近年、リモートワークが浸透したことで、非対面でも作業を進められるようにITツールを導入する企業が増えています。なかでも、社内の情報を一括管理・共有できるグループウェアのニーズが高まっています。
たとえば、「GroupSession(グループセッション)」は多機能なグループウェアのひとつです。しかし、自社に適したツールか分からず、導入を悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、GroupSessionの機能や特徴、ユーザーの声まで幅広く紹介します。
- GroupSessionの始め方から活用方法までを知りたい
- GroupSessionの評判をもとに自社にも導入すべきか検討したい
- 簡単に社内の情報を共有できるツールがあれば知りたい
という方が本記事を参考にすると、GroupSessionの概要が分かるだけでなく、自社に適したツールを選ぶヒントが得られます。
目次
GroupSession(グループセッション)とは
GroupSessionとは、20種類以上の機能を搭載しながら無料で利用できるグループウェアです。社内の情報共有・コミュニケーションに役立つ機能を豊富に備えており、業務効率化を推し進める契機として幅広い企業で導入されています。
GroupSessionとほかのグループウェアの違い
GroupSessionとほかのグループウェアの違いは「無料で始められるグループウェアである点」と「日本企業向けに設計されている点」です。
GroupSessionは、豊富な機能を備えたグループウェアとして、社内の業務効率化に貢献します。多くのグループウェアは多機能ゆえにコストがかかる一方で、GroupSessionは無料かつ人数無制限のプランがあるため、比較的導入がしやすいツールです。
また、グループウェアは海外製が多く、日本のビジネス環境に機能が対応していない場合があります。一方、GroupSessionは、操作方法や機能が日本企業向けに設計されているため、ほかのグループウェアと比較して導入を検討しやすいツールだと言えます。
GroupSessionの機能
GroupSessionはグループウェアとして豊富な機能を揃えています。以下では主要となる6つの機能を紹介します。
- スケジュール
- 掲示板
- 施設予約
- ファイル共有
- 日報
- チャット
自分やメンバーの予定を、日間・週間・月間の単位で管理・共有できます。
様々なテーマで複数の掲示板を作成・運営でき、社内全体や任意のメンバーで情報共有が可能です。
会議室や備品の予約・状況確認ができるうえ、スケジュールと連携して同時に登録できます。
「アクセス権限の設定」や「ファイル検索機能」を使うことで、任意のメンバーがすばやく資料を確認できます。
日報を登録し、週間・月間・タイムラインの単位で確認できます。
プッシュ通知機能付きで、リアルタイムでのメッセージのやりとりが可能です。
以上のように、複数の機能が備わったGroupSessionを利用することで、社内情報共有を円滑化するだけでなく、業務効率の向上も期待できるのです。
GroupSession(グループセッション)のインストール・ログイン方法
無料版GroupSessionをインストールしてログインする手順は以下の通りです。
- TomcatとGroupSessionをインストールする
- ライセンスの登録をする
- ユーザIDとパスワードを設定する
- Webブラウザからログインする
GroupSession無料ダウンロードページからインストールします。Windows環境とLinux環境で手順が異なるので、注意が必要です。
「無料ライセンス」「有料ライセンス」「試用版ライセンス」から選択します。
ユーザIDやパスワードをはじめとする基本情報を入力します。
Webブラウザから専用のサイトへアクセスするとログイン画面が表示されます。
以上の流れでログインできますが、「インストールが難しい」といった口コミがあるため、ITツールになじみがない場合は注意しましょう。
GroupSession(グループセッション)を使うメリット
GroupSessionは、機能が豊富なため具体的に何ができるかをイメージしにくいです。そこで以下では、GroupSessionを使うことで得られるメリットを紹介します。
メンバーのスケジュールを管理できる
GroupSessionは、スケジュールを正確に管理します。
自身のスケジュール登録に加え、チームや部署単位で詳細な予定を確認できるので、日程調整を簡単に実施できます。また、上記の管理画面では、ToDoなどのタスクも確かめられるので、タスク漏れを防ぎ正確な業務進捗をサポートします。
さらに、共用設備や会議室などの予約管理もスケジュール登録時に可能です。メンバーを同時登録すれば、各メンバーのスケジュールにも表示されるほか、出欠確認までスケジュール登録に関するフローをオンライン上で完結させられるのです。
社内フローを効率化できる
GroupSessionは、社内申請フローを効率化しコスト削減に貢献します。
GroupSessionでは、用途ごとにフォーマットの異なる稟議書を、「ドラッグ＆ドロップ」の直感的な操作で作れます。また、作成した稟議書をテンプレート化すれば、稟議書作成業務を効率化できます。
申請の進捗状況はオンライン上で確かめられるうえ、通知機能も備わっているため待機時間を減らせます。さらに、オンライン上ですべてのワークフローを進められるので、はんこや印刷紙などの金銭コストの削減にもつながるのです。
コミュニケーションの活性化を図る
GroupSessionは、社内コミュニケーションを活性化します。
GroupSessionのチャットは、社内SNSとして使えます。個人からチームまで共有する相手を任意に選べるほか、プッシュ通知も設定可能なので、伝えたい情報を抜け漏れなく共有できます。
ほかにも、「メール」「回覧板」「アンケート」「掲示板」といった、豊富な情報共有手段が設けられています。そのため、相手の立場や用途に応じた機能の使い分けにより、円滑な情報共有ができるのです。
社内の情報共有を確実に改善するツール
以下では、社内の”情報共有”を効率化するツールを紹介します。
GroupSessionは、人数制限なく無料で使える多機能なグループウェアです。一方で、ユーザーからは「UIの複雑さ」や「インストールの難しさ」を指摘する声もあります。
操作が難しく多機能なグループウェアは、多くの情報を管理できるがゆえ目的の情報がすぐに見つからず、社内に浸透しません。そのため、検索性に優れたツールを導入しましょう。
結論、社内の情報共有を最適化するのは、自社に専属の担当者が初期導入をサポートし、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、フォルダ設計やメンバー登録、既存データの移行を担当者が代行支援するので、導入後すぐに社内で活用することができます。また、「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、簡単に必要な情報にアクセスでき、探す手間が省けます。
社内情報を簡単に共有・管理できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
GroupSession(グループセッション)の評判
ここでは、GroupSessionを実際に導入したユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見も導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
GroupSessionの良い口コミ・評判
はじめに、GroupSessionの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「他の社員のスケジュールを把握しやすい」「多機能」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2023年12月21日ホーム画面のカスタマイズが個人で自由にできるため、自分で対象の人のスケジュールをホーム画面に表示させることで、同じ部署の１日のスケジュールを一目で確認ができます。複数人の予定を入れる際も、同じグループ内だとグループセッションのスケジュール機能を使うことで、ダブルブッキングすることなく予定を立てることができます。
非公開のユーザー、投稿日：2023年01月12日掲示板の内容が修正された場合に、赤字で何時に修正されたのか記載されるため、他者が見ても最後の編集日時がわかる点がとても良いです。また閲覧数も確認でき、誰が閲覧したかわかる点も投稿者からすると助かる機能。
為房 義博、投稿日：2023年01月12日・タイムカード機能が優れている。・稟議画面がカスタマイズできる。その理由・始業・終業がボタンは押すだけだが、ボタンを押した時に時刻が表示されるので、社員自身が打刻時刻を確認できる点は安心して使えるポイント。また、タイムカードデータをファイルにエクスポートできるので、給与システムへの連携が容易に行える。・稟議画面のフォーマットが定義できる点が優れている。稟議の種類により項目ごとのデータ型（テキスト・日付・数量・金額等）が定義できるので、見やすい稟議書となる。
非公開のユーザー、投稿日：2023年06月21日・スケジュールの登録・閲覧がしやすい・社内の他のシステムのリンクが貼れる
GroupSessionの改善点に関する口コミ・評判
次に、GroupSessionの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スマホでは動作が遅い」「インストールに知識が必要」との声が挙がっています。
非公開のユーザー、投稿日：2023年12月21日スマートホンで使用した際に、送信の反応にタイムラグが生じるため、タイムカードを２回送信してしまうなどのミスをしてしまうため、動作を少し軽くしてほしいです。
非公開のユーザー、投稿日：2023年01月17日・UIが少し野暮ったく感じるので、洗練されればより良いと思う。・ニュース記事のリンクがあるが、もう少し量を増やしてもらいたい。・リマインダでメールと連携できるとより便利だと思う。
為房 義博、投稿日：2023年01月12日画面上部に表示される各機能のメニューアイコンが大きいため、画面が狭く感じる。 メニューアイコンの大きさを変更できるようにして欲しい。
非公開ユーザー、投稿日：2022年05月27日無料のため仕方ない部分ではあるがインストールには、若干のスキル・知識が必要となる。インストーラー1本でインストールが完了できるようになると更にユーザーが増えると思う。ネットワークとPCを管理できる「IP管理」という機能があるが、ネットワーク毎のPCの基本情報を入力できるだけの為、資産管理システムの様にネットワークに所属しているPC情報を自動取得できたり、死活確認を出来るようになると使用の幅が広がると思う
GroupSession(グループセッション)の料金体系
GroupSessionには3種類の料金プランあり、機能と価格は以下の通りです。
| 無料版 | byCloudスマートプラン | ZION | |
|---|---|---|---|
| ユーザー数 |
無制限 |
5~300ユーザー |
100~10,000ユーザー以上 |
| 料金(税抜) |
無料 |
¥300/ユーザー/月 |
ZION料金表で確認 |
GroupSessionは「使用する人数」や「運用目的」によって導入プランが変わります。そのため、まずは無料版で基本機能を試してから、自社に適した有料プランへ移行するかを判断しましょう。
GroupSession (グループセッション)の使い方や口コミまとめ
ここまで、GroupSessionについて幅広く解説しました。
GroupSessionは、無料で始められるうえに多機能なグループウェアです。一方で、多機能ゆえにUIの使いにくさを指摘する声が挙がっている点や、インストールに専門的な知識が必要な点が指摘されていることから、社員がITに不慣れな場合、導入がスムーズにできません。
とくに、業務マニュアルや顧客情報などは社内のナレッジとして適切に管理しなくては、業務が属人化します。そこで、導入サポートが手厚いナレッジ管理ツールを検討すべきです。
結論、GroupSessionよりも社内の情報管理を最適化するのは、社内の情報をナレッジとして一元管理でき、セットアップの代行支援により導入がスムーズな「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、全社でストレスのない情報共有を実現しましょう。
