日々取り扱うファイルは個人が保持していると属人化してしまい、業務効率を低下させる原因となります。したがって、企業においてファイルの保存・共有を適切に行うファイル管理は重要な業務のひとつであり、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデジタルデータでの管理に取り組む企業が増えています。
 
ファイルをデジタルデータとして管理するには、ネットワーク上での管理システムの構築が必要です。しかし「いざファイル管理のための環境を整備しよう」と考えても、ファイル共有サーバーや共有フォルダ・NASなど管理方法が多く、どれを選べばいいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事ではファイル管理手法のひとつであるファイル共有サーバーの役割と、他の類似ツールの違いについて解説します。
 
  • ファイル管理をどのように行うべきなのか悩んでいる
  • ファイル共有サーバーと共有フォルダ・NASのどれを導入すればいいのか分からない
  • ファイル共有サーバーとして使えるツールを知りたい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を参考にすると、ファイル共有の効率化を実現する方法の違いについて正しく理解でき、自社に最適なシステム構築が行えます。


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ファイル共有サーバーとは

ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上で画像やファイルの管理・共有に利用するサーバーのことで、LANや共有ネットワーク上で認識されているパソコンでサーバー上のデータが利用できる仕組みを指します。
 
社員それぞれが自身のパソコン内にファイルを保存している場合、他の社員はすぐにそのファイルにアクセスできません。そのため、ファイルを利用したい社員はデータの所持者からファイルの共有を受ける必要があります。
 
しかし、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、誰でもファイルへのアクセスやダウンロードが可能になります。データの所持者から共有を受ける手間もなくアクセスするだけでデータの確認が行えるので、作業効率の向上が期待できます。
 
関連記事: ファイルサーバーをクラウド化してもっと業務を効率化しよう!
 
関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!


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ファイル共有サーバーを構築するメリットとは

以下ではファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。ファイルサーバーを利用しない共有方法に比べてどんなメリットがあるのかひとつずつ見ていきましょう。

ファイルへのアクセス性の向上

ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性の向上です。
 
個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBなどを利用して相手に共有する必要があります。こうした共有方法は手間がかかり、頻度が高いと日々の負担になりかねません。
 
ファイル共有サーバーを利用すると、データがサーバー内に保存されるので、そもそも「ファイルの所持者」が存在しなくなります。その結果、データやファイルの受け渡しを直接行わずとも、誰でも必要なファイルへのアクセスが可能です。

容量を気にせずに利用できる

日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理しようとすると容量不足になりがちです。また、ファイルのサイズによっては1台のパソコンでは保存できない場合もあるでしょう。
 
こうした際に、何代ものパソコンにファイルを分けて保存したり、新しくパソコンを用意したりするのは効率的だとは言えません。
 
一方、ファイル共有サーバーには一般的なパソコンの容量を遥かに超えるストレージが用意されています。大容量のデータをそのまま保管できるので、ハードディスク保管時のように容量不足に陥ることがありません。
 
また、万が一容量が足りなくなった場合でも容量の拡張が行えるため、端末内での保管よりも安心して利用できます。
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは

メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。両者を正しく理解し、自社への導入を検討しましょう。

コストがかかる

ファイル共有サーバーの1番のデメリットはコストがかかることです。とくに、自社でゼロから作るような場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。
 
さらに、サーバーの作成が終わってもそれで終わりではありません。サーバーが安定して稼働しているかどうかの確認や、場合によっては、アップデートを行うなどの保守業務も発生します。
 
したがって、コストの軽減を考えるのであれば、オンラインストレージなどのクラウドサービスの利用を検討しましょう。自社でカスタマイズする必要性を感じていなければ、基本的にはこうしたクラウドサービスでも問題ありません。
 
しかし、これらのサービスの場合、データはインターネット上で管理されるため、導入の際はセキュリティ対策の確認が必要です。

セキュリティ面にリスクが生じる

ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。
 
たとえばファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築する場合は、インターネット経由でデータのアップロードやダウンロードが行われます。インターネット上にデータがある以上、どうしてもサイバー攻撃のリスクがあります。
 
また、ファイルにアクセス制限が適切に設けられていなければ、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩が起こる恐れもあります。さらに保管されていたデータにマルウェアが潜んでいれば、一気に社内に被害が拡大してしまうというケースも考えられます。
 
このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバーを導入する際には、どのようなセキュリティ対策が練られているのかをあらかじめ把握しておきましょう。
 
関連記事: ファイル共有ソフトとは?正しく理解して仕事を効率よく進めよう!


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ファイル共有フォルダとの違いとは

ファイル共有フォルダとは、同じネットワーク上の他のパソコンからも特定のパソコン内のストレージが利用できる仕組みを言います。パソコンに元々備わっている機能なので、機器の購入・サービスの導入などの必要がないのが特徴です。
 
こうした理由から、ファイル共有にかかるコストをとにかく削減したい場合や共有したいファイルが少ない企業などでは、共有フォルダを利用したファイル管理も行われています。
 
しかし、共有フォルダでの管理は、ファイルの状況はすべて共有フォルダが存在するパソコンに依存するというデメリットがあります。
 
たとえば共有フォルダのあるパソコンが破損すれば、データはすべて利用できなくなります。また、共有フォルダのあるパソコンがオフラインになれば、そもそも共有フォルダにアクセスできません。
 
常に安定した環境で、かつ安全にファイル管理を行いたいというのであれば、ファイル共有サーバーの導入が最適です。


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ファイル共有サーバーとNASとの違いとは

ファイル共有サーバーと同様にファイルを管理できるツールにNASがあります。
NASはネットワークハードディスクと呼ばれ、その名の通りネットワーク(LAN)上に接続できるハードディスクを指します。
 
以下では、ファイル共有サーバーとNASの違いについて解説します。

データ破損の可能性の違い

1つ目の違いはデータ破損の可能性です。
NASでは、ハードディスクを外付けして利用するため、ハードディスク自体が故障してしまった場合データ破損の可能性が高まります。
 
保管データの破損はファイル共有サーバーでも起こりうる問題ですが、NASでは物理的に外付けするので、よりその可能性が高いと言えます。

BCP対策の違い

BCP対策とは事業継続計画対策を指し、停電やネットワーク災害などが起きた場合であっても事業を継続できるようにすることを言います。
 
BCP対策の点から考えると、オフィス内にデータの保管場所を持つファイル共有サーバーもNASも十分な対策が練られているとは言えません。
 
そのためBCPを重視する場合は、オンライン上にファイル共有サーバーを構築する方法を選択するのがおすすめです。

管理者工数の違い

NASを運用するには、RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要です。そして、導入時には管理者がRAIDの作り方を学ぶか、RAIDのサポートが充実しているNASを選択しなければなりません。
 
したがって、NASはファイル共有サーバーの構築に比べると管理工数が多くなる傾向があります。
 
一方、ファイル共有サーバーでは、工数を減らす手段としてオンラインストレージを使う方法があります。オンラインストレージの場合、契約を行えば即座にサーバーが利用できるので、最小限の工数で導入を終わらせたいと考える人には最適です。

ユーザー管理の違い

ファイル共有サーバーにはNASに比べてより柔軟なユーザー管理ができるという特徴があります。
 
多くのファイル共有サーバーで設定可能な「ファイルの閲覧・編集権限の付与」「アクセスログの確認」などの細かな設定は、NASでは行うことができません。
 
一部のNASではアクセス権が付与できるものもありますが、その場合「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様になっており、設定の自由度は低いです。


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ファイル共有サーバーとNASどちらを選ぶべきか

ファイル共有サーバーとNASのどちらを選べばいいのか悩む場合は、状況や使い方・必要とする機能を元に判断しましょう。
 
シンプルなファイル共有機能のみを想定し、共有したファイルを複数人で閲覧・編集したいという場合はNASの選択がおすすめです。しかし、NASには接続数が増えると速度が低下するというデメリットがあります。
 
そのため、接続する人数が多く、かつ扱うファイルの機密性が多岐に渡る場合や、部門や部署ごとに使用するフォルダ・ファイルを分類し、セキュリティも保持したい場合はファイル共有サーバーを選択しましょう。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか

以下では、ファイル共有サーバーを導入する際に、クラウド上と社内ネットワークのどちらに設置すべきかについて解説します。
 
ファイル共有サーバーの設置場所に迷ったときは、まずは設置にどれほどのコストがかけられるのかを考えましょう。ここで言うコストは金銭的なコストのほか、開発にかかる人的なコストも含みます。
 
コストが十分にかけられる場合は、社内ネットワーク上でのファイル共有サーバーの設置がおすすめです。社内ネットワーク上にファイルサーバーを設置すると、万が一災害や通信障害が起こった場合でも、有線接続などによって復旧できる可能性があります。また、データはすべて社内ネットワーク上で管理されるので、サイバー攻撃を受ける確率も減らせます。
 
一方で、サーバーの導入にコストがかけられないという場合は、オンラインストレージやなどクラウドサービスの利用が最適です。クラウドサービスの場合、ベンダーが開発からシステムの保守までを行うため、サービスを契約するだけですぐにファイルサーバーが利用できます。
 
しかし、クラウドサービスの場合、インターネット上でデータが管理されることから、サイバー攻撃のリスクが生じます。したがって、サービスが持つセキュリティ対策などを見極めた導入が必要になります。


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ファイル共有サーバーとして使えるおすすめツール

ここでは、ファイル共有サーバーとして使えるおすすめのツールをご紹介します。
 
高度なセキュリティを維持し社内のファイルを共有・編集するのであれば、やはりファイル共有サーバーの利用が最適です。その際、ファイルサーバーとしての機能だけでなく、ほかにもさまざまな機能が利用できるツールを選択すれば、ファイル管理に関連する業務についても同時に効率化できます。
 
今回ご紹介する「Stock」は、ファイル共有サーバーとしても活用できる情報共有ツールです。
 
ノートにファイルを添付するだけで誰でも簡単にファイル共有が行えます。さらに、ノートにはメッセージが紐づけられるので、ファイルのアップロード報告や、資料に関する質問などがStock内ですべて完結します。
 
資料の確認からコミュニケーションにすぐ繋げられるため、問題解決へのスピード向上も実現できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ファイル共有サーバーのまとめ

ここまで、ファイル共有サーバーを利用するメリット・デメリットや類似手段である共有フォルダ・NASとの違いをご紹介しました。
 
ファイルの属人化を防ぎ効果的な管理を実現するには、ファイル共有サーバーの利用が最適です。しかし、十分なコストを用意できる大企業とは違い、中小企業の場合はかけられる予算も少ないために自社サーバー内での運用が難しいでしょう。
 
このように、予算に懸念がある場合はオンラインストレージなどのクラウド型のファイル共有サーバーの利用がおすすめです。さらに、なるべく機能がシンプルであれば、教育コストの削減もできます。
 
つまり中小企業におけるファイル管理には、保管・共有に過不足ない機能が利用できるStock一択です。
 
ITリテラシーの低いひとでもすぐ使えるほどのシンプルな機能性かつ低価格を実現している一方で、大手セキュリティ会社も導入している国際セキュリティ資格を取得しているStockであれば、クラウドサービス利用時のデメリットをすべて払拭できます。
 
登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してファイル管理の効率化を図りましょう。
 
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