顧客の情報を扱ったり、社外と重要なやりとりしたりする企業においては、機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。そこで、「ファイルの暗号化」は情報の流出のリスクを減らす手段として有効です。
しかし、なかには「ファイルを暗号化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルの暗号化のやり方や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。
- ファイルを暗号化して情報漏洩のリスクを減らしたい
- ファイルの暗号化の方法や注意点について知りたい
- 自社の情報管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ファイルの暗号化の方法が分かるだけでなく、社内の情報管理を最適化するおすすめのツールまで見つかります。
目次
ファイルの暗号化とは
ファイルの暗号化とは、第三者に知られたくないデータやファイルにパスワードを与えて特殊な形式にし、他人が解読できないようにすることです。
ビジネスにおいては、重要な機密情報を管理・共有しなければならない場面が多くあります。しかし、PCの紛失やウイルス感染、メールの誤送信など様々な情報漏洩のリスクがあるのです。
そこで、ファイルを暗号化することで、自社や取引先、顧客の大切な機密情報を漏洩や改ざんのリスクから守ることができます。
ファイルを暗号化するメリットとは
以下では、ファイルを暗号化するメリットについて解説していきます。ファイルの暗号化を考えている方は必見です。
情報漏洩を防ぐ
ファイルを暗号化すると、パスワードを知っている人しかその情報にアクセスできないため、情報漏洩を防ぐことができます。
暗号化されていないファイルは、誰でも閲覧し、編集することができます。そのため、第三者にパソコンが渡ってしまうと、機密情報であっても簡単に閲覧できてしまうのです。
また、万が一暗号化されていないファイルでメールを誤送信してしまうと、受信したユーザーはデータを閲覧できてしまいます。
したがって、パソコン紛失や誤操作による情報漏洩のリスクを防ぐために、ファイルの暗号化は有効です。
社外からの信頼を得られる
ファイルを暗号化することで、社外からの信頼を得られるというメリットがあります。
メールの誤送信や漏洩の可能性の高い企業は信頼を得られず、取引が破綻しかねません。取引先や顧客と情報の受け渡しをするときに、適切なセキュリティ対策が施されていれば、社外へ自社のセキュリティ基準の高さをアピールすることができます。
したがって、ファイルの暗号化といったセキュリティ対策をすることで社外からの信頼を得ることができ、円満な取引ができるようになるのです。
【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法
以下では、ファイルを暗号化する方法について解説していきます。自社のセキュリティ対策としてファイル暗号化を取り入れたい方は必見です。
（1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する
１つ目に、Windowsの暗号化機能を使う方法です。Windowsには、EFSとIRMという2つの機能ファイル暗号化機能があります。
- EFS機能
- IRM機能
Windowsに標準搭載されている保護機能です。簡単な操作で暗号化できるため扱いやすさに優れています。また、ユーザーは、パスワードなしで元のデータを閲覧できないことが大きな特徴です。
Office製品に対して設定できる保護機能です。ファイルを共有するときに、ユーザーごとにアクセス許可レベルを設定することができます。WordやExcelでデータをやり取りする場合は、IRM機能を活用しましょう。
（2）Zipファイルにパスワードをつける
次に、ファイルをZip形式に圧縮し、パスワードをつけて暗号化する方法です。
この方法は、手軽に利用できるため多くの企業に取り入れられていますが、セキュリティ強度が低く、解読のリスクが高いと言われています。
そのため、重要なファイルはより強度の高い方式で保存する必要があり、セキュリティ対策として万全とは言えないため注意が必要です。
（3）ファイル暗号化ソフトを利用する
3つ目に、ファイル暗号化のソフトやツールを導入する方法です。
無料で使えるツールは暗号化の強度が低いこともある一方で、有料の製品は暗号化の強度が高く、メールの誤送信を防ぐ機能がついているなど高機能なものもあります。
そのため、ソフトを導入するときには、暗号化したいファイルの特性や製品の特徴を考慮しながら選びましょう。
ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは
以下では、ファイルを暗号化するときの注意点について解説していきます。ファイルの暗号化をしたい方は押さえておきましょう。
（1）暗号化・複合化に手間がかかる
まずは、暗号化と複合化に手間がかかることです。
平文であればファイルを開けばすぐに読める一方で、ファイルを暗号化する場合、暗号化と複合化の両方に「パスワードを考えて入力する」「パスワードを確認して入力する」という手間がかかります。
このように、ファイルの数が増えるたびに小さな手間に多くの時間を使ってしまい、結果的に生産性を低下させてしまうのです。
（2）パスワードを忘れると復元ができない
次に、パスワードを忘れると復元ができないことです。
暗号化したファイルのパスワードを忘れるとデータの復元が難しいと言えます。そのため、専門の業者に復元を依頼しなければならなかったり、依頼したとしても暗号の種類によっては一部破損したりしている可能性も高いのです。
また、ITが苦手な人は「パスワードを忘れたら責任問題になる」と恐れ、平文でファイルをやりとりするほうがよいと考えてしまうことがあるかもしれません。
しかし、パスワードを安易なものにすると解読される危険性があるため、複雑なものにする必要があります。そのため、複合化できないという事態にならないよう、パスワードは厳重に管理しましょう。
（3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある
ファイルを暗号化するツールやソフトを導入することで、PCのパフォーマンスが落ちてしまうというリスクもあります。
暗号化処理に時間がかかると、他の作業にも影響がおよび、生産性の低下を招いてしまうのです。そのため、PCのパフォーマンスを維持するためにも、処理スピードが早く、PCへの負担が少ないツールを使いましょう。
たとえば、ファイルのセキュリティ保護のためのツールには、対象ファイルの大きさや容量に対応したツールを選ぶことが大切です。
（4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる
最後に、ファイルの暗号化には、パスワード・ファイルの管理が煩雑になるといった注意点があります。
ファイルの暗号化に必要なパスワードが増えると、その分管理が煩雑になりがちです。せっかくファイルを暗号化して機密情報を守っていても、パスワードの管理がずさんでは、情報漏洩につながりかねません。
また、煩雑なファイルやパスワードの管理は、PCのデータ容量を圧迫してしまうという懸念点もあります。
このように、煩雑なファイル管理やPCのデータ容量の圧迫を回避したい場合には、セキュリティ水準の高いITツールを導入するのもおすすめです。
【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール
以下では、煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツールを紹介します。
ファイルの暗号化は、社内の機密情報を管理するうえで、情報漏洩を防いだり社外からの信頼を得たりするために重要です。
しかし、パスワード・ファイル管理が煩雑になりがちなため、ITに不慣れな社員がいる場合注意が必要です。そこで、高いセキュリティ水準をもった情報管理ツールを導入すれば、煩雑な管理をすることなく機密情報を管理できます。
結論、社内の機密情報の管理に最適なツールは、国際セキュリティ資格を取得しており、自社の機密情報を厳格なセキュリティ基準のもとで管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、重要な情報をストックした後、任意のメンバーだけに共有できます。また、各ノートは「フォルダ」に分けて管理できるため、どこに管理したのか分からなくなる心配もありません。特に、Stockは国際規格である「ISO27001」を取得しているため、厳格なセキュリティのもと安心して情報を残せます。
情報漏洩のリスク回避に最適なツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ
これまで、ファイル暗号化の方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
社内の機密情報を管理するには、ファイルを暗号化することで情報漏洩を防ぐことができます。ただし、多くの企業が利用するZip形式に短縮する方法はセキュリティ水準が低いと言われているため注意が必要です。
また、暗号化されたファイルが膨大な量になり管理が煩雑になりがちなため、ITが苦手な社員がいる場合には注意が必要です。そこで、高いセキュリティ基準を保持した情報管理ツールを導入しましょう。
結論、国際規格である「ISO27001」を取得しており、社内の機密情報を高度なセキュリティ基準のもと共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、高度なセキュリティ対策のもと社内の情報管理ができる仕組みをつくりましょう。
