プロジェクトを成功させるために必要なアイテムのひとつに「タスク管理ツール」があります。タスク管理ツールは社員ひとりひとりのやるべきことを明確にして、プロジェクトの円滑な進行をサポートする役割があります。
そのため、タスク管理ツールはあらゆる企業で必須のツールですが、「結局どのツールを選ぶべきか分からない。」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク管理ツール5選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 部下の仕事がどこまで終わっているのか把握できずに困っている
- 選定している時間がないので厳選されたツールから選びたい
- これまで利用したタスク管理ツールは複雑で使い勝手が悪かった
という担当者の方はこの記事を参考すれば、ストレスなくタスク管理ができるツールが見つかります。
プロジェクトとタスクの違い
プロジェクトとタスクの違いを正しく理解しておかないと、チームで仕事をするときに認識の行き違いが起こってしまいます。そこで以下では、プロジェクトとタスクの違いを中心に解説します。
プロジェクトはタスクの集合体
結論、プロジェクトとはタスクの集合体です。
チームメンバーでタスクを分担することでプロジェクトが動き始めます。プロジェクトの目的達成するためには、一つひとつのタスクを期限までに完了させる必要があるのです。
プロジェクトの成功にはタスク管理が不可欠
プロジェクトがタスクの集合体であるということは、プロジェクトを成功させるためには適切なタスク管理が必要と言えます。
タスク管理ができていない環境では、最悪の場合プロジェクトが円滑に進まず企業は大きな損失を被ります。プロジェクトのタスクはそれぞれが独立したものではなく他のタスクと密接に関係しているので、遅れやミスがあると全体に影響を与えるのです。
そのため、プロジェクトを成功させて利益を最大化するためには、徹底的なタスク管理が必要不可欠です。
タスク管理を成功させる3つのポイント
プロジェクト成功のためには以下の3つのポイントを押さえたタスク管理をしましょう。
- すべてのタスクに優先順位を付ける
- タスク管理の方法をひとつに絞る
- タスク管理ツールを上手く活用する
すべてのタスクに同等の時間と労力を割けられる訳ではないので、担当するすべてのタスクに優先順位を付けましょう。
”チームのタスク管理はExcel(エクセル)”、”個人のタスク管理は手帳”というように情報を分散すると手間が増えるだけでなく、タスクのやり忘れにつながってしまいます。そのため、管理方法はひとつに統一しましょう。
面倒なタスク管理が簡単にできるタスク管理ツールがもっとも効果的です。タスク管理ツールのなかにはデジタルに詳しくなくても簡単に使いこなせるものもあります。
とくに、タスク管理が上手い人も利用しているタスク管理ツールを導入すれば、すぐに効果を実感できます。一方で、タスク管理ツールの正しい選定ポイントを理解せずに導入してしまうと、自社の環境に合わず社内に浸透しない可能性があるので注意しましょう。
タスク管理ツールを選ぶ5つのポイント
タスク管理を成功させるためにはタスク管理ツールが必要です。しかし、無数にあるタスク管理ツールをすべて比較検討する訳にはいかないので、以下の5つの選定ポイントで絞り込みましょう。
必要な機能に過不足がないか
はじめに、自社が抱えているタスク管理の課題を解消できる機能を絞り込みましょう。
「有名企業も使っているから。」という理由だけで導入すると、自社の業務に合わず失敗に終わる可能性があります。また、「搭載されている機能が豊富だから。」という理由で導入すると、直感的に操作できないのでデジタルに慣れていない社員には定着しません。
つまり、自社に必要な機能を明確にすれば業務と社員に合った最適なツールを選定できるのです。
クラウド型かオンプレミス型か
タスク管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。自社でタスク管理ツールを運用する場合、どちらが適しているかをイメージして検討しましょう。
- クラウド型
- オンプレミス型
インターネットからサーバーに接続して、提供されているツールを利用する方法です。月額の利用料が必要ですが、初期費用がかからないものが多いです。
自社でサーバーを購入して、独自でツールを管理、運用していく方法です。高額な初期費用とは別に維持費用もかかります。
オンプレミス型は自社サーバーで運用するのでセキュリティ体制が厳重です。クラウド型はインターネットを経由する分セキュリティに不安がありますが、国際セキュリティ資格や信頼できる厳格なセキュリティ基準を満たしているツールを導入すれば安心です。
チームでタスクを共有できるか
次に、タスク管理ツールにチームでタスク共有できる機能があるかを確認しましょう。
個人向けのタスク管理ツールにはタスク共有ができない、もしくは共有に手間がかかるケースが多いです。一方、チーム向けのタスク管理ツールは部下の進捗がリアルタイムで確認できるうえに、タスクの依頼まで簡単なのでマネジメント業務が効率化します。
また、タスク管理ツールでタスク共有すると業務負荷の偏りが可視化されるので、納期に遅れるなどの大きなミスが発生する前に適切な対応ができるようになります。
以上のように、タスクを共有すれば部下を持つマネジメント層がストレスなく、かつ効率的にチームを管理できるのです。
サポートが充実しているか
次に、サポート体制が充実しているかを確認します。
導入後の不具合や不明点があった際に迅速に対応してくれるツールを選びましょう。たとえば、問い合わせから1営業日以内に返信があるタスク管理ツールはとくに対応が早いので、業務を止めることなくトラブルに対処できます。
ほかには、導入相談や導入支援などの展開しているタスク管理ツールもあり、自社の環境に合わせた運用ができるようになっています。
タスク管理ツールを選定する際には導入後の状況も考慮して、サポート体制が整備されたツールを選びましょう。
誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかを必ず確認しましょう。
タスク管理の課題を解消する目的があっても社員が直感的に使い方を理解できなければ、余計な手間がかかり社内には浸透しません。
”誰でも簡単に使いこなせる”の基準として、以下の3つのポイントを押さえているタスク管理ツールを導入しましょう。
- タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっている
- わずかな工数でタスク管理ができるほど便利
- 直感的に操作できるほどシンプルなデザイン
たとえば上記の3つのポイントをすべて押さえているタスク管理ツール「Stock」は、導入初日から説明なしで使いこなせるほど簡単なツールです。
ビジネス向きのおすすめタスク管理ツール5選
以下では、ビジネス向きのおすすめタスク管理ツール5選をご紹介します。
一部のビジネス向きのタスク管理ツールには「タスク」だけでなく、「ノート」と「メッセージ」の機能が搭載されています。ノートにタスクに関連するあらゆる情報が蓄積でき、メッセージでスムーズなコミュニケーションが取れるのです。
従来はファイルを管理するストレージツールやチャットツールの2つが必要でしたが、「タスク」「ノート」「メッセージ」を搭載するタスク管理ツールを導入すれば大幅なコスト削減にもなります。
以上の3つの機能を搭載するタスク管理ツールは、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは導入実績100,000社を超える注目のツールであり、「ノート」に「タスク」と「メッセージ」が紐づけられるので情報が分散しないうえに、タスクも簡単に作成・管理・共有できるのでストレスがありません。
【Stock】簡単にタスク管理ができるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Asana】多種多様な機能が利用できるツール
Asanaの特徴
- タスクをさまざまな方法で管理する
- オートメーション機能で効率化する
Asanaで作成したタスクはボートやリスト、ガントチャートなどの多様な表示方法で閲覧できます。
タスク管理のルールを設定すれば、定期的なタスクを自動的に作成してくれるので便利です。
Asanaの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 運用コストがかかる
Asanaには多種多様な機能が備わっている分直感的に操作するのが難しいので、デジタルに慣れていない社員が使いこなせない可能性があります。
Asanaの機能を最大限活用するためには有料プランが最適ですが、ユーザー1人あたり1,475円/月〜の運用コストがかかります。
Asanaの料金体系
- Basicプラン：¥0
- Premiumプラン：¥1,475/ユーザー/月（月間払い）
- Businessプラン：¥3,300/ユーザー/月（月間払い）
- Enterpriseプラン：導入前に問い合わせが必要です。
【Wrike】チームの仕事をまとめられるツール
Wrikeの特徴
- タスクのテンプレート機能
- サブタスクを設定する
テンプレート機能を活用すれば、定期的に繰り返すタスクを毎回登録する面倒な作業を効率化できます
Wrikeの有料プランではメインタスクに紐づけてサブタスクを登録できるので、大きなプロジェクトのタスク管理にも有効です。
Wrikeの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 運用コストがかかる
Wrikeには多くの機能が搭載されていますが、デジタルが苦手な人にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
Wrikeの機能を最大限活用するためには有料プランが最適ですが、ユーザー1人あたり約1,120円〜/月の運用コストがかかります。
Wrikeの料金体系
- 基本プラン
- マーケティング業務・デザイン業務
- コンサルティングなどの対クライアント業務
-Freeプラン：$0/ユーザー/月
-Professionalプラン：$9.80/ユーザー/月（月間払い）
-Businessプラン：$24.80/ユーザー/月（月間払い）
-Enterpriseプラン：導入前に当居合わせが必要です。
-導入前に問い合わせが必要です。
-導入前に問い合わせが必要です。
【Notion】データベースでタスク管理するツール
Notionの特徴
- 多種多様な機能が揃っている
- 4段階のアクセス権限がある
データベースの構造をもとにタスク管理や社内Wiki、メモ帳などを作成・管理できる機能が搭載されています。
Notionにはフルアクセス、編集、コメント、読み取りの4段階の権限があり、共有したい情報によって設定ができます。
Notionの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 無料プランでは共同編集できない
Notionには豊富な機能が備わっていますが直感的に操作するのが難しいので、デジタルに詳しくない人は使いこなせない可能性があります。
Notionの無料プランでは複数人でタスクの編集ができないので、チーム利用する場合には有料プランを契約する必要があります。
Notionの料金体系
- 無料プラン：$0
- パーソナルProプラン：$5/ユーザー/月(月間払い)
- チームプラン：$10/ユーザー/月(月間払い)
- エンタープライズプラン：導入前に問い合わせが必要です。
【Microsoft Planner】Microsoft Teamsと連携するツール
Microsoft Plannerの特徴
- カンバン方式のタスク管理ができる
- グラフやスケジュールに切り替える
タスクをドラッグ・アンド・ドロップして管理するカンバン方式が利用できます。
カンバン方式以外にもグラフやスケジュール表示できるので、タスクの進捗がより正確に把握可能です。
Microsoft Plannerの注意点
- 繰り返しのタスクが設定できない
- リスト方式は利用できない
定期的に繰り返すタスクを一括で登録するためには、外部ツールとの連携などの面倒な手間がかかります。
タスクを一覧表示するリスト方式が利用できないので、規模の大きなプロジェクトでは使いにくい可能性があります。
Microsoft Plannerの料金体系
Microsoft Plannerを利用する場合、Microsoft365のプランに登録する必要あります。
- 一般法人向け
- 大企業向け
-Microsoft 365 Business Basic：¥540/ユーザー/月(年間契約)
-Microsoft 365 Business Standard：¥1,360/ユーザー/月(年間契約)
-Microsoft 365 Business Premium：¥2,180/ユーザー/月(年間契約)
-Microsoft 365 F3：¥870/ユーザー/月(年間契約)
-Microsoft 365 E3：¥3,480/ユーザー/月(年間契約)
-Microsoft 365 E5：¥6,200/ユーザー/月(年間契約)
プロジェクトにおすすめのタスク管理ツールまとめ
これまでおすすめのタスク管理ツール5選と選定ポイントを中心にご紹介しました。以下は、自社に合うタスク管理ツールの5つの選定ポイントです。
- 必要な機能に過不足がないか
- クラウド型かオンプレミス型か
- チームでタスクを共有できるか
- サポートが充実しているか
- 誰でも簡単に使いこなせるか
とくに、「5.誰でも簡単に使いこなせるか」はタスク管理ツールを社内に浸透させ、社員が働きやすい環境をつくるために重要なポイントです。多機能なタスク管理ツールは直感的に操作するのが難しいので避けましょう。
たとえば、誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツールを導入するのであれば、タスク管理に必要な機能を過不足なく搭載している使い勝手が良いシンプルなStockが最適です。
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1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
