「ローカルでの作業でデータが混在してしまった」
「もっと簡単に社内外の人とデータの共有がしたい」
そんなお悩みはありませんか?
 
今回の記事では、そんなお悩みの解決策として「ファイルサーバーのクラウド化」をご紹介します。
 
「ファイルサーバー」が担う役割から、クラウド化によるメリット・デメリットを知ることで、業務効率の向上を図りましょう。
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイルサーバーとは

そもそも、「ファイルサーバー」とは?

LANやWANなどをはじめとする、ネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバーのことを、ファイルサーバーといいます。
 
自分が管理しているストレージ(データの保管場所のこと)を、ネットワーク上でほかのコンピューターと共有することで、外部からファイルを閲覧したり書き込んだりすることが出来ます。
 
またファイルサーバー上にあるファイルは、アクセス権が付与されていれば、誰でもどこからでも利用できるため、データを一括で管理することが出来ます。
 
最近ではファイルサーバー機能に特化した、ネットワークアタッチトストレージと呼ばれる専用機も存在します。

ファイルサーバーの役割とは

ファイルサーバーを導入することで、様々なファイルをネットワーク経由で公開・共有することが出来ます。
 
これによって、メールにデータを添付したり、ファイル便を使用したりする必要がなくなるので、情報漏洩対策の効果が得られます。
 
また共同で文書作成を行う場合などにも、ファイルサーバーは非常に役立ちます。
 
複数人で同じファイルを編集する場合、アクセス権限を持つ人はいつでもどのデバイスからでもファイルの編集ができるため、常に最新バージョンのファイルを共有出来るからです。
 
また、ファイルサーバーはバックアップとしても利用できるため、管理面での負担も減ります。
 
バックアップが一元化されることで、データ信頼性が確保できることに加えて、パソコンのローカルディスク容量不足を補うことも出来ます。

クラウド型ファイルサーバーとは

クラウド型のファイルサーバーとは、クラウド上のファイル共有サービスを通じて、各種ファイルをやりとりできるサービスのことを指します。
 
社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べると、運用の手間が少なく、システムを拡張が容易に行えるのがメリットです。
 
クラウド上にデータを保管して共有するという点では「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」と呼ばれるサービスと同じものだと言えます。

クラウド型ファイルサーバーのメリットとは

クラウド型のファイルサーバーのメリットとして、以下のものが挙げられます。

  1. コストを削減できる
    ファイルサーバーを社内で構築する場合、必ず設置場所が必要になります。
    また、サーバーを安定稼働させるためには、バックアップ用のHDDや無停電装置などといった設備の用意も必要になってきます。
     
    それに加えて、ファイルサーバーを構築する場合は、個人情報の漏洩を防ぐために、社内にサーバー室を設置することになりますが、ここでも持ち出しを防ぐためのラックの設置ほか、正常稼働のための温度管理などといった準備が必要になります。
     
    クラウド型のファイルサーバーを利用することで、上記で触れたハードウェアの設置や維持用の光熱費などが削減出来ます。
  2.  
  3. 管理業務を軽減出来る
    ファイルサーバーを設置する場合には、情報セキュリティ指針の制定や、インターネット回線やルーターの選定、設置が必要となります。
     
    またユーザーの管理やアクセス権の変更、フォルダ作成などに加えて、バックアップやハードウェア、OSに異常がないかモニタリングするなどといった業務も日々行わなければなりません。
     
    しかし、クラウド型のファイルサーバーを利用すれば、サーバー自体を管理する必要がないので、こうした管理業務自体を軽減することが出来ます。
  4.  
  5. 容量の拡張が容易
    社内で構築したファイルサーバーの容量が足りなくなった場合、場合によってはハードウェアを追加で購入する必要があります。
    こうした場合、正常に利用できるようになるためにはある程度の時間がかかると考えられます。
     
    クラウド型のファイルサーバーであれば、容量の追加さえすれば簡単に保存領域を拡張することが出来ます。
     
    このように、気軽にストレージを追加できるのはクラウド化の一番のメリットだと言えます。
  6.  
  7. 高度なセキュリティ
    クラウド型のファイルサーバーは、各認証機関より承認を得て運営されている「データセンター」で運用されています。
     
    こうしたデータセンターには経営における重要なデータが保管されているので、機密保持のためにも詳しい設置場所が非公開とされるなど、非常に高いセキュリティが保持しています。
     
    自社でサーバーを構築する場合は、場所を隠す事は出来ないので、こうした点でもクラウド型のファイルサーバーは優れていると言えます。


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クラウド型ファイルサーバーのデメリットとは

コストの問題

クラウド型のファイルサーバーは、社内サーバーに比べると費用はだいぶ抑えられますが、それでも一定のコストは発生します。
 
保管しているデータ量に応じて毎月や毎年といった形で利用料金が課金されるのに加えて、データのやり取りをするたびにデータ転送料が発生します。
 
日々の業務で頻繁にアクセスし、クラウドのファイルを使うのであれば、コストの増加もあり得るので、クラウド型のファイルサーバーの導入がおすすめだとは言えません。

転送速度の問題

インターネット回線は年々高速になってきてはいますが、社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較すると、クラウド型のファイルサーバーは速度が遅くなったと感じる人もいます。
 
ファイルサーバーは業務上必要不可欠ですから、パフォーマンスの低下は、ストレスになりかねません。
 
また、インターネット回線に関わる点で言えば、クラウド型のファイルサーバーはインターネットに接続していないと利用が出来ないため、インターネット回線に問題が生じた場合ファイルにアクセスできなくなるという点もあります。
 
ただし、社内で構築するサーバーの場合は、機器の経年劣化や災害、停電などのリスクに備え、いざというときにデータが消失しないように対応する必要があります。

カスタマイズの問題

クラウド型ファイルサーバーは、容量や人数に関する点で増強する場合、拡張しやすいというメリットもありますが、一方で社内で構築されたサーバーに比べると、利便性が低くなるというデメリットがあります。
 
社内サーバーであれば、詳細にユーザーを管理したり、アクセスログを出すことも可能ですが、クラウド型のファイルサーバーではカスタマイズできる範囲が限られているものが多いです。
 
そのため、あらかじめ自社において必要な機能をピックアップしておき、優先順位をつけたうえでどのサービスを利用するか決める必要があります。


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関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!

クラウド型ファイルサーバーの選び方

目的に合わせて選ぶ

ここでは、3つの利用目的に応じたファイルサーバーの選び方をご紹介します。
 
  1. 社内でのファイルサーバー用
    社内で使用するファイルサーバーであれば、これまでのファイルサーバーと似た操作性のものを選ぶのがおすすめです。
     
    あまりにも操作性が異なると、使いづらく感じることが多く、場合によっては作業効率の低下を招きかねません。
  2.  
  3. 社外とのファイル共有用
    社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーの利用をおすすめします。
    ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定が不要なので、外部の方とのやりとりに適しています。
     
    オンライン上で簡単にデータの受け渡しが出来るため、共同で編集作業などを行う場合に「どれが最新のデータかわからない」などという事態を避けることができます。
  4.  
  5. バックアップやアーカイブ用
    バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものを選ぶのをおすすめします。
     
    こうした場合のサーバーは、通常の業務よりも使用頻度が少ないので、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。
     
    また、使用頻度が低いため、できるだけ低価格なサーバーを選択しておくことで、コストの削減が出来ます。

サービスや機能をチェックする

目的に合わせてサーバーの必要項目をチェック出来たら、今度は候補であるサーバーのサービスや機能面についてチェックしましょう。チェックポイントしては以下のものが例としてあげられます。
 
  1. 機能性をチェックする
    クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、どのような機能があるのかという点を必ずチェックしましょう。
     
    具体的に言うと、サーバー上で直接編集ができるのか、ドラッグ&ドロップでデータを移行できるのか、ログ管理方法は何かなどの項目を確認します。
     
    外出先から利用することが多いのであれば、パソコン以外のインターネットデバイスに対応しているかどうかを調べておきましょう。
     
    また、OSについても確認することで、使用できないユーザーが発生することを防げます。
  2.  
  3. セキュリティをチェックする
    ビジネスで扱うデータは、情報漏洩などの事故に注意して取り扱う必要があります。
    そのため、サーバーを利用する際、セキュリティ面を確認することは非常に重要なポイントです。
     
    ウィルスチェック機能はどのようなものか、データの暗号化は可能かどうかなどを確認しておきましょう。
     
    また、サーバーのセキュリティが自社のセキュリティポリシーに合ったものかチェックすることも大切です。
     
  4. 運用面をチェックする
    運用するうえで業務に適したファイルサーバーを選ぶことは大切です。
     
    特に、ファイルサーバーにデータを移行する際には、一時的にサーバーが停止し、いわゆる「業務停止時間」が発生するため、少しでも時間が短くなるよう、スムーズにデータを移行できるものを選ぶのがおすすめです。

コストから選ぶ

クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、コスト面のチェックも必要です。
プランによって価格設定が異なるので、接続ユーザー数など自社の利用状況を踏まえてプランを決める必要があるからです。
 
コスト面からクラウド型のファイルサーバーを選択する場合には、以下の点に注意しましょう。
 
  1. ユーザー課金かどうか
    サーバーの料金プランはサービスによって異なりますが、ユーザー課金があるかどうかという点はチェックする必要があります。
     
    ユーザー課金のあるサービスでは、接続するユーザーの数に応じて費用が変わるからです。
     
    接続ユーザーが増える分だけ費用が高くなるので、接続ユーザー数が変動するような企業にはあまり向いていません。
     
    そういった企業で導入する場合は、ユーザー課金のないサービスをおすすめします。
     
    自社の使用ユーザーが頻繁に変動するのかどうか事前に調べておくことで、最適なプランが選択出来ます。
  2.  
  3. 有償オプションの種類
    クラウド型のファイルサーバーは、サービスによって有償オプションが異なることが多いです。
     
    プランによって選べる機能が異なるため、使用するプランに着けられるオプションが何かは、事前に確認する必要があります。
     
    また、同じ容量であれば、ブラウザベースのサービスは低価格、老舗ベンダーのサービスは高価格になる傾向があります。
     
    コスト削減が目的であれば、ブラウザベースのサービスを選択するのがおすすめです。
 
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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ファイルサーバーのクラウド化はメリットとデメリットの両方が存在しているので、導入する際は正しく選定する必要があります。
 
今回の記事が、皆さまのファイルサーバーへの理解の助けになっておりますと幸いです。
 
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