皆さまは「ファイル共有ソフト」というソフトをご存知でしょうか。
「なんとなく、使ったら危ないソフトなんじゃないか」とお考えの方もいらっしゃるかと思います。
 
今回の記事では、そんなファイル共有ソフトについて、その仕組みや役割からビジネスで利用できるソフトまで、分かりやすくご紹介します。
 
正しい知識を身に着け、ファイル共有ソフトを活用することで、業務をより効率化しましょう!
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル共有ソフトとは

ファイル共有ソフトの役割とは

ファイル共有ソフトとは、インターネットを利用して不特定多数の人とファイルのやり取りをするためのソフトのことを言います。
 
ここでいう共有とは、一緒に使用するという意味であり、画像・動画・文章などのデータを、複数のユーザーで使用することを指しています。
 
ファイル共有ソフトは、インターネット上のオンラインストレージにデータを保管するので、インターネットさえ繋がっていれば、世界中のどこからでもアクセスでき、不特定多数のユーザーとのやりとりや共有をすることが出来ます。
 
また、不特定多数のユーザーとデータが共有できるという点に加えて、バックアップソフトとして利用できるという特徴もあります。
 
スマートフォンやタブレットなどの機器からも利用できるサービスが多いため、場所を問わずどこからでもファイルにアクセスできるという点が非常に便利です。

P2Pファイル共有ソフトとは

ファイル共有ソフトには、様々な形式のものが存在しますが、中でも多く使用されているのがP2Pファイルという形式のものです。
 
P2PとはPeer-to-Peerを省略したもので、対等な立場で情報を交換するという意味があります。
 
通常、データをダウンロードする場合には、サーバーから該当のデータを提供してもらう必要があります。
 
そのため、データを提供する役割であるサーバーと、そこにアクセスして当該データの要求をするクライアントという位置付けが生まれます。
 
サーバーは常にデータを提供する立場であり、ローカル環境にある各クライアントは常にデータを要求して受け取る立場にあるというわけです。
 
それに対してP2Pという形式では、ユーザーそれぞれがデータを持っていて、他のユーザーに対して対等の立場として各種データの要求や提供をするものです。
 
つまり、P2Pの場合、それぞれのユーザーがサーバーとクライアントとしての役割を果たすことになります。
 
この役割は固定されないので、ユーザーは、サーバーとして提供する役割と、クライアントとして要求する役割のどちらかを必ず担うこととなり、利用のタイミングによってどちらの役割になるかが変わります。
 
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ファイル共有ソフトの問題点とは?

ファイル共有ソフトは違法なのか

ファイル共有ソフトという名前を聞くと、問題視されているソフトのことでは?と感じる方も多いかと思います。
 
ですが、厳密に言えば、ファイル共有ソフトは違法なソフトではありません。
 
ファイル共有ソフトは、インストールすること自体は罪ではなく、利用するデータに問題さえなければ大変便利なソフトだからです。
 
しかし、一方でデータによっては違法となりうる事例が多数存在します。
そのため、ファイル共有ソフトを利用する際には必ず、取り扱うデータについて注意する必要があります。
 
ここでは、ファイル共有ソフトが持つ問題点について詳しく見ていきましょう。

データの違法複製や譲渡の存在

ファイル共有ソフトの問題点として、著作権を侵害してしまう可能性がある、という点があります。
 
例えば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、他のユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害してしまうケースや、逆にユーザー自身が著作権を持たない音楽や映像などのファイルを、違法に複製して交換するというケースなどが存在します。
 
一部のファイル共有ソフトでは、ファイルの送信元が分からないような高い匿名性を持たせたものも存在しており、著作権を侵害したデータの出どころがわからないようになっていたため、違法アップロードが続出しました。
 
こうした結果、著作権法違反幇助の容疑で、ファイル共有ソフト「Winny」の開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。
 
違法アップロードは年々厳しく取り締まられてきていますが、断絶することは出来ておらず、いまもなおネット上では多くの違法な映像データや音楽ファイルなどがやり取りされています。

共有ソフトをターゲットにしたウイルスの存在

ファイル共有ソフトで一番の問題点として挙げられているのは、コンピューターウイルスの存在です。
 
ファイル共有ソフトのネットワーク上には、しばしばウイルスに感染したファイルが出回ることがあります。
 
これに気付かずにデータをダウンロードしてしまうと、ユーザーのパソコンがコンピューターウイルスに感染してしまいます。
 
さらに問題なのは、ウイルス感染しているパソコンが1台でもあると、ファイル共有ソフトで共有しているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がってしまう可能性があるという点です。
 
こうした結果、顧客情報や内部文書など、企業の信用にかかわるような情報であったり、個人情報がまるごと流出してしまうといったケースが、ファイル共有ソフト利用者の中で多発しました。
 
ファイル共有ソフトを使用する際は、こうしたウイルス対策として、セキュリティソフトを入れておくのは必要不可欠です。
 
また、誰が作成したのかわからないファイルは開かない、など意識する事も非常に大切です。

データを削除するのが難しい

ファイル共有ソフトの問題点として、一度データが共有されると削除するのが難しいという点があります。
 
仮に、一度ソフト上に公開したものを削除したとしても、そのファイルを見た誰かがそれを複製しないとは限らないからです。
 
インターネット上に一度流れてしまったデータは、全てを削除することがほぼ不可能に近いと言われています。
 
最悪の場合、情報漏えいの被害を拡大させることにもなりかねません。
また、それが著作権を侵害するような違法なデータであれば、罪に問われる可能性もあります。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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ビジネスでファイルを共有するためには?

一般的なファイル共有ソフトは利用しない

ここまででファイル共有ソフトを利用する際の問題点について触れてきました。
では、ビジネスにおいてファイル共有ソフトは利用するべきではないのでしょうか?
 
結論から言うと、ビジネスにおいては「一般的なファイル共有ソフト以外のものでファイルを共有すべき」です。
 
なぜなら一般的なファイル共有ソフトは、ユーザーが相互間のやり取りをするソフトだからです。
 
ユーザー同士の間でしかデータはやり取りされないということは、つまりアップロードされたファイルやフォルダなどを管理する管理者に当たる人物が存在しないことを指します。
 
ビジネスにおけるデータを保存する場所にするには、かなり危険な環境です。
 
さらに、ファイル共有ソフトには、オンラインストレージには通常装備されているようなセキュリティ機能が搭載されていません。
 
機密文書や顧客データなど、情報漏洩が気になるファイルやデータを共有する場合は、クラッキング(いわゆるハッキング)やウイルス攻撃は絶対に避けなければいけないトラブルです。
 
そのため、ビジネスにおいてファイルを共有するのであれば、オンラインストレージサービスを利用するのが良いとされています。

セキュリティの高いオンラインストレージサービスを利用しよう

オンラインストレージは、無料で利用できるものから有料のものまで様々なサービスが存在します。
 
プライベートで利用するのであれば無料のものでも問題ありませんが、ビジネスで利用するのであれば、法人向けや有料プランのストレージを利用するのがいいでしょう。
 
法人向けのストレージは、
 
・ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策(ファイアウォールや不正侵入の検知など)
・社内の人間の不正を防止する対策(ダウンロード制限や閲覧制限など)
・災害や過失などによるデータ消失に備える対策(バックアップなど)
 
の3つに重点が置かれることが多いです。
 
これらのポイントを意識しつつ、自社のセキュリティーポリシーに適したオンラインストレージサービスを選択することで、安全にファイル共有を行いましょう。
 
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ビジネスでも安全にファイルを共有するなら

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ファイル共有ソフトは、使い方次第で、仕事を一気に効率化することが出来ます。
是非、今回の記事でご紹介した問題点に注意しながら、お仕事でのデータ共有にご活用いただければ幸いです。
 
 
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