新入社員の教育管理や、各社員のタスク・進捗度管理に使われることの多い業務日報ですが、企業によって目的や内容が異なるため、書くべき内容について悩んでしまう人も多いのではないでしょうか?
 
この記事では、日報に書くべき内容にフォーカスして文章例をご紹介していきますので、参考にすることで効果的な日報の作成が可能です。
 
・日報に書くべき内容がわからなくて困っている
・日報の内容がうまく伝達せず、コミュニケーションに齟齬が生じている
・日報を惰性で作成している
 

という人は必見です。

 
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日報とは?

日報作成にはさまざまな目的があり、以下のような例が挙げられます。
 
・その日の出来事を上司に報告
・プロジェクトの進捗確認
・仕事を客観的に評価する
 
仕事の進捗を上司や先輩に共有することで、その人の業務負荷や進行確認もできるうえ、現場で何が起こっているかの状況も把握しやすくなります。
 
業務が忙しく、なかなか上司とのコミュニケーションが取れない場合でも、業務上の懸念点や困っている点を日報を用いて共有することで、働きやすい環境づくりのきっかけにもなるでしょう。
 
また、文章にして書き出すことにより、自分の仕事ぶりの客観的な評価や明日に行うべき業務の整理も可能です。
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説


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【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選

日報は冒頭からいきなり書き始めるのではなく、テンプレートとして見出しをあらかじめ作成しておくと、「書くことがなくて手が止まってしまう」という事態を回避できます。
 
また、テンプレートが決まっていると日報に書くべき内容を業務中から意識できるので、日報作成時に今日の出来事を1から思い出して作成する必要がなくなります。
 
そのテンプレートの代表例として以下5つが挙げられます。
 
  1. 今日の目標
  2. 今日行った業務内容
  3. 今日の成果
  4. 気づいたことや懸念点(所感)
  5. 明日の予定
また、重要なポイントは「今日の目標」から「気づいたことや懸念点(所感)」までの各項目がPDCAサイクルに当てはめることができるという点です。
 
それぞれ、書くべき内容と例をご紹介していきます。

今日の目標

今日の目標は、具体的な数字とともに記載しましょう。
 
定量的な目標は、その日の達成度がどの程度であったかを振り返る指標にもなります。
 
例文:⑴請求書作成3件、⑵テレアポ10件、⑶〇〇への訪問2件、⑷販売会議での提案資料作成
 

今日行った業務内容

数字を用いて、その日に行った業務と業務を行った結果を記載します。
 
ポイントは「9時〜10時 〇〇の資料作成〇〇件」のように、その業務にかかった時間や達成した件数を報告する、という点です。
 
目標に対しての結果を記載することで、成功要因やなぜ達成できなかったのかの分析や評価が可能になり、上司からのフィードバックもより具体的なものになります。
 
文章にする場合は、業務ごとに箇条書きにして記載することをおすすめします。
 
例文:途中CS対応が入ったことで、請求書作成は2件までとなったので明日の午前中に完了させる。

今日の成果

その日の業務を通じて得られた成果について記載しましょう。
 
もし、得られた成果が無かった場合には「なぜ成果を得られなかったのか」を自分なりに分析して報告することが重要です。
 
例文:テレアポ10件に対し、2件の商談を成立させた。他8件のアプローチについては既に競合他社サービスを利用している、コスト面で釣り合わない、現状自社サービスで解決できる悩みを持っていない、などの原因が考えられる。

気づいたことや懸念点(所感)

業務を通じて気づいた点、感じたこと、上司への希望などを記載します。
 
感想だけではなく、次回に繋げるための改善策(所感)も合わせて提示すると良いでしょう。
 
例文:テレアポで商談まで繋げることができなかったリードについては、自社サービスのメリットのみの訴求をするのではなく、顧客の悩みに沿ったアプローチをすることを心がける。

明日の予定

今日の業務の結果を踏まえて、明日の予定を記載します。
 
明日に繋がる目標があれば合わせて記載すると、一貫した目標で次の日の業務に取り掛かることができます。
 
例文:2件の訪問では、自社サービスを前向きに検討してもらえたのでFBを忘れずに行う。明日は新規訪問が1件と提案資料の作成があるので、時間配分を考えて業務に取り組む。
 
関連記事: 業務日報の書き方を例文付きで紹介!上司に評価されるコツとは?


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日報のさまざまな種類

日報は企業によってExcelやWordのフォームから、記載する内容の違いまでさまざまですので、パターンに合わせて日報を作成してくことが求められます。
 
以下では代表的な3パターンについて、作成時のポイントと合わせてご紹介していきます。

業務内容のみを記載できる形式

現場の稼働人数が多い時などに使われることが多い形式です。
 
項目も業務内容を記載するだけでありシンプルな分、簡潔に業務内容を伝えることが重要です。

時間軸に合わせて執筆できる形式

外出が多い営業職などの日報に使われる形式です。
 
時間と業務内容が一目で把握できるので、どこで何をしていたのか、それに対しての成果は何であったのかが把握可能です。
 
上司と部下がオフィス内で顔を合わすことがなくても、日報をコミュニケーションツールとして上手く活用し、お互いの理解を深めることができます。

複数人のメンバーを管理できる形式

主に複数人で取り組んでいるプロジェクトの日報に使われる形式です。
 
自分の業務報告を記載して客観的に進捗度合いを判断できるうえ、他のチームメンバーがどんな業務をしていたのかもわかる点がメリットです。


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効率的に日報の作成を行う方法

日報の作成に必要なテンプレートをご紹介しましたが、指定のフォーマットがない場合には、1から作る必要があります。
 
作成はExcelやWordで作る方法が一般的ですが、共有方法などのレギュレーションがなく、どのように作成〜管理までを行えば良いのかがわからないという問題もあります。
 
情報共有ツール「Stock」は、日報の作成だけでなく、企業のスタイルに合わせて議事録や報告書の作成・共有にも使用することが可能です。
 
提出した日報はストックされていくので、いつでも好きなときに見返せるのも特徴です。また、日報の内容について「メッセージ」機能を使ってやりとりをすることもできます。
 
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
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まとめ

これまで日報に書くべき内容や種類、テンプレートについてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  1. 日報に書くべき内容は程度テンプレート化して作成した方が効率的。
  2. PDCAサイクルを意識して日報を作成すること。
  3. Stockのサービスは日報を含めたさまざまな報告書の代わりにも使用可能。
 
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