業務の定期的な振り返りとして、多くの企業が「週報」を取り入れています。さらに、週報は正しく管理・運用すれば、ノウハウとしての活用も期待できるので、社員個人だけでなく企業にとっても週報は大切な書類です。
しかし、重要性は理解していても「どうすればわかりやすい週報を書けるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報の書き方やコツ、日報との違いを中心にご紹介します。
- 誰でも実践できる週報の書き方をチームに展開したい
- 週報を書くのが面倒くさいので、手間をかけない方法が知りたい
- 週報だけでなく日報も作成する必要があるのか知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ムダにならない週報の書き方が分かり、効率的に部下の業務を管理できます。
目次
週報を書く4つの目的
まずは、週報を作成する目的を解説します。週報に書くことがないという理由で蔑ろにしていると、チームの大きな損失になる可能性があるのです。
（1）業務進捗を共有するため
1つ目の目的は、業務進捗を共有するためです。
業務進捗を定期的に共有すれば、進捗に関して何度もやりとりする必要がないため、社内コミュニケーションを効率化できます。また、日報ではわずかな遅れと認識していても、週報で確認すると軌道修正が必要だと分かることもあります。
さらに、進捗が可視化され業務の優先順位が分かるので、適切なリソース分配が可能になるのです。
（2）業務内容を見直すため
2つ目の目的は、業務内容の見直しです。
週報によって目標や課題点、改善方法が明確に示され、自身の業務が客観視しやすくなります。また、目標を意識した計画に業務を進めることも可能です。
そして、一週間の業務に対する進捗も分かるので、特定の従業員に負荷が偏ってしまうケースも防止できるのです。
（3）ナレッジを蓄積するため
3つ目の目的は、ナレッジの蓄積です。
週報では課題点が洗い出されるので、目標を達成するための道筋を軌道修正ができます。結果、成功例や失敗で得た学びが生まれ、課題解決に適した有益なナレッジが蓄積されるのです。
また、社内で高い成果を上げるメンバーの行動が可視化されるので、研修時に共有すれば新人教育にも役立てられます。このように、週報はナレッジとして企業の情報資産になり得るので、適切に蓄積して活用しましょう。
（4）業務へのフィードバックをするため
4つ目の目的は、業務へのフィードバックをするためです。
週報を共有することで、自分自身では見つけられなかった改善点に気がつけます。また、週報は定期的に提出するものであるため、早い段階でトラブルを見つけたり未然に防いだりすることにもつながるのです。
このように、週報は業務へのフィードバックをするために重要です。しかし、メールやチャットツールで共有すると情報が流れてしまい、過去のコメントを確認するのが難しくなります。
そのため、週報とフィードバックを紐づけて管理できる「Stock」のようなツールで共有すべきです。
週報と日報の違いとは
中期的に週間単位で業務報告をする週報に加え、日々の業務内容を報告する「日報」があります。週報と日報は混同されて考えられることも多いですが、それぞれ異なる特徴を持つので適切に使い分けなくてはなりません。
まず、週報は日々の業務を整理して、目標の達成度合いを見える化するので、個人の進捗を全体スケジュールと比較するのに有効です。一方、日報は業務や所感を詳細に記載するため、日報から社員の小さな変化を察知できます。
このように、週報と日報には「報告日数の差」「進捗を把握するスケールの大きさ」に違いがあります。
【新人必見】分かりやすい週報の書き方
ここからは、分かりやすい週報の書き方をご紹介します。以下の流れを実践すれば、誰でも簡単に分かりやすい週報を作成できます。
（1）目標を立てる
まずは、1週間を通して達成したい目標を設定します。
目標を達成するために、1週間でどのように業務を進めるべきかイメージしましょう。1週間の目標が明確になれば、1日にこなすべきタスクもより正確に設定できるので、業務の進行がスムーズになります。
ただし、無茶な目標を設定しても意味がありません。モチベーションを維持させるためにも、個人の能力に適した目標を設定することを心がけましょう。
（2）業務内容や成果を書く
次は、1週間の業務内容や成果を書き残します。
週報作成時に振り返りやすくするために、1日ごとの業務内容を箇条書きで記しておきましょう。また、成果は定量的に表すと達成度合いが分かりやすくなり、その後の計画や改善につなげられます。
週報を顧客情報やノウハウとして活用するには、客観的かつ正確に業務内容と成果を記入する必要があります。個人の振り返りとして活用するためにも重要な項目なので、正しく記入しましょう。
（3）業務を振り返り翌週の目標を立てる
最後に、1週間の業務内容と成果から得られた気づきや改善点を振り返り、次週の目標を設定します。
1週間の目標が達成できていなければ、具体的にどのような行動や思考が足りなかったのかを明確にします。原因を分析して改善策を打ち出し、次週の行動に反映させましょう。
目標設定と振り返りを繰り返せば、業務目標が達成しやすくなり、課題を解決する能力が向上します。
分かりやすい週報の例文
以下では、分かりやすい週報のポイントを押さえたテンプレートを紹介します。
週報は、目標・業務内容・成果が一目で分かるように構成し、内容は簡潔に記すべきです。また、定量的な表現を使うと、読み手に正確に情報が伝わります。
業務週報テンプレート・例文
業務週報
〇月〇日〇曜
所属：__________________
氏名：__________________
本文
週間目標
商品Aの新規顧客獲得に向けた営業50件
業務内容
- 2月1日（月）
- 2月2日（火）
- 2月3日（水）
- 2月4日（木）
- 2月5日（金）
開発部とのミーティング、メール対応
B社訪問
訪問営業10件
C社よりクレームの電話、対応（担当者へ報告）
商品Dに関するミーティング
訪問営業5件
開発部とのミーティング
訪問、電話営業10件
【業務成果】
・B社は商品A導入に前向き
・営業35件/目標50件…C社へのクレーム対応による遅れ
【次週の目標】
・商品Aの新規顧客獲得に向けての営業40件
・E社へのサンプルに関するヒアリング
・商品Dに関するミーティング
【その他の共有事項】
○日までに提案書の確認をお願いいたします。
必要に応じて自社独自の項目を加え、欲しい情報を抽出できる構成にしましょう。
より分かりやすい週報を書くコツ
ここからは、より分かりやすい週報を書くコツをご紹介します。以下のポイントを押さえれば、誰にでも情報が一目で伝わる週報を作成できるようになります。
- 定量的な表現で記載する
週報は抽象的な表現を避けて、定量的に書きましょう。数字で表すと目標や成果が明確になり、問題提起や改善策が検討しやすくなります。
- 5W1Hを意識する
5W1Hとは、Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素です。5W1Hはわかりやすい文章の基本なので、相手に正しく意図を伝えられます。
- テンプレートを活用する
テンプレートを使うと週報の体裁が統一されて、作成する工数も減ります。また、週報が上手くいかない原因のには社員が「週報は面倒だ」と考えていることにありますが、テンプレートによって作成のストレス自体も軽減されるのです。
- 事実と所感は明確に分ける
上司から適切なフィードバックを受けるためには、週報は事実と所感を明確に分けて、ただの感想文にならないようにしましょう。
上記の4ポイントを意識して週報を作成すれば、振り返りがしやすくなったり、必要な情報がすぐに分かったりするメリットも得られます。
【非IT企業向け】週報運用におすすめのツール
以下では、週報の運用におすすめのツールをご紹介します。
テンプレートを使ったり定量的に書いたりすれば、分かりやすい週報を簡単に作成できます。ただし、週報を活用するには作成後の「管理」にも注目しなくてはなりません。
なぜなら、週報は社員自身の課題解決する力を育てたり、ノウハウとして活用したりできる情報資源だからです。しかし、紙やファイルでの週報管理には、あとから振り返るのが難しいデメリットがあります。
そのため、あらゆる情報を整理できる「情報管理ツール」を使って、週報を管理する必要があるのです。とくに、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できるものであれば、非IT企業でも浸透しやすくなります。
結論、週報の作成・共有・管理に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、ITに慣れていない65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した週報は「フォルダ」でメンバーごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で週報とフィードバックを結びつけられるため、過去のコメントがどこにあるか分からなくなることもありません。
最も簡単に週報の作成・共有を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
分かりやすい週報の書き方と例文まとめ
ここまで、分かりやすい週報の書き方を解説しました。
週報は、事実と所感を明確に分けるなどのポイントを意識しながら作成することが重要です。また、テンプレートを活用しながら週報を作成すれば、効率的に分かりやすい週報を作成できます。
しかし、週報のテンプレートをWordやExcelで管理していては「ファイル管理」のストレスは取り除けません。したがって、情報共有ツールを使って管理の手間を削減しながら「分かりやすい週報」を作成しましょう。
ただし、社員のITリテラシーに関わらず使いこなせるツールでなければ、全社に浸透せず放置されてしまいます。そのため、Stockのように、週報をはじめとしたあらゆる社内情報を一元管理できるシンプルな情報共有ツールを使いましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で週報の運用におけるストレスを解消しましょう。
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