テレワークが浸透した昨今、社内のファイルを外出先でもファイルが確認できることから、「クラウド型ファイルサーバー」が注目されています。
しかし、入手した社外秘のデータを、オンライン上で管理することに不安を覚える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のファイルサーバーを導入するメリット・デメリットと選び方を解説します。
- ファイルサーバーをクラウド上に設置した際のリスクが心配
- 中小企業向けのクラウド型ファイルサーバーの選定ポイントが知りたい
- 安心して社内のファイルを共有できる仕組みを構築したい
という方は今回の記事を参考にすると、社内情報を円滑にやりとりできるファイル共有サーバーが選択できます。
目次
ファイルサーバーとは
以下では、ファイルサーバーの持つ役割と、クラウド型ファイルサーバーやオンプレミス型との違いについて解説します。それぞれの違いを理解し、自社に合ったサーバーを検討しましょう。
ファイルサーバーの役割とは
ファイルサーバーとは、「ネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバー」を指します。
ファイルサーバーは自社で管理しているデータの保管場所（ストレージ）をネットワーク上でほかのコンピューターと共有することにより、外部からファイルの閲覧・編集が行える点が特徴です。ファイルサーバーで共有したファイルは一括で管理されてデータの信頼性が確保でき、パソコンのローカルディスク容量不足も補えます。
そのため、ファイルサーバーは部署単位での資料共有や、誤削除に対するバックアップの役割を担っています。
クラウド型ファイルサーバーとは
クラウド型ファイルサーバーとはクラウド上のファイル共有サービスを通じて、ファイルの共有・管理ができるサービスです。
従来の社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べて運用の手間が少なく、システムの拡張が容易です。また、クラウド上にデータを保管・共有する使い方から、クラウド型ファイルサーバーは「オンラインストレージ」と近しいサービスだと言えます。
したがって、クラウド型ファイルサーバーはオンラインストレージと同様に、社内ネットワークがつながっていない外出先や在宅勤務中でもファイルにアクセス可能になります。
オンプレミス型(自社運用)との違いとは
以下では、オンプレミス型(自社運用)ファイルサーバーとクラウド型ファイルサーバーの違いを紹介します。
オンプレミス型サーバーとは自社で用意した回線や通信機器を使用したサーバーを指します。クラウド型ファイルサーバーとの違いは以下の表の通りです。
＜オンプレミス型(自社運用)サーバーとクラウド型ファイルサーバーの違い＞
| オンプレミス型ファイルサーバー | クラウド型ファイルサーバー | |
|---|---|---|
| 設置場所 |
社内または自社で管轄している施設内 |
各サービスのデータセンター(※)内
(※)データセンターとはサーバーやネットワークの通信機器の運用・保守専用の建物で、強固なセキュリティ保護や災害でのデータ損失対策が取られています。 |
| 初期費用 |
サーバー機器や回線の料金が必要で、初期投資が必要 |
インターネット回線とサービス初期費用のみで利用可能 |
| 運用コスト |
使用している機器の保守と、保守に関わる人件費がコストになる |
サービスの維持費のみ |
| 機能や機器のカスタマイズ |
自社で用意した機器でありカスタマイズ性が高い |
業者がデータセンターで管理するためカスタマイズ性が低い |
| ファイル編集 |
社内ネットワーク内でのみ可能 |
インターネット回線があれば場所を選ばず可能 |
| セキュリティの保護 |
自社の対策度合いによって安全性は異なる |
サービス利用者に一定のセキュリティ対策を提供している |
このように、オンプレミス型は自社での管理となり運用の自由度が高いものの、導入や運用にコストがかかる傾向があります。一方、クラウド型はデータセンターでまとめて管理していて運用方法は限られますが、低コストに利用できる利点があり、オンプレミス型とクラウド型それぞれに特徴があります。
クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリット
以下では、クラウド型ファイルサーバーの代表的なメリット・デメリットを紹介します。オンプレミス型から新たにクラウド型へ乗り換えを検討している中小企業は、円滑な導入につながるように注意して確認しましょう。
クラウド型ファイルサーバーは、大きく分けて下記のメリットとデメリットがあります。
＜クラウド型ファイルサーバーのメリットとデメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
サーバーの設置場所の確保や、安定稼働のためのバックアップ用HDD、無停電装置などの設備投資が不要なことから、中小企業には手を出しやすい利点があります。
導入時の情報セキュリティ方針の制定やルーター設置などの事前準備をはじめ、ユーザー管理や異常を確認するモニタリングといった日常業務が不要になり、自社でサーバーを管理する負担がなくなります。
多くの場合、ホームページ上やアプリ上で手続きが可能で、簡単に保存領域を拡張できます。
データセンターでは「サーバーの設置場所は非公開にする」などの高いセキュリティ対策が取られており、企業の負担なく情報漏洩を防げます。 |
保管するデータ量や利用人数、データ転送量によって料金が課金される場合があり、利用の概算を見積もっておかなければ想定以上にコストが嵩む可能性があります。
社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較すると通信速度が遅いことがあり、インターネット環境を見直さなければ作業パフォーマンスが低下してしまいます。
企業ごとに個別対応できないケースが多く、自社において必要な要件をピックアップしてからファイルサーバーを選定する必要があります。 |
このように、クラウド型ファイルサーバーには、「コストと運用労力の削減」「セキュリティが保証されている」利点と、「社内環境によっては通信速度が下がる」「機能や利用環境をカスタムできない」懸念点があります。
企業は業務に関わる大量のファイルを安全にやりとりする必要があり、安定的に稼働できるファイルサーバーが必要です。したがって、ビジネスでのファイルサーバー利用は、コストと安全性のバランスの取れたクラウド型ファイルサーバーが最適と言えます。
中小企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方
以下では、クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説します。下記のポイントを押さえた中小企業は、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーの導入に成功しています。
導入する目的を明確にする
まずは、ファイルサーバーを導入する目的を明確にします。
ファイルサーバーにはそれぞれ特徴があり、目的が定まっていないまま導入しては、機能に過不足が生じます。以下では、利用目的別のクラウド型ファイルサーバー選定ポイントを3つ紹介します。
- ケース1：社内でのファイルサーバー用
- ケース2：社外とのファイル共有用
- ケース3：バックアップやアーカイブ用
社内で使用するファイルサーバーであれば、これまで利用してきたファイルサーバーに似た操作性のものを選びましょう。今まで利用していたサーバーと使用感が全く異なるものを選択してしまうと使いづらく感じることが多く、作業効率の低下を招きかねないからです。
社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用しましょう。ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定なしに利用できるため、社外クライアントとのスムーズなやりとりが期待できます。
バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものがおすすめです。こうした目的で導入する場合、通常業務での利用よりも使用頻度が少なく、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。
上記のような3つの目的を定めておかなければ狙ったメリットを得られないので、サーバー選びは慎重になる必要があるのです。
サービスや機能をチェックする
目的に合わせてサーバーの必要項目をチェックできたら、候補であるサーバーのサービスや機能面について以下の3点をチェックしましょう。
- (1)機能性は十分か
- (2)セキュリティは十分か
- (3)運用面に問題はないか
まずは、そのサーバーで利用できる機能を確認します。たとえば、サーバー上で直接編集ができるか、ドラッグ＆ドロップでデータを移行できるか、ログ管理方法は何かなどの項目に目を通します。
ほかにも、パソコン以外のインターネットデバイスに対応しているかどうかを調べておきましょう。また、OSも併せて確認すると、サーバーを使用できないユーザーの発生を防げます。
ビジネスで扱うデータは、情報漏洩に注意して取り扱う必要があります。そのため、サーバーを利用する際は、セキュリティ面の確認が重要です。
たとえば、ウィルスチェック機能やデータの暗号化は可能かを確認しておきましょう。また、サーバーのセキュリティが自社のセキュリティポリシーに合ったものかの確認も行います。
ファイルサーバーにデータを移行する際には、一時的にサーバーが停止し、いわゆる「業務停止時間」が発生します。業務停止時間が長引けば、企業の営業活動に支障が出てしまいます。
データにアクセスできない時間が少しでも短くなるように、スムーズにデータを移行できるサービスを選びましょう。
コストを確認する
サービスや機能の確認が終わったら、最後に導入や運用にかかる費用全般を踏まえ、そのサーバーを導入するかどうか以下の2点から判断します。
- (1)ユーザー課金かどうか
- (2)有償オプションの種類
まずは、1ユーザーごとの月額課金があるかどうかを確認しましょう。ユーザー課金のあるサービスでは、接続するユーザーの数に応じて費用が変わるからです。
したがって、ユーザー課金のサービスは、接続ユーザーが増える分だけ費用が高くなるので、接続ユーザー数が日々変動するような企業や接続ユーザーが多い企業には向いていません。
接続ユーザー数の変動が多い企業で導入する場合は、買い切りの形やチーム単位などで料金が設定されているユーザー課金のないサービスを選択しましょう。
クラウド型のファイルサーバーは、選択するプランによって有償オプションの内容が異なるので、使用するプランにつけられるオプションの内容は事前に確認しておきましょう。
また、同じ容量であればブラウザベースのサービスは低価格ですが、大企業が導入するようなベンダーとしても歴史のあるサービスは高額です。コスト削減が目的であれば、ブラウザベースのサービスを選択するのがおすすめです。
ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由
以下では、ビジネスにおいて無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由を紹介します。法人での無料版の利用はリスクが伴い、損害を生み出す危険があります。
セキュリティに懸念がある
クラウド型ファイルサーバーにおいてセキュリティ対策が万全かは重要です。
たとえば、アクセス制限が部署ごとに詳細に設定できる、外部から情報を盗み見られない機能が重要です。しかし、無料で利用できるクラウド型ファイルサーバーは、個人のプライベート利用を想定したものも多く、アクセス制限の付与などデータ管理に関する機能が利用できないものがほとんどです。
また、データの保存期限に指定があるなど、あくまでも一時的な利用がメインであり、長期的なデータの保管・活用は無料利用だと対象外となります。したがって、ビジネスにおいてはセキュリティが担保された有償版を活用しましょう。
トラブルの際のサポートに不安がある
無料のサービスでは、トラブルが発生した場合のサポートが不十分な可能性があります。
有料サービスの場合、電話やメール・チャットでの質問回答など手厚いベンダーサポートが受けられるのが一般的です。しかし、無料ツールではサポート体制が簡素な傾向があり、管理者が不明点を自分で調査する必要がでてしまうのです。
このように、無料のファイルサーバーは気軽に利用できる一方で、管理者の負担が増加する懸念があります。社員の人数が限られた中小企業においては、とくに人的リソースの確保に注意が必要です。
業務利用するには機能が不十分
無料のクラウド型ファイルサーバーは、有償版と比べて使える機能に制限があります。
たとえば、多くの無料サービスではアクセス制限やログ機能を十分に設けておらず、データの扱いが多いビジネスシーンにおいては情報漏洩の危険があります。
仮に、企業ファイルストレージの一部として無料のクラウド型ファイルサーバーを利用する場合は、機密情報が含まれていないか確認しましょう。
【中小企業向け】ファイルサーバーのストレスを解消するツール
以下では、中小企業におすすめなファイルサーバー利用時のストレスを解消するツールを紹介します。
ファイルサーバーの課題点は「大量のファイルのやりとりによる容量のひっ迫」や「サーバー維持の人的・料金コスト」ですが、クラウド型ファイルサーバーを選べば容量追加や保守の際の手間を解消できます。
ただし、クラウド型のファイルサーバーはオンプレミス型とは異なり、自社でコントロールできない分、運用には注意が必要です。難解なファイルサーバーを導入すると使いこなせない社員が発生し利用方法を説明する工数が発生するため、クラウド型の利点である人的負担が解消せず、費用対効果が見込めません。
そこで、「簡単な操作のITツール」をファイルサーバーとして使えば、セキュリティ要件を満たしながら中小企業でもシンプルに運用可能、かつ社員の負担なく安心して使えるのです。結論、非IT企業の65歳以上でも、ファイル共有の煩雑さを解消できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストやファイルを添付すると、即時で任意のメンバーへ共有されます。また、ファイル共有における管理の煩雑さも「フォルダ」で簡単に解消でき、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えばチャットやメールのように情報も流れません。
最も簡単にクラウド型ファイルサーバーを運用できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ
これまで、クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットや中小企業向けの選び方をご紹介してきました。
クラウド型ファイルサーバーは低コストで運用の負担も少なく利用でき、ビジネスでのファイル共有に最適です。中小企業がクラウド型ファイルサーバーを選ぶ際には、「導入目的の明確化」「サービス・機能のチェック」「導入・運用コスト」に注意しましょう。
一方、クラウド型ファイルサーバーは、従来のオンプレミス型とはファイル保存などの利用方法が異なります。そのため、複雑なクラウド型ファイルサーバーを導入すると使うメンバーが慣れるまで時間がかかり、安定した運用が遅れてしまうのです。
そこで、マニュアルなしで利用できるほどシンプルな機能の情報共有ツール「Stock」があれば、直感的な操作でファイル共有ができ、クラウド型ファイルサーバーとしてすぐに社内へ定着します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して安全かつ簡単なファイル共有を実現しましょう。
