ひとつのシステム上で社内の情報を管理でき、社内における情報共有に使われているグループウェアですが、近年はIT化・DX化の促進により、これらのツールの需要が高まっています。
 
一方で、グループウェアの数も各種からリリースされるツールが増えているため、それぞれの機能を理解して導入・運用しなければ想定していた効果は得られません。特に、初めてITツールを導入しようと計画している担当者の方は、どのグループウェアが自社にマッチしているのかがわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、おすすめのグループウェア19選の一覧や、グループウェアの導入前に必要なポイントを中心にご紹介します。
 
  • グループウェアの導入前であるが、数が多すぎてどれが良いか迷っている
  • 導入予定のグループウェアでは懸念点が残るので、改めてどんなツールがあるのか知りたい
  • ツールを導入しても意味がなかった、というリスクを避けたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアを導入し、社内の情報共有におけるストレスを解消できます。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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目次

グループウェアとは?

グループウェアとは、社内やチームで業務を行う際の情報共有の手段として使われているシステムを指します。
 
ほかにも情報を共有する方法として、電話やメール、チャットツール、社内独自のコミュニケーションツールなどがあります。その中でも利便性や効率を考慮すると、グループウェアは多様な機能を1つのシステム上で利用できるため、情報を共有する手段として最適な手法です。
 
もちろん、グループウェアは、会社から離れた場所でもネット環境があれば利用が可能です。したがって、今日の状況下における「密にコミュニケーションが取れない」というテレワークにありがちな課題を解決できます。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットから選び方、おすすめツールまでをご紹介!


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グループウェアの代表的な5つの機能

グループウェアではさまざまな機能を利用できますが、主に以下の5つの機能が備わっています。メイン機能を理解し、自社の課題解決に使えるものが含まれているどうか確認しましょう。

チャット機能

チーム内で気軽に連絡を取り合える機能です。機能の性質上、メールのような堅苦しい文面でのコミュニケーションは行われないため、迅速な情報共有が可能です。
 
個人間のコミュニケーションだけでなく、グループを設定すれば複数人に対してや、ある特定の人に対してメッセージを送れます。チャット機能は、チームでのスピーディーな情報共有を実現するために重要度の高い機能と言えます。
 
ほかにも、ファイルを添付してやりとりをしたり、スタンプを利用して既読の旨を伝えたりすることも可能です。

ToDo管理機能

タスクをシステム上で作成・管理・共有できる機能です。タスクを見える化することで、取りこぼしや進捗の遅れを未然に防ぐ効果があります。
 
ツールによっては、自分に対してToDoを設定し、リマインド機能を使ってToDoの抜け漏れを防止できたり、期限を設定して特定のメンバーへとタスク設定できたりする機能を持つものもあります。
 
特に、複数の業務をひとりの担当者が兼任するアジャイル型で業務を進めている場合は、重宝する機能になります。

スケジュール管理機能

日別、週別、月別のスケジュールを管理できる機能で、カレンダーの日・週・月などの単位でスケジュールが設定できる機能です。代表的なツールにはGoogleカレンダーなどのアプリケーションが挙げられます。
 
スケジュールは個人的なスケジュールだけではなく、社内メンバーとの打ち合わせなど、複数人の参加日時も共有できます。また、ツールによってはほかの機能との連携が可能なものもあります。

掲示板機能

社内やチームで起きた事象をメンバーに対して伝達できる機能です。社内イベントや全社的なニュースなど、仕事以外の情報共有の手段としても活用できます。
 
業務の進捗管理のほかにも、メンバー間のコミュニケーションを深めるために活用したり、業務上必要な情報を周知させるためにメンバーを限定して掲示板に情報を掲載できたりするものもあります。

業務効率化機能

タイムカードや施設予約など、業務上発生するアナログな雑務をシステムで管理できる機能です。
 
デジタル化が社会的に推進されているなか、非IT企業であっても使える「Stock」のようなグループウェアを活用し、社内の業務効率化を成功させる企業が増加しています。
 
ツールによって業務効率化に貢献する機能は多岐にわたりますが、ツールの導入にあたっては業務を行う際に必要な機能だけが備わっているツールの利用がおすすめです。機能が多く備わっているのは良いと考えがちですが、機能過多で使いこなせなくなる可能性があるうえ、教育コストも多くかかってしまいます。
 
そのため、業務効率化のためにはシンプルで操作が簡単なものを選ぶのが重要です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介


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グループウェアを導入する5つのメリット

情報を共有する方法が多く存在する中で、グループウェアには以下の5つのメリットがあります。メリットを具体的に把握し、グループウェアを導入してリモートワークなど新しい働き方にも対応しましょう。

情報を一元管理できる

グループウェアは1つのシステム上で多様な機能を用いて情報を一元管理できます。
 
たとえば、複数のツールを使用してスケジュールやToDoを管理している場合、ツールを開く手間と管理する労力が必要になります。一方グループウェアでは、分けて管理していた情報をプロダクト内で一元管理できるようになります。
 
また、ひとつのツールで業務管理が完結するので、社内でツールへの認識を統一できます。さらに、人によってスケジュールやToDo、議事録などの管理方法が異なる、という事態も防げます。

情報共有が効率的になる

グループウェアの利用により、ほかのメンバーとメールよりも円滑にコミュニケーションを取れるようになります。
 
メールで連絡する際には、宛先設定におけるCCとBCCの使い分けやあいさつ文の挿入などが必要で、素早く情報伝達するのが難しいです。一方で、グループウェアを導入すれば、チャット機能で迅速な報告・連絡・相談が可能です。
 
グループを作成をしてチャットで連絡を取ることで、宛先を設定する手間が省けるので、情報共有をスムーズに行えます。

どこにいても情報を確認できる

モバイル(スマートフォンやタブレット)に対応したグループウェアもあるため、外出先からでも情報を確認できます。
 
たとえば、グループウェアを使用していな場合は、緊急の連絡や外出先での情報確認が困難です。そのため、情報を確認するためにオフィスへ戻ったり、社内の別メンバーへと電話したりしなければなりません。
 
しかし、グループウェアであれば必要な情報はクラウド上へ格納されていくので、インターネットの接続さえあれば時間や場所を問わずに情報を確認できます。

費用削減が期待できる

既にコミュニケーションツールやタスク管理ツールなど2つ以上導入している企業は、グループウェアを導入することで機能を1つに集約できるので、費用削減が可能です。
 
一方で、無料で利用できるグループウェアもありますが、使いやすさやセキュリティなどの懸念点はもちろん、無料であるからといって自社にマッチするとは限りません。そのため、グループウェアの導入前にはトライアルを利用して使い勝手を確かめてみましょう。
 
費用対効果を最大化するためも、無料・有料のツールの双方を検討するのが重要です。

社内情報を蓄えておける

グループウェアは自社にとってに大切なデータ、情報を適切に蓄えておけます。そのため、紙媒体での情報保管と比較すると、物理的な場所も取らず、効率的に営業活動を通して入手した情報を保存できます。
 
さらに、蓄積した情報の活用率を上げるには、社内でルールを定めフォルダごとに整理しておくのが重要です。アクセス性を保っておくと、ストックした社内のナレッジやノウハウを有効活用できます。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


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グループウェア導入前に社内で確認すべき3つのこと

導入効果を高めるには、自社の状況に即したものを選ぶのが重要です。社員が使いこなせなければかえって業務効率が落ち、働くモチベーションも低下してしまいます。
 
そこで、グループウェアの導入前に、社内で確認すべきポイントとして押さえておきたいのは以下3点です。

社内に浸透させられるか

選択するグループウェアが、社内に浸透させやすいかという点を考える必要があります。
 
ITツールに抵抗のないメンバーが多い現場では、導入がスムーズ進む可能性は高いです。一方で、システムやITに疎い社員が多いチームの場合、抵抗感が生まれツールを導入することで狙った効果を発揮しない可能性があります。
 
そのため、「シンプルで使い方が簡単なツール」「必要最低限の機能が備わっているツール」など、自社の状況に合わせて社内で使用するのにマストな条件をあらかじめ決めておきましょう。

利用する目的を明確にする

グループウェアの導入目的を明確化しておくことが重要です。
 
たとえば、「社内のファイル管理が社員によって異なるため、社員同士の情報共有がスムーズにいかない状況を解消したい」場合、ファイル管理と情報共有に優れたグループウェアを導入すべきです。
 
このように、自社の課題を解決するために必要な機能を絞り込んでおくと、ツールを選ぶ際の軸が定まります。

費用対効果が良いのか検討する

グループウェアの導入後に、「導入コストに見合った効果を得られていない」という失敗をしてしまう企業は少なくありません。そのため、社内でどのくらい費用をかけられるか検討し、予算内で最適なツールを選択しましょう。
 
しかし、無料であるからといって費用対効果が高いとは限りません。たとえば、無料のツールであっても使いづらく、現場でたびたび情報共有に関するトラブルが発生しているようでは、トラブル対応という余計なコストがかかってしまいます。
 
また、単に「流行っているから」「大手が導入しているから」という理由だけでツールを選定するのは控えましょう。
 
導入時に予算と必要な機能を照らし合わせ、費用対効果の高いものを選ぶのが重要です。
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス


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グループウェア選定の5つのポイント

具体的にどんな観点でグループウェアを比較し、選択すれば良いのかご説明します。以下5つのポイントを確認することで、自社に合った最適なグループウェアを選択できます。

使用したい機能が含まれているか

選定時には、使用したい機能が含まれているかチェックするのが重要です。
 
自社で必要な機能を明確化せずに多機能なツールを選ぶと、使いこなすのが難しく余計な教育コストがかかってしまいます。そのため、どんな機能が必要なのか洗い出し、コスト面や操作性を加味した上でツールを選定しましょう。
 
また、カスタマイズ性の高いツールなら、柔軟に機能を追加・削除可能なので、導入後の運用がスムーズにいきます。
 
運用の効率化を念頭に置いて、必要な機能が搭載されているか確認する必要があります。

誰でも簡単に操作できるか

導入した後に現場の社員が使いこなせなければ、本来の目的である業務効率化から遠のいてしまうので、操作性は重要です。
 
専門的な知識が不要、かつ直感的に操作ができるグループウェアを選ぶことで、ITリテラシーが異なる社内でもスムーズな情報共有を促進できます。
 
特に、導入したその日から使えるくらいシンプル、かつ100,000社以上の導入実績がある「Stock」を使うと、社内の情報蓄積や共有をスムーズに行えます。

利用ユーザー数を満たしているか

選ぶ際には、利用ユーザー数を満たしているか確認する必要があります。
 
グループウェア提供会社の中には、利用ユーザー数ごとにプランを設定してツールを提供している企業も存在します。そのため、導入費用を抑える観点からも、ツールを利用する人数を事前に把握しておくのが重要です。
 
導入コストとグループウェアを使う人数の両面から、条件を満たすツールを選ぶことが求められます。

サポート体制が充実しているか

不測の事態が発生した際でも、迅速なサポートがついているツールを選択しましょう。「システムが止まって動かない」「データが消えてしまった」など、導入直後はツールに慣れておらずトラブルが発生する可能性が高いです。
 
特に、不具合に関してITツールなどに知見のある社員がいない場合は、トラブルが発生した際に対応できません。
 
情報を格納している以上、ツールが自由に使えないと、業務に支障が出てしまいます。したがって、トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるか、サポート体制に関して確認しておくのが重要です。

オンプレミス型とクラウド型

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、どちらが自社に適切かを見極める必要があります。
 
オンプレミス型のツールは、自社のサーバーにシステムを構築して利用する方法で、対してクラウド型は、提供企業(ベンダー)が構築したシステムにアクセスして利用する方法です。
 
オンプレミス型は、セキュリティーの安全性がクラウド型より担保されている場合もありますが、サーバー構築に費用がかかるため全体的な導入コストが高くなります。一方で、クラウド型はサーバー構築の手間と費用がかからない反面、カスタマイズ性に欠けます。
 
これらのメリットとデメリットを総合的に判断して、自社でどちらのタイプを使用するのか検討しましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】もう迷わない!最新グループウェア比較&徹底解剖!


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【無料・有料】情報共有が活発になるグループウェア19選

以下では、各社からリリースされているグループウェア19選について、価格や機能をご紹介します。
 
導入を検討する企業が抱える課題として、「格納した情報を探すのが非常に手間」「チーム内で誰がどのタスクを行っているかわからない」という内容が挙げられます。
 
このような業務に関するストレスは、ツールの導入だけでは解決できず、運用を効率化しなければなりません。そのため、自社のITリテラシーに合わせたツールを導入しなければ、運用に失敗してしまうことはもちろん、2回目以降の導入し直しに対して、社内で強烈な抵抗感が生まれてしまいます。
 
したがって、社員のITリテラシーに左右されない、導入後すぐに運用できるツールの導入が必須です。結論、非IT企業でも導入したその日から利用可能なグループウェアは、シンプルさを追求した「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に簡単に書き込め、ノートに付随するメッセージ機能で業務に関するやりとりが簡単に行えます。さらに、ノートにはタスク管理機能がついているので、タスクの担当者が一目でわかり、進捗状況をチームで把握できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Google Workspace】Google公式のグループウェア

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Google Workspaceは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。

<Google Workspaceの特徴>

  • 仕事に必要な機能が一通り入っている
  • ビジネス用としてGmailやGoogleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能です。
  • 企業で使えるように最適化されている
  • Gmailなどは個人でも利用できますが、Google Workspaceを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握可能です。

<Google Workspaceの注意点>

  • 管理機能が複雑
  • 色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています。
  • 使わないアプリが多い
  • メールやカレンダーなど、特定の機能しか利用しない場合は機能過多になってしまいます。

<Google Workspaceの料金>

  • Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
  • Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
  • Enterprise:要お問い合わせ


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【Office365】Officeアプリケーションとの連携が可能

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Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理できます。

<Office365の特徴>

  • Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
  • エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
  • 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
  • クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用できます。

<Office365の注意点>

  • 使い続ける限り費用が発生する
  • 今までのOfficeアプリケーションは買い切り型のため、一度購入すれば良いものでしたが、Office365はサブスクリプション型のため、使い続ける限りは費用が発生します。
  • 旧バージョンの機能が使えない
  • 常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまう可能性があります。

<Office365の料金>

  • Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
  • Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
  • Apps:1ユーザーあたり月額900円


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【Kintone】自社に必要な機能をカスタマイズできる

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kintoneは、自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneの特徴>

  • 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
  • カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムを作れます。
  • アプリ開発やAPI連携が可能
  • JavaScriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています。

<Kintoneの注意点>

  • 専門的な知識が必要
  • 自社向けにカスタマイズができますが、専門的な知識が必要になるので、ITに不慣れな社員では困難です。
  • 使い方を理解するのが難しい
  • 豊富な機能があるため、メンバーが機能を使いこなすまでには時間がかかります。

<Kintoneの料金>

  • ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円


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【サイボウズOffice】スケジュール管理を軸にさまざまな機能あり

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サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。

<サイボウズOfficeの特徴>

  • 機能が豊富
  • 会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板に限らず利用できます。

<サイボウズOfficeの注意点>

  • スケジュール管理が中心のUI(見た目)である
  • カスタマイズができるもののスケジュール管理がメインのUIなので、ほかの機能を利用させるためには、あらかじめ社内でルールを決めておく必要があります。

<サイボウズOfficeの料金>

  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
  • プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円


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【desknet’s NEO】25のアプリケーションで多機能に使える

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desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

<desknet’s NEOの特徴>

  • あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
  • 25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています。そのため大企業向けとも言えます。
  • パッケージ版も用意されている
  • クラウド版とパッケージ版が用意されているため、自社に合わせた選択が可能です。

<desknet’s NEOの注意点>

  • バックアップ機能がない
  • バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます。

<desknet’s NEOの料金>

  • クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
  • パッケージ型:5ユーザーあたり43,780円〜


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【J-MOTTO】会員制ビジネスサポートサービス

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J-MOTTOは、 4,000社以上で利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。

<J-MOTTOの特徴>

  • グループウェア以外の機能も使える
  • グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用できます。

<J-MOTTOの注意点>

  • 利用できる容量が少ない
  • スタンダードプランの場合、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません。

<J-MOTTOの料金>

  • ライトプラン:10ユーザーまで年43,780円
  • スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円


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【サイボウズGaroon】大企業向けのグループウェア

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サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。

<サイボウズGaroonの特徴>

  • ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
  • スマホからでも機能を利用できるため、申請や決裁がスムーズに行えます。
  • パッケージ版も用意されている
  • クラウド版とパッケージ版が用意されているため、自社の状況に応じて利用方法を決められます。

<サイボウズGaroonの注意点>

  • 1人あたりの利用料金が高い
  • クラウド版の場合、1人あたり845円/月〜となるため、ほかのサービスに比べると高い印象があります。

<サイボウズGaroonの料金>

  • クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
  • パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))


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【mitoco】Salesforceとの親和性が高い

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mitocoは、Salesforceを利用している企業のためのグループウェアです。

<mitocoの特徴>

  • Salesforceと連携ができる
  • Salesforceとの連携により、mitocoの情報を一元管理できます。
  • パッケージ版も用意されている
  • クラウド版とパッケージ版が用意されているため、自社の状況に応じて利用方法を決められます。

<mitocoの注意点>

  • Salesforceユーザーでない場合には使いにくい
  • あくまでSalesforceユーザーにとって利便性の高いグループウェアになるため、Salesforceを利用していない場合はメリットを感じにくい可能性があります。
  • 利用料金が高め
  • 1ユーザーあたり800円/月〜なため、利用料金は高めです。

<mitocoの料金>

  • 300ユーザーまで:1ユーザーあたり月額885円
  • 301〜1,000ユーザーまで:1ユーザーあたり月額770円
  • 1,001ユーザー以上:要お問い合わせ


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【Zoho Connect】アメリカ発の多機能なグループウェア

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Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectの特徴>

  • 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
  • フォーラムやイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理できます。

<Zoho Connectの注意点>

  • 概念や用語が分かりにくい
  • 情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めは慣れない可能性が高いです。

<Zoho Connectの料金>

  • 内部ネットワーク(社内用):1ユーザーあたり月額120円
  • 外部ネットワーク(社内外用):月額12,000円(ユーザー無制限)


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【Talknote】社内SNSに特化した機能を持つ

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Talknoteは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
グループウェアとしても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。

<Talknoteの特徴>

  • シンプルなデザイン
  • 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残せます。
  • 管理機能が充実
  • 既読・未読の管理やメンバー管理など、業務に必要な機能が備わっています。

<Talknoteの注意点>

  • 導入のための費用が高い
  • 導入には初期費用がかかるほか、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます。
  • 情報が流れてしまう
  • タイムライン形式で表示されるため投稿した情報が流れて見逃す可能性もあります。

<Talknoteの料金>

  • 初期費用+基本プラン+オプションからなるので、詳細はお問い合わせが必要です。


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【gamba!】日報に特化したグループウェア

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gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストでの日報作成に加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。

<gamba!の特徴>

  • 日報をSNSのように使える
  • 日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用可能です。
  • 手軽に日報を残すことができる
  • テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を作れます。

<gamba!の注意点>

  • あくまで日報機能がメイン
  • 日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能はありません。
  • 15日間しか無料トライアルがない
  • 無料トライアル期間が短いため、自社に適しているか十分に確かめられません。

<gamba!の料金>

  • 初期費用+システム利用料+オプションからなり、問い合わせが必要です。


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【enclo】社内外のコミュニケーションに特化

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encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

<encloの特徴>

  • シンプルな機能
  • ファイルとメッセージに機能が絞られている分、余計な機能がなく、シンプルな操作性になっています。

<encloの注意点>

  • ビジネスアカウントで利用するには高額
  • 1人あたり2,000円/月〜となるため、他サービスと比べて高額です。
  • ファイルとメッセージ共有に特化している
  • スケジュール管理や掲示板などの機能がないため、費用対効果に見合わない可能性があります。

<encloの料金>

  • フリープラン:無料(5名まで)
  • マイプラン:月額350円(10名まで)
  • ビジネスプラン:月額2,000円(10名以上)


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【aipo.com】多機能かシンプルかを値段で決められる

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aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知などさまざまな活用方法があるグループウェアです。

<aipo.comの特徴>

  • 機能を絞って始められる
  • たとえば、「カレンダー」「チャット」のみから始められるため、スモールスタートで社内の反発を招くことなくグループウェアを浸透させられます。

<aipo.comの注意点>

  • 無料プランがない
  • 14日間の無料お試し期間は存在しますが、無料プランが存在しないので、継続して使うには課金しなければなりません。

<aipo.comの料金>

  • ミニマム:1ユーザーあたり月額200円
  • ベーシック:1ユーザーあたり月額350円
  • プレミアム:1ユーザーあたり月額550円


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【オルカ】安価でさまざまな機能が利用できる

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オルカは、低価格で経費精算や勤怠管理までできる中小企業向けのグループウェアです。

<オルカの特徴>

  • 安価でさまざまな機能が利用できる
  • 10人ユーザーあたり最低1,100円/月から、グループウェアとしてさまざまな機能が利用できます。

<オルカの注意点>

  • アプリがない
  • 全てブラウザベースのため、スマホからでもブラウザからアクセスする必要があり、スムーズな活用が困難です。
  • 機能を追加していく度に料金が追加される
  • グループウェアとしては安価で利用できるものの、自社に必要な機能を追加していくとその分料金が高くなります。

<オルカの料金>

  • ライトプラン:1ユーザーあたり月額110円
  • プロフェッショナルプラン:1ユーザーあたり月額1,100円


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【iQube】ノウハウの蓄積に特化

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iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。

<iQubeの特徴>

  • 適切な情報共有が可能
  • 記載した情報の共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへ伝達可能です。
  • 10IDまでは無料
  • 制限はあるものの、有料プランと同じ機能が使えるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます。

<iQubeの注意点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
  • 電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています。
  • ストレージ容量が少ない
  • 有料プランでも1ユーザーあたり1GBまでしか使えず、追加するには費用が発生します。

<iQubeの料金>

  • 無料プラン:無料
  • テレワークプラン:1ユーザーあたり月額330円
  • スタンダードプラン:1ユーザーあたり月額440円
  • プレミアムプラン:1ユーザーあたり月額770円


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【GRIDY】20以上の機能が完全無料で使える

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GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

<GRIDYの特徴>

  • 完全無料で使える
  • ユーザー登録数・容量も無制限で、無料で20以上の機能が利用できます。
  • アクセス制限が可能
  • 企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができます。

<GRIDYの注意点>

  • サポートが受けられない
  • 電話やメールでのサポートを受けることができません

<GRIDYの料金>

  • 無料で利用可能


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【R-GROUP】完全永久無料のグループウェア

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R-GROUPは、全機能を無料で利用でき、制限もなく利用できるグループウェアです。

<R-GROUPの特徴>

  • 完全無料で使える
  • 無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使えます。
  • 容量が無制限
  • あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にせずファイルを格納できます。

<R-GROUPの注意点>

  • サポートが受けられない
  • 電話やメールでのサポートは受けられません。

<R-GROUPの料金>

  • 無料で利用可能


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【GROUP SESSION】PCだけの利用であればおすすめ

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GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなど機能が無料で使えるグループウェアです。

<GROUP SESSIONの特徴>

  • ユーザー数が無制限
  • ユーザー数無制限で全ての機能を利用できます。

<GROUP SESSIONの注意点>

  • 無料版はスマホでの利用不可
  • スマホから利用するには有料オプションを追加する必要があります。
  • サポートが有料オプション
  • 無料サポート窓口もありますが、運用方法などのサポートは有料となっています。

<GROUP SESSIONの料金>

  • byCloudスマートプラン:月額330円(5〜300ユーザー)
  • byCloudプレミアムプラン:初期費用(24,000円〜)+月額660円(20〜100ユーザー)
  • byCloud専用サーバプラン:初期費用(150,000円〜)+年額960,000円〜
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使える!人気のおすすめグループウェア9選!


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グループウェア19選の比較表

以下では上記でご紹介したグループウェア19選をまとめた比較表をご紹介します。
 
【一番おすすめ】Stock Google Workspace Office365 Kintone サイボウズOffice desknet’s NEO J-MOTTO サイボウズGarooon mitoco Zoho Connect Talknote gamba! enclo aipo.com オルカ iQube GRIDY R-GROUP GROUP SESSION
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
Google公式のグループウェア
Officeアプリケーションとの連携が可能
自社に必要な機能をカスタマイズできる
スケジュール管理を軸にさまざまな機能あり
25のアプリケーションで多機能に使える
会員制のビジネスサポートサービス
大企業向けのグループウェア
Salesforceとの親和性が高い
アメリカ発の多機能なグループウェア
社内SNSに特化した機能を持つ
日報に特化したグループウェア
社内外のコミュニケーションに特化
多機能かシンプルかを値段で決定できる
安価でさまざまな機能が利用できる
ノウハウの蓄積に特化した
20以上の機能が無料で利用できる
完全永久無料のグループウェア
PCだけでの利用であればおすすめ
料金
無料・有料プランでもひとり当たり月324円〜
・Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
・Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
・Enterprise:要お問い合わせ
・Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
・Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
・Apps:1ユーザーあたり月額900円
・ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
・プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円
・クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
・パッケージ型:5ユーザーあたり43,780円〜
・ライトプラン:10ユーザーまで年43,780円
・スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円
・クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
・パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))
・300ユーザーまで:1ユーザーあたり月額885円
・301〜1,000ユーザーまで:1ユーザーあたり月額770円
・1,001ユーザー以上:要お問い合わせ
・内部ネットワーク(社内用):1ユーザーあたり月額120円
・外部ネットワーク(社内外用):月額12,000円(ユーザー無制限)
・初期費用+基本プラン+オプション
・初期費用+システム利用料+オプション
・フリープラン:無料(5名まで)
・マイプラン:月額350円(10名まで)
・ビジネスプラン:月額2,000円(10名以上)
・ミニマム:1ユーザーあたり月額200円
・ベーシック:1ユーザーあたり月額350円
・プレミアム:1ユーザーあたり月額550円
・ライトプラン:1ユーザーあたり月額110円
・プロフェッショナルプラン:1ユーザーあたり月額1,100円
・無料プラン:無料
・テレワークプラン:1ユーザーあたり月額330円
・スタンダードプラン:1ユーザーあたり月額440円
・プレミアムプラン:1ユーザーあたり月額770円
・無料
・無料
・byCloudスマートプラン:月額330円(5〜300ユーザー)
・byCloudプレミアムプラン:初期費用(24,000円〜)+月額660円(20〜100ユーザー)
・byCloud専用サーバプラン:初期費用(150,000円〜)+年額960,000円〜


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まとめ:グループウェア導入で業務と情報共有を活性化させる

ここまで、グループウェアおすすめ19選や機能、メリットなどについて網羅的に解説してきました。グループウェアをはじめとしたITツールは導入しただけでは効果を発揮せず、社内のメンバー全員が活用してはじめて、業務効率化など狙った効果が得られます。
 
そのため、経営者や決裁権のある担当者の一存だけでツールを選定するのではなく、必ず現場での使い勝手はどうだったかヒアリングする必要があります。一方で、数多くのツールをトライアルで利用して判断するのは、時間やリソースなどを考慮しても難しい現場がほとんどです。
 
たとえば、ご紹介したツールのひとつであるStockは「初めてツールを導入する非IT企業」であっても、すぐ使いこなせるほどシンプルな設計となっています。実際に継続率も99%を超え業界業種を問わず導入実績がある、今注目のツールです。
 
「ノート機能」を用いて簡単に情報を格納、メッセージ機能を使いノートに紐づいた形でやりとりができるので、情報が流れてしまうというストレスがありません。
 
利用は無料からでき、登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理を効率化し、日々の情報共有におけるストレスを解消しましょう。
 
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