リモートワークが普及し在宅勤務が増えた昨今では、「在宅勤務では実際の動きが見えないため部下の業務内容が分かりづらい」という課題があります。そこで、解決策として「業務報告書」を提出させる方法が有効とされています。
しかし、「在宅勤務向けの業務報告書は使ったことがなく、どのように運用すれば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務向け報告書に必要な項目やポイントを中心にご紹介します。
- 在宅勤務でも部下の仕事ぶりを把握できる報告書が欲しい
- 時間をかけずにわかりやすい報告書を作成する方法を知りたい
- 報告書の共有・管理にかかる手間をなくして、効率的に運用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務でもオフィス勤務と遜色なく報告書が作成できるうえに、煩雑な管理から解放される方法が見つかります。
目次
在宅勤務で報告書が必要な理由
在宅勤務の業務報告書は、部下の仕事内容を把握して適切なマネジメントをするために必要です。
上司へ提出される報告書には業務内容や進捗が記載されており、マネジメント以外に部下の評価で利用できます。また、進捗状況などからサポートやアドバイスの判断もしやすくなるのもメリットです。
とくに、コミュニケーションがテキストのみになりやすく、仕事の様子がほとんど把握できない在宅勤務では報告書が不可欠です。
在宅勤務で報告書を書く5つのメリット
ここでは、在宅勤務で業務報告書を作成するメリットを解説します。以下のメリットがあるからこそ、在宅勤務での報告書業務は必要であると言えるのです。
(1)労働時間が把握できる
業務報告書に始業や終業、残業時間を記入させれば、簡単に全従業員の労働時間を把握できます。
在宅勤務は、オフィス勤務とは異なり部下の業務状況を直接把握できない環境であり、チームの労働管理が困難になります。そこで、終業時に報告書の提出を義務にすると、簡単に従業員全員の労働管理が行えるのです。
ただし、ルールがなければタスクの達成可否しかわからないので「各タスクにかかった時間を記載する」などのルールを設けましょう。
(2)業務の進捗状況が把握できる
部下が担当する業務の進捗状況が把握できることも業務報告書のメリットのひとつです。
在宅勤務はオフィス勤務のように気軽に声をかけたり、仕事の様子を直接確認したりできないので、部下の進捗状況を掴みづらい傾向があります。しかし、業務報告書があれば「誰が、何を、どこまで進めているのか」がすぐに分かるのです。
また、業務報告書へ進捗を残しておけば、トラブルが発生したときに経緯が簡単に分かるため、対策を練りやすくなります。
(3)業務の課題を見つけられる
業務報告書を継続的に書き続ければ、課題が浮き彫りになります。
反対に、業務報告書を作成しなければ情報が蓄積されず、見直すことができないので課題発見が困難になってしまうのです。
また、報告書の所感や確認事項の欄は、部下が抱く不安や相談事を共有できるので、業務報告書には「上司が部下の課題に気が付くきっかけになる」という側面もあります。
(4)業務プロセスを評価できる
業務報告書を作成すると、業務プロセスが評価できることもメリットです。
在宅勤務では部下のやる気や仕事の姿勢といった過程が見えづらいので、成果のみが評価対象になりやすい傾向があります。そのため、業務報告書に仕事の進捗や所感を詳細に記載させ、タスク管理や処理能力から業務プロセスを評価するのもひとつの方法です。
このように、成果だけでなく過程も把握できるようになる点で、業務報告書は優れていると言えます。
(5)従業員の意識向上につながる
業務報告書には「従業員の意識を向上する」メリットもあります。
業務報告書へ具体的な進捗や成果報告を記載させると、従業員は自身の業務結果と毎日向き合うことになります。そのため、順調な進捗状況や成果が記載できるようになると、仕事がはかどっている実感が生まれ、モチベーションの向上に貢献するのです。
一方で、進捗が停滞し報告できる成果がない場合でも、業務が進まなかった原因を記載するように指示しておきましょう。そして、マネジメント側では、業務報告書から察知して、早い段階で対処できるようにチェックする必要があります。
在宅勤務で報告書を書く3つのデメリット
ここからは、在宅勤務で報告書を書く3つのデメリットをご紹介します。デメリットを事前に把握しておくと、トラブルが発生しても適切な対応ができるようになるため、以下の内容を確認する必要があります。
(1)他業務の妨げになる可能性がある
報告書の作成を義務付けるだけでは、ほかの業務の妨げになる恐れがあります。
業務報告書には記載すべき情報が多いので、必須の項目を提示せずに従業員の裁量に任せるのは非効率なので避けましょう。解決策としては、報告書のテンプレートを用意して、必要最低限の労力で作成できるようにしておくことが挙げられます。
業務報告書の作成は、従業員にとっては仕事がひとつ増えることと同じなのです。そのため、テンプレートがあれば従業員の負担を減らせるだけでなく、部下全員が一定のクオリティで報告書を作成できるようになります。
(2)報告内容が薄くなることがある
業務報告書を運用すると、次第に内容が薄くなる可能性があります。
とくに、大きな仕事を抱えていると、業務報告書のような形骸化しやすい書類の作成に手間がかけられないケースが多々あります。なかでもとくに、定型業務を中心としたチームの場合「メイン業務以外に書くことがない」という事態に陥りがちです。
そのため、忙しい従業員でも手間をかけずに業務報告書を作成できるように、項目をあらかじめ設定したり、作成ポイントを伝えたりしましょう。
(3)提出が面倒になり形骸化する
業務報告書を導入しても提出が面倒で続かなくなるケースがあります。
たとえば、業務報告書をメールで提出する場合、提出先に指定されているすべてのアドレスを”CC”や”BCC”に抜け漏れなく入力し、わざわざ挨拶文を添えて送信しなければなりません。
また、Wordファイルで業務日報を作成する場合には「一から作成し、保存をクリックしてから別ツールへ添付して送信をする」と何回もステップを踏む必要があるのです。
報告書を提出するプロセスが面倒では誰も続けられず、次第に業務報告がされなくなります。そのため、業務報告書を作成した瞬間から上司へ共有されるストレスフリーな「Stock」のようなツールを利用しましょう。
【すぐわかる】在宅勤務向け報告書の6項目
以下では、在宅勤務向けの業務報告書に必要な6項目をご紹介します。
- 始業・終業時刻
- 業務内容
- 所感
- 進捗状況
- 作業予定
- 確認事項（特記事項）
在宅勤務ではオフィスではなく、任意の場所で仕事をしているので労働時間の把握が困難です。そのため、報告書には必ず始業時刻と終業時刻を記入させて、労働時間の管理ができるようにします。
業務内容の欄には、実施に取り組んだ業務の概要、内容、結果などを記載します。あくまでも業務内容なので”事実のみ”を記載するように部下へ指導し、シンプルにまとめられる”箇条書き”を基本としましょう。
所感の欄にはただの感想ではなく、業務から得られた学びや課題を改善する方法などを記入するように指導します。所感はスキルアップにつながる項目なので、提出された業務報告書を確認する際にも注意してチェックしましょう。
当日の業務予定に対して「予定通り進んだのか、どのくらい遅延しているのか」などを整理します。具体的な進捗が分かるように記載すれば、業務報告を見た上司は状況に応じて指示が出せるようになります。
次に、「作業予定」の記入欄を用意して、以降の作業予定・目標を記入します。業務を羅列するのではなく「所要時間」や「進捗目標」を数値にして記載しましょう。上司がチーム全体の進捗目標と照らし合わせやすくなるだけでなく、従業員も数値目標を達成するために何をすれば良いかが明確になります。
確認事項には、部下が上司に確認したいことを記載します。オフィス勤務であればすぐに声をかけて疑問を解消できますが、在宅勤務では話をする頻度が少なくなるので必須の項目です。
報告書が形骸化する原因として、報告書の項目に過不足があることが挙げられます。自社で適切に運用するためにも、上記6項目は反映されている必要があります。
わかりやすい報告書を作成する3つのポイント
報告書は作成者自身だけの記録ではないので、誰が見てもわかりやすい報告書を作成しなければなりません。そこで以下では、わかりやすい報告書を作成するポイントをご紹介します。
（1）具体的に書く
わかりやすい報告書を作成するためには、初見の人でもわかるように具体的に書く必要があります。
報告書は作成した本人だけがわかれば良いものではなく、上司が正確に意図を把握できるものでなければなりません。たとえば、「打ち合わせ資料」ではなく「Aプロジェクトの〇〇に関する打ち合わせ資料の作成」と一目でわかる内容にしましょう。
また、具体的に記載すれば上司がわざわざ「報告書の△△とはどういうことか」と個別に連絡する必要もなくなります。「何時から何時まで、どの作業を、どのくらい進めたか」を意識して記載することが重要です。
（2）感想にならないようにする
記載した内容が単なる感想にならないようにすることも、わかりやすい報告書を作成するポイントのひとつです。
とくに、若手社員の業務報告書は”感想”だけが記載された書類になることが多いですが、報告書に書くべきなのは感想ではなく”所感”です。ビジネスで所感を求められた場合には、同じことを繰り返さないための改善策も併せて記載しましょう。
たとえば、「〇〇の作業に時間がかかって疲れた」ではただの感想です。そのため、「ショートカットキーを活用して時間短縮をする」などの改善策も盛り込むと、業務報告書として仕上げられます。
（3）テンプレートを登録する
わかりやすい業務報告書を最も簡単に作成するためには、テンプレートを活用することが重要です。
テンプレートを使えば、従業員は一から業務報告書を作成する必要がなくなり、決められた項目に情報を入力すれば良いのでストレスがありません。結果として、内容に労力を割けるようになり、質の高い報告書が素早く作成できるのです。
しかし、一般的なWordやExcelファイルのテンプレートでは、毎回ファイルのコピーを作成するのが手間になります。そのため、「自社独自のテンプレートを登録して、いつでも呼び出せるツール」を利用しましょう。
たとえば、在宅勤務向けの業務報告書をはじめとした報告書の作成に向いている「Stock」を用いて、わずかな操作で簡単にテンプレートを活用できる機能で効率化をするのがトレンドです。
関連記事： 在宅勤務で集中できない原因は？効率化のコツ8選！
【無料】在宅勤務で使える報告書のテンプレートサイト
以下では、WordやExcelの報告書テンプレートが無料で利用できるサイトをご紹介します。テンプレートを活用し、全社で効率的な報告書の作成を実現しましょう。
テンプレートBANK
テンプレートBANKの「在宅勤務」テンプレートでの日報です。出勤表から、日報・週報・月報まで多くの種類のテンプレートがあります。
BizClip
BizClipのテンプレートでは、月間の在宅勤務の報告ができます。始業・終業時刻を入力すれば、自動で1時間の休憩を差し引いた勤務時間を計算します。
bizocean
bizoceanのテンプレートは、在宅勤務の日報を作成できるテンプレートです。業務内容や進捗状況を詳しく書けるので、部下の状況が把握しづらい在宅勤務に向いています。
在宅勤務向け報告書の作成を最も簡単に行えるツール
以下では、在宅勤務でも報告書を簡単に作成・共有・管理できるツールをご紹介します。
在宅勤務はオフィス勤務とは異なり、上司に直接報告書を提出できないためオンラインでやりとりする必要があります。しかし、従来の「Wordファイルで作成し、メールへ添付して送信する方法」では作成と共有が面倒なうえに、管理にも手間がかかります。
そのため、在宅勤務の報告書の運用を効率化するには、メールを仲介せずに共有可能で、整理しながら管理できるツールの導入が必要です。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、従業員が抵抗感を抱いて報告書すらつくられなくなってしまうのです。
したがって、「Stock」のように、シンプルな操作性で報告書をはじめとした情報の作成・管理までを簡単にできる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」には「テンプレート」があり、自社の報告様式に合わせて作成しておけば、はじめから報告書を作成する必要がありません。また、作成後の報告書は、直感的に操作可能な「フォルダ」で管理しつつ、「メッセージ」が紐づいているので、必要な情報が見つからないストレスも発生しないのです。
在宅勤務向け報告書の作成・管理まで効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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在宅勤務向け報告書の作成方法まとめ
これまで、在宅勤務向け報告書の項目やポイントをご紹介しました。
Word・Excelファイルのテンプレートで報告書を作成する方法がありますが、「テンプレートをコピーして書き込み、ファイルを添付したメールで提出し、ストレージツールでファイル管理をする」のは手間がかかり面倒です。
そのため、在宅勤務では「報告書の作成から共有、管理までを一か所で完結できるツール」を採用しましょう。ただし、従業員のITリテラシーを問わず簡単に操作可能なものでなければ、操作にかかる手間から提出が面倒になり、報告書が形骸化する可能性があるので注意が必要です。
そこで、今回ご紹介した「Stock」は非IT企業の65歳の社員でも、説明なしで操作できるほどシンプルな情報共有ツールを使うべきです。業務報告書を作成した瞬間から任意のメンバーに共有されるので手間がかからず、管理も簡単なのでストレスもありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して在宅勤務における報告書の問題を解消し、生産性向上に繋げましょう。
