写真・文書などのさまざまなファイルを共有するための手段はいくつかあり、そのなかのひとつに「ファイル共有ソフトを利用する」という方法があります。
 
しかし、違法アップロードやダウンロードにこうしたファイル共有ソフトが利用されるケースが多いために、「ファイル共有ソフト=危険なもの」という認識を持つ方も多いのではないでしょうか。
 
一見危険なソフトに感じられるファイル共有ソフトですが、適切な利用を行えば大変便利に利用できるツールです。
 
そこで今回の記事ではファイル共有ソフトの役割・問題点からビジネスでおすすめの共有方法までをご紹介します。
 
  • ファイル共有ソフトとについて正しく理解したい
  • ファイル共有ソフトはなぜ危険視されるのかわからない
  • ビジネスでのファイル共有におすすめのツールが知りたい
という担当者の方は、今回の記事をよむとファイル共有ソフトについて正しく理解でき、自社において導入すべき共有方法がわかるようになります。


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ファイル共有ソフトとは

以下では、ファイル共有ソフトとは何なのか、その役割にスポットを当てて解説します。
 
また、数多くあるファイル共有ソフトのなかでも一般的に利用されている「P2P」というファイル形式がどのようなものなのかについてもご紹介します。

ファイル共有ソフトの役割とは

ファイル共有ソフトとは、任意のメンバーとオンライン上でファイルのやりとりができるソフトを言います。
 
ここでいう共有とは共同利用を意味し、画像・動画・文章などのデータを、複数のユーザーで使用することを指しています。
 
ファイル共有ソフトではインターネット上にデータを保管するので、インターネットさえ繋がっていれば、世界中のどこからでもアクセスでき、不特定多数のユーザーとのデータ共有ができます。
 
また、不特定多数のユーザーとデータが共有できるという点に加えて、バックアップソフトとして利用できるという特徴もあります。
 
スマートフォンやタブレットなどの機器からも利用できるので、場所を問わずどこからでもファイルにアクセスできるというのが特徴です。

P2Pファイル共有ソフトとは

ファイル共有ソフトには、さまざまな形式のものが存在しますが、中でも多く使用されているのがP2Pファイルという形式です。
 
P2PとはPeer-to-Peerの略で、対等な立場での情報交換の仕組みを意味します。
 
通常、データをダウンロードする場合には、サーバーから該当のデータを提供してもらう必要があります。そのため、データを提供する役割であるサーバーと、サーバーにアクセスし当該データを手に入れるクライアントという位置付けが生まれます。
 
サーバーは常にデータを提供する立場であり、クライアントは常にデータを受け取る立場にあるというわけです。この立場は、永久的に変動しません。
 
それに対してP2Pという形式では、ユーザーそれぞれがデータを持っていて、他のユーザーに対して対等の立場として各種データの要求や提供をするものです。
 
つまりP2Pの場合それぞれのユーザーがサーバーとクライアントとしての役割を果たします。この役割は固定されないので、ユーザーはあるときはサーバーとして、またあるときはクライアントとしてファイル共有ソフトを利用することになります。
 
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ファイル共有ソフトは違法なのか

ファイル共有ソフトは匿名性が高いために、ゲームソフトや音楽ファイルの海賊版などのやりとりが横行しているという現状があります。こうした現状から「ファイル共有ソフト=違法なもの」という認識を持つ人も多いでしょう。
 
しかし、厳密に言えばファイル共有ソフトそのものは違法なソフトではありません。違法アップロード・ダウンロードの適応となるのは、あくまでもソフトを利用した違法なデータのやりとりのみであり、ソフトの存在自体やインストールする行為そのものは法律から反するものではありません。
 
そのため、たとえば自身に著作権のないデータであっても著作権者からの許可があれば、ファイル共有ソフトで共有することもできます。大切なのは、やりとりするデータそのものが違法ではないという点だけです。
 
したがって、ファイル共有ソフトを利用する際には必ず、取り扱うデータについて注意する必要があります。


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ファイル共有ソフトの問題点とは?

以下では、ファイル共有ソフトの持つ問題点について解説します。ファイル共有ソフトを利用したデータの共有にはどのような注意が必要なのか、ひとつずつ見ていきましょう。

データの違法複製や譲渡の存在

ファイル共有ソフトの一番の問題点は、著作権を侵害する可能性があることです。
 
たとえば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、他のユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害するケースや、逆にユーザー自身が著作権を持たない音楽などのファイルを、違法に複製して交換するケースが存在します。
 
とくに一部のファイル共有ソフトには、ファイルの送信元が分からないような高い匿名性があり、著作権を侵害したデータの出どころがわからないようになっていたために、違法アップロードが続出しました。
 
こうした結果、著作権法違反幇助の容疑で、ファイル共有ソフト「Winny」の開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。
 
違法アップロードは年々厳しく取り締まられてきていますが、断絶はできておらず、いまもなおネット上では多くの違法な映像データ・音楽ファイルがやりとりされています。
 
意識的・無意識的どちらにしても、著作権侵害の恐れがあるソフトは、安心感を持って利用できるとは言い難いです。

共有ソフトをターゲットにしたウイルスの存在

ファイル共有ソフトの2つ目の問題点は、共有ソフトをターゲットとしたコンピューターウイルスの存在です。
 
ファイル共有ソフト内のネットワークには、しばしばウイルスに感染したファイルが出回るケースがあります。これに気付かずにデータをダウンロードすると、ユーザーのパソコンがコンピューターウイルスに感染してしまいます。
 
さらに問題なのは、ウイルス感染しているパソコンが1台でもあると、ファイル共有ソフトをインストールしているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がる可能性があるという点です。
 
こうした結果、顧客情報・内部文書など企業の信用にかかわるような情報や、ユーザーの個人情報がまるごと流出するというケースが、利用者の中で多発しました。
 
そのため、ファイル共有ソフト利用時は「ウイルス対策としてセキュリティソフトを入れておく」「作成者のわからないファイルは開かない」といった対策が必要です。

データを削除するのが難しい

ファイル共有ソフトの3つ目の問題点は、一度共有されたデータは削除するのが難しいという点です。
 
一度インターネット上に流れてしまったデータは、全てを削除することがほぼ不可能に近いと言われています。仮に、ソフト上に公開したデータをすぐに削除したとしても、そのファイルを見た誰かがファイルを複製しないとは限らないからです。
 
最悪の場合、情報漏洩の被害拡大にも繋がりかねません。また、それが著作権を侵害するような違法なデータであれば、罪に問われる可能性もあります。
 
したがって、ファイル共有ソフトにデータを載せる際は、本当に共有していいデータなのかをよく確認しておきましょう。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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ビジネスでファイルを共有するためには?

前項でご紹介した注意点から考えると、ビジネスにおいてファイル共有ソフトを利用するのは最適な共有方法だとは言えません。以下では、ビジネスでファイル共有を行う際に選ぶべき共有方法について解説します。

一般的なファイル共有ソフトは利用しない

結論から言うと、ビジネスにおいてはファイル共有ソフト以外のものでファイル共有を行うべきです。
 
なぜならファイル共有ソフトはユーザーが相互間のやり取りをするソフトであり、アップロードされたファイルやフォルダの管理者が存在しないからです。
 
データの管理者がいない場所でユーザーが双方向的にやりとりをしているような環境では、データの正しい蓄積・管理ができません。こうした環境は、ビジネスにおけるデータの保存場所にするには危険だと言えます。
 
さらに、ファイル共有ソフトには、ファイル共有ツールなどに標準搭載されているようなセキュリティ機能がありません。機密文書や顧客データなど情報資産たるファイル・データの共有が考えられるなか、セキュリティに抜けがあるツールの利用は情報漏洩リスクを向上させる原因になります。
 
したがって、ビジネスでのファイル共有では、適切なセキュリティ対策が立てられた、データの保管・管理が行えるツールの導入が必須です。

オンラインストレージサービスを利用する

オンラインストレージとは、オンライン環境下でさまざまなデータをネット上に保管するサービスで、クラウドストレージとの別名もあります。昨今では、無料で利用できるものから有料のものまでさまざまなストレージサービスが存在します。
 
プライベートで利用するのであれば無料のものでも問題ありませんが、ビジネスで利用するのであれば、法人向けかつ有料プランのストレージを利用しましょう。
 
また、法人向けのストレージを選ぶときは、下記の3点が備わっているかどうかをよく確認します。
 
  • ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策の有無(ファイアウォールや不正侵入の検知など)
  • 社内の人間の不正を防止する対策の有無(ダウンロード制限や閲覧制限など)
  • 災害や過失などによるデータ消失に備える対策の有無(バックアップなど)
各種セキュリティ対策のほか、自社のセキュリティーポリシーに適しているかを照らし合わせ、安全にファイル共有を行いましょう。
 
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ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール

ここでは、ビジネスで安全にファイル共有を行うのにおすすめのツールをご紹介します。
 
社外秘の情報を扱う機会の多いビジネスシーンでは、情報漏洩のリスクを軽減させつつも、より効率的にファイル共有が行える環境の構築が大切です。
 
しかし、環境の整備に焦って実際に利用する社員のITリテラシーに沿っていないツールを選択してしまえば、社内浸透が進みません。場合によっては「社員が隠れて、簡単に利用できるファイル共有ソフトで共有を行う」という事態も起こりかねません。
 
危険な共有方法によるファイル共有を止めるためにも、導入するツールは誰でも迷わずに利用できるツールである必要があります。
 
今回ご紹介する「Stock」は、写真や文書などのすべてのファイル形式の保存・管理が行える情報共有ツールです。
 
ITに不慣れなひとでも説明なしに使いこなせるため、「ツールが難しいために浸透しない」という状況が防げます。また、Stockで管理できないファイル形式はなく、社内すべてのデータを「ノート」や「フォルダ」でわかりやすく管理します。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ファイル共有ソフトの問題点まとめ

ここまで、ファイル共有ソフトの役割や問題点について解説してきました。
 
ファイル共有ソフトは使い方次第でデータ共有を効率的に進められられる便利なソフトですが、社外秘の情報が多く情報漏洩のリスクを軽減すべきビジネスシーンにおいては最適な共有方法だとは言えません。
 
そのため、ビジネスにおいてのファイル共有は、セキュリティ対策が万全なITツールの利用がおすすめです。
 
ご紹介したStockは、国際セキュリティ企画であるISO27001(ISMS)を取得しており、厳格なセキュリティ基準の下運営されている情報共有ツールです。
 
データはすべて暗号化されているため、仮に第三者がハッキングしようとしても中身を確認することはできません。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で安全なファイル共有を行いましょう。
 
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