ルーチンワーク業務は作業内容や手順が確定しているので定着しやすいものの、定型業務にする必要のない業務がルーチン化されたり、形骸化したりするリスクも伴います。そのため、リスクを回避しつつ、定型化できる通常業務を効率化しなければなりません。
しかし、効率化を目的にルーチンワーク化したい一方で、どのようにアプローチすべきかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ルーチンワークするメリットや業務効率化を図る改善策を中心にご紹介します。
- 無駄な作業を削減しつつ、業務の効率を最大限化したい
- 形骸化しないようにルーチンワークを管理したい
- ルーチンワーク業務のさらなる効率化を図る手法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ルーチンワーク業務の注意点を押さえつつ、さらなる業務効率の改善ができるようになります。
目次
ルーチンワークのメリットとは
以下では、ルーチンワークの代表的なメリット3つを紹介します。効果的にルーチンワークを実施しているチームは、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
スケジュールを管理しやすい
まず、スケジュール予定が立てやすくなるメリットがあります。
ルーチンワークは業務内容や手順が決まっており、所要時間が把握しやすいからです。また、業務が発生するタイミングも変わらないので、会議やほかの業務をどのようなタイミングで入れるかなど、月全体のスケジュール管理も簡単です。
一方、該当のルーチンワークにてトラブルがあった際に「素早く対応できるような仕組み」も整えておくと、業務が遅延しないのでさらに安心です。
集中して取り組みやすい
ルーチンワーク化していない業務と比べて、集中して取り組みやすいのもメリットです。
集中力が続かない理由には、やるべき作業が多くプレッシャーを感じてしまうケースや、他のことに気が散ってしまうケースが挙げられます。
しかし、ルーチンワーク業務は、作業内容がすでに決まっているので、精神的なプレッシャーは比較的少ない傾向があります。また、手順がわかっていれば、確認に時間を取られたり作業を中断したりすることがないので、集中力が持続しやすいといえるのです。
別の人へ引き継ぎやすい
メリットとして、別の人へ引き継ぎやすさも挙げられます。
ルーチンワークは作業の流れが決まっているので、イレギュラーな事態が起こる可能性は低いです。そのため、引き継ぎを受ける側の経験の有無に関わらず、運用に乗せられるのです。
ただし、ルーチンワークの引き継ぎ時には引継書をはじめとした「振り返りができる情報」が必須になるので、誰もが時間を問わず振り返れる環境が求められます。
ルーチンワークを行うときの注意点とは
ここでは、ルーチンワークを進めるにあたり、押さえておきたい注意点を解説します。業務効率化を目的にルーチンワークを進めても、以下のポイントが抜けていると逆効果となるので注意しましょう。
不必要な作業が定型化される
不必要な作業が定型化している可能性があります。
仮に、定型業務にすべきではない、不測の事態やスポットで入った業務をルーチンワークにすると、業務そのものが発生しにくいので運用設計にかけた費用対効果が合わなくなるからです。
そのため、ルーチンワーク化する際には「業務頻度がどの程度で発生しているか」に着目し、対応可否を判断することがおすすめです。
形骸化しやすい
注意点のふたつめは、形骸化しやすい点です。
日々、同じ作業を繰り返ししていると「何のために作業しているのか」の目的意識が曖昧になります。結果として、パフォーマンスを出すことよりも、単純に「作業を終わらすこと」が目的となり、役割が形骸化するリスクがあるのです。
役割が形骸化すると、該当業務への責任感が弱くなり、気の緩みからミスが起こりやすくなります。そこで、作業の形骸化を防ぐには、作業によって生み出す効果や、プロジェクトにおけるどのような役割を担っているのかの意義を明確にしましょう。
目的意識やモチベーションが低下する
3つめに、目的意識やモチベーションの低下が注意点として挙げられます。
ルーチンワークでは目標を立てづらく、モチベーションを保つのが難しくなります。モチベーションが低い状態では、パフォーマンスの低下はもちろん、周囲から「やる気がない」という悪評価にも繋がりかねません。
そのため、個人レベルでは常にスピードの向上を図ったり、空いた時間に業務を増やしたりするアクティブな姿勢が必要です。また、チーム全体としても、メンバーに対する作業結果への丁寧なフォローも重要です。
ルーチンワークの効率化を図る改善策4選
以下では、ルーチンワークの効率化を図る、おすすめの改善策4選を紹介します。ルーチンワークの業務フローを放置すると、効率的に業務が進まなくなるので注意が必要です。
(1)非定型業務のルーティン化を検討する
非定型業務でも、ルーチンワーク化できる部分がないか一度見直しましょう。
非定型業務には、個人がこれまでの経験によって培った判断力や思考力が求められます。そのため、非定型業務はルーチンワーク化できないと検討されがちですが、該当の業務を分解すると「データ入力だけの業務」「報告作業」など、定型化できる業務が見つかる可能性があります。
一方、非定型業務であっても、イレギュラーな事態が起こったときの対処法などのノウハウは記録として残すと、メンバー問わず対応できるので組織力向上にも繋がります。
(2)テンプレートを作る
テンプレートを活用し、業務の効率化を図りましょう。
テンプレートの活用で、毎回手作業で入力していた労力の削減はもちろん、何を書けばいいか悩む手間も省けます。たとえば、日報や報告書などのルーチンワークでは、書類そのものの体裁には変化がないので、テンプレートを活用すると効率化できます。
一方、日付など都度変更が必要な箇所については、運用するなかで定期的に更新が必要になります。
(3)フローを可視化する
業務フローを可視化し、無駄がないか定期的な見直しも重要です。
業務の全体像を説明せずにルーチンワークを続けていると、担当者は「やって当たり前」という思考になり、業務が形骸化しがちです。そのため、業務フローを可視化し、メンバー同士で業務を認識し合える仕組みが重要です。
そして、類似の作業があれば集約したり、該当の作業をやる必要があるのか審議したりすることが大切です。不必要な業務を洗い出し全体の業務量を削減できれば、その分、手が空いたメンバーに業務を任せられるので、効率よく仕事を終わらせられます。
(4)ノウハウを蓄積しマニュアル化する
ノウハウを蓄積し、マニュアル化を図りましょう。
ノウハウをマニュアル化すれば、引き継ぎにかかるコストを削減できるだけでなく、知識や経験値がないメンバーにおける業務クオリティの均一化にも繋がります。メンバー一人ひとりの業務クオリティが高くなれば、教育・指導にかかる手間を軽減できます。
ただし、紙媒体やExcelでの管理では、「すぐに確認ができない」「マニュアルの更新に手間がかかる」懸念があるので、「Stock」のような、簡単に管理・更新できるITツールを使って管理する企業も多いです。
【非IT企業必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめツール
以下では、業務フローやノウハウの情報管理におすすめなツールを紹介します。業務のルーチンワーク化にあたり、業務フローを可視化してメンバーで共有すれば、不必要な業務の見直しに繋がります。また、ノウハウをマニュアルとして管理すれば、引き継ぎ工数や教育コストを軽減できるので、効率よく作業を進められます。
したがって、業務フローやノウハウは「情報」として正しく管理しなければなりません。ただし、紙媒体やExcelでの情報管理では、情報の振り返りや更新に手間がかかるので、素早く情報を取り扱えるように管理する必要があるのです。
そのため、「誰でも簡単に情報管理ができる情報共有ツール」を活用しましょう。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日で活用可能であり、シンプルに情報管理ができるツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に業務内容や手順を記載しつつ、直感的な「フォルダ」にまとめておけるので、情報の振り返りや更新が簡単に実現します。また、「メッセージ」がノートに紐づいけられるので、業務情報が混ざることなくメンバー内で共有できます。
ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ルーチンワークのメリットと業務効率を図る改善策4選まとめ
これまで、ルーチンワークのメリットと業務効率を図る改善策4選をご紹介しました。
ルーチンワーク業務にはスケジュール管理がしやすい、集中力が継続しやすい、引継ぎがしやすいメリットがあります。しかし、不必要な作業という認識を持ちずらく、役割の形骸化やモチベーション低下といった懸念点があるので、意識が必要です。
加えて、ルーチンワークの効率化を図るには、テンプレートやノウハウのマニュアル化に「ITツール」を使って情報を正しく管理する企業も多いのです。紙媒体やExcelでの管理では、確認までに時間を要することや更新に時間がかかる懸念が挙げられます。
ただし、多機能なツールは扱いが難しいので、ルーチンワークをする現場のメンバーが使わずに放置します。そのため、業務フローやマニュアルを情報として管理でき、誰でも簡単に活用できる情報管理ツールのStockが最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ルーチンワーク業務のさらなる効率化を図りましょう。
