近年、リモートワークが浸透したことで、非対面でも作業を進められるようにITツールを導入する企業が増えています。なかでも、社内の情報を一括管理・共有できるグループウェアのニーズが高まっています。
たとえば、「GroupSession(グループセッション)」は多機能なグループウェアのひとつです。しかし、自社に適しているかわからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、GroupSessionの機能や特徴、ユーザーの声まで幅広く紹介します。
- GroupSessionの使い方や機能を知りたい
- 評判や口コミを知ったうえで導入可否を検討したい
- 簡単に社内の情報を共有できるツールを探している
という方が本記事を参考にすると、GroupSessionの概要が分かるだけでなく、自社に適したツールを選ぶヒントが得られます。
目次
GroupSession(グループセッション)とは
GroupSessionとは、20種類以上の機能を搭載しながら無料で利用できるグループウェアです。社内の情報共有・コミュニケーションに役立つ機能を豊富に備えており、業務効率化を推し進める契機として幅広い企業で導入されています。
GroupSessionとほかのグループウェアの違い
GroupSessionとほかのグループウェアの違いは「無料で始められるグループウェアである点」と「日本企業向けに設計されている点」です。
GroupSessionは、豊富な機能を備えたグループウェアとして、社内の業務効率化に貢献します。多くのグループウェアは多機能ゆえに運用コストがかかる一方で、GroupSessionは無料かつ人数無制限のプランがあるため、比較的導入がしやすいツールです。
また、グループウェアは海外製が多く、日本のビジネス環境に機能が対応していない場合があります。一方、GroupSessionは、操作方法や機能が日本企業向けに設計されているため、ほかのグループウェアと比較して導入を検討しやすいツールだと言えます。
GroupSessionの機能
GroupSessionはグループウェアとして豊富な機能を揃えています。以下では主要となる6つの機能を紹介します。
- スケジュール
- 掲示板
- 在籍管理在籍管理
- ファイル管理
- 日報
- チャット
自分やメンバーの予定を、日間・週間・月間の単位で管理・共有できます。
様々なテーマで複数の掲示板を作成・運営でき、社内全体や任意のメンバーで情報共有が可能です。
座席表の登録や、在籍管理が可能です。
「アクセス権限の設定」や「ファイル検索機能」を使うことで、任意のメンバーがすばやく資料を確認できます。
日報を登録し、週間・月間・タイムラインの単位で確認できます。
プッシュ通知機能付きで、リアルタイムでのメッセージのやりとりが可能です。
以上のように、複数の機能が備わったGroupSessionを利用することで、社内情報共有を円滑化するだけでなく、業務効率の向上も期待できるのです。
GroupSessionを導入すべき会社の特徴
GroupSessionを導入すべき会社の特徴として、「グループウェアの導入が初めてであること」が挙げられます。
GroupSessionは、日本向けでわかりやすいデザインのため、グループウェアを初めて導入する場合であっても、浸透しやすいと言えます。また、無料版もあるため、使用感などを試したうえで、有料版に移行することも可能なのです。
したがって、初めてグループウェアを導入する企業には、GroupSessionが適していると言えます。ただし、そもそもグループウェアは多機能で使いこなすのが難しいツールのため、ITに不慣れな企業は、より簡単なツールの導入も検討しましょう。
GroupSession(グループセッション)のインストール・ログイン方法
無料版GroupSessionをインストールしてログインする手順は以下の通りです。
- TomcatとGroupSessionをインストールする
- ライセンスの登録をする
- TomcatとApacheを連携する
- 運用前設定をする
- ログインする
GroupSession無料ダウンロードページからインストールします。Windows環境とLinux環境で手順が異なるので、注意が必要です。
「無料ライセンス」「有料ライセンス」「試用版ライセンス」から選択します。
TomcatとApacheを連携させます。ただし、任意の手順であり、連携させなくても動作するため、必要な場合のみ設定します。
インストールの完了後、運用前設定やセキュリティに関する設定をします。
ログイン画面から、ユーザIDとパスワードを入力してログインします。
以上の流れでログインできますが、「インストールが難しい」といった口コミがあるため、ITツールになじみがない場合は注意しましょう。
GroupSession(グループセッション)の使い方
GroupSessionは、機能が豊富なため具体的に何ができるかをイメージしにくいです。そこで以下では、GroupSessionの使い方をご紹介します。
スケジュール管理
1つ目は、スケジュールの管理です。
スケジュールを一目で確認できるようにするには、カレンダーに自身の予定や、チームでの会議予定を登録します。また、毎週・毎月など一で繰り返される予定は、「繰り返し機能」を使って、手間なくスケジュール設定しましょう。
さらに、予定に合わせて共用設備や会議室などの予約をしたい場合には、「施設予約」機能を使ってスケジュールを同時に予約します。
社内フロー
2つ目は、社内フローの管理です。
申請書や経路は、登録画面の要素を「ドラッグ＆ドロップ」して作成します。また、作成した申請書を複数回利用する場合には、テンプレート化しておくことで、いつでも正しい書式で運用可能です。
また、作成したファイルを他のシステムで利用する際には、PDF・CSVにエクスポートする機能が便利です。
コミュニケーション
3つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。
社員同士の業務連絡ややり取りには、チャット機能が便利です。さらに、スタンプや絵文字、既読表示機能などを使えば、テレワークなどのオンライン上でもコミュニケーションが活性化します。
ほかにも、「メール」「回覧板」「アンケート」「掲示板」といった、豊富な情報共有手段が設けられています。社内のコミュニケーション状況に合わせて、必要な機能を追加しましょう。
社内の情報共有を確実に改善するツール
以下では、社内の”情報共有”を効率化するツールを紹介します。
GroupSessionは、人数制限なく無料で使える多機能なグループウェアです。一方で、ユーザーからは「UIの複雑さ」や「インストールの難しさ」を指摘する声もあります。
操作が難しく多機能なグループウェアは、多くの情報を管理できるがゆえ目的の情報がすぐに見つからず、社内に浸透しません。そのため、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを導入しましょう。
結論、社内の情報共有には、教育コストをかけずとも社内メンバーが即使いこなせる、シンプルで簡単なツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に情報を直接記入するだけで、簡単にリアルタイムでの情報共有が可能です。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、あらゆる情報の共有・管理が一か所で完結します。
社内情報を簡単に共有・管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
GroupSession(グループセッション)の評判
ここでは、GroupSessionを実際に導入したユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見も導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
GroupSessionの良い口コミ・評判
はじめに、GroupSessionの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「多機能」「スケジュール機能が便利」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2024年11月26日400人程度の規模の組織で、無料の範囲で当該グループウェアを利用しています。特によく使っているのが、スケジュール、施設予約、ファイル管理、掲示板です。すべての機能を使いこなしているわけではありませんが、機能面では十分であると思います。無料版でも公式サイトから、翌年の祝日のCSVファイルをダウンロードして取り込むことができるのでありがたいと思います。
非公開のユーザー、投稿日：2023年12月21日ホーム画面のカスタマイズが個人で自由にできるため、自分で対象の人のスケジュールをホーム画面に表示させることで、同じ部署の１日のスケジュールを一目で確認ができます。
非公開ユーザー、投稿日：2023年06月21日・スケジュールの登録・閲覧がしやすい・社内の他のシステムのリンクが貼れるその理由・毎日使うシステムのため、登録が簡単で閲覧性も高くて良い・外部リンク機能があるため、ポータルサイトとしても使える
非公開のユーザー、投稿日：2023年01月17日・非常にシンプルなインタフェースで操作で迷うことが無い事・スケジュール機能が使いやすく、他メンバーのスケジュールも自分のスケジュールと合わせて一画面で確認できる。
GroupSessionの改善点に関する口コミ・評判
次に、GroupSessionの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スマホでは動作が遅い」「使いにくい機能がある」との声が挙がっています。
非公開のユーザー、投稿日：2024年11月26日稟議など、いまいち使いにくい機能もありますが、よく使うわけではなく無料で利用できているのでこれで十分と思っています。
非公開のユーザー、投稿日：2023年12月21日スマートホンで使用した際に、送信の反応にタイムラグが生じるため、タイムカードを２回送信してしまうなどのミスをしてしまうため、動作を少し軽くしてほしいです。
非公開のユーザー、投稿日：2023年06月21日・スマホやタブレット端末からアクセスしやすくなるような方法がほしい・その理由・セキュリティ上の都合もあり、弊社ではスマホからアクセスができず、社外からスケジュールの確認や変更がしずらい
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月17日・UIが少し野暮ったく感じるので、洗練されればより良いと思う。・ニュース記事のリンクがあるが、もう少し量を増やしてもらいたい。・リマインダでメールと連携できるとより便利だと思う。
GroupSession(グループセッション)の料金体系
GroupSessionには3種類の料金プランあり、機能と価格は以下の通りです。
| 無料版 | byCloudスマートプラン | ZION | |
|---|---|---|---|
| ユーザー数 |
無制限 |
5~300ユーザー |
100~10,000ユーザー以上 |
| 料金(税抜) |
無料 |
¥300/ユーザー/月～ |
ZION料金表で確認 |
GroupSessionは「使用する人数」や「運用目的」によって導入プランが変わります。そのため、まずは無料版で基本機能を試してから、自社に適した有料プランへ移行するかを判断しましょう。
GroupSession(グループセッション)のよくある質問
以下では、GroupSession(グループセッション)のよくある質問を紹介します。GroupSessionの利用で不明点がある人は必見です。
GroupSessionのユーザー数はいくつですか？
無料版では、ユーザー数に制限がありません。ただし、300ユーザーまでが快適に利用できる目安として挙げられています。
GroupSession ZION（ジオン）では、100〜1万以上のユーザーに対応しています。byCloudでは、「スマートプラン」で5〜300ユーザー、「プレミアムプラン」で1〜100ユーザーが利用できます。
GroupSessionにログインするにはどうすればいいですか？
まずはGroupSessionのログイン画面から、ユーザIDとパスワードを入力します。
最後に、ログインボタンをクリックします。
GroupSession (グループセッション)の使い方や口コミまとめ
ここまで、GroupSessionについて幅広く解説しました。
GroupSessionは、無料で始められるうえに多機能なグループウェアです。一方で、「多機能ゆえに、使いにくい機能がある」といった声もあがっているように、社員がITに不慣れな場合、導入がスムーズにできません。
とくに、社内の情報共有や管理は、社員全員が使いこなせるツールを利用しなければ業務が滞る恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を導入しましょう。
結論、GroupSessionよりも社内の情報管理を最適化するのは、社内の情報共有・管理に必要な機能が過不足なくそろったツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、全社でストレスのない情報共有を実現しましょう。
