ひとつのシステム上で社内の情報を管理でき、社内における情報共有に使われているグループウェアですが、近年はIT化・DX化の促進により、これらのツールの需要が高まっています。
 
一方で、グループウェアの数も各種からリリースされるツールが増えているため、それぞれの機能を理解して導入・運用しなければ想定していた効果は得られません。特に、初めてITツールを導入しようと計画している担当者の方は、どのグループウェアが自社にマッチしているのかがわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、おすすめのグループウェア19選の一覧や、グループウェアの導入前に必要なポイントを中心にご紹介します。
 
  • グループウェアの導入前であるが、数が多すぎてどれが良いか迷っている
  • 導入予定のグループウェアでは懸念点が残るので、改めてどんなツールがあるのか知りたい
  • ツールを導入しても意味がなかった、というリスクを避けたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアを導入し、社内の情報共有におけるストレスを解消できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

目次

【無料・有料】情報共有が活発になるグループウェア19選

以下では、各社からリリースされているグループウェア19選について、価格や機能をご紹介します。
 
グループウェアは小規模・大規模問わず部署やチームの情報共有を効率化し、必要な情報を効率的に管理するツールです。そのため、導入する企業が抱える課題として、「格納した情報を探すのに非常に手間」「情報共有のストレスが解消できない」という内容が挙げられます。
 
このような情報に関するストレスは、導入だけでは解決できず、導入後にツールが「運用」されることではじめて情報共有のストレスが解消できるのです。
 
そのため、自社のITリテラシーに合わせたツールを導入しなければ、運用に失敗してしまうことはもちろん、2回目以降の導入し直しに対して、強烈な抵抗感が社内で生まれてしまいます。
 
したがって、社内リテラシーに左右されない、導入後すぐに運用できるツールの導入が必須です。結論、非IT企業でも導入したその日から利用可能なグループウェアは、シンプルさを追求したStock一択です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Google公式のグループウェア:Google Workspace

Google Workspaceのトップページ

Google Workspaceは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。

<Google Workspaceの特徴>

  • 仕事に必要な機能が一通り入っている
    ビジネス用としてGmailやGoogleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能です。
  • 企業で使えるように最適化されている
    Gmailなどは個人でも利用できますが、Google Workspaceを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握できます。

<Google Workspaceの注意点>

  • 管理機能が複雑
    色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています。
  • 使わないアプリが多い
    ほとんどの方がメールやカレンダーなど、特定の機能しか利用しないため、使わないアプリが多くなってしまいます。

<Google Workspaceの料金>

  • Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
  • Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
  • Enterprise:要お問い合わせ


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Officeアプリケーションとの連携が可能:Office365

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Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理できます。

<Office365の特徴>

  • Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
    エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
  • 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
    クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用できます。

<Office365の注意点>

  • 使い続ける限り費用が発生する
    今までのOfficeアプリケーションは買い切り型のため、一度購入すれば良いものでしたが、Office365はサブスクリプション型のため、使い続ける限りは費用が発生します。
  • 旧バージョンの機能が使えない
    常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまう可能性があります。

<Office365の料金>

  • Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
  • Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
  • Apps:1ユーザーあたり月額900円


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自社に必要な機能をカスタマイズできる:Kintone

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kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneの特徴>

  • 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにできます。
  • アプリ開発やAPI連携が可能
    JavaScriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています。

<Kintoneの注意点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります。
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります。

<Kintoneの料金>

  • ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円


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スケジュール管理を軸にさまざまな機能あり:サイボウズOffice

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サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。

<サイボウズOfficeの特徴>

  • 機能が豊富
    会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板に限らず利用できます。

<サイボウズOfficeの注意点>

  • スケジュール管理が中心のUI(見た目)である
    カスタマイズができるもののスケジュール管理が中心な見た目のため、他の機能を利用させるためには、あらかじめ社内でルールを決めておく必要があります。

<サイボウズOfficeの料金>

  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
  • プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円


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25のアプリケーションで多機能に使える:desknet’s NEO

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desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

<desknet’s NEOの特徴>

  • あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
    25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています。そのため大企業向けとも言えます。
  • パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決められます。

<desknet’s NEOの注意点>

  • バックアップ機能がない
    バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます。

<desknet’s NEOの料金>

  • クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
  • パッケージ型:5ユーザーあたり43,780円〜


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会員制ビジネスサポートサービスの:J-MOTTO

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J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。

<J-MOTTOの特徴>

  • グループウェア以外の機能も使える
    グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用できます。

<J-MOTTOの注意点>

  • 利用できる容量が少ない
    スタンダードプランの場合、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません。

<J-MOTTOの料金>

  • ライトプラン:10ユーザーまで年43,780円
  • スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円


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大企業向けのグループウェア:サイボウズGaroon

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サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。

<サイボウズGaroonの特徴>

  • ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
    スマホからでも機能を利用できるため、申請や決裁がスムーズに行えます。
  • パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、自社の状況に応じて利用方法を決められます。

<サイボウズGaroonの注意点>

  • 1人あたりの利用料金が高い
    クラウド版の場合、1人あたり845円/月〜となるため、他のサービスに比べると高い印象があります。

<サイボウズGaroonの料金>

  • クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
  • パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))


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Salesforceとの親和性が高い:mitoco

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mitocoは、Salesforceを利用している企業のためのグループウェアです。

<mitocoの特徴>

  • Salesforceと連携ができる
    Salesforceとの連携により、mitocoの情報を一元管理できます。
  • パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、自社の状況に応じて利用方法を決められます。

<mitocoの注意点>

  • Salesforceユーザーでない場合には使いにくい
    あくまでSalesforceユーザーにとって利便性の高いグループウェアになるため、Salesforceを利用していない場合はメリットを感じにくい可能性があります。
  • 利用料金が高め
    1ユーザーあたり800円/月〜なため、利用料金は高めです。

<mitocoの料金>

  • 300ユーザーまで:1ユーザーあたり月額885円
  • 301〜1,000ユーザーまで:1ユーザーあたり月額770円
  • 1,001ユーザー以上:要お問い合わせ


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アメリカ発の多機能なグループウェア:Zoho Connect

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Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectの特徴>

  • 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    フォーラムやイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理できます。

<Zoho Connectの注意点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります。

<Zoho Connectの料金>

  • 内部ネットワーク(社内用):1ユーザーあたり月額120円
  • 外部ネットワーク(社内外用):月額12,000円(ユーザー無制限)


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社内SNSに特化した機能を持つ:Talknote

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Talknoteは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
グループウェアとしても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。

<Talknoteの特徴>

  • シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
  • 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています。

<Talknoteの注意点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかるほか、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます。
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります。

<Talknoteの料金>

  • 初期費用+基本プラン+オプションからなるので、詳細はお問い合わせが必要です。


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日報に特化したグループウェア:gamba!

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gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストでの日報作成に加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。

<gamba!の特徴>

  • 日報をSNSのように使える
    日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用可能です。
  • 手軽に日報を残すことができる
    テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報作成ができます。

<gamba!の注意点>

  • あくまで日報機能がメイン
    日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません。
  • 15日間しか無料トライアルがない
    無料トライアル期間が短いため、短期間で使用感を確かめる必要があります。

<gamba!の料金>

  • 初期費用+システム利用料+オプションからなるので、詳細はお問い合わせが必要です。


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社内外のコミュニケーションに特化:enclo

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encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

<encloの特徴>

  • シンプルな機能
    ファイルとメッセージに機能が絞られている分、余計な機能がなく、シンプルな操作性になっています。

<encloの注意点>

  • ビジネスアカウントで利用するには高額
    ビジネスアカウントでは1人あたり2,000円/月〜となるため、他サービスに比べても高価格帯です。
  • ファイルとメッセージ共有に特化している
    スケジュール管理や掲示板などの機能がないため、機能が少ない印象です

<encloの料金>

  • フリープラン:無料(5名まで)
  • マイプラン:月額350円(10名まで)
  • ビジネスプラン:月額2,000円(10名以上)


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多機能かシンプルかを値段で決められる:aipo.com

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aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知、予定のリマインドなど、様々な活用方法ができるグループウェアです。

<aipo.comの特徴>

  • 機能を絞って始められる
    例えば、「カレンダー」「チャット」のみから始められるため、社内にグループウェアを浸透しやすくなります。

<aipo.comの注意点>

  • 機能ごとに費用がかかる
    最低350円/月がかかりますが、実質的に機能ごとに費用がかかるため、多くの機能を使う場合は毎月の利用料が高くなる点に注意です。

<aipo.comの料金>

  • ミニマム:無料(10名〜)
  • ベーシック:1ユーザーあたり月額400円(20名〜)
  • プレミアム:1ユーザーあたり月額610円(30名〜500名まで)


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安価でさまざまな機能が利用できる:オルカ

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オルカは、低価格で経費精算や勤怠管理までできる、中小企業向けのグループウェアです。

<オルカの特徴>

  • 安価でさまざまな機能が利用できる
    10人ユーザーあたり最低1,100円/月から、グループウェアとしてさまざまな機能が利用できます。

<オルカの注意点>

  • アプリがない
    全てブラウザベースのため、スマホからでもブラウザからアクセスする必要があり、スムーズな活用が難しくなります
  • 機能を追加していく度に料金が追加される
    グループウェアとしては安価で利用できるものの、自社に必要な機能を追加していくとその分料金が高くなります。

<オルカの料金>

  • ライトプラン:1ユーザーあたり月額110円
  • プロフェッショナルプラン:1ユーザーあたり月額1,100円


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ノウハウの蓄積に特化した:iQube

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iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。

<iQubeの特徴>

  • 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です。
  • 10IDまでは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます。

<iQubeの注意点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています。
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1ユーザーあたり1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します。

<iQubeの料金>

  • 無料プラン:無料
  • テレワークプラン:1ユーザーあたり月額330円
  • スタンダードプラン:1ユーザーあたり月額440円
  • プレミアムプラン:1ユーザーあたり月額770円


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20以上の機能が完全無料で使える:GRIDY

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GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

<GRIDYの特徴>

  • 完全無料で使える
    ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません。
  • アクセス制限が可能
    企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能です。

<GRIDYの注意点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません

<GRIDYの料金>

  • 無料で利用可能


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完全永久無料のグループウェア:R-GROUP

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R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、制限もなく利用できるグループウェアです。

<R-GROUPのポイント>

  • 完全無料で使える
    無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます。
  • 容量が無制限
    あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にせずファイルを格納できます。

<R-GROUPを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートは受けられません。

<R-GROUPの料金>

  • 無料で利用可能


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PCだけの利用であればおすすめ:GROUP SESSION

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GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなど機能が無料で使えるグループウェアです。

<GROUP SESSIONのポイント>

  • ユーザー数が無制限
    ユーザー数無制限で全ての機能を利用できます。

<GROUP SESSIONを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料版はスマホでの利用不可
    スマホから利用するには有料オプションを追加する必要があります。
  • サポートが有料オプション
    無料サポート窓口もありますが、運用方法などのサポートは有料となっています。

<GROUP SESSIONの料金>

  • byCloudスマートプラン:月額330円(5〜300ユーザー)
  • byCloudプレミアムプラン:初期費用(24,000円〜)+月額660円(20〜100ユーザー)
  • byCloud専用サーバプラン:初期費用(150,000円〜)+年額960,000円〜
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!


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グループウェア19選の比較表

以下では上記でご紹介したグループウェア19選をまとめた比較表をご紹介します。
 
【一番おすすめ】Stock Google Workspace Office365 Kintone サイボウズOffice desknet’s NEO J-MOTTO サイボウズGarooon mitoco Zoho Connect Talknote gamba! enclo aipo.com オルカ iQube GRIDY R-GROUP GROUP SESSION
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
Google公式のグループウェア
Officeアプリケーションとの連携が可能
自社に必要な機能をカスタマイズできる
スケジュール管理を軸にさまざまな機能あり
25のアプリケーションで多機能に使える
会員制のビジネスサポートサービス
大企業向けのグループウェア
Salesforceとの親和性が高い
アメリカ発の多機能なグループウェア
社内SNSに特化した機能を持つ
日報に特化したグループウェア
社内外のコミュニケーションに特化
多機能かシンプルかを値段で決定できる
安価でさまざまな機能が利用できる
ノウハウの蓄積に特化した
20以上の機能が無料で利用できる
完全永久無料のグループウェア
PCだけでの利用であればおすすめ
料金
無料・有料プランでもひとり当たり月324円〜
・Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
・Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
・Enterprise:要お問い合わせ
・Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
・Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
・Apps:1ユーザーあたり月額900円
・ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
・プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円
・クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
・パッケージ型:5ユーザーあたり43,780円〜
・ライトプラン:10ユーザーまで年43,780円
・スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円
・クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
・パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))
・300ユーザーまで:1ユーザーあたり月額885円
・301〜1,000ユーザーまで:1ユーザーあたり月額770円
・1,001ユーザー以上:要お問い合わせ
・内部ネットワーク(社内用):1ユーザーあたり月額120円
・外部ネットワーク(社内外用):月額12,000円(ユーザー無制限)
・初期費用+基本プラン+オプション
・初期費用+システム利用料+オプション
・フリープラン:無料(5名まで)
・マイプラン:月額350円(10名まで)
・ビジネスプラン:月額2,000円(10名以上)
・ミニマム:無料(10名〜)
・ベーシック:1ユーザーあたり月額400円(20名〜)
・プレミアム:1ユーザーあたり月額610円(30名〜500名まで)
・ライトプラン:1ユーザーあたり月額110円
・プロフェッショナルプラン:1ユーザーあたり月額1,100円
・無料プラン:無料
・テレワークプラン:1ユーザーあたり月額330円
・スタンダードプラン:1ユーザーあたり月額440円
・プレミアムプラン:1ユーザーあたり月額770円
・無料
・無料
・byCloudスマートプラン:月額330円(5〜300ユーザー)
・byCloudプレミアムプラン:初期費用(24,000円〜)+月額660円(20〜100ユーザー)
・byCloud専用サーバプラン:初期費用(150,000円〜)+年額960,000円〜


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グループウェアとは?

キーボードを打つ画像

グループウェアとは、社内やチームで業務を行う際の情報共有の手段として使われているシステムを指します。
 
他にも情報を共有する方法として、電話やメール、チャットツール、社内独自のコミュニケーションツールなどがあります。その中でも利便性や効率を考慮すると、グループウェアは多様な機能を1つのシステム上で利用できるため、情報を共有する手段として最適な手法です。
 
もちろん、グループウェアは、会社から離れた場所でもネット環境があれば利用が可能です。したがって、今日の状況下における「密にコミュニケーションが取れない」というテレワークにありがちな課題を解決できます。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットやオススメのツールをご紹介


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グループウェアの代表的な5つの機能

グループウェアではさまざまな機能を利用できますが、主に以下の5つの機能が備わっています。

チャット機能

チーム内で気軽に連絡を取り合える機能です。機能の性質上、メールのような堅苦しい文面でのコミュニケーションは行われないため、迅速な情報共有が可能です。
 
個人間のコミュニケーションだけでなく、グループを設定すれば複数人に対してや、ある特定の人に対してメッセージを送ることができます。チャット機能は、チームでのスピーディーな情報共有を実現するために重要度の高い機能と言えます。
 
ほかにも、ファイルを添付してやりとりをしたり、スタンプを利用して既読の旨を伝えたりすることも可能です。

ToDo管理機能

タスクをシステム上で作成・管理・共有できる機能です。タスクを見える化することで、取りこぼしや進捗の遅れを未然に防ぐ効果があります。
 
ツールによっては、自分に対してToDoを設定し、リマインド機能を使ってToDoの抜け漏れを防止できたり、期限を設定して特定のメンバーへとタスク設定できたりする機能を持つものもあります。
 
特に、複数の業務をひとりの担当者が兼任するアジャイル型で業務を進めている場合は、重宝する機能になります。

スケジュール管理機能

日別、週別、月別のスケジュールを管理できる機能で、カレンダーの日・週・月などの単位でスケジュールが設定できる機能です。代表的なツールにはGoogleカレンダーなどのアプリケーションが挙げられます。
 
スケジュールは個人的なスケジュールだけではなく、社内メンバーとの打ち合わせなど、複数人の参加日時も共有できます。また、ツールによっては他の機能との連携が可能なものもあります。

掲示板機能

社内やチームで起きた事象をメンバーに対して伝達できる機能です。社内イベントや全社的なニュースなど、仕事以外の情報共有の手段としても活用できます。
 
業務の進捗管理のほかにも、メンバー間のコミュニケーションを深めるために利用したり、業務上必要な情報を周知させるためにメンバーを限定して掲示板に情報を掲載できるものもあります。

業務効率化機能

タイムカードや施設予約など、業務上発生するアナログな雑務をシステムで管理できる機能です。
 
デジタル化が社会的に推進されているなか、非IT企業であっても使える「Stock」のようなグループウェアを活用して、社内の業務効率化を実現成功している企業が増加しています。
 
ツールによって業務効率化に貢献する機能は多岐にわたりますが、ツールの導入にあたっては業務を行う際に必要な機能だけが備わっているツールの利用がおすすめです。機能が多く備わっているのは良いと考えがちですが、機能過多で使いこなせなくなる可能性があるうえ、教育コストも多くかかってしまいます。
 
そのため、業務効率化のためにはシンプルで操作が簡単なグループウェアを選ぶのが重要です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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グループウェアを導入する5つのメリット

会議中の画像

情報を共有する方法が多く存在する中で、グループウェアには以下の5つのメリットがあります。

情報を一元管理できる

グループウェアは1つのシステム上で多様な機能を用いて情報を一元管理できます。
 
例えば、複数のツールを使用してスケジュールやToDoを管理している場合、ツールを開く手間と管理する労力が必要になります。一方グループウェアではツールを分けて管理していた内容をツール内で一元管理できるようになります。
 
また、ひとつのツールで業務管理が完結するので、社内でツールへの認識を統一できます。さらに人によってスケジュールやToDo、議事録などの資料の管理方法が異なる、という状況も防げます。

情報共有が効率的になる

グループウェアの利用により、ほかのメンバーと、メールよりも円滑にコミュニケーションを取れるようになります。
 
近年はテレワーク制度を導入する企業も増えており、在宅で仕事をしているときにも迅速な報告・連絡・相談が可能です。

どこにいても情報を確認できる

モバイル(スマートフォンやタブレット)に対応したグループウェアもあるため、外出先からでも情報を確認できます。
 
たとえば、グループウェアを使用していな場合は、緊急の連絡や外出先での情報確認ができません。そのため、情報の確認のためにオフィスへ戻ったり、社内の別メンバーへと電話したりしなければなりません。
 
しかし、グループウェアであれば必要な情報はクラウド上へ格納されていくので、インターネットさえ確保できれば時間や場所を問わずに情報を確認できます。

費用削減が期待できる

既にコミュニケーションツールやタスク管理ツールなど2つ以上導入している企業は、グループウェアを導入することで機能を1つに集約できるので、その分の費用削減が可能です。
 
一方で、無料で利用できるグループウェアもありますが、使いやすさやセキュリティなどの懸念点はもちろん、無料であるからといって自社にマッチするとは限りません。そのため、グループウェアの導入前にはトライアルを利用して使い勝手を確かめてみましょう。
 
費用対効果を最大化するためも、無料・有料のツールの双方を検討するのがおすすめです。

社内情報を蓄えておける

グループウェアは自社にとってに大切なデータ、情報を適切に保管できます。そのため、紙媒体での情報保管と比較すると、物理的な場所も取らず、効率的に営業活動を通して入手した情報を蓄積できます。
 
蓄積した情報のルールをあらかじめ定めておくと、蓄積された情報を引き出すときにもすぐにアクセスできます。導入後にはどのような運用体制にするかも考慮しておくのがおすすめです。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


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グループウェア導入前に社内で確認すべき3つのこと

グループウェアの導入前には社内で確認すべきポイントとして押さえておきたいのは以下3点です。

社内に浸透させられるか

グループウェアというツール自体が、社内に浸透させやすいかという点を考える必要があります。
 
ITツールに抵抗がないメンバーが多い現場では、導入はスムーズ進む可能性は高いですが、システムやITに疎い社員が多いチームだと、ツールを導入することで狙った効果を発揮しない可能性があります。
 
「シンプルで使い方が簡単なツール」「必要最低限の機能が備わっているツール」など、社内で使用するのにマストな条件をあらかじめ決めておきましょう。

利用する目的を明確にする

グループウェアを導入する目的を明確にしておくことが重要です。
 
たとえば、「社内のファイル管理が社員によって異なるため、社員同士の情報共有がスムーズにいかない状況を解消したい」場合、ファイル管理と情報共有に優れたグループウェアを導入すべき、と導入予定のツールに必要な機能も絞り込むことができます。
 
このように目的を明確にすると、「その問題を解決する機能」から「その機能を保有するグループウェア」を算出可能です。

費用対効果が良いのか検討する

グループウェアの導入後に「導入コストに見合った効果を得られていない」という失敗をしてしまう企業は少なくありません。社内でどのくらい費用をかけられるか検討し、費用内で最適なツールを選択しましょう。
 
無料であるからといって費用対効果が高いとは限りません。たとえば、無料のツールであっても使いづらく、現場でたびたび情報共有に関するトラブルが発生しているようでは、トラブル対応という余計なコストがかかってしまい、費用対効果が高いとは言えません。
 
そのため、「流行っているから」「大手が導入しているから」という理由だけでツールを選定するのは控えましょう。
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス


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グループウェア選定の5つのポイント

ノートパソコンとメモ

具体的にどんな観点でグループウェアを比較し、選択すれば良いのかご説明します。以下5つのポイントを確認することで、自社に合った最適なグループウェアを選択できます。

使用したい機能が含まれているか

グループウェアごとに使える機能は異なるため、必ずしも利用者数の多い人気ツールが自社にとって最適なものとは言えません。
 
どんな機能が必要なのか洗い出し、コスト面や操作性を加味した上でツールを選定しましょう。

誰でも簡単に操作できるか

導入した後に実際に使う人たちが使いこなせなければ、本来の目的である業務効率化から遠のいてしまいます。
 
専門的な知識を必要とすることなく、直感的に操作ができるグループウェアを選ぶことで、ITリテラシーが異なる社内でもスムーズな情報共有を促進できます。
 
特に、導入したその日から使えるくらいシンプル、かつ80,000社以上の導入実績がある「Stock」を使うと、社内の情報蓄積はもちろん、さまざまな情報共有の方法へと横展開できます。

利用ユーザー数を満たしているか

グループウェア提供会社の中には、利用ユーザー数ごとにプランを設定してツールを提供している企業も存在します。
 
そのため、導入コストとグループウェアを使う人数の両面から、条件を満たすツールを選ぶことが求められます。

サポート体制が充実しているか

不測の事態が発生した際でも、迅速なサポートがついているツールを選択しましょう。「システムが止まって動かない」「データが消えてしまった」など、導入後にトラブルが発生する可能性があります。
 
特に、不具合に関してITツールなどに知見のある社員がいない場合は、トラブルが発生した際に対応できません。
 
情報を格納している以上、その情報は企業にとっての資産となるうえ、社外に漏れてはいけないものになります。したがって、サポート体制に関しては確実に確認しておきましょう。

オンプレミス型とクラウド型

オンプレミス型とクラウド型、どちらが自社に適切かを見極めることも必要です。
 
オンプレミス型のツールは、自社のサーバーにシステムを構築して利用する方法で、対してクラウド型は、提供企業(ベンダー)が構築したシステムにアクセスして利用する方法です。
 
オンプレミス型は、セキュリティーの安全性がクラウド型より担保されているケースもありますが、サーバー構築に費用がかかるため全体的な導入コストが高くなります。クラウド型は、サーバー構築の手間と費用がかかりませんがカスタマイズ性に欠けます。
 
これらのメリットとデメリットを総合的に判断して、自社でどのタイプのツールを使用するのか検討しましょう。
 
関連記事: グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!


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まとめ:グループウェア導入で業務と情報共有を活性化させる

ここまで、グループウェアおすすめ19選や、機能、メリットなどについて網羅的に解説してきました。グループウェアをはじめとしたITツールは導入しただけでは効果を発揮せず、社内のメンバー全員が活用してはじめて、業務効率化など狙った効果が得られます。
 
そのため、経営者や決裁権のある担当者の一存だけでツールを選定するのではなく、必ず現場での使い勝手はどうだったかヒアリングする必要があります。一方で、数多くのツールをトライアルで利用して判断するのは、時間やリソースなどを考慮しても難しい現場がほとんどです。
 
たとえば、ご紹介したツールのひとつであるStockは「初めてITツールを導入する非IT企業」であっても、すぐ使いこなせるほどシンプルな設計となっています。実際に継続率も99%を超え業界業種を問わず導入実績がある、今注目のツールです。
 
とくに、Stockの「ノート機能」を用いて簡単に情報を格納、やりとりはメッセージ機能を用いてノートに紐づいた形でできるので情報が流れてしまうというストレスがありません。
 
利用は無料からでき、登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理を効率化し、日々の情報共有におけるストレスを解消しましょう。