昨今ではDX化の促進により、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」を導入する企業が増えています。
しかし、グループウェアの導入を検討していても、自社に適したツールが分からず「まずは無料で試したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア11選を中心にご紹介します。
- そもそもグループウェアで何ができるのか分からない
- まずは無料のグループウェアを使って、社内で役立つか試したい
- さまざまなグループウェアを比較検討する時間がない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが分かるうえ、社内の情報共有を効率化できるようになります。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、企業やチーム内のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するためのツールのことです。
主な機能としては、情報共有やスケジュール共有、ファイル共有などが挙げられ、メンバー同士でメッセージのやりとりをしたり、ファイルや書類データを共有したりできます。
無料で使えるグループウェア8選の比較表
以下は、無料で使えるグループウェア8選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | チームルーム | GRIDY | R-GROUP | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使いこなせるグループウェア |
小規模な組織向け |
豊富な機能が完全無料で使える |
すべてが無制限で完全無料 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月324円〜 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
| enclo | GroupSession | LINE WORKS | Lark | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
5グループまで作れる |
オンプレミス型でユーザー数無制限 |
LINEのような使い心地 |
最先端の機能が豊富 |
| 料金 |
・フリー：0円
・マイプラン：350円/月（月払い）
・ビジネス：2,000円～/月（月払い） |
・無料（オプションや高度なサポートは有料） |
・FREE：0円
・STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
・ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い） |
・STARTER：0円
・PRO：1,420円/ユーザー/月
・ENTERPRISE：要問い合わせ |
＜無料＞フリープランのあるグループウェア8選
以下では、無料でも使えるおすすめのグループウェアをご紹介します。
中小企業は大手企業と比較して、時間や資金に大きな制約があることが多いです。したがって、費用対効果の高いツールを運用するのはもちろん、ITリテラシーが異なる社内での教育コストをどの程度下げられるかも重要になります。
教育コストを下げるには、社内の誰にとっても「使いやすい」ツールでなければなりません。たとえば、”必要な機能を過不足なく備えているか”や”直感的に使えるか”に注目して選びましょう。
結論、選ぶべきグループウェアは、非IT企業の65歳以上でも説明なしで簡単に使いこなせるうえ、情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」や「フォルダ」では、共有したい情報を簡単に作成、管理します。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」で、複数の話題が入り乱れることなくコミュニケーションをとれたり、タスク管理したりできる点がほかのツールとの違いです。
【Stock】最も簡単に使いこなせるグループウェア
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【チームルーム】小規模な組織向け
＜チームルームの特徴＞
- スケジュール共有ができる
- 掲示板の保存期限がない
スケジュール共有や調整、出欠管理など、スケジュール管理に役立つ機能が搭載されています。
チームで共有した連絡や写真、動画には保存期限がありません。
＜チームルームの注意点＞
- ビジネス用には機能が不足している場合がある
自治体や習い事、サークルなど小規模なチーム向けのツールなので、ビジネスで使うには機能やセキュリティが足りない場合があります。
＜チームルームの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【GRIDY】豊富な機能が完全無料で使える
＜GRIDYの特徴＞
- 完全無料で使えるグループウェア
- 機能が豊富
ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23の機能が搭載されており、さまざまな場面で活用できます。
＜GRIDYの注意点＞
- 容量に制限がある
利用できるストレージ容量は全体で1GBまでに制限されているため、ビジネス用としては足りなくなる場合があります。
＜GRIDYの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【R-GROUP】すべてが無制限で完全無料
＜R-GROUPの特徴＞
- 完全無料でユーザー数制限もなし
- スマホからも利用できる
無料ですべての機能が利用でき、ユーザー数制限もありません。
PCだけなくスマホにも対応しているため「社内ではPCからアクセスし、外出先ではスマホからアクセスする」といった使い方ができます。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティに懸念がある
利用ユーザーからはセキュリティへの懸念の声があるため、重要な社内情報を扱う場合は注意が必要です。
＜R-GROUPの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【enclo】5グループまで作れる
＜encloの特徴＞
- ファイル/チャット/メモの機能がある
- 手書き文字も共有できる
ファイルデータ、メッセージチャット、メモをグループごとに共有する仕組みです。
画像やテキストだけでなく、手書きのホワイトボードも共有できます。
＜encloの注意点＞
- フリープランは5グループまで
フリープランで作成できるのは5グループまでなので注意が必要です。また、月額350円（月払い）のマイプランも5グループまでとなっており、無制限にグループを作れるのは月額2,000円～（月払い）のビジネスプランのみなので注意しましょう。
＜encloの料金体系＞
- フリー：0円
- マイプラン：350円/月（月払い）
- ビジネス：2,000円～/月（月払い）
【GroupSession】オンプレミス型でユーザー数無制限
＜GroupSessionの特徴＞
- 無料でユーザー数無制限
- さまざまな機能を搭載
無料ですべての機能を使えるうえ、ユーザー数も無制限です。
スケジュールやショートメール、ワークフローなど約20種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で役立ちます。
＜GroupSessionの注意点＞
- 専門知識が必要
サーバの運用や導入作業は自社で実施しなければならないため、専門知識が必要です。また、多機能なのでITに慣れていないと使いこなせない可能性があります。
＜GroupSessionの料金体系＞
- 無料で使えますが、スマホ対応や高度なサポートは有料オプションです。また、クラウド型グループウェアのGroupSession byCloudやエンタープライズ用のGroupSession ZIONとは異なる料金体系となっています。
【LINE WORKS】LINEのような使い心地
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ感覚でチャットができる
- 外部ツールと連携できる
プライベート用のチャットアプリであるLINEを日常的に使っていれば、ストレスなく使いこなせます。
人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報が流れてしまう
チャット機能がメインのグループウェアなので気軽に連絡をとれる一方、共有した情報が流れてしまい、あとから探すときに手間がかかります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
【Lark】最先端の機能が豊富
＜Larkの特徴＞
- さまざまな機能がある
- ユーザー数50人までは無料プランがある
メッセージや自動翻訳、ドキュメントアプリなど多くの機能が搭載されています。
50名までであれば、ほとんどの機能を無料で使えるSTARTERプランを使えます。
＜Larkの注意点＞
- 無料版はセキュリティ機能が不足している場合がある
無料のSTARTERプランには、高度なユーザー権限設定やシングルサインオンなどの機能が搭載されていないため、セキュリティに不足を感じる可能性があります。
＜Larkの料金体系＞
- STARTER：0円
- PRO：1,420円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
無料で試せるグループウェア3選の比較表
以下は、無料で試せるグループウェア3選の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Zoho Connect | iQube | aipo | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
15日間無料で使える |
最長1か月無料で試せる |
14日間すべての機能を試せる |
| 料金 |
内部ネットワーク（従業員専用）
・エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）
・アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）
外部ネットワーク：13,800円/月
|
・1か月無料プラン：最長1か月0円
・スタンダードプラン：440円/月（月払い）
・プレミアムプラン：770円/月（月払い） |
・ミニマム：350円/ユーザー/月
・ベーシック：450円/ユーザー/月
・プレミアム：700円/ユーザー/月 |
＜制限あり＞無料で試せるグループウェア3選
以下では、無料で試せるグループウェア3選をご紹介します。無料試用ができるツールは使い心地を試すのにおすすめです。
【Zoho Connect】15日間無料で使える
＜Zoho Connectの特徴＞
- 分散しているコミュニケーションのチャネルを一つに集約
- 知識を共有する場になる
フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理できます。
マニュアルや議事録など、社内のナレッジやノウハウをいつでも閲覧できます。
＜Zoho Connectの注意点＞
- 海外製のグループウェア
もともと海外向けに作られたものなので、日本企業が使いこなすのは難しいという声があることに注意が必要です。
＜Zoho Connectの料金体系＞
- 内部ネットワーク（従業員専用）
- 外部ネットワーク
エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）
アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）
13,800円/月
【iQube】最長1か月無料で試せる
＜iQubeの特徴＞
- 情報の属人化を防ぐ
- グループごと情報共有が可能
社内ノウハウの蓄積に特化しており、属人化しがちな情報を社内へストックします。
グループごとに文書を共有できます。また、「誰が読んだのか」も分かるので、読み逃している人へ直接声をかけられます。
＜iQubeの注意点＞
- 1か月無料プランは10名まで
1か月無料プランを使えるのは10名までに制限されているため注意が必要です。
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1か月0円
- スタンダードプラン：440円/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/月（月払い）
【aipo】14日間すべての機能を試せる
＜aipoの特徴＞
- チームの予定が一目で分かる
- 日程調整が簡単にできる
チームの予定や会議の時間を一つのカレンダーに集約して確認できます。また、予定を重複して入れようとするとアラートが表示される機能もあります。
URLを送り、相手に日程を選んでもらうだけで簡単に日程調整が完了します。
＜aipoの注意点＞
- プランによって使える機能が異なる
選んだプランによって使える機能が変わるので注意が必要です。たとえば、「チャット機能」や「公開先指定機能」はユーザーあたり月額700円のプレミアムプランでしか利用できません。
＜aipoの料金体系＞
- ミニマム：350円/ユーザー/月
- ベーシック：450円/ユーザー/月
- プレミアム：700円/ユーザー/月
無料のグループウェアを選ぶときの注意点
「有名だから」「大手の企業が導入しているから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。
したがって、以下で紹介する注意点を踏まえ、自社にマッチするものを選びましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
一つ目の注意点は、必要な機能が過不足なく揃っていることです。
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになっては余計なコストがかかります。逆に、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内へ定着しません。
以上のように、グループウェアの機能に過不足があると費用に見合った効果を得られない可能性が高いので「必要な機能がそろっているシンプルなグループウェアであること」を条件にしましょう。
（2）操作は簡単か
二つ目の注意点は、操作が簡単なことです。
操作が難しいほど多機能なツールや、高いITリテラシーが求められるツールは利用者を選びます。その結果、社内で使いこなせない従業員が出てきて、チーム全体の業務効率化が実現しづらくなるのです。
したがって、誰でも簡単に使えるものを選びましょう。とくに、個人のITリテラシーに差が出やすい中小企業では、導入即日から運用できるほど簡単な「Stock」のようなツールを選ぶと、従業員が抵抗感を抱かないので社内へ浸透しやすいです。
（3）セキュリティが強固か
三つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
グループウェアでは社内の機密情報を管理するため、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格であるISMSを取得していたり、AWSのように信頼性の高いデータセンターを利用していたりすることを条件の一つにしましょう。
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、グループウェアを選ぶときはとくにセキュリティに注意しなければなりません。
（4）スマホ対応か
四つ目の注意点は、スマホ対応であることです。
スマホ対応のグループウェアであれば「社内からはPCで、外出先からはスマホでやりとりする」と使い分けられます。逆に、スマホ未対応だと移動中にメッセージを確かめられず、迅速に対応できないことも起こり得るのです。
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応かを必ず確認しましょう。
グループウェアを使うメリットとは
以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。新しいツールを導入するときは、メリットを正しく説明できると従業員の理解も深まるうえ、グループウェアが定着しやすくなります。
（1）社内の情報共有が円滑になる
一つ目のメリットは、社内の情報共有が円滑になる点です。
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアによって情報が一か所に集約されると「どこで何を共有すべきか」と悩む手間が省けるのです。
以上のように、情報をやりとりする場所が一つに定まるだけでなく、案件や顧客ごとの「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできるのです。
（2）ひとつのツールで業務を完結できる
二つ目のメリットは、ひとつのツールで業務を完結できる点です。
社内の連絡にはチャットツール、ファイル共有はストレージサービスなどと用途別にツールを使い分けていると、面倒なうえにコストがかさみます。一方、グループウェアを導入すれば複数のツールをまたいで実施していた業務がひとつで完結するのです。
ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省けるため、業務効率化につながります。
（3）社内外から情報へアクセスできる
三つ目のメリットは、社内外から情報へアクセスできる点です。
クラウドサービスのグループウェアを選べば、時間や場所を問わず必要な情報へアクセスできます。クラウドサービスとは、インターネット経由でサービスを提供する形態のことです。
たとえば、従来は社内のPCでしか見られなかった情報をグループウェアに保存することで、移動中や外出先でもスマホやタブレットからアクセスできるようになるのです。
無料でも使えるグループウェアまとめ
ここまで、無料でも使えるグループウェアや選定ポイントを中心に紹介しました。グループウェアを選ぶときのポイントは以下の4点です。
- 必要な機能に過不足がないか
- 操作は簡単か
- セキュリティが強固か
- スマホ対応か
とくに、非IT企業はITリテラシーが従業員によって異なるため「操作は簡単か」というポイントを重視して、全員が使いこなせるグループウェアを選ばなければなりません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳以上でも使いこなせるほど簡単で、4つの選定ポイントをすべて満たしたグループウェアです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報を一か所で管理しましょう。
