ポイントは、常識から外れた内容であっても、テーマに対して理想的なアイデアであれば挙げていく点です。実現性に関係なく夢や理想を考えると、問題に対する抜本的な改革案が生まれる効果が期待できます。
しかし、希望点列挙法は柔軟なアイデア出しに効果がある一方で、理想ばかりに囚われてしまい現実的な解決手段にならない場合もあります。したがって、欠点列挙法との組み合わせて実現可能なアイデアを取捨選択すると有効です。
欠点列挙法
欠点列挙法とは、議題に対する欠点や不満点を挙げていき、問題解決の糸口を探るフレームワークです。
ブレストの基本は「意見を否定をしない」ことですが、欠点列挙法を利用する際は、議題に対する欠点や問題点を徹底的に洗い出します。欠点が明らかになれば改善を考察できるので、現実的なアイデアを育てられるのです。
また、希望点列挙法で挙がったアイデアと掛け合わせると、欠点列挙法で懸念点として挙げられた欠点を補えて、実施可能な解決策を生み出せます。
なぜなぜ分析
なぜなぜ分析とは、テーマや問題に対して「なぜ」を5回繰り返し、原因分析を行うフレームワークです。
問題にそれに対する理由をより具体性を持って追及していくと、原因をより深く掘り下げて理解できるようになります。
＜なぜなぜ分析の例＞
問題点：納品物に不良品が混ざっていた
- なぜ？→検品が不十分であった
- なぜ？→人によってチェックの品質が異なっていた
- なぜ？→チェック項目が具体化されておらず、検品の基準が曖昧だった
- なぜ？→マニュアルが作成当初のままで、現状に即していなかった
- なぜ？→マニュアルの見直し時期が決まっておらず、作成当初のまま運用していた
結論：マニュアルの改訂見直しを半年に一度の期間で定期的に実施する
あくまでも5回という数字は目安なので、分析が足りないと感じる場合は、回数を増やしより詳細に確認するのがおすすめです。
マインドマップ
マインドマップとは思考や情報の整理に役立つフレームワークです。
テーマを中心に記載して出てきたアイデアを放物線上に関連付けることで、思考や情報が整理されて新しいアイデアの発現に繋がるのです。文章で記載するよりも理解しやすく、とくにブレスト終盤でアイデアの掛け合わせを行う際に役立ちます。
アイデアが生まれた推移が枝分かれしていく形で示される方法なため、マインドマップは会議中から作成を始めるとあとでまとめ直す手間が省けます。
KJ法
KJ法とは、アイデアをグループ化し論理的にまとめていくフレームワークです。
情報を付箋などの小さな紙に記載し、同一系統のカードをグループにまとめて分析を行い、情報の集合化を行います。アイデア同士の繋がりを網羅するマインドマップとは異なり、あくまでも論理的な分析・分類が目的となります。
KJ法は便利な一方で、マインドマップに比べてカードの準備やアイデアのまとめに手間がかかります。そのため、基本はマインドマップで情報の整理を行い、必要に応じてKJ法を取り入れましょう。
ブレストの注意点
以下では、ブレストを行う際の注意点を解説します。
ブレストによる効果を最大限高めるためにも、以下のポイントに注意しましょう。
情報をメンバーがいつでも確認できるようにする
ブレスト中に出たアイデアなどの情報は、メンバーがいつでも確認できるように管理しましょう。
ブレストはアイデアを出すだけではなく、案を組み合わせたり、まとめたりするとより良い解決策につながります。したがって、通常の会議のように議事録担当者のみが記録していると、出席者が出てきたアイデアを忘れて会議が滞ってしまうのです。
そこで、ブレストのアイデアは、メンバー全員が見える場所に書き出すことが重要です。また、ホワイドボードや付箋などのアナログな方法ではなく、「Stock」のような情報共有ツールに記録を残すと、次回以降のブレストにもデータを活用できます。
周りに気兼ねしない
ブレストを行う際は、周囲に気兼ねせず、積極的な発言を行いましょう。
ブレストが失敗する大きな原因のひとつに、周りに遠慮して発言をしないことが挙げられます。消極的な参加者にはファシリテーターが積極的に発言を促すほか、参加者自身はアイデアの質に囚われずに自由な発言を行うように心がけましょう。
また、批判を恐れて発言しない状況を防ぐためにも、主催者は参加者がリラックスして会議に臨めるように工夫が必要です。「いかなる意見も尊重する」「役職や職歴に関係なく自由な意見を歓迎する」といった旨を事前に周知しましょう。
会議の情報は確実にまとめておく
ブレスト会議の情報は、確実にまとめておきましょう。
ブレストで多くのアイデアが集まると、あとから見返したときに情報が混ざって見えてしまい、混乱を招く恐れがあります。記録が確実に残っていなければ、重要なアイデアを見落としたり、内容を見誤ったりするリスクが高まるのです。
したがって、会議後にアイデアを有効活用するには、情報は見やすい形で適切に記録しましょう。
ブレスト会議の議事録を見やすく保存できるおすすめのツール
以下では、ブレスト会議の議事録見やすく保存できるツールを紹介します。
ブレストを行う際は、出たアイデアを参加者全員がすぐに確認可能な状態にしておく必要があります。しかし、アナログなホワイトボードへの記載や付箋の利用などの方法では、会議後に内容を書き起こしたり、写真を撮って保存したりしなければなりません。
そこで、会議中に出たアイデアは情報共有ツールに議事録として記載し、リアルタイムで共有すると、会議後にまとめなおす手間が省けます。しかし、複雑なツールを導入すると使いこなせず、かけたコストが回収できないままアナログな記録方法に戻る事態となってしまうのです。
したがって、利用方法がシンプルなツールを選びましょう。結論、ブレスト会議の議事録には、Wordのようにノートに直接文字を打ち込むことで、誰でも簡単にリアルタイムで情報共有ができるツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」はテキストだけでなく、画像や動画・ファイル添付にも対応しており、あらゆる形式の会議記録を残せます。また、ノートは「フォルダ」で分類すれば、時間を問わず必要なときにブレストの記録を探し出せるのです。
社内のあらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ブレスト会議のルールや進め方・注意点のまとめ
ここまで、ブレスト会議のルールや進め方・注意点について解説しました。
ブレストを行うと、通常の会議よりもアイデアが出やすくなります。また「質より量を重視する」「意見を否定しない」などのルールに基づいて会議を進めていけば、活発に意見が交わされ、よりよいアイデアが生まれるのです。
アイデアは会議中から議事録として残し、会議の参加メンバーがその場で確認可能な仕組みを整えることが重要です。とくに、「情報共有ツール」を使って議事録を残すと複数人で同時に閲覧でき、ブレスト会議が円滑に進みます。
ただし、複雑なツールでは使いこなせずうまく記録が残らないので、誰でも簡単に使えるサービスを選びましょう。結論として、ブレスト会議には非IT企業の65歳以上でも、直感的に利用できるシンプルな情報共有ツールのStockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のブレスト会議を成功に導きましょう。
