仕事を改善して成果につなげるためには、日々の業務内容を記録・共有する日報が欠かせませんが、手間がかかるため「面倒だ」というイメージを与えがちです。そこで、日報の作成時間を短縮して負担を軽減するのが「テンプレート」です。
 
しかし、「既存のテンプレートでは使いづらい」「どのテンプレートがチームに合っているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料で使える日報テンプレート5選や作り方、おすすめのツールを中心にご紹介します。
 
  • テンプレートを導入して、今日から日報作成を効率化したい
  • ITツールに慣れていないため、日報のテンプレートを簡単に作れる方法が知りたい
  • チームに最適な日報テンプレートを作成して、抜け漏れのない情報共有がしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、日報管理の面倒なストレスから解消するテンプレートや作成方法が見つかります。


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日報とは?

日報とは、一日の業務内容や成果を上司・チームメンバーに報告するための書類です。日報作成には、以下のようにさまざまな目的があります。
 
  • 業務の進捗状況を共有する
  • 疑問点・改善すべき点に対するフィードバックを得る
  • コミュニケーションを活性化させる
日報で業務内容を報告すれば互いの進捗状況や負荷を確認できるため、スケジュール調整や業務の分担が可能になります。また、日報に疑問点・改善点を記入しておくとフィードバックが得られて、業務改善の実現につながります。
 
さらに、相談事項を記入しておけば、テレワークで減ってしまった「コミュニケーション」の活性化も期待できるのです。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!


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【無料】簡易的な日報のテンプレート5選

以下では、無料で使える簡易的な日報テンプレート5選をご紹介します。自社の目的や業種に合ったテンプレートを活用して、日報作成の時間を短縮しましょう。

(1)汎用的に使える日報テンプレート

汎用的な日報の画像

こちらは、あらゆる業種で利用できる項目が記載されているエクセルのテンプレートです。記載すべき項目としては「今日の目標」、「業務内容」、「反省・問題点」、「目標・改善点」の4つになっています。
 
基本項目のみを押さえたシンプルな構成ですが、上記の日報1枚でPDCAサイクルが回せる実用的なテンプレートです。新人が利用するテンプレートに最適です。
 

(2)時系列に沿った日報テンプレート

時系列に沿った日報の画像

こちらは、時間軸に沿ったエクセルテンプレートです。
 
日報を時系列で記載する形式なので「さまざまな業務を兼任し、時間単位で細かく報告が必要な業務」に向いています。また、スケジュール管理ができているかの指標にもなります。
 

(3)現場の作業日報に適した日報テンプレート

現場の作業日報に適した日報の画像

こちらは、現場の作業日報に適したエクセルテンプレートです。
 
実績よりも具体的な業務内容の記入が重視されているため、建設業の工事現場や、清掃の現場における作業日誌に活用できます
 

(4)週報とセットになった日報テンプレート

週報とセットになった日報の画像

こちらは、週報とセットになったワードテンプレートです。
 
上記のテンプレート1つをダウンロードするだけで、日報と週報の両方のテンプレートを取得できます。日報と週報の形式を統一できるため、上司の負担が軽減されます。また、日報の内容を週報に反映させやすいのが特徴です。
 

(5)メールによる日報のテンプレート

メールによる日報の画像

こちらは、メールによる日報のテンプレートです。
 
社内メールに打ち込み、直接上司に提出できます。スマホからでも操作しやすいため、時間や場所を選ばずに日報を下書きできます。
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説


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日報テンプレートの作り方

以下では、日報テンプレートの作り方をご紹介します。オリジナルテンプレートの作成手順を理解しておくと、各チーム・部署に適した日報を作成できます。

(1)目的を明確にする

まずは、日報作成の目的を明確にしておきます。この段階では、考えられるさまざまな目的のなかで自社がもっとも重視するものを洗い出します。
 
たとえば、日報作成で非対面の進捗共有を円滑化したい場合は「業務内容」を充実させたり、進捗を割合で記入させたりするのが有効です。一方で、コミュニケーションを活性化したい場合は、テンプレートに「相談事項」や「業務以外の共有事項」の欄を設けます。
 
日報で何を達成したいのかを明確化し、必要な要素をテンプレートに反映させましょう

(2)基本項目を設定する

次に、日報の基本項目を設定します。日報を通じて日々業務改善が行われるように、計画・実行・評価・改善のPDCAサイクルを意識した以下が基本項目となっています
 
  • 今日の目標
  • 業務内容
  • 成果・良かった点
  • 改善点
  • 翌日の目標
  • その他の共有事項
それぞれの項目の分量は、チームで共有したい情報の優先順位をもとに振り分けます。

(3)独自の項目を設定する

最後に、必要に応じて独自の項目を設定しましょう。たとえば、業種別に以下のような項目が考えられます。
 
  • 建設業の場合
  • 項目:人員・資材の数量・機材の台数の記入欄
    目的:管理者と現場の情報共有
  • 営業部門の場合
  • 項目:業務から得たノウハウの記入欄、思考を可視化するためのメモ欄
    目的:属人化しやすいノウハウの共有
  • 飲食店の場合
  • 項目:商品名ごとの目標販売数欄、売上記入欄、顧客属性の記入欄
    目的:情報共有による販売状況の分析、顧客満足度の向上
必要な項目を追加し、チームの情報共有に最適なテンプレートを作成しましょう。
 
関連記事: 業務日報の書き方を例文付きで紹介!上司に評価されるコツとは?
 
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日報管理を効率化するためには

以下では、日報管理を効率化するために役立つツールをご紹介します。
 
日報のテンプレートは、ワードやエクセルなどを用いて作成できます。しかし、これらの形式では日報を作成する度にファイルを開く必要があり非効率です。
 
また、共有のためにはメールやチャットツール、グループウェアなど別のツールを経由する必要があります。そのため手間がかかり、ほかの情報に埋もれるリスクも発生します。
 
つまり、ワードやエクセルの手間やストレスを取り除いて作成時間を短縮するには、テンプレート機能のある情報共有ツールが最適です。情報共有ツールを利用すれば、作成した日報をそのまま共有できます。
 
結論、スムーズな日報管理の実現には、自由にテンプレートを設定でき、かつ日報の作成・共有が一か所で完結する「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート機能」では、ボタン一つでテンプレートを呼び出し、すぐに日報作成に取りかかれます。また、作成したノートに紐づけたメッセージも送信できるため、フィードバックやアドバイスも簡単かつ見やすいのが特徴です。

【Stock】日報管理の効率化に最も役立つツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報のテンプレート5選まとめ

ここまで、日報のテンプレート5選や作り方を中心にご紹介しました。
 
テンプレートを利用すると、構成や内容を考える時間が削減され日報作成の効率が高まります。しかし、作成した日報ファイルの提出に手間がかかっては意味がありません。
 
そのため、日報の作成後手間をかけずに提出するために、情報共有ツールを活用しましょう。今回ご紹介したStockは、日報管理の効率化に必須のテンプレート機能を備えており、日報の内容を書き込むと自動で保存・蓄積される情報共有ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」でテンプレートをもとに日報を作成・共有し、日報管理のストレスを解消しましょう。
 
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