今日、働き方改革の推進により、多くの企業がテレワークの導入を試みています。しかし、対面の方が効率的に進められる業務もあるため、オフィスワークとテレワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」が注目を集めています。
一方、導入を検討をしていてもハイブリッドワークの効果が分からず、導入に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ハイブリッドワークの概要や導入に失敗しないためのポイントを中心に解説します。
- ハイブリッドワークの知識が曖昧なので、概要を把握しておきたい
- ハイブリッドワークの導入を検討しているので、メリット・デメリットを知りたい
- ハイブリッドワークの導入に失敗しないためのポイントを押さえておきたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ハイブリッドワークのメリット・デメリットはもちろん、ハイブリッドワークに必須のツールもわかります。
目次
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、「オフィスワーク」と｢テレワーク｣を組み合わせた働き方を指します。
ハイブリッドワークは、コロナ禍をきっかけに広く認知され、「多様な働き方の実現」を目指し導入する企業が増えています。
実際に、株式会社清和ビジネスが「働き方改革EXPO」において、467名の来場者を対象に「現在のリモートワーク状況に関する調査」を行いました。調査結果より、「リモートワークを導入している」企業のうち、90％の会社は｢ハイブリッドワーク」の形態をとっていることが分かりました。
こうした、現代の日本社会に浸透しつつあるハイブリッドワークは、今後の働き方の主流になると期待されているのです。
ハイブリッドワークのメリット
以下では、ハイブリッドワークのメリットを3つご紹介します。ハイブリッドワークを導入している企業は、常に以下のメリットを得ながら優位性を維持し続けているのです。
生産性の向上
まず、ハイブリッドワークを導入すると企業の生産性の向上に繋がります。
ハイブリッドワークは、各メンバーのタスクや目的に応じて最適な働き方を選択できるので、業務を効率的に進められます。
また、オフィスワークの方が集中できる、あるいはテレワークのほうが集中できる、などメンバーによってパフォーマンスを発揮しやすい環境が異なります。そのため、ハイブリッドワークの導入で、それぞれが最適な環境で働けるようになれば、企業やチーム全体の生産性の向上に期待できるのです。
ワークライフバランスの実現
ハイブリッドワークはワークライフバランスを実現できます。
ハイブリッドワークの導入により、自らのライフスタイルに沿った柔軟な働き方が可能になります。それぞれに合ったワークスタイルを確立できるので、仕事に対するモチベーションが高まり、社員が主体性を持って働けるようになるでしょう。
また、仕事と家庭を両立しやすくなります。たとえば、子育てや介護などで長時間働けない社員でも、ハイブリッドワークであれば勤務時間を調整しやすく、規定の勤務スタイルに必ず合わせなければならない必要性がなくなります。
このように、ハイブリッドワークであれば、働きやすい環境が整備されるので従業員のパフォーマンス向上に繋がります。加えて、オフラインのみでの働き方よりも切り替えがしやすく、ワークライフバランスの実現が可能なのです。
オフィスにかかるコストの削減
ハイブリッドワークであれば、オフィスにかかるコストも削減できます。
ハイブリッドワークを導入すると、テレワークを選択したメンバーがオフィスに来なくなり、同時に出社する社員数が減ります。そのため、メンバー分の電気代・光熱費・備品購入費など、オフィスの利用によって定期的にかかるコストが削減できるのです。
さらに、オフィスに来るメンバーが少なくなれば、物理的スペースに余裕が生まれます。その空いたスペースにミーティングルームを設置したり、不要になったスペースの削減によってオフィスを縮小したりする選択肢も取れるのです。
このように、ハイブリッドワークはコストやスペースの削減だけではなく、削減によって浮いたコストを快適なオフィス環境づくりに役立てられるようにもなります。
ハイブリッドワークのデメリット
以下では、ハイブリッドワークのデメリットをご紹介します。デメリットを理解しておかなければ、導入しても失敗しやすくなるので必ず確認しておきましょう。
コミュニケーションの減少
ハイブリッドワークのデメリットとして、メンバー同士のコミュニケーションの減少が挙げられます。
ハイブリッドワークでは、オフィスワークをする社員とテレワークをする社員とが混在しているため、特定の社員同士が対面で顔を合わせる機会が減少します。そのため、メンバー同士のコミュニケーション不足により、情報共有がされずミスを引き起こしてしまうなどのリスクが生じるのです。
また、対面での会話の頻度が少なくなると業務ノウハウが属人化しやすくなったり、帰属意識の低下にも繋がったりする点は無視できません。したがって、定期的なミーティングの実施や出勤必須の曜日を設定するなど、対面でのコミュニケーションが不足しないように事前に対策を立てましょう。
社員の勤怠管理が疎かになる
社員の勤怠管理が疎かになる点もハイブリッドワークのデメリットです。
ハイブリッドワークは、各々がさまざまな場所で働けるという特性から「勤務実態が見えない」「長時間労働の制限がしづらい」などの問題点があります。
そのため、勤怠システムを新たに導入する、一日に一回はリモートでの顔合わせをしながら状況を確認する、深夜帯のアクセスの制限を実施するなどの対策が必要となります。
評価制度にばらつきがでやすい
評価制度にばらつきがでやすい点にも注意が必要です。
とくに、非IT企業にありがちですが、テレワークのメンバーよりも「評価に関わる上長と対面で接している時間が長いメンバー」の人事評価が高まる可能性があります。
このように、定性的な評価が重視される傾向が社風としてある場合、テレワークを希望する社員が減り、ハイブリッドワークが形骸化する恐れがあります。そのため、ハイブリッドワークの推進にあたって評価基準の見直し・改善を図ることが大切です。
ハイブリッドワークを失敗させないためのポイント
以下では、ハイブリッドワークを失敗させないためのポイントを解説します。ハイブリッドワークを正しく活用し業務効率化を実現するためにも必ず押さえておく必要があります。
導入計画やルールの制定
まず、ハイブリッドワークについての導入計画やルールの制定をしましょう。
ハイブリッドワークの導入には予算がいくらかかるのか、生産性はどれほど見込めるのかなどの計画を立てられれば、効率的かつ正確に運用できます。
また、個人で作業をすることが増えるハイブリッドワークをスムーズに運用していくには、トラブルが起こった場合の対処法や勤怠報告などに関するルールを詳細に設定しておく必要があります。
そのため、自社に合った導入計画や運用ルールを策定したうえでハイブリッドワークを実施しましょう。また、状況に応じてルールは定期的に見直して改善していく必要があることに注意です。
セキュリティ教育の徹底
社員のセキュリティ教育を徹底させるのも非常に重要です。
ハイブリッドワークを行うため、オフィスで使用していた端末を社外へ持ち出す際には、情報漏洩のリスクが伴います。
たとえば、カフェで作業する場合、第三者がパソコンの画面などを覗き、社外秘の情報を盗まれてしまう危険性があります。さらに、セキュリティ環境が整っておらず、ウイルスに感染するとデータの破損や漏洩にも繋がりかねません。
したがって、全メンバーがセキュリティの意識を高められるように、自社のITリテラシーが低ければ「セキュリティ研修」は必ず実施しましょう。
ITツールの活用
ITツールの活用もハイブリッドワークには大切な要素です。
ハイブリッドワークを運用し、チームの業績向上を図るには、活発なコミュニケーションが必要不可欠です。
そこで、チームメンバーとのコミュニケーションが積極的になるITツールを導入すれば、個人の進捗状況や質問などの情報共有をしつつ、定期的なフィードバックを実施でき、効率的に業務を進められるうえ、個人の成長スピードも早くなります。
また、セキュリティが強固であれば、社内の情報を漏洩・破損させることなく、安全にハイブリッドワークを実践できます。たとえば、「Stock」のような、非IT企業のハイブリッドワークに必要な機能が過不足なく備わった情報共有ツールを活用するのが、今日のトレンドです。
ハイブリッドワークでも簡単に利用できるITツール
以下では、ハイブリッドワーク下でも簡単に利用できるツールを紹介します
ハイブリッドワークは、生産性向上やプライベートと両立しやすいなどのメリットがありますが、前提として、メンバー同士で場所を問わず情報共有ができる環境が整っている必要があります。
たとえば、ハイブリッドワークの場合は対面で顔を合わせる機会が減り、チームメンバーの進捗状況の確認や疑問点の質問・相談がすぐにできず、正確な意思疎通も難しいです。そのため、「メッセージ」や「タスク管理」ができる情報共有ツールが求められます。
ただし、誰もが簡単に操作できるITツールでなければ、時間と教育コストかかり生産性は上がりません。結論として、効率的にハイブリッドワークを行うには、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日でストレスなく利用できる情報管理ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」へ各々の進捗状況やノウハウを残しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク」を利用すると、認識のズレを防ぎながら意思疎通ができるうえ、業務進捗がわからなくなるストレスがありません。
非IT企業でも情報管理が最も簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ハイブリッドワークのメリット・デメリット・ポイントまとめ
ここまで、ハイブリッドワークの概要から導入に失敗しないためのポイントまでを解説しました。
ハイブリッドワークは、仕事と家庭を充実させやすく、オフィスのコストを抑えられる新しい働き方です。さらに、企業と社員双方のメリットが得られるとともに、企業やチームにおける労働生産性向上が期待できる取り組みです。
また、ハイブリッドワークは各社員の稼働場所や稼働時間が異なるため、コミュニケーションが取りづらい、平等に業務を進められないといった欠点がありました。しかし、メールや電話のようなアナログな共有手段では、送信ミスや相互認識のズレが頻発して業務が進められません。
そこで、「情報共有ツール」を使うとメンバーの稼働場所を問わず、ハイブリッドワークが実現します。とくに、今回ご紹介したStockであれば、厳格なセキュリティ下で誰でも簡単に情報の管理・共有ができるので、複雑なツールと違い「メンバーが使いこなせないストレス」が発生しません。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でシンプルに情報を管理・共有し、ハイブリッドワークの効率化を目指しましょう。
