今日ではDX化の推進により、業務にITツールを導入する企業が増加傾向にあります。そのなかのひとつに、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」という種類のツールが注目を浴びています。
 
しかし、料金や機能を調べず「有名だから」「大手や有名企業が導入しているから」という理由だけでツールを導入してしまうと、機能が目的とマッチせず、途中で利用を止めてしまう可能性もあります。
 
一方で、導入の際には簡単に使えるグループウェアはもちろん、「まずは無料で」と考えている担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア9選を中心に選定ポイントやメリットをご紹介します。
 
  • グループウェアを導入したいが、どのツールが最適かわからない
  • 無料で始められるグループウェアを知り、さまざまなツールと比較検討したい
  • グループウェアを利用して社内の生産性向上を実現したい
という方は、この記事を参考にして自社に最適なツールを選び、情報共有の効率化を成し遂げましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無料でも使えるおすすめグループウェア9選

以下では、無料でも使えるおすすめのグループウェアを9つをご紹介していきます。
 
ツールを選定する際、中小企業の場合は大手企業と比較するとリソースが少なく、時間的コストと金銭的コストをより考慮する必要があります。したがって、初期費用や月額費用はもちろん、リテラシーが異なる社内で教育コストをどれだけ下げられるかが重要です。
 
さらに、長く使えば使うほど費用対効果の向上が期待できるので、自社の導入目的にマッチしているかのほかにも、「ツールの使いやすさ」が鍵となります。また、情報共有の効率化に貢献する具体的な機能として、リアルタイムでの共同作業ができたり、必要な情報にいつでもすぐにアクセスできたりする必要があります。
 
このような機能を搭載して無料から利用できる「Stock」は、説明が不要なほど簡単に使いこなせるグループウェアであり、非ITの中小企業を中心に100,000社以上の導入実績があります。
 
Stockは、「ノート」に資料やコメントを集約できるので、複数の話題が入り乱れることなく、スムーズにコミュニケーションが取れます。さらに、タスクの振り分けも簡単に行えるので、チームで進捗状況を確認しながら円滑に業務を進められます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Zoho Connect】Zohoアプリケーションと連携できる

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「Zoho Connect」|チャットもできるグループウェア
Zoho Connectはアメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供しているZohoのクラウド型社内連携サービスです。

Zoho Connectの特徴

  • 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つに集約
  • フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理できます。
  • 知識を共有する場になる
  • マニュアルや議事録など、社内のナレッジやノウハウをいつでも閲覧可能です。

Zoho Connectの主な機能

Zoho Connectは「フォーラム」「マニュアル」「タスク管理」機能がメインです。
フォーラム

Zoho Connectのフォーラム画面

フォーラムは掲示板のような形式で、画像やビデオの埋め込みもできます。
マニュアル

Zoho Connectのママニュアル画面

マニュアルを作成してノウハウを共有したり、全メンバーに公開するだけでなく特定の人だけに共有したりも可能です。
タスク

Zoho Connectのタスク管理画面

ボード形式で管理でき、ドラッグ&ドロップでステータスを変更できます。

Zoho Connectの注意点

  • 海外製のグループウェア
    もともと海外向けに作られたものなので、日本企業が使いこなすのは難しいという声があります。また、不定期で英語に文字化けするというバグも報告されています。

Zoho Connectの料金

  • 無料:25名までしか使えず、グループやマニュアルは3つまでしか作成できません。
  • エンタープライズ:120円/ユーザー/月で、全機能が使えます。ただし、有料プランは25名~の加入となっています。


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【iQube】社内のノウハウ蓄積に特化したグループウェア

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「iQube」|無料クラウド型グループウェア
iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

iQubeの特徴

  • ノウハウの蓄積や社内ルールの共有を効率的に行える
  • グループを作って共有する人を制限できるので、社員へ適切に情報を届けられます。
  • 10人までなら無料で使える
  • 有料プランと同じ機能を使えるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用できます。

iQubeの機能

主な機能は、「掲示板」「ToDoリスト」「スケジュール」「ファイル」です。

iQubeの起動画面

  • 掲示板
  • ひとつの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションができます。
  • Todoリスト
  • スケジュールとの連携やステータスの設定が可能です。
  • スケジュール
  • メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤など)を選択して閲覧可能です。
  • ファイル
  • フォルダ階層形式でファイルを保管できます。また、ファイルにタグも付けられます。

iQubeの注意点

  • 他ツールと比べて、使える容量が少ない
  • 無料プランでは全体で30MBまでしか使えず、容量の大きいファイルや動画を保存するのは難しいです。さらに、有料プランでも1GB/ユーザーしかストレージが割り当てられないので、情報蓄積を主な目的として検討している方には不向きです。

iQubeの料金

  • 無料プラン:10人まで利用でき、30MBのストレージ制限があります。
  • テレワークプラン:275円/ユーザー/月で、テレワーク推進に必要なワークフローやファイル機能を使えます。
  • スタンダードプラン:400円/ユーザー/月で、スケジュール機能を重点的に使えるスタンダードプランです。
  • プレミアムプラン:550円/ユーザー/月で、全機能が使えます。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【GRIDY】豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア

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「GRIDY グループウェア」|無料グループウェア
GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

GRIDYの特徴

  • 完全無料で使えるグループウェア
  • ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
  • アクセス制限ができる
  • 企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設定可能です。

GRIDYの主な機能

GRIDYの主な機能は以下の4つです。
 
  • 議事録
  • スケジュールと連動しているので、当日に開催した会議の議事録を簡単に作れます。
  • Todoリスト
  • 自分のToDoの登録だけでなく他メンバーへToDoを依頼し、カテゴリー毎に管理できます。
  • スケジュール
  • 個人スケジュール、社内メンバーのスケジュールを一覧で見られます。
  • ファイル
  • 共有したいメンバーを指定して、任意のメンバーとファイルの共有ができます。

GRIDYの注意点

  • サポート体制が不十分
  • フォームでしか連絡が取れないので、トラブルが発生した際に素早い解決が難しいです。

GRIDYの料金

  • GRIDYは、すべての機能を無料で使えます。

【R-GROUP】すべてが無制限で完全無料のグループウェア

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「R-GROUP」|完全永久無料グループウェア
R-GROUPは、すべての機能を制限なく無料で利用できるグループウェアです。

R-GROUPの特徴

  • 完全無料でユーザー数制限もなし
  • 無料ですべての機能が利用でき、ユーザー数制限もありません。
  • 容量も無制限
  • あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納できます。

R-GROUPの主な機能

「タイムライン」では、タイムライン上から各機能へ遷移できたり、既読をつけられたりします。また、「スケジュール」ではメンバーのスケジュールを一括で確認できるだけでなく、タスクも登録可能です。

R-GROUPの注意点

  • 既読が自動でつかない
  • LINEのように閲覧したら自動で既読がつくのではなく、手動で既読ボタンを押さなければいけません。そのため、ボタンの押し忘れなど人的ミスが発生する恐れがあり、適切に閲覧状況を把握するのが難しいです。

R-GROUPの料金

  • R-GROUPは、すべての機能を無料で使うことができます。

【enclo】ファイル管理とメッセージ機能に特化しているグループウェア

encloのトップページ

「enclo」|簡単操作のオールインワンアプリ
encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

encloの特徴

  • シンプルな機能
  • ファイルとメッセージに機能が絞られているシンプルなツールです。
  • ツール内でMSオフィスファイルが開ける
  • アップロードしたファイルは都度ダウンロードせずに、ツール内で開けます。

encloの主な機能

encloのメッセージ機能を表した画像

メッセージ機能では、メンバーとメッセージをしながらアップロードされたファイルを一覧形式で確認できます。

encloの注意点

  • アップロードしたファイルが消えてしまうことがある
  • アップロードしたファイルが消えてしまい、不便を感じたという口コミがあります。

encloの料金

  • フリー:5名まで無料で使え、1人当たり300MBのストレージが割り当てられます。
  • マイプラン:350円/月で、1人当たり1GBのストレージが割り当てられます。
  • ビジネス:2000円~/月で、企業当たり10GB~のストレージが割り当てられます。

【GROUP SESSION】ユーザー数無制限で使えるグループウェア

GROUP SESSIONのトップページ

「GROUP SESSION」|無料ではじめるグループウェア
GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなどの機能が無料で使えるグループウェアです。

GROUP SESSIONの特徴

  • ユーザー数無制限で使える
  • フリープランでもユーザー数無制限ですべての機能を利用できます。
  • インストール型でもクラウド型でも使える
  • クラウド型以外にも、ライセンス登録によるインストール型に対応しているため、自社環境に合った形での導入が可能です。

GROUP SESSIONの主な機能

GROUP SESSIONの掲示板を表した画像

掲示板はテーマごとに作成でき、各掲示板へのアクセス権限を調整可能です。

GROUP SESSIONの注意点

  • 運用が難しい
  • 運用を効率的に行うにはIT担当者がいないと厳しいというユーザーの声があります。

GROUP SESSIONの料金体系

無料で使えますが、スマホ対応やサポートは有料オプションです。クラウド型グループウェアのGroupSession byCloudやエンタープライズ用のGroupSession ZIONとは異なる料金体系となっています。
 

【LINE WORKS】LINEのように使えるグループウェア

LINE WORKSのトップページ

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとしてチャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

LINE WORKSの特徴

  • LINEと同じ感覚でチャットができる
  • LINEユーザーなら、ストレスなく使いこなせます。
  • チャット以外にも様々な機能が使える
  • チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板などグループウェアとしての機能が豊富です。

LINE WORKSの主な機能

LINE WORKSでは主に掲示板でのコメントや、カレンダーの機能が備わっています。
掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して表示が可能です。

LINE WORKSの掲示板画面

掲示板にはコメントできると同時に、LINE同様に既読機能があります。

掲示板にコメントと既読をつける

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

LINE WORKSのカレンダー画面

LINE WORKSの注意点

  • 情報が流れてしまう
  • チャット機能がメインのグループウェアなので連絡が手軽に取り合えるのは良いですが、共有した情報が流れてしまい、後から探す際に不便です。

LINE WORKSの料金

  • フリー:0円
  • 5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
  • スタンダード:1ユーザーあたり450円/月
  • 1TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。
  • アドバンスト:1ユーザーあたり800円/月
  • 100TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。

【aipo.com】機能を絞ったプランから始められる

aipo.comのトップページ

「aipo.com」|クラウドベースのワークスペース
aipo.comは日程調整はもちろん、オンライン会議やイベント告知、予定のリマインドなど豊富な機能を持つグループウェアです。

aipo.comの特徴

  • 機能を絞ったプランから始められる
  • 「カレンダー」「チャット」のみのプランから始められるため、社内にグループウェアが浸透しやすくなります。
  • シンプルなインターフェース
  • 見慣れたユーザーインターフェースなので、操作に迷うことなく使えます。

aipo.comの主な機能

aipo.comはカレンダーとチャットが主な機能となっています。
カレンダー

aipo.comのカレンダー画面

メンバーのスケジュールも一括で閲覧が可能です。また、Googleカレンダーとの連携もあります。
チャット

aipo.comのチャット画面

見慣れたユーザーインターフェースで、操作に迷うことなく利用ができます。

aipo.comの注意点

  • スマホでの操作がしづらい
  • PCで使用するのに比べてスマホで操作するのが不便であるという口コミがあります。

aipo.comの料金

  • 14日間の無料お試し期間があります。
  • ミニマム:200円/ユーザー/月で、日程調整や設備予約機能が使えます。
  • ベーシック:350円/ユーザー/月で、ミニマムプランの機能に加えてチャット機能が使えます。
  • プレミアム:550円/ユーザー/月で、掲示板などを含めた全機能が使えます。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


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グループウェアの決め手となる5つの選定ポイント

グループウェアは闇雲に選定して導入すれば効果が得られるわけではありません。以下でご紹介する5つの選定ポイントを踏まえて導入を進める必要があります。
 
一度本格的に導入した後にツールの利用を中止してしまうことが無いよう、あらかじめ確認しておきましょう。

一番使いたい機能は何なのか

グループウェアには多機能なツールも多くありますので、その中でメインとなる機能(自社で使いたい機能)が含まれているかを確認しておく必要があります。
 
実際に導入してみたものの、「一番使いたい機能が使いにくかった」「思っていた機能と違っていた」ということになりかねません。
 
たとえば、円滑な情報共有を目的としてグループウェアを導入したものの、共有したい情報そのものへのアクセス性が悪く、結果としてツールを使いこなすことができないというケースもあります。
 
グループウェアのミスマッチを防ぐには、フリートライアル期間を利用して、自社に必要な機能が使いやすか確かめるのが重要です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介

全員が使いこなせるほどの簡単な操作性か

長く運用を続けていくには、簡単に操作できるかどうかが非常に重要となります。
 
使うのが面倒であるグループウェアを導入してしまうと、だんだんと使われなくなっていき、逆に情報共有が非効率になってしまいます。
 
特にリテラシーが異なる中小企業では、説明がなくても導入したその日から運用が開始できるほどの簡単さを持つ、「Stock」のようなツール選定が必要です。

セキュリティが強固か

グループウェアを導入すると、社内外における多くの情報をそのツール内で管理していくようになります。そのため、ベンダーが適切にセキュリティ対策を行っているか確認する必要があります。
 
多くのクラウドツールはセキュリティが強固ですが、たとえばISMS認証を取得しているツールを選ぶと安心に繋がります。
 
各ツールの料金プランページなどにセキュリティの強固さについて記載されているので、忘れずにチェックしておきましょう。

社外の人との共有にも利用できるか

業務によっては、議事録や会議資料など社外の人との情報共有が必要になる場面もあるので、社外の関係者とも連絡が取りあえるかチェックしましょう。
 
連絡手段を統一できれば、社内用と社外用のツールを分けて使う必要がなくなり、情報の分散を防げます。
 
また、ツールによっては閲覧制限を管理者がかけられるツールもあります。万が一共有のURLが漏洩してしまっても、アクセス制限がかかっているため、情報を守れます。
 
ツールを複数使って情報が分散するのを防ぐためにも、社外の人とも簡単に情報共有できるような機能があるか確認しましょう。

有料プランが高額ではないか

実際に運用を続けていくうえで、フリープランの内容では物足りず有料プランを検討することも想定しておく必要があります。
 
無料プランは人数やストレージに制限があることが多いので、自社に適しているものであれば有料プランに移行し制限を無くして利用するのがおすすめです。そのため、無料で試す段階から有料プランも確認しておき、自社の予算内に収まるか見ておくのが重要です。
 
無料でツールを導入する際には有料化も視野に入れ、値段が自社に適しているか確認しておきましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】もう迷わない!最新グループウェア比較&徹底解剖!


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グループウェアを使うことのメリット

グループウェアを利用することで業務効率化や生産性の向上といったメリットを享受できます。具体的にどのようなメリットがあるのか、代表的な3つをご紹介します。

社内の情報共有ツールとして利用できる

グループウェアを導入すると、社内の情報共有ツールとして利用できるため、社内のやりとりが一元化できます。
 
今まで社内での情報共有は口頭やメール、Excelなどの方法しかなく、煩わしいプロセスが必要でした。しかし、グループウェアによって情報の一元管理・共有ができるので、タスク漏れや伝達ミス、認識齟齬を防げます。
 
また、掲示板機能やチャット機能が付いているツールが多く、特定の社員同士やプロジェクトでチャットルームを作成したり、フォルダごとに必要な情報を整理できたりします。

ひとつのツールで業務を完結できる

グループウェアを活用するメリットとして、ひとつのツールで業務を完結できることが挙げられます。
 
社内の連絡はチャットツール、ファイルの共有はストレージサービスというように、複数のツールを用途別に使っているケースがあります。しかし、グループウェアの活用により、複数のツールをまたいで行っていた業務をひとつのツールで完結できます。
 
ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省け、業務をスムーズに行えます。

社内外からの情報アクセスが可能になる

グループウェアによって、時間や場所を問わずに情報へアクセスできるようになります。
 
情報管理がExcelやWordのみの場合、社内にいるときや自分のパソコンで作業しているのみにしか、情報が閲覧できないという状態になってしまいます。
 
一方で、グループウェアはクラウドサービスなので、いつでもどこからでも必要な情報へのアクセスが可能です。そのため、「会社に戻らないと資料の確認ができない」という問題を解消でき、PCやスマホなど多くの媒体で利用できるのはメリットと言えるでしょう。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットから選び方、おすすめツールまでをご紹介!


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無料でも使えるグループウェアまとめ

これまで無料でも使えるグループウェアや、選定ポイントなどをご紹介してきました。グループウェアの選定ポイントは以下の5つになります。
 
  1. 一番使いたい機能は何なのか
  2. 全員が使いこなせるほどの簡単な操作性か
  3. セキュリティが強固か
  4. 社外の人との共有にも利用できるか
  5. 有料プランが高額ではないか
複数のグループウェアをご紹介したなかには「グループウェアとしては有名」ではあるものの、有料プランへの移行に人数制限があったり、チャット機能があっても必要な情報が流れてしまったりするツールもあります。
 
また、導入の際には「社内で本当に長期的に使い続けられ、業務効率化が実現できるのか」ということを慎重に検討すべきです。なかでもご紹介したStockはITに詳しくない社員でも導入したその日から使え、情報管理を一元化するのに最適なグループウェアです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内のIT化を進め、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【比較有】おすすめグループウェア19選|価格から機能までご紹介
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス