昨今、情報共有の手段としてITツールを導入する研究室が増えています。情報共有ツールを導入すれば、迅速にメンバーと連絡を取れるので、情報の行き違いもなくなります。
しかし、大学の研究に情報共有ツールを導入したいが「どれが良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、研究室に必須の情報共有ツール5選を紹介します。
- 研究室に情報共有ツールを導入するメリットを知りたい
- 研究室での情報共有に役立つツールの機能・料金を比較したい
- 導入してすぐに全てのメンバーが活用できる情報共有アプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、研究室の情報共有に役立つITツールを比較検討できます。
目次
研究室の情報共有にツールを活用する4つのメリット
以下では、研究室の情報共有にツールを使うメリットを4つ紹介します。メリットをあらかじめ周知しておけば、研究室のメンバーからツール導入への理解を得やすくなります。
（1）情報共有が簡単になる
1つ目に、情報共有が簡単になります。
情報共有ツールを導入すれば、メンバーの進捗や論文に必要なデータといった情報を、リアルタイムで共有できます。そのため、最新のメンバーの研究データや考察を活用して研究を進めることができるのです。
また、研究におけるメンバーの連携が容易になるだけでなく、タスクや学会の予定といった情報共有も円滑になるため、研究室の運営にも役立ちます。
（2）情報が流れない
2つ目に、情報が流れず、過去の研究データを簡単に探せることもメリットです。
メールやチャットを使うと、情報が流れやすいという欠点があります。一方で、「フォルダ」や「タグ」でデータや論文を整理できるツールであれば、情報が流れることはありません。また、検索機能を備えたツールであれば、過去のデータに即アクセス可能です。
このように、情報共有ツールであれば目的の情報へすぐにたどり着けるため、情報を活用して研究を深められます。しかし、操作が複雑なツールでは研究室で浸透しない可能性もあるので、「Stock」のようにシンプルな操作性のツールを使いましょう。
（3）プライベートな連絡と区別できる
3つ目に、研究室に関する情報共有とプライベートな連絡を区別できます。
研究室での情報共有にLINEを利用していると、プライベートな連絡と混合してしまい、研究に関する大事な情報を見落としてしまいます。また、既読・未読といった機能によって研究室メンバーの心理的負担になる恐れがあるのです。
そこで、研究室専用の情報共有ツールを使えば、研究の管理とプライベートを切り分けることができ、研究に必要な情報を見逃すこともありません。。
（4）ファイルサーバーを構築する手間を削減できる
4つ目に、ファイルサーバーを構築する手間を削減できます。
回線や通信機器を用意して、ファイルサーバーを構築することも、研究室で情報共有する方法のひとつです。ただし、自施設でゼロから立ち上げると、多額の金銭的コストや人件費がかかるうえ、構築後も保守に関わるコストやセキュリティリスクが発生します。
そこで、ファイルサーバーの代わりに情報共有ツールを導入しましょう。サーバーを構築する手間がかからず、簡単かつ安全に情報共有する仕組みを整えられます。
大学の研究室が導入すべき情報共有ツールの条件
大学の研究室で情報共有ツールを導入するなら、以下の5つの条件から検討しましょう。
- セキュリティ
- コラボレーション機能
- コスト効率
- 柔軟性
- 操作性とサポート
研究室では、まだ世に出ていない学術データや研究室メンバーの個人情報を扱うので、セキュリティが担保されているツールであることが重要です。
研究室での研究は、共同作業が必要な場合も多くあるため、研究室内外との円滑なやりとりが可能であることが求められます。
研究室の予算は、必ずしも潤沢ではないため、費用に見合ったパフォーマンスを発揮できるツールを選びましょう。たとえば、「Stock」のようにアカデミックプランがあるツールは、コスパが良いです。
研究室のメンバーは定期的に入れ替わります。そのため、研究の進行やメンバーの増減に柔軟に対応可能なように、あらかじめ必要そうな分のアカウント枠をまとめて購入できると、メンバーの変更のたびに都度予算申請をする手間を省けます。
直感的に扱いやすく、サポートが充実していると、ツールの使い方を説明する手間がなくなり、ツール運用の負担が軽減されます。
以上のような選定ポイントを設けて、目的と合致するツールを導入しましょう。
大学の研究室におすすめの情報共有ツール・ガジェット5選
以下では、大学の研究室に必須の情報共有ツール・ガジェット5選をご紹介します。
大学の研究室で情報共有ツールを使うと、スケジュールを円滑に管理したり、研究の管理とプライベートな連絡を切り分けて教授や学生の負担を削減したりできるメリットがあります。
そこで、研究室の情報共有には、「チャット機能の付いた、操作がシンプルなツール」を導入しましょう。また、「共有したファイルを分かりやすく管理できるツール」であれば、課題のやり取りにも困りません。
結論、研究室に必須の情報共有ツールは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、研究資料や学会日程などの研究室のあらゆる情報を簡単に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、ノートごとに指示や出欠連絡をすれば話題が錯綜せず、やりとりがスムーズです。
【Stock】直感的な操作で研究室の情報共有を効率化できるITツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使って卒業研究の進捗管理をした例
以下は、Stockを使って卒業研究の進捗管理をした例です。
このように、Stockではゼミ生の研究進捗をまとめて管理できるほか、ノートに紐づいたメッセージで各自の研究に対するやりとりを残すことも可能です。また、ファイルも共有可能なので、参考論文や実験結果をまとめた資料の共有にも役立ちます。
フォルダごとに閲覧・編集権限を設定できるので、グループワークにおいてもアクセス権の管理が容易なことも特徴です。
【Slack】研究室のやりとりをスムーズにするツール
＜Slackの特徴＞
- 教育支援プログラムがある
- 他社アプリと連携できる
教育支援プログラムを利用すると、有料プランに85%割引が適用されます。（参考：Slackヘルプセンター｜料金プランとお支払い設定の管理）
ZoomやOutlookといった外部アプリと連携できるので、以前から使っていたツールとの併用もしやすくなっています。
＜Slackの機能・使用感＞
- 学生とのコミュニケーションを円滑にする
- ファイルのやりとりも簡単にできる
簡単にチャットが送れるので、学生と円滑にやりとりできるうえ、学生同士のやりとりも簡単です
さまざまなファイルを添付可能なので、効率よく情報共有できます。
＜Slackの注意点＞
- フリープランでは過去90日分のメッセージしか見られない
- 検索機能が使いづらい
フリープランでは90日間しかメッセージが保存されないので、ノウハウやナレッジを活用できない可能性があります。
口コミサイトでは「画面上部の検索窓を使ってチャットを検索する際、検索ワードによっては大量のチャットが表示されてしまい、その中から欲しいチャットを探すのに苦労することがあります。」というユーザーの声があります。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
- フリープラン：0円
- プロプラン：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise＋：要問い合わせ
【Dropbox Education】ファイル管理に役立つツール
＜Dropbox Educationの特徴＞
- あらゆる端末で利用できる
- 一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できる
スマホやPCといった多くの端末に対応しており、外出先や通学中でもアクセスできます。
スプレッドシートやExcelをはじめとするさまざまなファイルを、一か所でまとめて管理できます。
＜Dropbox Educationの機能・使用感＞
- ファイルを簡単に共有できる
- 安全にファイルをやりとりできる
シンプルな操作性で、ストレスなく情報を共有できます。
高度なセキュリティでファイルを保護できるので、重要書類の共有にも使えます。
＜Dropbox Educationの注意点＞
- すぐに情報が見つからない
- うまく同期できない場合がある
Dropboxではフォルダを活用してファイル情報を管理しますが、目的の情報にすぐにアクセスするのが困難になる可能性があります。
ユーザーからは「最近研究室のiMacで作業して保存した内容がDropboxに反映されてないという現象が多発してる。実務上大きな問題が出るようになってきた」といった声もあります。（参考：X（旧Twitter））
＜Dropbox Educationの料金体系（アカデミックプラン）＞
Dropbox Educationの利用には「Dropboxセールスチームへの問い合わせ」が必要ですが、通常プランであれば以下が利用可能です。
- Basic：無料
- Plus：1,500円/ユーザー/月（月払い）
- Essentials：2,400円/ユーザー/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Workspace for Education】カレンダーが使えるツール
＜Google Workspace for Educationの特徴＞
- Googleアプリを利用できる
- 無料から利用できる
Google カレンダーなどのGoogleアプリを活用できます。
無料から使えるので、導入のハードルが低いです。また、「無料プランで使用感を試してから有料プランに切り替える」といった運用もできます。
＜Google Workspace for Educationの機能・使用感＞
※上記画像は、Google Workspace for Educationの全プランで利用できる「Googleサイト」の操作画面イメージ
- 情報を簡単に共有できる
- 独自のサイトも簡単に構築できる
操作が簡単なので、情報をやりとりしやすいです。
ツールの機能を使えば、情報を蓄積するためのサイトを簡単に作れます。
＜Google Workspace for Educationの注意点＞
- 使いこなせない場合がある
- 個人アカウントの方が利用範囲が広い
多機能ツールなのでITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があります。
ユーザーからは「Google Workspace for Education の惜しいところは、個人アカウント(無料)の方が使える機能が多いということだよなぁ。特にGemini周り(サイドパネルとか)。じゃあ、組織アカウントじゃなくて個人アカウントこっそり使っちゃおうとなる可能性がある。」といった声もあります。（参考：X（旧Twitter））
＜Google Workspace for Educationの料金体系＞
- Education Fundamentals：0円
- Education Plus：720円/生徒1人/年
AI機能（Gemini）を利用する場合は、Google AI Pro for Educationのアドオンが必要です。料金は2,712円/生徒1人/月（月払い）になります。
【Microsoft Teams】研究室の運営に役立つ多機能ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- Webミーティングの設定や実施ができる
- Officeアプリや外部サービスと連携できる
ビデオ通話や音声通話ができます。ビデオ会議では資料を共有しながら話し合いを進められるうえ、同時に編集することも可能です。
Word、Excel、PowerPointといったOfficeサービスはすべてMicrosoft Teams内で表示や共同編集ができます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- 会議メモを共同編集できる
- アバターで反応できる
コラボレーション会議ノートを作成できるので、会議中の共同作業に便利です。
会議中にアニメーション化したアバターによって、表情やジェスチャーを使って反応できます。そのため、カメラをオンにできない状況でも、相手にリアクションを伝えられるのです。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能で使いこなすのが難しい
- データ量が増えると動きが遅くなる
Microsoft Teamsは多機能であるがゆえに、ITツールに慣れていない人は使いこなすのに時間がかかってしまいます。
ユーザーからは「チームの使用が長くなってきて、データ量が多くなってくるとそれを読みこむのに時間がかかってしまう場合があります。」といった声があります。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞研究室におすすめの情報共有ツール5選
以下は、研究室におすすめの情報共有ツール5選の比較表です。（表は左右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Dropbox Education | Google Workspace for Education | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
直感的な操作と過不足ない機能で、研究室の情報共有を効率化できるITツール |
チャットで簡単にやり取りが可能なツール |
一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できるツール |
Googleアプリを利用できるツール |
Microsoft社のオンライン会議ができる多機能ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
検索機能が使いづらい |
うまく同期できない場合がある |
個人アカウントの方が利用範囲が広い |
多機能なため使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは720円/生徒1人/年〜 |
・無料プランあり
・有料プランは719円/ユーザー/月（月払い）〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dropbox Education」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
ツールによって機能に違いがあるので、表を参考にして目的に合ったツールを選定しましょう。
大学の研究室で情報共有ツールを導入している事例
早稲田大学人間科学部の原ゼミでは、ゼミ内で学年ごと、グループごとに活動しています。そのため、ゼミ内で学生が取り組むプロジェクトの内容を共有・蓄積できる場所を探していました。
そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入しました。具体的には、「学年ごと」「研究プロジェクトごと」「学生ごと」のフォルダを活用して、研究の進捗や課題、ゼミで用いる資料の共有をしたり、議事録をStock上に蓄積したりしています。
Stockは操作が直感的で使いやすいうえ、スマホに対応しているため、結果として、学生が主体的に意見共有をしたり、効率的に議論できるようになったのです。
研究室に必須の情報共有ツールまとめ
ここまで、研究室に必須の情報共有ツール5選を紹介しました。
研究室の情報共有にツールを導入するメリットは、時間や場所を問わず最新情報のやりとりができるので、教授とメンバー間での情報共有がスピーディになる点です。
一方、研究室で使われる情報は参考文献や調査・分析結果のように「振り返るべき情報」が多くあるので、情報が流れず正しくストックされるツールを選びましょう。また、テキストコミュニケーションがスムーズにできるかも確認する必要があります。
したがって、研究室内の情報共有の効率化には、研究室に関する情報を一か所で管理でき、メッセージのやりとりやタスク設定が可能な情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を効率化や研究に集中できる環境づくりを実現しましょう。
