ファイルの保存や共有などのファイル管理は、業務において欠かせない要素のひとつです。以前まで、データファイルは特定のハードディスクに保管したり、文書ファイルは実際に紙として保存したりする方法がありました。
 
一方、今日のIT化により、クラウド上で管理する手法を採用する企業もあります。クラウド上での管理には「ファイル共有サーバー」が必要であり、このサーバーを設置することで円滑なファイル管理がネットワーク上で行えます。
 
しかし、今までアナログな方法でファイルを管理してきた場合、「そもそもファイル共有サーバーとは何か」等よくわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、ファイル管理を効率的に行う方法としてファイル共有サーバーを利用する方法についてご紹介します。ファイル共有サーバーについての基礎知識からメリット・デメリット、類似ツールであるNASとの違いについても解説しますので、
 
  • ファイル管理をどのように行うべきなのか悩んでいる
  • ファイル共有サーバーとNASのどちらを導入すればいいのか分からない
  • ファイル共有サーバーとして使えるツールを知りたい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を参考にすると、ファイル管理について正しく理解できると共に、効率的にファイル管理が行えるツールを比較検討できるようになります。


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ファイル共有サーバーとは

ファイル共有サーバーとは、画像やファイルを管理・共有するためのサーバーのことを指します。
 
ファイル共有サーバーにはLANや共有ネットワーク上で認識されているパソコンが接続され、サーバー上にあるファイルが利用できるようになっています。
 
社員それぞれが自身のパソコンのハードディスク内にファイルを保存している場合、他の社員とファイルを共有することができませんが、ファイルがファイル共有サーバー上に保管されていれば、ファイルへのアクセスやダウンロードが可能になるという仕組みです。


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関連記事: ファイルサーバーをクラウド化してもっと業務を効率化しよう!

ファイル共有サーバーの使い方とは

ファイル共有サーバーの主な利用方法は、ファイルの共有データのバックアップの2つです。
 
複数のメンバーでファイルを共有して業務に取り組む場合や、個々の端末のデータを保管する際にファイル共有サーバーを利用します。
 
昨今では、企業による導入だけにとどまらず、個人でも自宅にファイル共有サーバーを置くユーザーも増えてきています。
 
こうした個人利用の急速な発展は、ネット上のクラウドにファイル共有サーバーを置くサービスが増えたことも一因だと考えられます。


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関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!

ファイル共有サーバーを構築するメリットとは

では、ファイル共有サーバーを構築することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ひとつずつ見ていきましょう。

ファイルへのアクセス性の向上

ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性が向上するという点です。
 
ファイル共有サーバーさえあれば、データやファイルの受け渡しを直接手渡しで行う必要がなく、ネットワーク上のフォルダを介して受け渡せるため、業務効率の向上が見込めます。
 
また、検索をかければすぐに該当のデータへとアクセスできるため、検索性が向上し、目的のファイルを探すための時間も短縮できるようになります。

容量を気にせずに利用できる

日常業務で発生するファイルは膨大な量になるため、パソコンのハードディスク内だけで全てを管理しようとすると容量の面で問題が発生してしまいます。
 
一方、ファイル共有サーバーには一般的なパソコンの容量を遥かに超える大容量のデータが保管できるため、ファイル共有サーバーでファイルを管理すれば、このような容量不足に悩まされることもなくなります。
 
また、クラウド型のファイル共有サーバーを導入すれば、万が一容量が足りなくなった場合でも即時、容量の拡張が行えるため、容量不足を危惧するのであればクラウド型の導入がおすすめです。


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関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは

では、ファイル共有サーバーを構築することでどのようなデメリットがあるのでしょうか。

コストがかかる

ファイル共有サーバーの機能や容量を充実させ、最適なものを選ぼうと考える際にまず懸念すべきことはコストの問題です。コストを軽減したいと考えるのであれば、レンタルサーバーやオンラインストレージの利用も検討してもいいでしょう。
 
一方、レンタルサーバーやオンラインストレージには、自社にサーバーを構築するよりもカスタマイズ性が低くなるというデメリットがあるため、導入の際は十分な検討が必要です。とはいえ、今日では大企業でもオンラインストレージを契約する企業が増えてきています。よほど自社でカスタマイズする必要性を感じていなければ、基本的にはオンラインストレージで事足りるでしょう。

セキュリティ面にリスクが生じる

ファイル共有サーバーを利用することで、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。
 
なぜならファイル共有サーバーは、インターネット経由でデータのアップロードやダウンロードを行うため、サイバー攻撃の対象となりやすいからです。
 
また、アクセス制限などが適切に設けられていなければ、従業員の不正なデータ持ち出しなどの情報漏洩が行われてしまう恐れもあります。保管されていたデータにマルウェアが潜んでいれば、一気に社内に被害が拡大してしまうというケースも考えられます。
 
このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバーを導入する際には、どのようなセキュリティ対策が練られているのかをあらかじめ把握しておく必要があります。


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関連記事: ファイル共有ソフトとは?正しく理解して仕事を効率よく進めよう!

ファイル共有サーバーとNASとの違いとは

ファイル共有サーバーと同様にファイルを管理できるツールとしてNASがあります。
NASはネットワークハードディスクと呼ばれるもので、その名の通りネットワーク(LAN)上に接続できるハードディスクを指します。
 
ここでは、ファイル共有サーバーとNASの違いについて解説していきます。

データ破損の可能性の違い

NASでは、ハードディスクを外付けして利用するため、ハードディスク自体が故障してしまった場合データ破損の可能性が高まります。保管データの破損はファイル共有サーバーでも起こりうる問題ではありますが、物理的に外付けするNASの方がよりその可能性が高いと言えるでしょう。

BCP対策の違い

BCP対策とは事業継続計画対策を指し、停電やネットワーク災害などが起きた場合であっても事業を継続できるようにすることを言います。BCP対策の点から考えると、オフィス内にデータの保管場所を持つファイル共有サーバーもNASも十分な対策が練られているとは言えません。
 
BCPを重視するのであれば、オンライン上にファイル共有サーバーを構築する方法を選択するのがおすすめです。

管理者工数の違い

NASを運用する場合、RAIDと呼ばれる複数の保存場所を組み合わせる設定を自作する必要があります。そのため、NASを導入する際には管理者がRAIDの作り方を学ぶか、RAIDのサポートが充実しているNASを選択しなければなりません。
 
そのため、NASはファイル共有サーバーの構築に比べると管理工数が多くなる傾向があります。
 
一方、ファイル共有サーバーには、工数を減らす手段としてオンラインストレージを使う方法があります。オンラインストレージの場合、契約を行えば即座にサーバーが利用できるため、最小限の工数で導入を終わらせたいと考える人には最適です。

ユーザー管理の違い

ファイル共有サーバーにはNASに比べてより柔軟なユーザー管理ができるという特徴があります。
 
ファイルの閲覧や編集の権限の付与やアクセスログの確認などの細かな設定は、NASでは行うことができません。
 
一部のNASではアクセス権が付与できるものもありますが、例えば特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまうなど、設定の自由度は低いと言えます。


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ファイル共有サーバーとNASどちらを選ぶべきか

ファイル共有サーバーとNASのどちらを選べばいいのか悩む場合は、状況や使い方、必要とする機能を元に判断しましょう。
 
シンプルなファイル共有機能のみを想定し、共有したファイルを複数人で閲覧・編集したいという場合はNASを選択することがおすすめです。
 
しかし、NASには接続数が増えると速度が低下するというデメリットがあります。
 
そのため、接続する人数が多く、扱うファイルが機密性の高いものから日常的なものまで多岐に渡る場合や、部門や部署ごとに使用するフォルダやファイルを分類し、セキュリティも保持したいと考えるのであればファイル共有サーバーを選択しましょう。


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関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!

ファイル共有サーバーとして使えるおすすめツール

高度なセキュリティを維持し社内のファイルを共有・編集したいを考えるのであれば、やはりファイル共有サーバーを利用することがおすすめです。
 
さらに、導入の際にサーバーとしての機能だけでなく、他にもさまざまな機能が利用できるツールを選択すれば、ファイル管理以外の業務についても効率化できるようになります。
 
今回ご紹介するStockは、現在導入社数が80,000社を超えている情報共有ツールです。
 
シンプルな操作性でITリテラシーを問わずに利用できることに加えて、タスク管理機能やメッセージ機能などが利用できるため、ファイルに関するやり取りなどすべてをツール内で完結できます。
 
大手セキュリティ会社でも登録されている国際セキュリティ資格であるISO27001も取得しており、ファイル共有サーバーとして利用するために十分なセキュリティが保持されているツールだと言えます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ファイル共有サーバーのまとめ

ここまで、ファイル共有サーバーを利用することのメリット・デメリットや類似ツールであるNASとの違いについてご紹介してきました。
 
リモートワークが促進されている昨今では、このようなツールを用いて場所を問わずに業務を行えるように環境を整備することは生産性を高めるためにも必要不可欠です。
 
しかし、目的ごとに1つずつツールを導入する方法は常に最良のツールを選択できる一方で、業務ごとにツールを切り替えなくてはならないため、かえって業務効率の低下を招きかねません。
 
こうした悩みを解決するためにも、1つのツールで誰でも簡単にファイル管理でき、過不足のない機能が備わったStockのようなツールを選択することが大切です。
 
今回ご紹介したStockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入してファイル管理に関わる業務を一挙に効率化しましょう。
 
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