社内でのファイル共有に利用されるファイルサーバーですが、社内ネットワーク上ではなくクラウド上にサーバーを設置すると、社内外のひととのデータのやりとりを効率化できます。
 
しかし、やりとりするデータは社外秘のものが多いために、オンライン上でのデータ管理に不安を覚える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事ではクラウド型のファイルサーバーを導入するメリット・デメリットから選び方までを解説します。
 
  • ファイル共有サーバーを社内とクラウド上どちらに設置すべきか悩んでいる
  • クラウド型サーバーの選定ポイントが知りたい
  • 無料ツールと有料ツールどちらを選ぶべきか分からない
という担当者の方は、今回の記事を読むことでクラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットを理解し、自社に適したサーバーの導入が可能になります。


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ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとはLANやWANをはじめとするネットワーク上で、ファイルを共有するために設置されるサーバーを指します。自社で管理しているストレージ(データの保管場所)をネットワーク上でほかのコンピューターと共有することにより、外部からファイルの閲覧・編集が行えるのが特徴です。
 
以下では、そんなファイルサーバーの持つ役割と、クラウド型ファイルサーバーの違いについて解説します。

ファイルサーバーの役割とは

ファイルサーバーの導入により、利用者はさまざまなファイルをネットワーク経由で公開・共有できます。サーバーによる管理は、メールでの送信やファイル便の使用よりもセキュリティ性が高いため、結果として情報漏洩のリスクが軽減されます。
 
また、ファイルサーバー上にあるデータは端末を問わずに編集・閲覧できるので、常に最新バージョンのファイルが共有できます。
 
さらに、ファイルサーバーは管理面での負担も軽減します。サーバー内に格納されたデータはそのままバックアップとしても利用できるからです。バックアップがサーバー内で一元化されることで、データの信頼性が確保できるうえ、パソコンのローカルディスク容量不足も補えます。

クラウド型ファイルサーバーとは

クラウド型ファイルサーバーとはクラウド上のファイル共有サービスを通じて、ファイルの共有・管理ができるサービスです。
 
従来一般的であった社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べると運用の手間が少なく、システムの拡張が容易に行えるのがメリットです。
 
クラウド上にデータを保管して共有するという点では「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」と呼ばれるサービスと同じものだと言えます。
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

クラウド型ファイルサーバーのメリットとは

以下では、クラウド型のファイルサーバーを導入するメリットをご紹介します。
社内サーバーの設置に比べて、どのような利点があるのかひとつずつ見ていきましょう。

コストを削減できる

ファイルサーバーを社内で構築する場合、必ず設置場所が必要になります。また、サーバーの安定稼働には、バックアップ用のHDDや無停電装置などの設備の用意も大切です。
 
それに加えて、社内でファイルサーバーを構築する場合、個人情報の漏洩を防ぐために社内にサーバー室を設置することになりますが、ここでも持ち出しを防ぐためのラックの設置のほか、正常稼働のための温度管理といった準備が必要になります。
 
したがって、社内でファイルサーバーを構築するには設置段階以前より莫大なコストが発生します。しかし、大手企業などであれば、導入に踏み切りやすいものの、中小企業ではなかなか導入に踏み込めないのが現状ではないでしょうか。
 
クラウド型のファイルサーバーを利用すると、上記で触れたハードウェアの設置や維持用の光熱費などが削減できます。その結果、コストを軽減した運用が行えます。

管理業務を軽減出来る

ファイルサーバーを設置する場合には情報セキュリティ指針の制定や、ルーター設置などが必要です。またユーザーの管理やアクセス権の変更・フォルダ作成などに加えて、バックアップやハードウェア、OSに異常がないかのモニタリング業務も日々行わなければなりません。
 
しかし、クラウド型のファイルサーバーを利用すれば、サーバー自体を管理する必要がないので、こうした管理業務自体を軽減することができます。結果として、管理業務に対する人的コストの削減が可能になります。

容量の拡張が簡単

社内で構築したファイルサーバーの場合、容量が足りなくなったらハードウェアの追加購入などの対応を行う必要があります。しかし、こうした場合、正常通り使用できるようになるまでにはある程度の時間がかかります。
 
したがって、日々容量の確認を行い、万が一にでも「容量が足りず、拡張手続きが完了するまで業務が進められない」という事態を防がなくてはなりません。
 
一方、クラウド型のファイルサーバーであれば、容量の追加手続きさえすれば、簡単に保存領域を拡張できます。多くの場合ホームページ上やアプリ上でプランを変更するだけで手続きも完了するので、手続きに対して手間もありません。

高度なセキュリティ

クラウド型のファイルサーバーは、各認証機関より承認を得て運営されている「データセンター」でデータを管理しています。
 
データセンターではデータの機密保持のために「データセンターの詳細な設置場所は非公開にする」など、非常に高いセキュリティ対策が立てられています。そのため、情報漏洩のリスクを軽減すべきビジネスでの利用において、最適の環境だと言えます。
 
一方、自社でサーバーを構築する場合は、設置場所を隠すことはできません。場合によっては、設置場所に対しての何かしらの攻撃がある可能性もあります。こうした点でもクラウド型のファイルサーバーは優れていると言えます。


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クラウド型ファイルサーバーのデメリットとは

メリットがある一方で、クラウド型ファイルサーバーにはデメリットも存在します。導入後にデメリットが発覚し、利用をやめてしまうといった事態の発生を防ぐためにも、どのような問題があるのか見ていきましょう。

コストの問題

クラウド型ファイルサーバーの一番のデメリットはコストの問題です。
 
クラウド型のファイルサーバーは社内サーバーに比べると費用をだいぶ抑えられますが、それでも一定のコストが発生します。
 
保管しているデータ量や利用人数に応じて月単位や年単位で利用料金が課金されるのに加えて、サービスによってはデータのやりとりによって別途データ転送料が発生するものもあります。
 
したがって、自社での利用人数が多い場合や、データ転送量が発生するようなサービスを選択した場合、想定以上にコストが嵩むこともあり得ます。
 
サービスの継続的な利用の実現のためにも、利用人数やサービスの仕様を確認しておきましょう。

転送速度の問題

インターネット回線は年々高速になってきてはいますが、社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較して、クラウド型のファイルサーバーは速度が遅いと感じる人もいます。
 
ファイルサーバーは日々の業務と切り離せないため、作業時のパフォーマンスの低下はストレスになりかねません。あまりにも動作が遅いという場合には、インターネット環境の見直しや、サービスの変更も視野に入れましょう。

カスタマイズの問題

クラウド型ファイルサーバーは、容量や人数に関する点で言えば拡張しやすいですが、自社用のカスタマイズ性はないために社内で構築されたサーバーに比べると、利便性が低くなる傾向があります。
 
たとえば社内サーバーの場合、詳細なユーザー管理やアクセスログの表示も可能ですが、クラウド型のファイルサーバーではこうした個別カスタマイズには対応していないケースがほとんどです。
 
そのため、あらかじめ自社において必要な機能をピックアップしておき、優先順位をつけたうえでどのサービスを利用するか決める必要があります。
 
関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!


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クラウド型ファイルサーバーの選び方

以下では、クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説します。ポイントを押さえて、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーを導入しましょう。

導入する目的を明確にする

まずファイルサーバーを導入する目的を明確にします。ファイルサーバーにはそれぞれ特徴があるので、目的が定まっていないまま導入しては、機能に過不足が生じるからです。
 
以下では、利用目的ごとに選択するべきクラウド型ファイルサーバーを紹介します。
 
  • 社内でのファイルサーバー用
    社内で使用するファイルサーバーであれば、これまで利用してきたファイルサーバーに似た操作性のものを選びましょう。今まで利用していたサーバーと使用感が全く異なるものを選択してしまうと使いづらく感じることが多く、場合によっては作業効率の低下を招きかねないからです。
  •  
  • 社外とのファイル共有用
    社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用しましょう。ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定なしに利用できるため、社外クライアントとのスムーズなやりとりが期待できます。
  •  
  • バックアップやアーカイブ用
    バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものがおすすめです。こうした目的での導入の場合、通常の業務での利用よりも使用頻度が少ないので、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。この際、できるだけ低価格なサーバーを選択しておけば、コストも削減できます。
上記のような3つの目的を定めておかなければ狙ったメリットを得られないので、サーバー選びは慎重になる必要があるのです。

サービスや機能をチェックする

目的に合わせてサーバーの必要項目をチェック出来たら、今度は候補であるサーバーのサービスや機能面についてチェックしましょう。チェックすべき項目は以下があります。
 
  • 機能性は十分か
    まずは、そのサーバーで利用できる機能を確認します。たとえば、サーバー上で直接編集ができるか、ドラッグ&ドロップでデータを移行できるか、ログ管理方法は何かなどの項目に目を通します。
     
    ほかにも、パソコン以外のインターネットデバイスに対応しているかどうかを調べておきましょう。また、OSも併せて確認することで、サーバーを使用できないユーザーの発生を防げます。
  •  
  • セキュリティは十分か
    ビジネスで扱うデータは、情報漏洩などの事故に注意して取り扱う必要があります。そのため、サーバーを利用する際は、セキュリティ面の確認が重要になります。
     
    ウィルスチェック機能はどのようなものか、データの暗号化は可能かどうかなどを確認しておきましょう。また、サーバーのセキュリティが自社のセキュリティポリシーに合ったものかどうかの確認も行います。
     
  • 運用面に問題はないか
    ファイルサーバーにデータを移行する際には、一時的にサーバーが停止し、いわゆる「業務停止時間」が発生します。業務停止時間が長引けば、企業の営業活動に支障が出かねません。
     
    この時間が少しでも短くなるよう、スムーズにデータを移行できるサービスを選びましょう。

コストを確認する

サービスや機能の確認が終わったら、最後に導入や運用にかかる費用全般を踏まえてそのサーバーを導入するかどうか判断します。運用コストの確認の際には、以下の点をチェックしましょう。
 
  • ユーザー課金かどうか
    まず、1ユーザーごとの月額課金があるかどうかを確認しましょう。ユーザー課金のあるサービスでは、接続するユーザーの数に応じて費用が変わるからです。
     
    したがって、ユーザー課金のサービスは、接続ユーザーが増える分だけ費用が高くなるので、接続ユーザー数が日々変動するような企業や接続ユーザーが多い企業にはあまり向いていません。
     
    接続ユーザー数の変動が多いような企業で導入する場合は、買い切りの形やチーム単位などで料金が設定されているユーザー課金のないサービスを選択しましょう。
  •  
  • 有償オプションの種類
    クラウド型のファイルサーバーは、選択するプランによって有償オプションが異なります。そのため、使用するプランにつけられるオプションの内容は、事前に確認しておきましょう。
     
    また、同じ容量であればブラウザベースのサービスは低価格ですが、大企業が導入するようなベンダーとしても歴史のあるサービスは高額です。コスト削減が目的であれば、ブラウザベースのサービスを選択するのがおすすめです。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由

クラウド型ファイルサーバーの一部には、無料で利用できるサービスもあります。しかし、ビジネスにおいてはこうした無料のクラウド型ファイルサーバーの利用は適していません。
 
以下では、ビジネスにおいて有料のクラウド型ファイルサーバーを選択すべき理由について解説します。

セキュリティに懸念がある

クラウド型ファイルサーバーにおいてセキュリティ対策が万全かどうかは重要な要素です。また、アクセス制限が詳細に設定できるなど、万が一データを誤って共有してしまった場合でも、被害を最小限に食い止めるための機能も必要になります。
 
しかし、無料で利用できるクラウド型ファイルサーバーは、個人のプライベート利用を想定したものであり、アクセス制限の付与などデータの管理に関する機能が利用できないものがほとんどです。また、データの保存期限に指定があるなど、あくまでも一時的な利用がメインであり、長期的な保管・活用は対象外となります。
 
こうしたサービスを利用したせいで情報漏洩が発生すれば、企業は大きな損害を受けるうえ、適切な管理がされていなかったと顧客から評価を受けることになります。情報漏洩はもちろん避けるべき事態ですが、万が一漏洩した場合でも「適切な手続きを行っていたかどうか」は企業への評価に直結します。
 
最悪の事態を想定し、セキュリティリスクのある手段は避けておくべきです。

トラブルの際のサポートに不安がある

無料のサービスの場合、トラブルが発生した場合のサポートが不十分な可能性があります。
 
有料サービスの場合、電話やメール・チャットでのサポートなど手厚いベンダーサポートが受けられるのが一般的です。しかし、無料ツールではこうしたサポートがそもそも存在しない、または対応が簡素的である傾向があります。
 
場合によっては、社員からの質問を管理者が調べる必要がでてきてしまいます。こうした状況が続けば、管理者の負担が増えかねません。このように、無料サービスは気軽に利用できる一方で、組織としての統制が取りづらいというのも、ビジネスにおいて利用すべきでない理由になります。

業務利用するには機能が不十分

無料のクラウド型ファイルサーバーは、そもそも有料版に比べて利用できる機能に制限があります。こうした制限のあるサービスでは、業務利用を行ううえでは機能が不十分だと言えます。
 
多くのサービスでは無料で利用できるゆえにアクセス制限やログ機能がなかったり、あっても簡易的なものだったりします。社外秘のデータを扱うことが多いビジネスシーンにおいては、まず避けるべき環境です。
 
そのため、仮に企業ファイルストレージの一部として無料のクラウド型ファイルサーバーを利用する場合は、業務効率化・セキュリティ対策の観念より得られるものはなく、むしろリスクが大きいと認識したうえで導入する必要があります。


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【法人向け】ファイル共有のストレスを解消するツール

以下では、ファイル共有のストレスを解消するおすすめのツールをご紹介します。
 
ファイル共有サーバーは目的に合わせて選ぶのが最適ですが、企業によっては「社内外でのやりとりにもバックアップにも使いたい」というケースもあるでしょう。
 
こうした場合に、社内用・社外用・バックアップ用と3つのサーバーを用意するのは非効率的です。また、社内でのやりとりは社内サーバーで、社外とのやりとりはクラウド型ファイルサーバーでと切り分けて利用すれば、社内サーバーでやりとりするはずのデータを誤って社外向けに共有してしまうなどの操作ミスも起こりかねません。
 
したがって、利用目的を1つに絞り切れない場合は、社内外共有・バックアップ管理のすべてを効率的に行えるITツールの導入がおすすめです。
 
今回ご紹介する「Stock」は、自社のすべてのデータ保管・共有に最適なツールです。
 
ノートにファイルを添付すれば社内でのファイル共有が簡単に行えるうえ、チャットやメールのように情報が流れません。そのため、Stock内に保管するだけでバックアップとしても活用できます。
 
そしてフォルダに閲覧権限を付与すれば、社内外のクライアントとのやりとりも可能です。すべての情報がツール内に集約されているので、誤操作による情報漏洩が防げます。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ

ここまで、クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方・無料ツールを選ぶべきではない理由について解説してきました。
 
気軽な導入ができコストの懸念がないことから、一時的な利用だと考えて無料のファイル共有サーバーを利用するケースも多いですが、インターネット上にデータを保管する以上、情報漏洩のリスクは存在します。そのため、仮に一時的だとは言っても、社外秘の情報のやりとりには無料ツールはおすすめできません。
 
したがって、サーバー導入のコストが高く導入が難しいという場合は、無料サービスの導入ではなく選択するサービスの変更を検討すべきです。高機能なサービスや大手ベンダーのサービスは料金が高いものが多いですが、自社の運用に過不足ないものを選択すれば、コストを十分に下げて導入できるからです。
 
そして、低コストで運用できる過不足のないStockは、情報共有に必要な基本的な機能がすべて網羅されているツールです。
 
ファイル共有に必要な機能は漏れなく利用できるため、コストを抑えてファイル共有を行うのに最適です。その一方で、国際セキュリティ資格であるISO27001(ISMS)も取得しているので、保管したデータのセキュリティ対策も万全です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外のファイル共有を効率化しましょう。
 
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