今日では企業のIT化の促進により、業務にITツールを導入する企業が増加傾向にあります。そのなかのひとつに、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」という種類のツールが注目を浴びています。
 
しかし、料金や機能を調べず「有名だから」「大手や有名企業が導入しているから」という理由だけでツールを導入してしまうと、機能が目的とマッチせず、途中で利用を止めてしまう可能性もあります。
 
一方で、導入の際には簡単に使えるグループウェアはもちろん、「まずは無料で」と考えている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア9選を中心に選定ポイントやメリットもご紹介しますので、
 
  • グループウェアを導入したいが、どのツールが最適かわからない
  • 無料で始められるグループウェアを知り、さまざまなツールと比較検討したい
  • グループウェアを利用して社内の生産性向上を実現したい
という方は、この記事を参考にすることで最適なツールを選定できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無料でも使えるおすすめグループウェア9選

以下では無料でも使えるおすすめのグループウェアを9つご紹介していきます。
 
グループウェアの選定の際、特に、中小企業の場合は大手企業と比較するとリソースが少なく、時間的コストと金銭的コストをより考慮する必要があります。したがって、初期費用や月額費用はもちろん、リテラシーが異なる社内で教育コストをどれだけ下げられるかが重要です。
 
グループウェアは長く使えば使うほど費用対効果の向上が期待できますので、自社の導入目的にマッチしているかのほかにも、長く使うための「ツールの使いやすさ」が鍵となります。
 
また、情報共有の効率化に貢献する具体的な機能として、リアルタイムでの共同作業ができたり、必要な情報にいつでもすぐにアクセスできたりする必要があります。
 
このような機能を搭載し、無料から利用できるグループウェアのStockは非ITの中小企業を中心とした導入実績が70,000社以上を誇る今注目のツールです。
 
多機能で複雑なツールも多数あるなか、Stockは「説明がいらないくらい誰で簡単に使いこなせる」をモットーとしているので、初めてITツールを導入する企業でも安心して利用できます。

【一番おすすめ】チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Zohoアプリケーションと連携できるグループウェア「Zoho Connect」

Zoho Connectのトップページ

「Zoho Connect」|チャットもできるグループウェア

https://www.zoho.com/jp/connect/

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型社内連携サービスです。

■Zoho Connectの特徴

1.分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
 フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理できます。
 
2.知識の共有の場になる
 ノウハウ共有やマニュアル作成など、社内の知識をいつでも見られるようになります。

■Zoho Connectの主な機能

Zoho Connectは「フォーラム」「マニュアル」「タスク」機能が主な機能となっています。
フォーラム

Zoho Connectのフォーラム画面

同じような機能としてフィードがありますが、フォーラムはより掲示板に近い機能になります。
マニュアル

Zoho Connectのママニュアル画面

マニュアルを作成してノウハウを共有することができます。
全メンバーに公開したり、限定のメンバーに公開するような機能もあります。
タスク

Zoho Connectのタスク管理画面

ボード形式で管理でき、ドラッグ&ドロップでステータスを変更できます。

■Zoho Connectの料金

Zoho Connectの料金プランページ

Zoho Connectは無料でも利用できますが、グループ数やチャンネル数の制限を無制限にしたり、ゲストアクセスの機能を使うには有料プランにする必要があります。
有料プランは(96円/月〜(1人あたり))になります。
※ただし、有料プランはメンバー数25名〜
 


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社内のノウハウ蓄積に特化したグループウェア「iQube」

iQubeのトップページ

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有できます。
 
2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使えますので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用できます。

■iQubeの主な機能

iQubeは主に、「掲示板」「ToDoリスト」「スケジュール」「ファイル」の機能が備わっています。

iQubeの起動画面

掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示できます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けも可能です。

■iQubeの料金

iQubeの料金プランページ

iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり(フリープランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(フリープランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 


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豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア「GRIDY」

GRIDYのトップページ

「GRIDY グループウェア」|無料グループウェア

https://knowledgesuite.jp/free/index.html

GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

■GRIDYの特徴

1.完全無料で使えるグループウェア
 ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
 
2.アクセス制限ができる
 企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設定できます。

■GRIDYの主な機能

GRIDYの主な機能は以下の4つです。
議事録
スケジュールと連動して、会議の議事録を簡単に作成することができます。
Todoリスト
自分のToDoの登録だけでなく、他メンバーへToDoを依頼することができ、カテゴリー毎に管理できます。
スケジュール
個人スケジュール、社内メンバーのスケジュールを一覧で確認できます。
ファイル
共有したいメンバーを指定して、ファイルの共有ができます。

■GRIDYの料金

GRIDYは、全ての機能を無料で使うことができます。


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全てが無制限で完全無料のグループウェア「R-GROUP」

R-GROUPのトップページ

「R-GROUP」|完全永久無料グループウェア

https://jp.r-group.com/

R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用できるグループウェアです。

■R-GROUPの特徴

1. 完全無料でユーザー数制限もなし
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます。
 
2. 容量も無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納できます。

■R-GROUPの主な機能

「タイムライン」では、タイムライン上から各機能へ遷移できたり、既読をつけることもでき、「スケジュール」では、メンバーのスケジュールを一括で確認できるだけでなく、タスクも登録できます。

■R-GROUPの料金

R-GROUPは、全ての機能を無料で使うことができます。


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ファイル管理とメッセージ機能に特化しているグループウェア「enclo」

encloのトップページ

「enclo」|簡単操作のオールインワンアプリ

https://www.enclo.biz/enclo/

encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

■encloの特徴

1. シンプルな機能
ファイルとメッセージに機能が絞られているため、余計な機能がなく、シンプルなツールです。
 
2. ツール内でMSオフィスファイルが開ける
アップロードしたファイルは都度ダウンロードせずに、ツール内で開くことができます。

■encloの主な機能

【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!

メッセージ機能では、メンバーとメッセージをしながら、アップロードされたファイルを一覧形式で確認できます。

■encloの料金

【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!

encloは、無料でも利用できますが、5名までしか利用できないため、それ以上の人数で使うには有料プランの契約が必要になります。


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ユーザー数無制限で使えるグループウェア「GROUP SESSION」

GROUP SESSIONのトップページ

「GROUP SESSION」|無料ではじめるグループウェア

https://groupsession.jp/

GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなど機能が無料で使えるグループウェアです。

■GROUP SESSIONの特徴

1. ユーザー数無制限で使える
フリープランでもユーザー数無制限で全ての機能を利用することができます。
 
2. インストール型でもクラウド型でも使える
クラウド型以外にも、ライセンス登録によるインストール型に対応しているため、自社環境に合った形での導入が可能です。

■GROUP SESSIONの主な機能

【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!

掲示板機能を使うと、テーマごとに掲示板を作成でき、それぞれの掲示板にアクセスできるユーザーを制限することも可能です。

■GROUP SESSIONの料金

GROUP SESSIONは、無料で利用できますが、スマホ対応やサポートがそれぞれ有料オプションとなっているため、有料での利用がメインとなります。


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LINEのように使えるグループウェア「LINE WORKS」

LINE WORKSのトップページ

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用できます。
 
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

LINE WORKSでは主に掲示板でのコメントや、カレンダーの機能が備わっています。
掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

LINE WORKSの掲示板画面

掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理ができます。

掲示板にコメントと既読をつける

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

LINE WORKSのカレンダー画面

■LINE WORKSの料金

LINE WORKSの料金プランページ

30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン(300円/月(1人))で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。


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機能を絞ったプランから始められる「aipo.com」

aipo.comのトップページ
「aipo.com」|クラウドベースのワークスペース
https://aipo.com/

aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知、予定のリマインドなど、様々な活用方法ができるグループウェアです。
以前は無料プランもありましたが、現在は30日間無料トライアル付きの有料プランのみとなっています。

■aipo.comの特徴

1. 機能を絞ったプランから始められる
「カレンダー」「チャット」のみのプランから始めれるため、社内にグループウェアを浸透しやすくなります。
 
2. シンプルなインターフェース
見慣れたユーザーインターフェースなので、操作に迷うことなく機能を使えます。

■aipo.comの主な機能

aipo.comはカレンダーとチャットが主な機能となっています。
カレンダー

aipo.comのカレンダー画面

メンバーのスケジュールも一括で閲覧が可能です。また、Googleカレンダーとの連携もできます。
チャット

aipo.comのチャット画面

見慣れたユーザーインターフェースで、操作に迷うことなく利用ができます。

■aipo.comの料金

aipo.comの料金プランページ

30日間の無料お試し期間がありますが、その後は有料プラン(300円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
掲示板やToDO機能の利用、プロジェクト管理をするには、さらに上位プランを契約することになります。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


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グループウェアの決め手となる5つの選定ポイント

グループウェアは闇雲に選定して導入すれば効果が得られるわけではありません。以下でご紹介する5つの選定ポイントを踏まえて導入を進める必要があります。
 
一度本格的に導入した後にツールの利用を中止してしまうことが無いよう、あらかじめ確認しておきましょう。

①一番使いたい機能は何なのか

グループウェアには多機能なツールも多くありますので、その中でメインとなる機能(自社で使いたい機能)が含まれているかを確認しておく必要があります。
 
実際に導入してみたものの、一番使いたい機能が使いにくかった、思っていた機能と違っていたということになりかねません。
 
例えば、円滑な情報共有を目的としてグループウェアを導入したものの、共有したい情報そのものへのアクセス性が悪く、結果としてツールを使いこなすことができないというケースもあります。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介

②全員が使いこなせるほどの簡単な操作性か

長く運用を続けていくには、簡単に操作できるかどうかが非常に重要となります。
 
使うのが面倒であるグループウェアを導入してしまうと、だんだんと使われなくなっていき、逆に情報共有が非効率になってしまいます。
 
特にリテラシーが異なる中小企業では、説明がなくても導入したその日から運用が開始できるほどの簡単さを持つ、Stockのようなツール選定が必要です。

③セキュリティが強固しているか

グループウェアを導入すると、社内外における多くの情報をそのツール内で管理していくようになります。
 
多くのクラウドツールはセキュリティが強固ですが、例えばISMS認証を取得しているツールを選ぶと安心に繋がります。
 
各ツールの料金プランページなどにセキュリティの強固さについて記載されている場合が多いので、忘れずにチェックしておきましょう。

④社外の人との共有にも利用できるか

業務によっては議事録や会議資料など、社外の人との情報共有が必要になることも多いのではないでしょうか。
 
そのような場合に備えて、社外の人と簡単に共有できる仕組みがあるツールを選ぶことで、社内用と社外用のツールを分けて使う必要がなくなります。そのため、情報の分散を防止できます。
 
ツールによっては閲覧制限を管理者がかけられるツールもあります。万が一共有のURLが漏洩してしまっても、アクセス制限がかかっているため、外部の閲覧を防止できます。

⑤有料プランが高額ではないか

実際に運用を続けていくうえで、フリープランの内容では物足りず、有料プランを検討することも想定しておく必要があります。
 
そのため、事前に自社で各種ツールを無料で運用している間に、高額な費用となってしまわないかを公式ホームページなどで確認しておくことが重要です。
 
関連記事: グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!


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グループウェアを使うことのメリット

グループウェアを利用することで業務効率化や生産性の向上といったメリットを享受できます。具体的にどのようなメリットがあるのか、代表的な3つをご紹介します。

①社内の情報共有ツールとして利用できる

グループウェアを導入すると、社内の情報共有ツールとして利用できるため、社内のやりとりが一元化できます。
 
今まで社内での情報共有は口頭やメール、Excelなどの方法しかなく、煩わしいプロセスが必要でした。しかし、グループウェアによって情報の一元管理・共有ができるので、タスク漏れや伝達ミス、認識齟齬を防止できます。
 
掲示板機能やチャット機能が付いているツールが多く、特定の社員同士やプロジェクトでチャットルームを作成したり、フォルダごとに必要な情報を整理できたりします。

②1つのツールで業務を完結できる

例えば、社内の連絡はチャットツール、ファイルの共有はストレージサービスというように、複数のツールを用途別に使っている会社もあります。
 
しかし、グループウェアの活用により、複数のツールをまたいで行っていた業務を1つのツールで完結することが可能です。

③社内外からの情報アクセスが可能になる

社内に閉じられたツールで情報を管理していると、社内にいるときや自分のパソコンで作業しているのみにしか、情報が閲覧できないという状態になってしまいます。
 
グループウェアはクラウドサービスなので、いつでもどこからでも必要な情報へのアクセスが可能です。そのため、「会社に戻らないと資料の確認ができない」という問題を解消でき、PCやスマホでも問わずツールを利用できるのはメリットと言えるでしょう。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットやオススメのツールをご紹介


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無料でも使えるグループウェアまとめ

これまで無料でも使えるグループウェアや、選定ポイントなどをご紹介してきました。グループウェアの選定ポイントは以下の5つになります。
 
  1. 一番使いたい機能は何なのか
  2. 全員が使いこなせるほどの簡単な操作性か
  3. セキュリティが強固か
  4. 社外の人との共有にも利用できるか
  5. 有料プランが高額ではないか
複数のグループウェアをご紹介したなかで、有料プランへの移行に人数制限があったり、チャット機能があっても必要な情報が流れてしまい、検索をしなければ見つけられないツールもあります。
 
また、導入の際には「社内で本当に長期的に使い続けられ、業務効率化が実現できるのか」ということを慎重に検討すべきです。
 
ご紹介したStockは、ITに詳しくない企業でも導入したその日から使え、生産性の向上に貢献する、最適なグループウェアと言えます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内のIT化を実現しましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】おすすめグループウェア20選|価格から機能まで徹底比較
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス