個人が仕事で成長するためには業務を振り返り、課題点を発見して改善するプロセスを繰り返さなければなりません。そのために、定期的な振り返り・フィードバックの機会として多くの企業が週報を取り入れています。
 
そして、週報では構成や内容を工夫すると個人の成長だけでなく、チームへのナレッジの蓄積も期待できます。しかし、週報を書くことが目的にならない「効果的な週報の書き方」が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、週報の書き方や構成におけるポイントについてご紹介します。
 
  • 週報の効果的な書き方を理解して、全社で統一したい
  • 週報を簡単に作成できる方法を知り、業務効率化に役立てたい
  • 日報と週報の違いを理解して使い分けたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、無駄にならない週報の書き方が分かり、効率的に部下の業務を管理できます。


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週報の目的とは

以下では、週報を作成する目的について解説します。目的を正しく把握しておくと、週報の構成づくりに役立てられます。

業務の進捗状況の共有

1つ目の目的は、業務の進捗状況の共有です。
 
業務の進捗状況を定期的に共有すれば、無駄なやりとりが削減されて社内コミュニケーションを効率化できます。さらに、進捗状況の可視化により力を入れるべき業務が明らかになるため、適切な資源配分が可能になります。

業務へのフィードバック

2つ目の目的は、業務へのフィードバックです。
 
週報の共有により、自分では気づけなかった課題点・改善点の指摘を他のメンバーから受け取れます。週報は業務の進み具合にかかわらず定期的に提出するものであるため、業務の早い段階でトラブルを発見・未然に防止し業務効率化の実現に近づくのです。

業務内容の見直し

3つ目の目的は、業務内容の見直しです。
 
週報という形で目標・課題点・改善方法が文書化されることで、自身の業務が客観視しやすくなります。また、設定した目標を意識した計画的な業務遂行も可能になります。

思考のトレーニング

4つ目の目的は、思考のトレーニングです。
 
毎日の成果を文書に書き残す習慣をつければ、「なぜこのような結果になったのか」「次回はどのように行動すべきか」という思考が身に付きます。結果分析を繰り返すことで新しいノウハウの獲得にもつながります。

ナレッジの蓄積

5つ目の目的は、ナレッジの蓄積です。
 
週報では課題点が洗い出されるので、目標を達成するための道筋を軌道修正しながら仕事ができます。その結果、成功・失敗が繰り返されて社内に有益なナレッジが蓄積されるのです。
 
また、社内で高い成果を上げる人の行動が可視化されるため、研修時の共有などによって新人教育にも役立てられます


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【例文あり】週報の書き方

以下の画像では、週報の具体的な書き方を例文付きでご紹介しています。

週報のイメージ画像

 
目標、業務内容、成果が一目でわかる構成をつくり、内容は可能な限り簡潔に記しましょう。数値を用いればシンプルでも具体的な表現できます。


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【ここを押さえるだけ】週報における3つの基本構成とは

以下では、週報における3つの基本構成をご紹介します。これらのポイントを押さえると、誰でも簡単に分かりやすい週報を作成できます。

目標を立てる

まずは、1週間を通して達成したい目標を設定します。
 
長期的な目標達成に向けて、1週間でどのように業務を進めるべきかイメージしましょう。1週間の目標が明確化すれば、1日にこなすべきタスクがわかり業務の進行がスムーズになります。
 
毎週自分で目標を立てる習慣をつけると目標達成に向けた能動的な業務遂行が期待できます。モチベーションが維持できるよう、個人の能力に適したレベルの目標を設定することを心がけましょう。

業務内容や成果を書く

目標を立てたら、次は1週間の業務内容や成果を正確な数値と一緒に書き残します。
 
週報作成時に振り返りやすくするために、1日ごとの業務内容を箇条書きで記しておきましょう。また、成果は定量的に表すことで達成度合いが分かりやすくなり、その後の計画や改善につなげられます。

業務を振り返り、翌週の目標を立てる

最後に、1週間の業務内容と成果から得られた気づきや改善点を振り返り、次週の目標を設定します。
 
1週間の目標が達成できていなければ、具体的にどのような行動や思考が不足していたのかを明確にします。原因を分析して改善策を打ち出し、次週の行動に反映させましょう。
 
目標設定と振り返りを繰り返せば、業務目標の達成確率を向上させることにつながります。
 
関連記事: 週報は無駄?!効率的な作成・管理方法もご紹介


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週報の書き方のポイントとは

ここからは、週報の書き方のポイントについて解説します。以下のポイントを意識すると、振り返りがしやすくなったり第三者から見ても分かりやすい週報に近づいたりするなど、客観的な週報作成に役立ちます。

具体的な数字を使う

週報を書く際には、抽象的な表現を避けて具体的な数字を使うようにします。たとえば、「多く受注を受ける」ではなく「〇件の受注を受ける」と記載しましょう。
 
数字で表すと目標や成果が明確になり、成果に対する改善策が立てやすくなります

5W1Hを意識する

週報の流れは5W1Hを意識しましょう。5W1Hとは、Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素です。
 
5W1Hに基づくと、思考が整理され週報作成の時間短縮が期待できます。また、情報の過不足がなくなり、再確認の手間や誤解を減らせるのです。

テンプレートを活用する

週報の作成にはテンプレートを活用しましょう。
 
テンプレートを利用すると構成を考える時間が削減され、作成を効率化できます。週報が上手くいかない原因の一つは社員が「週報は面倒だ」と考えていることにありますが、テンプレートによって作成のストレスを軽減できるのです。
 
また、テンプレート導入により週報の体裁が統一されるので、部下の週報を管理する上司の負担を軽減できます

事実と所感は明確に分ける

週報を作成する際は事実と所感を明確に分け、両軸から構成する必要があります。
 
たとえば、「自身の認識不足から顧客を満足させられなかったように感じる」という文は所感のみで構成されています。これでは、「顧客から何を求められて、どのような対応をした結果、顧客はどのような発言をしたのか」が第三者には伝わりません。
 
読み手に情報を正しく伝えて適切なフィードバックを受けるためには、「顧客に商品について聞かれた」「顧客は別の担当者を希望している」などの事実を加えて記載しましょう。

実施した業務内容のみを書かない

週報には業務内容だけでなく、そこから得られた成果を記載することが重要です。
 
成果は目標達成度の指標になるため、具体的に記すことで差分から改善点を見つけやすくなります。また、成果を明文化することでノウハウとして蓄積されます。
 
成果が一貫して低い場合は目標の難易度を下げるなどの調整を行い、社員のモチベーションを維持しましょう。
 
関連記事: 【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選!種類に合わせた文章例も解説!


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週報と日報の違いとは

日々の業務内容を報告する書類として日報があります。定期的に細かい情報共有を行う点では、日報も週報と同様に重要です。
 
しかし、週報と日報の目的は大きく異なります。日報ではその日の業務を記載するのに対し、週報では日々の業務を整理したうえで1週間単位にまとめます
 
一般的に週報では中期的な目標の達成度を評価するため、業務の大まかな流れを把握したいのであれば週報を利用すべきです。
 
一方、日報には社員の体調やモチベーションの見える化、コミュニケーションの活性化という役割があります。そのため、チームの管理者は日報から社員の小さな変化を察知できるので、週報よりも細やかなコミュニケーションに適していると言えます。
 
このように、週報と日報は単なる報告日数の差だけではなく、目的別の役割があります。双方の持つメリットを最大限に活用するために週報と日報両方の提出を義務付けている企業もあります。
 
どの報告方法を採用するかは、自社の状況に合わせて検討しましょう。
 
関連記事: 業務日報の書き方を例文付きで紹介!上司に評価されるコツとは?


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週報管理におすすめのツール

以下では、週報管理におすすめのツールをご紹介します。
 
部下の日々の業務状況を管理するためには、週報の作成だけでなく共有も重要です。週報には個人のナレッジや成果につなげるプロセスが蓄積されているからです。
 
探すのに手間がかかる紙や文書ファイルでは、企業にとって有益な情報が共有されにくく週報の効果が十分に得られません。また、紙やファイルは作成後メールなどで共有する手間がかかり、社員のストレスにつながる可能性があるのです。
 
したがって、週報の共有が簡単にでき、かつ作成にも利用できるITツールを導入しなければなりません。
 
結論、週報の作成・蓄積・共有を誰でも簡単にできるようにするためには、週報に必要な機能が過不足なく搭載されている「Stock」の導入一択です。
 
Stockの「ノート機能」を利用すると、作成した週報をチーム内に蓄積・共有できます。また「テンプレート機能」や「検索機能」も搭載されており、作成・振り返りも効率化できます。

【Stock】週報作成に最も役立つツール

Stockのトップページ
 
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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週報の書き方まとめ

ここまで、週報の構成や書き方のポイントについて解説しました。
 
週報や日報の役割を理解して活用すると、進捗の共有やナレッジの共有など企業にとっての多くのメリットがあります。さらに、業務内容の見直しや思考のトレーニングなどによる個人の成長も期待できます。
 
企業・個人にとって無駄にならない週報を作成するには、週報の構成やポイントを理解し正しく作成しなければなりません。また、作成した週報を社内で共有するのも重要です。
 
今回ご紹介したStockは、いつでも整理された週報が作成でき、そのまま蓄積・共有できるのでストレスなく週報を管理できるツールです。
 
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関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説