税理士・会計事務所は多くの顧客情報を管理しなければなりません。そして、顧問先が多いほど管理する情報も増えるため、セキュリティにも気を配る必要があります。
 
そのため、「顧客管理の課題を解消したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決の方法を中心にご紹介します。
 
  • 顧問先の情報が膨大で管理するのが難しい
  • 顧客管理で直面する課題を未然に防ぎたい
  • 効率的に顧客管理をする方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、税理士・会計事務所の顧客管理における課題の原因が分かり、業務負担を大幅に軽減できるようになります。


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税理士・会計事務所の顧客管理における課題とは

ここでは、税理士・会計事務所の顧客管理における3つの課題を解説します。以下に当てはまる場合には早急に改善しましょう。

作業ミスが発生しやすい

税理士・会計事務所の顧客管理では、作業ミスが発生しやすいです。
 
顧客管理でも頻繁に問題視されるのが、入力・転記作業のミスです。とくに、税務手続きの代行では意図しない脱税を防ぐ必要があり、正確な仕事が求められます。
 
仮に、顧客が損害を被るミスが発生した場合、税理士・会計事務所の賠償責任は計り知れません。しかし、取り扱う情報が多い分、入力・転記の手間も増えるため、記載ミスが起きやすいと言えます。

スタッフ間での情報伝達が非効率

スタッフ間での情報伝達が非効率なことも、税理士・会計事務所の課題です。
 
税理士・会計事務所のスタッフは、税制手続きや顧問先の最新情報を抜け漏れなく把握しておく必要があります。そのため、スタッフ全員でのミーティングを定期的に実施して情報共有している事務所も多いです。
 
しかし、税理士・会計事務所のミーティングでは口頭や紙で情報共有されることがほとんどなので、資料の印刷や情報の記録に手間がかかります。。また、顔を合わせてミーティングをする時間自体が業務負荷になりえるのです。

情報管理が難しい

税理士・会計事務所が扱う顧客情報は膨大なため、管理の難しさも課題です。
 
すべての業務を紙で管理していると、顧問先が増えるたびに書類も多くなるので、誤ったフォルダに書類を格納してしまうリスクが高まります。
 
また、エクセルで顧客情報を管理している場合にも、データが増えるに従ってどこに保存したのかが分からなくなったり、検索に時間がかかったりしてしまいます。
 
このように、紙やエクセルで顧客情報を管理しており、必要な情報を探すのに無駄な時間がかかってしまう事務所も多いです。そのため、「Stock」のような、必要な情報への優れたアクセス性を備えたツールの導入をおすすめします。


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税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する唯一の方法

税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する方法は、ITツールの導入・運用一択です。
 
税理士・会計事務所は大量の顧客情報を扱うため、紙で管理していると保存場所が分からなくなったり、修正に時間がかかったりして非効率です。また、社外のメンバーに情報共有するときにも、わざわざメールや電話をしなければなりません。
 
一方で、「ITツール」を活用すれば紙の顧客管理にありがちな情報の属人化や、記載・共有の手間を大幅に省けます。また、アクセス権限によって共有するメンバーを制限できるため、顧客の個人情報が外部に漏えいするリスクも軽減されるのです。
 
ただし、操作が複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、顧客管理が煩雑化する恐れもあります。そこで、ITに不慣れなスタッフでも即日で操作可能な「Stock」を使えば、誰でも簡単かつ安全に顧客情報を管理・共有できます。


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税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入すべき理由3選

以下では、税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入するメリットを3つ解説します。紙の顧客管理にストレスを感じていた担当者の方は必見です。

(1)人為的なミスを防ぎやすくなる

ITツールの導入は、人為的なミスを防ぐのに役立ちます。
 
たとえば、「テンプレート機能」を備えているツールに顧客管理のテンプレートを登録すれば、わざわざ一から作成する必要がなくなるのでミスを減らせます。また、入力ミスをしても、過去のデータを確認できる「編集履歴機能」があれば修正も簡単です。
 
以上のように、ITツールを使えば人力での入力や確認作業を減らすことができるので、人為的なミスを最小限に抑えられるのです。

(2)強固なセキュリティで情報を管理できる

次に、厳格なセキュリティで顧客情報を管理できるのもITツールの特徴です。
 
情報を紙で管理していると、誰でも簡単に閲覧できることから情報漏えいの危険性があります。仮に、情報漏えいを起こすと顧問先に多大な損害を与えるだけでなく、事務所の社会的な評判も下がるなどの大きな不利益を被りかねません。
 
一方で、ITツールにはログインするためにパスワードを設定したり、任意のメンバーだけに閲覧・共有を制限したりできる機能があります。そのため、従来の紙で管理されていた状況よりも、万全なセキュリティ体制で運用できるのです。

(3)情報にアクセスしやすくなる

最後に、情報にアクセスしやすくなるメリットもあります。
 
ITツールには”書類の検索機能”が備わっているので、キーワードを入力すれば目的の情報へすぐにたどり着けます。また、あらゆる顧客情報が一元管理されるため、紙にありがちだった「格納するフォルダを間違えて情報が混在する」という心配もありません。
 
なかでも、キーワード検索ができるのはもちろん、顧客ごとに情報を振り分けられる「Stock」を使うと、目的の顧客データを誰でも簡単に見つけられます。


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【担当者必見】税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステム

以下では、税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステムをご紹介します。
 
税理士・会計事務所でITツールを導入すれば、人為的なミスを未然に防げるほか、高度なセキュリティのもとで情報を管理できるようになります。さらに、キーワードで検索する機能もあるので、わざわざ書類を探す必要もなくなるのです。
 
しかし、多機能なITツールを導入すると、ITに詳しくないスタッフが使いこなせずに業務が煩雑になる恐れもあります。そのため、選定するときは「誰でも簡単に操作できるか」を必ず判断すべきです。
 
結論、顧客管理に利用すべきなのは、非IT企業の65歳以上でも導入即日で使いこなせるツール「Stock」一択です。
 
Stockの「フォルダ」を顧問先別に振り分けたうえで、情報を「ノート」に書き込めば、誰でも簡単に顧客管理できます。また、アクセス権限を設定すると、任意のメンバーだけに共有することも可能です。

誰でも簡単に顧客情報を管理できるシステム「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法まとめ

ここまで、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法を中心にご紹介しました。
 
顧客管理の「人為的なミス」や「非効率な情報共有」といった課題解決には、『ITツール』の導入・運用が最適です。ITツールを使えば、紙の顧客管理よりも作業負担が軽減されるだけでなく、セキュリティやアクセス性も大きく改善します。
 
ただし、メンバーの使いやすさを考慮しなければ、上手く活用できずに業務を圧迫する恐れがあります。したがって、顧客情報を適切に管理するためには「誰でも簡単に使えるITツール」が必須です。
 
結論、税理士・会計事務所の顧客管理には、顧客情報を安全かつ簡単に蓄積・共有ができ、使い勝手が良いStockが最適です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、税理士・会計事務所の顧客管理における負担を解消しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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