「テレワークを始めたけどルールって必要なの?」
「ルールってどうやって作るの?」
 
と疑問に思っている方に向けて、今回は「テレワークのルールが必要な理由」と「その作成手順」についてご紹介します。
 
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テレワーク(在宅勤務・リモートワーク)のルールがないとどうなるのか?

マネジメントが困難になる

オフィスなどであればシステムや仕組みが整っているので、社員のマネジメントは比較的簡単です。
しかし、テレワークでは、社員は管理の難しい環境で仕事をすることになります。
このような理由から、既存の就業規則やルールではテレワークのマネジメントは困難な場合が多いです。

情報漏洩の危険性がある

インターネット環境や情報の取り扱いのルールがない場合、重大な情報漏洩が発生する可能性があります。
カフェやコワーキングスペースなどの公共施設のインターネットは、クラッキング(いわゆるハッキング)などの危険性があります。また、持ち出した文書などを紛失する可能性もあります。
情報管理のルールをしっかりと定めないと、企業の信頼を失う事態になります。

待遇面で差が生まれる

規則やルールがないと、社員は不満や不信感を抱きます。
テレワークでは「本当に働いているかどうか」の確認が難しいので、「テレワーク=楽」という印象を持たれるかもしれません。
逆に、「テレワークで生産性が上がっているが、それが正当に評価されない」という事態も考えられます。
待遇の差が社員の間で生まれることで、不満や不信感が出てきてしまいます。

テレワークのメリットがなくなる

テレワークの様々なメリットを活用するためにルールは必須です。
例えば、テレワークには「生産性の向上」のメリットがあります。
テレワークの評価制度がない場合には、社員のモチベーションが上がらなかったり、優秀な人材を失う事態になり生産性は低下します。
 
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どのようなルールが必要なのか

テレワークの許可する条件と申請

テレワークをする許可する条件が必要になります。
全ての業務をテレワークにできれば問題ないですが、少なくとも初めて導入する場合には、「条件に当てはまる者」を対象としましょう。
テレワークにはまだまだ課題があり、希望者全員をテレワーク勤務にすると事業に支障が出る可能性があります。
まずは少しずつテレワークを導入するためにも、条件を設定しましょう。
 
同時に、テレワーク勤務の申請方法についても定めましょう。申請する時期や申請先、必要書類などを明確にしておくことが必要です。

労働時間

従業員の労働時間を適正に把握・管理するために、あらかじめ詳細に明示しておく必要があります。
「勤怠管理」「在籍管理」「業務管理」「始業・終業管理」「深夜労働」「休日労働」など、他にも考える要素はたくさんあります。
社風や既存のシステムなどに適したルールや管理方法を設定しましょう。

費用負担

テレワークにかかる諸費用が「会社負担」もしくは「個人負担」、「一部負担」なのかを事前に決めておく必要があります。
諸費用の例として、印刷費やインターネット費などがあります。
従業員とのトラブルを防ぐためにも、慎重に検討していく必要があります。

人事評価

既存の人事評価ルールでテレワーク勤務者に不利益がある場合は、新しいものを作る必要があります。
在宅勤務の中にも成果の見えにくい業務などが存在します。このような業務でも公平公正を保った制度を設計しましょう。
テレワーク勤務者を優遇するような制度になってしまっても、オフィスなどで働く社員に不満を抱かせてしまうので注意が必要です。

情報セキュリティ

情報やデータの取り扱いに関するルールを設定します。
例えば、業務での個人端末の利用制限やデータの保存方法、文書の印刷・コピーなどのルールです。思いがけないことで情報は漏洩してしまうので、ルールを明確にしておくことが重要です。

労働災害

社外での業務の時に従業員が怪我もしくは病気をした場合には、業務遂行性と業務起因性が認められれば、労働者災害保険が適用されます。
あらかじめ自宅以外での業務を認めるかどうかも検討しておきましょう。

健康管理

テレワーク勤務者の健康についてのルールも定めましょう。
「テレワークはオンとオフの境目が曖昧になるので、長時間労働になりがち」とも言われています。
また、テレワークは出退勤が無くなるので、極度の運動不足になります。
企業のできる健康管理として、例えば定期的な健康診断の実施やストレスチェックなどがあります。
 
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ルール作成の6つのステップ

既存のルールで対応可能か検討する

テレワークのルールを新たに作成する前に、既存のルールで対応ができるかどうか検討します。
週1〜2日程度のテレワークであれば、新たにルールを作成する必要はないかもしれません。

ルール導入の目的と意義を設定する

目的と意義を始めに設定することで必要なルールや仕組みが明確になります。
また、目的を設定することで、テレワークの効果がどれくらいあったのかを確認できます。

テレワークに関する諸ルールを設定する

テレワーク実施にあたって、ルールに盛り込むべき事項を一つ一つ検討します。
抜け漏れがあった場合、社員に混乱を与えるので慎重に進めましょう。
責任者だけでなく第三者に都度確認してもらうことでより完成度が上がります。

全社員への説明と要望を集約する

ある程度ルールが完成したら、全社員にテレワークの目的やその対象、ルールの内容などを説明しましょう。
この際に要望を受け付けることで実情にあったルール作りができます。

改善と修正をする

要望などを参考にルールの改善と修正を繰り返します。
また、作成したルールを使って試験的にテレワークを実施してみるのも良いかもしれません。
そこから得られた課題を解決することでより実用的なルールになります。

所定の手続きを経て運用する

社内で定められている手続きを経て、実際に運用に入ります。
 
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ルール作成のポイント

ルールを明確にして、社内に周知すること

曖昧な表現や項目の抜け漏れなどがあると、テレワークはうまくいきません。
ルールを明確にすることで社員の混乱を防ぎ、テレワークのメリットを享受することができます。
 
テレワークへの理解促進のためにも、テレワークの対象とならない社員にも周知することが大切です。
テレワーク自体がうまくいっても、他の業務に支障が出てしまっては意味がありません。
テレワーク勤務者とオフィス勤務者の相互の理解がテレワークの成功の鍵になります。

不利益がないか、優遇されていないかに注意すること

繰り返しになりますが、テレワークはマネジメントや評価が難しい勤務形態です。
しかし、それはしっかりとルールを定めることで解決できます。
「公平公正であること」を念頭に置いてルールを作成しましょう。

誰もがアクセスでき、フィードバックできるようにすること

「テレワークのルールを作ったが誰も見ない」という事態を無くすためにも、誰もが常に確認できるようにしておくと良いです。
追加の項目などが出てきた時でも情報が流れずに、蓄積されるツールを選択しましょう。
また、運用して間もない時は課題も多いので、すぐにフィードバックをもらえる状態にしておくのが望ましいです。
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テレワークのルール管理など、テレワーク・在宅勤務におすすめなツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
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20ノートまでは無料で利用することができます。
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まとめ

いかがだったでしょうか?
 
テレワークのルールを作ることの重要性や必要な項目の例、作成手順などを一つ一つ紹介しました。
テレワークのメリットを最大限に発揮するために、この記事を参考にしてテレワークのルールを作ってみてはいかがでしょうか。
 
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