昨今、感染症拡大を防止するために、在宅勤務を実施する企業が増えてきました。また、在宅勤務には生産性向上やコスト削減のメリットもあるので、さらに今後も在宅勤務を始める企業が多くなると予想できます。
 
一方で、「在宅勤務では部下の業務内容が分かりづらい」という課題があり、解決策として「業務報告書」を提出させる方法が有効とされています。業務報告書は、業務内容や所感などを記載する欄が用意されている報告書のひとつです。
 
しかし、「在宅勤務向けの業務報告書は使ったことがないので、何をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、在宅勤務向け報告書の作成方法やポイントを中心にご紹介します。
 
  • 在宅勤務でも部下の仕事ぶりが分かる報告書が欲しい
  • 報告書のフォーマットを一から作成するのが面倒
  • 報告書をメールでやりとりするのは面倒だし、管理が大変
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務でもオフィス勤務と遜色なく報告書が作成できるうえに、煩雑な管理から解放される方法が見つかります。


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在宅勤務で報告書が必要な理由

在宅勤務の業務報告書は、部下の仕事内容を把握して適切なマネジメントをするために必要です。
 
上司へ提出される報告書には業務内容や進捗が記載されており、マネジメント以外に部下の評価で利用できます。また、進捗状況などからサポートやアドバイスの判断もしやすくなるのもメリットです。
 
とくに、仕事の様子がほとんど把握できない在宅勤務では報告書が必要不可欠です。
 
関連記事: テレワークや在宅勤務のルールを作らないとまずい?!その理由と必要なルールを解説


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在宅勤務で報告書を書く5つのメリット

以下では、在宅勤務で業務報告書を作成するメリットを解説します。自社にどのようなメリットがあるのか検討して、実際に報告書を作成するべきなのかを判断しましょう。

労働時間が把握できる

在宅勤務は、部下の業務状況を直接把握できない環境です。そのため、チームの労働時間の管理が困難になります。
 
しかし、業務報告書に始業や終業、残業時間を記入させれば、簡単に全従業員の労働時間を把握できます。また、終業時に報告書の提出を義務にすることで、従業員としても仕事とプライベートにメリハリが付けられるのです。
 
オフィス勤務とは異なり在宅勤務では部下の様子が分かりづらいので、労働時間が把握できる業務報告書は重宝します。

業務の進捗状況が把握できる

部下が担当する業務の進捗状況が把握できるのも、業務報告書のメリットのひとつです。
 
在宅勤務はオフィス勤務のように気軽に声をかけたり、仕事の様子を直接確認したりできるわけではないので、部下の進捗状況を掴みづらい傾向があります。しかし、業務報告者があれば「誰が、何を、どこまで進めているのか」がすぐに分かるのです。
 
また、業務報告書へ進捗を残しておけば、トラブルが発生したときに経緯が簡単に分かるので、対策を練りやすくなります。以上のように、部下の仕事ぶりが見えない在宅勤務だからこそ報告書が必要です。

業務の課題が発見できる

業務報告書をコツコツと書き続ければ、課題が浮き彫りになります。
 
逆に、業務報告書を作成しなければ何も蓄積されないので、仕事からは何も得られません。それゆえに、業務に活かせる失敗を振り返って課題を発見するためには、業務報告書が不可欠なのです。
 
また、業務報告書の所感や確認事項の欄は、部下が抱く不安や相談事を共有できます。そのため、業務報告書には「上司が部下の課題に気が付くきっかけになる」という側面もあるのです。

業務プロセスを評価できる

業務報告書を作成することで、業務プロセスが評価できるのもメリットです。
 
在宅勤務では部下のやる気や仕事の姿勢が見えづらいので、成果のみが評価対象になりやすい傾向があります。そのため、業務報告書に仕事の進捗などを詳細に記載させて、タスク管理や処理能力から業務プロセスを評価するのも一つの方法です。
 
このように、成果だけでなくプロセスも把握できるようになる点で、業務報告書は優れていると言えます。

従業員の意識を向上できる

業務報告書には「従業員の意識を向上する」というメリットもあります。
 
業務報告書へ具体的な進捗や成果報告を記載させることで、従業員は自身の業務結果と毎日向き合うことになります。そのため、順調な進捗状況や成果が記載できるようになると、仕事がはかどっている実感が生まれ、モチベーションが向上するのです。
 
逆に、進捗が停滞し報告できる成果がない場合には、一時的にモチベーションが低下する可能性がありますが、業務報告書から察知して早い段階で対処しましょう。
 
関連記事: 【必見】在宅勤務のメリット7選とデメリット7選を紹介!


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在宅勤務で報告書を書く3つのデメリット

これまで在宅勤務で報告書を作成するメリットをご紹介しましたが、在宅勤務には以下の3つのデメリットがあります。事前に把握しておくことで適切な対処が可能になるので必見です。

業務の妨げとなることがある

報告書の作成を義務付けるだけでは、ほかの業務の妨げになる恐れがあります。
 
業務報告書には記載すべき情報が多いので、必須の項目を提示せずに従業員の裁量に任せるのは非効率なので避けましょう。解決策としては、報告書のテンプレートを用意して、必要最低限の労力で作成できるようにしておくことです。
 
テンプレートがあれば従業員の負担を減らせるだけでなく、部下全員が一定のクオリティで報告書を作成できるようになります。

報告内容が薄くなることがある

業務報告書を運用すると次第に内容が薄くなっていく恐れがあります。業務報告書の作成は、従業員にとっては仕事がひとつ増えるのと同じことです。
 
とくに、大きな仕事を抱えていると優先度の低い書類の作成に手間も時間もかけられないケースが多々あります。しかし、長期的に見ると部下の業務内容が把握できなくなるので、チームの連携に悪い影響が出る可能性があるのです。
 
それゆえに、忙しい従業員でも手間をかけずに業務報告書を作成できるようにテンプレートを利用したり、作成ポイントを丁寧に伝えたりしましょう。

報告書の提出が面倒になることがある

業務報告書を導入しても提出が面倒で続かなくなるケースがあります。
 
たとえば、業務報告書をメールで提出する場合、提出先に指定されているすべてのアドレスを”CC”や”BCC”に抜け漏れなく入力し、わざわざ挨拶文を添えて送信しなければなりません。
 
また、Wordファイルで業務日報を作成する場合には「わざわざ一から作成し、保存をクリックし、別ツールへ添付して送信をする」と何回もステップを踏む必要があるのです。
 
報告書を提出するプロセスが面倒では誰も続けられず、次第に業務報告がされなくなります。そのため、業務報告書を作成した瞬間から任意の上司へ共有されるストレスフリーな「Stock」のようなツールを利用しましょう。
 
関連記事: 【必見】在宅勤務とは?テレワークとの違いやデメリットを徹底解説!


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書くことがない!?在宅勤務向け報告書の書き方

以下では、在宅勤務向けの業務報告書の書き方をご紹介します。なかなか上手く報告書が作成できずに形骸化してしまった事例もあるので、自社では適切に運用するために正しい方法を理解しましょう。

始業・終業時刻

はじめに、始業時間と終業時間を記入できる項目を用意しましょう。
 
在宅勤務ではオフィスではなく、部下はそれぞれの自宅で仕事をしているので労働時間の把握が困難です。そのため、報告書には必ず始業時刻と終業時刻を記入させて、労働時間の管理ができるようにします。
 
また、在宅勤務の場合でも、残業をすれば残業代が発生するので忘れずに記入しましょう。

業務内容

次に、業務内容を記載する項目をつくります。
 
業務内容の欄には、実施に取り組んだ業務の概要、内容、結果などを記載します。あくまでも業務内容なので”事実のみ”を記載するように部下に指導し、シンプルにまとめられるように”箇条書き”を基本としましょう。

所感

業務内容をもとに所感を記載する項目を用意しましょう。
 
所感の欄にはただの感想ではなく、業務から得られた学びや課題を改善する方法などを記入するように指導します。所感はスキルアップにつながる項目なので、提出された業務報告書を確認する際にも注意してチェックしましょう。

進捗状況

業務報告書に「今後の見通し」を設定して、進捗状況を把握できるようにしましょう。
 
具体的には、当日の業務予定に対して「予定通り進んだのか、どのくらい遅延しているのか」などを整理します。具体的な進捗が分かるように記載すれば、業務報告を見た上司は状況に応じて指示が出せるようになります。

作業予定

次に、「作業予定」の記入欄を用意して、以降の作業予定・目標を記入します。
 
具体的には、業務を羅列するのではなく「所要時間」や「進捗目標」を数値にして記載しましょう。上司がチーム全体の進捗目標と照らし合わせやすくなるだけでなく、従業員も数値目標を達成するために何をすれば良いかが明確になるのです。

確認事項(特記事項)

最後に、業務報告書には確認事項が記載できるようにしましょう。
 
確認事項には、部下が上司に確認したいことを記載します。オフィス勤務であればすぐに声をかけて疑問を解消できますが、在宅勤務では話をする頻度が少なくなるので必須の項目です。


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分かりやすい報告書を作成する3つのポイント

報告書は作成者自身だけの記録ではないので、分かりやすい報告書を作成しなければなりません。そこで以下では、分かりやすい報告書を作成するポイントをご紹介します。

(1)具体的に書く

分かりやすい報告書を作成するためには、可能な限り具体的に書きましょう。
 
報告書は作成した本人だけが分かれば良いものではなく、上司が正確に意図を把握できるものでなければなりません。たとえば、「打ち合わせ資料」ではなく「Aプロジェクトの〇〇に関する打ち合わせ資料の作成」と一目で内容が理解できるようにします。
 
また、「何時から何時まで、どの作業を、どのくらい進めたか」を記入することを意識しましょう。
 
以上のように、具体的に記載すれば上司がわざわざ「報告書の△△とはどういうことか」と個別に連絡する必要もなくなります。また、業務が完了する見込みまで記載すれば、納期を管理する上司の不安も軽減できるのです。

(2)感想にならないようにする

若手社員の業務報告書は”感想”だけが記載された書類になることが多いです。
 
報告書に書くべきなのは感想ではなく”所感”です。ビジネスで所感を求められた場合には、同じこと繰り返さないための改善策を記載しましょう。
 
たとえば、「〇〇の作業に時間がかかって疲れた」ではただの感想です。そのため、「ショートカットキーを活用して時間短縮をする」などの改善策も盛り込むことで、業務報告書として仕上げることができます。
 
感想を書き続けても一向に業務は改善されないので、業務報告書に感想を書く部下がいれば早急に改善させましょう。

(3)テンプレートを登録する

最後に、分かりやすい業務報告書を最も簡単に作成するためには、テンプレートを活用しましょう。
 
テンプレートを使えば、従業員は一から業務報告書を作成する必要がなくなり、決められた項目に必要最低限の情報を入力すれば良いのでストレスがありません。それゆえに、より内容に労力を割けるので質の高い報告書が作成できるのです。
 
しかし、一般的なWordやExcelファイルのテンプレートでは、毎回ファイルのコピーを作成するのが手間になります。そのため、「自社独自のテンプレートを登録して、いつでも呼び出せるツール」を利用しましょう。
 
たとえば、業務報告書をはじめとしたあらゆる報告書の作成に向いている「Stock」では、いくつものテンプレートを登録する機能があり、ワンクリックで呼び出してすぐに記入を始められるので簡単に使いこなせます。
 
関連記事: 集中できない!?在宅勤務を効率化するコツ10選!


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在宅勤務でも報告書を簡単に作成・共有・管理できるツール

以下では、在宅勤務でも報告書を簡単に作成・共有・管理できるツールをご紹介します。
 
在宅勤務はオフィス勤務とは異なり、直接報告書を提出できないのでオンラインでやりとりする必要があります。しかし、従来の「Wordファイルで作成し、メールへ添付して送信する方法」では作成と共有が面倒なうえに、上司は複雑な管理を強いられるのです。
 
そのため、報告書を作成したら別ツールを仲介せずに共有され、業務ごとに整理ができるツールが最適です。
 
たとえば、報告書をはじめとしたあらゆる社内情報を蓄積できる情報共有ツール「Stock」は、報告書を作成した瞬間から任意のメンバーに共有されるので手間がかからず、並び替えも簡単なので管理のストレスもありません。
 
また、Stockにはワンクリックで報告書のフォーマットを呼び出せる「テンプレート機能」があるので、わざわざ一から報告書を作成する必要がありません。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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すぐに使える報告書のテンプレートをダウンロードできる無料サイト

以下では、WordやExcelの報告書テンプレートが無料で利用できるサイトをご紹介します。テンプレートを活用し、全社で効率的な報告書の作成を実現しましょう。

テンプレートBANK

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テンプレートBANKの「在宅勤務」テンプレートでの日報です。
出勤表から、日報・週報・月報まで多くの種類のテンプレートがあります。
 


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BizClipのテンプレートでは、月間の在宅勤務の報告ができます。
始業・終業時刻を入力すれば、自動で1時間の休憩を差し引いた勤務時間を計算します。
 


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bizoceanのテンプレートは、在宅勤務の日報を作成できるテンプレートです。
業務内容や進捗状況を詳しく書けるので、部下の状況が把握しづらい在宅勤務に向いています。
 
 
関連記事: 在宅勤務で効率的に仕事をしよう!簡単に使えるおすすめツール11選


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在宅勤務向け報告書の作成方法まとめ

これまで、在宅勤務向け報告書の書き方やポイント、テンプレートをご紹介しました。
 
Word・Excelファイルのテンプレートで報告書を作成する方法がありますが、「テンプレートをコピーして書き込み、ファイルを添付したメールで提出し、ストレージツールでファイル管理をする」のは手間がかかり面倒です。
 
そのため、在宅勤務では「報告書の作成から共有、管理までが一か所で完結して、誰でも簡単にできる方法」を採用しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」は非IT企業の65歳の社員でも、説明なしで報告書の作成・共有・管理ができるほどシンプルなので、在宅勤務をはじめたばかりの企業に適しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」であらゆる報告書を簡単に運用できるかを試してみましょう。
 
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