テレワーク・在宅勤務をはじめるにあたって、これまでの社内ルールでは不都合が起こる可能性が極めて高いです。たとえば、評価制度や勤務時間、業務上の経費などのルールがそのままでは、従業員は不満を感じるうえに衝突が生まれてしまいます。
 
一方で、「ルール改訂が必要なのは分かっているが、どのように進めれば良いのかイメージができない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、テレワーク・在宅勤務でルール改訂をするための7ステップを中心にご紹介します。
 
  • 社内ルールを改訂する手順を一から説明してほしい
  • どのルール・規則を更新すれば良いか分からない
  • スムーズに新しいルールを浸透させるためのポイントが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワーク・在宅勤務のルールを改訂するための手順が理解でき、スムーズに社内に浸透させられます。


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テレワーク・在宅勤務向けのルールが必要な理由

テレワーク・在宅勤務向けのルールが必要な理由には「実務上の課題」と「労働基準法上の課題」があります。テレワーク・在宅勤務を実施する多くの企業が直面する課題なので一つひとつ確認しましょう。

実務上の課題がある

テレワーク・在宅勤務では「実務上の課題」を解消するためにルール改訂が必要です。実務上の課題とは主に以下の3つを指します。
 
  • マネジメントが困難になる
  • テレワーク・在宅勤務では同じ場所で社員が働いていないので、従来の方法では管理が難しくなります。そのため、遠隔で仕事をしても支障が出ないルールへの改訂が求められるのです。
     
  • 待遇面で格差が生まれる
  • オフィス勤務との待遇の差が社員のモチベーションを低下させます。テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が見えづらいため、社員は「正当に評価されていない」と不満や不信感を抱く恐れがあるのです。
     
  • 情報漏洩の可能性が高まる
  • 社外で仕事をするので情報漏洩の可能性が高まります。たとえば、公共施設の無料Wi-Fiから社内情報が流出した事例もあるため、社員が守るべきセキュリティルール設定は必須です。
以上のように、既存の社内ルールをテレワーク・在宅勤務に合ったものへ改訂することで、社員の混乱を防ぎながらスムーズに業務が回るようにできるのです。

労働基準法上の課題がある

テレワーク・在宅勤務では「労働基準法上の課題」を解消するためにも、ルールを改訂する必要があります。
 
労働基準法第93条や労働契約法第12条では「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については無効とする。」と定められており、就業規則でテレワーク・在宅勤務について明記しなければ労働契約が効力を失ってしまいます。
 
以上のように、法律の観点からもテレワーク・在宅勤務の実施にあたってルールの改訂は必須です。
 
 
関連記事: 【必見】在宅勤務とは?テレワークとの違いやデメリットを徹底解説!


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テレワーク・在宅勤務向けのルールを導入する7ステップ

テレワーク・在宅勤務向けのルールをスムーズに浸透させるためには、以下の7つのステップにしたがう必要があります。

(1)既存ルールで対応できるか検討する

はじめに、既存の社内ルールのままで”対応できる範囲”と”対応できない範囲”を明確にしましょう。
 
テレワーク・在宅勤務は従来の労働環境とは大きく異なるため、労働基準法や最低賃金法などの労働基準関連法令をもとに、協議を重ねる必要があります。とくに、オフィス勤務と並行する場合には、それぞれの働き方に不利益がないようにしなければなりません。

(2)ルール整備の目的を設定する

次に、テレワーク・在宅勤務に関するルール整備の目的を明確にしましょう。
 
目的によって企業が充実させるべきルールが変わります。たとえば、多様な人材の確保を目的とする場合、時短勤務制度やフレックスタイム制度などの働き方の選択肢を増やすルール整備が必要です。
 
そのため、具体的なルールを検討する前に、改訂の方向性を定める「目的」を明確にしましょう。

(3)対象業務と対象者を決定する

次に、テレワーク・在宅勤務の対象とする業務と社員を決めます。
 
たとえば、顧客対応やWebサイト制作などの業務はテレワークが可能ですが、対面の接客業や社内インフラの整備をする技術職では困難です。また、部分的な在宅勤務を実施する場合は、対象者を明確にしなければ社員に不満や不信感を与えかねません。
 
そのため、テレワークの対象業務・対象者の範囲については、適切な根拠を提示したうえでルールに定める必要があります。

(4)就業規則を変更する

次に、実際に就業規則に変更を加えていきます。就業規則とは労働賃金や就労時間、労働条件などが定められたものです。
 
就業規則の変更方法は「就業規則にテレワークに関する規定を加える」もしくは「就業規則と別でテレワーク勤務規定を作成する」があります。自社の運用に適した方法を選択しましょう。

(5)ルール・規則を管理する

次に、就業規則などのルールを適切に管理する方法を検討します。
 
従来の社内ルールは、文書をPDF化して社内サーバーで共有されていました。しかし、在宅勤務を実施するとさまざまな課題が浮上するため、実状に合わせた改訂が頻繁に起こり、何度もアップロードする必要が出てきます。
 
そのため、わざわざ最新のPDFと入れ替えたり、古いPDFまで管理したりする手間が増えるのです。また、従来の方法ではルール・規則の更新がリアルタイムで共有できないため、情報の行き違いによるトラブルも起こりなりかねません。
 
それゆえ、テレワーク・在宅勤務のルール・規則を適切に管理するためには「簡単に更新ができるうえに、リアルタイムで変更が反映されるツール」が最適です。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」のようなツールであれば、更新が瞬時に反映されるので情報の行き違いがなく、担当者以外は閲覧のみに設定できるため勝手に編集される心配もありません。

(6)全社へ周知する

次は、テレワーク・在宅勤務向けに改訂したルールを全社に周知する段階です。
 
就業規則は労働条件に関する重要事項が記載されているので、従業員に周知されてはじめて効力が発生します。そのため、就業規則の周知義務違反をした場合には、労働基準法120条によって罰則が課せられるのです。
 
以上のように、全社への就業規則の周知は法的な義務となっているため、テレワーク勤務の社員にも共有できるようなツールを利用しましょう。また、メッセージ機能も備わっていれば更新情報も確実に周知できるので安心です。

(7)改善と修正を繰り返す

最後に、テレワーク・在宅勤務の課題をもとに、ルールの改善と修正を繰り返します。
 
テレワーク・在宅勤務のルールは社員が安心して働ける基盤となるため、自社の労働状況に合わせて適宜更新する必要があるのです。それゆえ、簡単に情報の更新ができるツールを利用して、担当者の負担が少なくなるようにしましょう。
 
また、社内ルールや規則を管理するツールには古いバージョンを復元できる「編集履歴」機能が必要です。編集履歴機能があれば誤削除してしまった場合でもすぐに復元できるうえに、「どこを、誰が編集をしたのか」が分かるのでセキュリティ面も安心です。


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テレワーク・在宅勤務で改訂が必要な10のルール・規定

以下では、一般的にテレワーク・在宅勤務で改訂が必要とされている10のルール・規定をご紹介します。自社の状況と照らし合わせて改訂の必要性を検討しましょう。
 
  1. 就業規則
  2. 労働賃金や就労時間、労働条件などの基本的な規則を定めているのが就業規則です。就業規則の改訂が必要であるにも関わらず、そのままテレワークを実施すると法的に罰則を受ける可能性もあるので注意しましょう。*
     
  3. 人事評価制度
  4. テレワークでは同じ空間で仕事をしないので、業務プロセスが評価されづらい傾向にあります。そのため、既存の規則でテレワーク勤務に不利益がある場合には、公平性を保った評価制度を設計しましょう。
     
  5. 労働時間
  6. 従業員の労働時間を適正に把握・管理するために、あらかじめ詳細に明示しておく必要があります。たとえば、始業・終業時間、深夜労働、休日労働など考慮すべき要素は多岐にわたります。
     
  7. 給与・手当・費用
  8. テレワーク勤務の金銭に関するルール・規則も整備しましょう。たとえば、テレワークに必要な経費負担に関して、会社がどこまで負担をするのかを決めておかなければトラブルの原因になります。
     
  9. 健康安全管理
  10. 従業員の心身の健康を守るために健康安全管理のルール・規則も必要です。健康診断の実施やストレスチェックなどの具体的な取り組みを盛り込みましょう。
     
  11. 労働災害
  12. テレワークでも従業員が怪我もしくは病気をした場合には、特定の条件を満たせば労働者災害保険が適用されます。労災にあたるかどうかを判断するためにも、労働時間や労働場所を把握しておく必要があるのです。
     
  13. 出退勤管理
  14. テレワークでは社員の勤務状況が把握しづらいので、出退勤管理を徹底する必要があります。そのため、打刻方法や休憩時の連絡などを詳細に定めておきましょう。
     
  15. 情報セキュリティ
  16. テレワークでは情報漏洩などのセキュリティリスクが高まります。そのため、個人端末の利用制限やデータの保存方法、文書の印刷・コピーなどのルールを具体的に示す必要があるのです。
     
  17. 連絡体制
  18. テレワークでは対面のコミュニケーションができないため、連絡方法に関するルール・規則を定める必要があります。「部下に上手く指示が伝わらない」「連絡が遅いので仕事が進まない」という課題を解消しましょう。
     
  19. 情報共有
  20. テレワークではビジネスの基本となる情報共有が停滞します。そのため、テレワークでも円滑な情報共有ができるように、書類の作成・管理・共有までの方法や流れを明文化しましょう。
以上のように、テレワーク・在宅勤務の導入で変化する労働環境に合わせて、それぞれの社内ルールの見直しが必要になるのです。
 
 
関連記事: 【今すぐ使えるテンプレート付き】在宅勤務時の報告書の作り方を徹底解説!


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テレワーク・在宅勤務で改訂するルールの事例

以下では、人事評価制度とセキュリティ規則について「具体的にどのようなルール改訂ができるのか」の事例をご紹介します。

プロセスと多角的な視点を取り入れた「人事評価制度」

テレワーク・在宅勤務で課題となるのが人事評価制度です。
 
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が評価されづらい状況にあります。そのため、オフィス以外で働く社員を正しく評価するルールを新たに定めなければ、労働環境が加味されないことに不満を感じる社員も出てくるのです。
 
解決策としては、定期的な面談を設定して仕事の様子をヒアリングする「プロセス重視型の評価制度」や、上司だけでなく同期や部下からの評価も反映される「360°評価制度」などが例に挙げられます。

ツールの導入基準を定めた「情報セキュリティ規則」

オフィス以外のネットワークで仕事をするテレワーク・在宅勤務では、情報のセキュリティリスクが高まります。
 
そのため、仕事で使えるツールの導入基準を定めた規則が必要不可欠です。たとえば、「国際セキュリティ資格を取得している」「すべての通信や情報が暗号化される」などの諸条件を設定しましょう。
 
ログインのパスワードが流出しても第三者のアクセスを防ぐ「2段階認証」や、誰がログインをしたかを確認できる「アクセスログ」があるツールを導入基準としている企業もあります。
 
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【必見】テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する5つのポイント

テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する際には、以下の5つのポイントを押さえるとスムーズに社内に浸透させられます。

(1)チェックリストを用意する

テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する際には、検証項目チェックリストを用意しましょう。
 
検証項目チェックリストとは、テレワーク・在宅勤務を実施する企業のルールに抜け漏れがないように、対応が必要な項目をまとめたものです。総務省が提示している検証項目チェックリストをもとに、テレワークを推進しましょう。
 

(2)不利益や優遇がないか確認する

テレワーク勤務とオフィス勤務で格差がでないようにルールを定める必要があります。
 
従来のルールでテレワークを運用すれば、人事評価や経費、セキュリティなどのさまざまな面でオフィス勤務との格差が生まれます。逆に、テレワーク勤務を優遇したルール整備をすると、オフィス勤務の従業員が不満を感じる可能性もあるのです。
 
そのため、ルールを改訂する際には、仕事をする場所によって不利益や優遇が起こっていないかに注意する必要があるのです。

(3)デジタル化する

テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、社内ルールのデジタル化をしましょう。
 
テレワーク・在宅勤務を実施すれば、実状に合わせたルール改訂が頻繁に必要になるので、簡単に更新ができるデジタルが重宝します。また、就業規則は法的な周知義務があるので、自宅で仕事をする社員に届けるためにはデジタル化が必須と言えるのです。
 
そして、社内ルール・規定のデジタル化にはツールを利用しますが、紙媒体でも保存しておきたい場合もあります。デジタルとアナログの両方で管理したい企業は、ワンクリックでPDFに変換できるツールを利用しましょう。

(4)在宅勤務の申請方法を決める

従業員がテレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法を定めます。
 
申請方法を明確にしなければ現場が混乱してしまい、総務部は個別の対応に追われるなど多くの問題が起こります。そのため、申請先や申請期間、必要書類などの申請方法は必ず明示しましょう。
 
テレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法は忘れられがちなので注意が必要です。

(5)簡単にアクセスできる仕組みをつくる

最後に、改訂したルールに誰でもアクセスできる仕組みをつくりましょう。
 
「テレワーク向けにルールを改訂したが誰も見ていない」という状況では、従業員がルールに反した行動をする可能性が高くなります。そのため、アクセスしづらい場所ではなく「誰でも簡単に閲覧できる場所」で管理しましょう。
 
たとえば、社内ルールの文書にメッセージが紐づけられるツールであれば、更新連絡からワンクリックで改訂箇所を確認できるのでおすすめです。
 
関連記事: 集中できない!?在宅勤務を効率化するコツ10選!


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社内ルールを一元管理できるおすすめのツール

以下では、社内ルールを一元管理できるおすすすめのツールをご紹介します。
 
就業規則や人事評価制度など、社内ルールにはさまざまな種類がありますが、一か所で管理しなければ探し出すのに手間がかかります。そのため、すべてのルールを一か所で管理できるツールが不可欠です。
 
しかし、情報を一元管理できるツールのなかには多機能で複雑なものがあり、ITに不慣れな社員が使うのは困難なので注意しなければなりません。そのため、自社で運用する場合には「誰でも簡単に社内規則やルールを閲覧・更新できるツール」を選びましょう。
 
結論、非IT企業の社員でも使いこなせるツールは、社内規則・ルールなどのあらゆる情報をまとめて管理し、簡単にアクセスできる機能を兼ね備えた「Stock」一択です。
 
Stockで管理される情報は社員ごとに「閲覧のみを許可するか」「編集できる権限を与えるか」を選択可能なので、社内規則やルールの管理に最適と言えます。

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テレワーク・在宅勤務でルール改訂をする方法まとめ

これまで、テレワーク・在宅勤務でルール改訂をするためのステップやポイントを中心にご紹介しました。
 
テレワーク・在宅勤務で起こる問題を未然に防ぐためには、正しい手順で既存ルールを改訂する必要があります。とくに、社内への周知は法的な義務があるので、確実に共有して管理を徹底しなければなりません。
 
そのため、社内ルールを紙媒体ではなくデジタル化する必要がありますが、ストレージツールなどのファイル管理は探し出すのが面倒なうえに「誰が、どこを編集したのか分からない」という問題が起こるのです。
 
そこで、社内ルールを適切に管理するためには情報共有ツール「Stock」のような、目的の書類にすぐにアクセスでき、編集履歴から更新箇所がすぐに分かるツールが最適です。
 
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