リモートワークは出社しなくても業務を完結できる利便性がある一方、情報漏えいや不正アクセスといったセキュリティリスクを抱えています。
とはいえ、リモートワークをするにあたり「どのようなセキュリティ対策をすべきか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークのセキュリティ対策3選と必須機能を中心に解説します。
- 導入したセキュリティツールが社内で使われなくなって困っている情シス担当者
- リモートワークでの情報漏えいを防ぎたいチームリーダー
- ファイルが散在しており、誤送信や紛失のリスクに怯えている業務効率化担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、リモートワークに必要な具体的なセキュリティ対策が分かり、社内情報を安全に管理できるようになります。
目次
リモートワークで起こりやすいセキュリティリスク
リモートワークで起こりやすいセキュリティリスクは、以下の通りです。
- 端末の紛失・盗難
ノートPCやタブレット、スマホといったモバイル端末で作業をするため、仮に置き忘れたり紛失したりすればデータが盗難されるおそれがあります。 - 端末のウイルス感染
公共のWi-Fiを使って作業するとき、セキュリティ対策が整っていない場合が多いことから、ウイルス感染リスクが高まってしまうのです。また、社外ネットワークにもウイルスを含んでいるものがあります。 - 外部からの不正アクセス
リモートワークで扱う端末が会社から付与されたものでない場合は、アクセス制限ができておらず重要情報へ不正アクセスされるリスクが高いです。最悪の場合、データが悪用される事態にもなりかねません。 - フィッシング・標的型メール
近年ではフィッシング（偽サイトに誘導してアドレスを搾取する詐欺）や標的型メールの被害が多発しています。しかし、リモートワークによりひとりで作業をしていれば「正しい情報か」を判断できず、不正リンクを開いてしまうおそれがあるのです。
以上のように、リモートワークには従来のセキュリティ管理では補いきれないリスクがあります。そのため、自社でリモートワークを実施する場合は、セキュリティリスクを考慮したうえで検討しましょう。
被害を受けた事例
リモートワークで業務をしていた企業のなかには、以下のようなセキュリティ被害を受けてしまったケースがあります。
個人情報漏えい
1つ目は、個人情報漏えいです。
複数の会社が、社外から安全にファイルを閲覧・共有できるよう、クラウド型の大手ストレージを導入しました。しかし、設定が複雑だったため、本来は社内限定のフォルダのアクセス権の設定を、誤って「リンクを知っている全員」の状態にしてしまったのです。
その結果、外部からの指摘があるまで数ヶ月間、顧客の氏名やクレジットカード情報を含む数万～十万件以上の個人情報が、インターネット上で誰でも見られる事態となってしまいました。
ウイルス感染
2つ目は、ウイルス感染です。
複数の企業で、「社外のPCから社内ネットワークに接続するときは必ずVPN（暗号化された専用回路）を通す」という厳格なルールを設けていました。しかし、現場社員はVPN接続の手間や通信の遅さから、必要なデータを個人PCに保存して作業していたのです。
この「隠れルール」が横行した結果、社員の個人PCがウイルスに感染し、次にそのPCが会社にVPN接続したときに社内ネットワーク全体にウイルスが拡散しました。最終的には、数日間にわたり基幹システムが全面停止する大被害となったのです。
ビジネスメール詐欺
3つ目は、ビジネスメール詐欺です。
とある企業では、リモートワーク中の連絡はチャットツール、公式な書類（請求書など）のやり取りは従来のメールでおこなっていました。そのため、情報が分散し、プロジェクトの進捗が一目で把握できない状態になっていました。
ここに目をつけた攻撃者が、偽の請求書をメールで送りつけた結果、請求書の内容が正しいのか判断できずに数千万円入金してしまったのです。
なぜセキュリティ事故が発生するのか？
以下では、セキュリティ事故が発生する理由を3つ紹介します。先ほど取り上げた事例も交えながら解説します。
多機能ツールの利用
1つ目は、多機能ツールの利用です。
どれだけセキュリティ性能が高くても、設定や操作の項目が多すぎると、現場の社員が設定を間違えてしまうリスクが高まります。実際に、ツール自体が高セキュリティでも、設定項目が複雑すぎたために顧客情報が外部に漏れてしまう事例が発生しています。
このように、多機能で操作が複雑なツールほど、人間の操作ミスを誘発しやすいのです。
厳格なルールの設定
2つ目は、厳格なルールの設定です。
経営陣や情報システム部門は「ルールを厳しくしたから万全だ」と考えがちです。しかし、ルールが厳しすぎて業務に支障が出る場合、現場の社員は、業務を進めるために会社に隠れてルールと異なる方法をとってしまいます。
このように、厳格すぎるセキュリティ対策は現場の負担を増やし、ルールが守られなくなる原因になります。その結果、会社が把握できない方法でデータが扱われるようになり、情報漏えいのリスクが高まってしまうのです。
ツールの併用
3つ目は、ツールの併用です。
プロジェクトの進捗や顧客とのやり取りを複数のツールで管理すると、情報が分散してしまいます。その結果、取引先から届いた連絡が正しいかを十分に確認しにくくなり、不正なメールや偽の請求書を見抜けなくなるのです。
また、先ほどの事例のように、情報が分散していると、確認漏れや勘違いが発生しやすくなります。とくにリモートワークでは、隣の席の人に「これ振り込んで大丈夫？」と気軽に確認できないため、小さな見落としが大きな被害につながることもあるのです。
リモートワークで実施すべきセキュリティ対策
企業が実施すべきセキュリティ対策は「制度的な対策」「物理的な対策」「技術的な対策」の3つです。それぞれの対策内容は以下の通りです。
- 制度的な対策
基本方針や対策基準、実施手順を記したガイドラインを作成し、その内容をもとに「紙媒体の持ち出し規制」「オフィス外からのアクセス制限」などの行動ルールを設けます。ガイドラインの定期的な内容の見直しを欠かさないようにしましょう。 - 物理的な対策
オフィスや自宅以外でPCなどの機器を利用する場合に、肌身離さず持ち歩く習慣をつけることはもちろん、紙媒体で保存している情報をデジタル化することも重要です。 - 技術的な対策
セキュリティソフトをPCにインストールしたり、通信を暗号化できるツールを利用したりして、不正アクセスを徹底的に阻止することが重要です。
以上の内容を参考に、セキュリティ体制を整えましょう。
適切なセキュリティ対策方法2選
以下では、適切なセキュリティ対策方法を2つ紹介します。以下を参考に、情報漏えいやウイルス感染といった事態に陥らないようにしましょう。
セキュリティ対策を現場基準で決める
1つ目は、セキュリティ対策を現場基準で決めることです。
多くの企業は、システムの強固さでツールを選んでいますが、考慮すべきは「このルールは自社で最もITが苦手な社員でも確実に守れるか」という点です。
このように、システム基準ではなく、日々の業務に問題なくかつ簡単に使えるかといった現場基準で考えることが大切なのです。
シンプルなツールに情報を蓄積する
2つ目は、シンプルなツールに情報を蓄積することです。
「ここを見れば、すべての最新情報と進捗が1目でわかる」というシンプルなツールに情報を蓄積すれば、社員が「ファイルをメールに添付して送る」「別のストレージに移す」といったリスクのある行動をとる必要性がなくなります。
たとえば「Stock」のような、IT初心者でも簡単に使えるツールを使えば、情報共有の文化が社内に自然と定着します。
リモートワーク下で安全に情報を管理する方法
以下では、リモートワーク下で安全に情報を管理する方法を紹介します。
リモートワークでは安全でない社外ネットワークを使う場合もあります。そのため、情報の適切な管理を怠ると、個人情報の漏えいやPCのウイルス感染、ビジネスメール詐欺などが発生します。
しかし、ツールが多機能で複雑であれば、操作ミスによって情報が漏えいするリスクを拭えません。また、情報が複数のツールに散在していると、確認漏れや勘違いが発生し、詐欺メールによる被害に遭うおそれもあります。
そこで重要なのが、簡単な操作で社内情報を管理・共有できるツールを導入することです。このようなツールに情報を集約すれば、安全に情報を管理し、任意のメンバーに確実に情報を共有できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、厳格なセキュリティ下でITに詳しくない65歳でも即日で使える「Stock」です。Stockは、大手セキュリティ会社も登録しているISMSを取得しており、安全に情報を管理できます。
厳格なセキュリティ基準で保護されているツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
Stockの「ノート」には、「タスク」と「メッセージ」を紐づけられるため、情報の散在を防げます。タスクには期限や担当者を設定でき、担当者には通知が飛びます。また、社員への連絡事項があるときは、メッセージにて任意のメンバーをメンションして伝えることができます。
【すぐに確認】ITツールに必須のセキュリティ機能
ここでは、ITツールに必須のセキュリティ機能を3つ紹介します。セキュリティリスクを解消するためにも、リモートワークで使うツールを選定するときは、以下の機能があるか必ず確認しましょう。
第三者による盗み見や改ざんができない「SSL」
1つ目に、「SSL」に対応しているかを確認しましょう。
SSL（Secure Sockets Layer）とは、インターネットでやりとりされるデータを暗号化して送受信する仕組みで、クレジットカード決済にも使われるほど強固です。SSLがあれば、万が一情報が第三者に漏えいしても解読されることはありません。
そのため、SSLは、データが悪用されて情報が漏えいすることを防げる機能なのです。したがって、この仕組みに対応しているツールは安心して利用できます。
不正アクセスを確認できる「アクセスログ」
2つ目に、「アクセスログ」が閲覧できるかを確認しましょう。
万が一外部から不正アクセスされても、記録が残っていなければ状況が分からないので適切な対処ができません。しかし、誰がいつどの操作を行ったかを追跡するアクセスログ機能があれば、ツール内で実行された操作や実行者まで特定できます。
したがって、不正アクセスの原因を究明して再発を防ぐためにも、必ずアクセスログを備えたツールを使うべきなのです。
ログイン情報が漏えいしても安心な「2段階認証」
3つ目に、不正ログインを防ぐための「2段階認証」が利用できるかを確認しましょう。
2段階認証では「ID」と「パスワード」に加え、2段階認証アプリに表示される「確認コード」がログインに必要です。そのため、IDとパスワードが流出しても第三者にログインされることはありません。
また、確認コードは一定時間ごとに変化するため、仮にコードが知られてしまっても長時間悪用されるリスクを抑えられます。以上のように、2段階認証はIDやパスワードの脆弱性をカバーするうえで必須なのです。
リモートワークのセキュリティ対策まとめ
これまで、リモートワークで起こりやすいセキュリティリスクや、被害事例・原因、対策方法を紹介しました。
セキュリティ事故は、「多機能ツールの利用」「厳格なルールの設定」「ツールの併用」により発生し、実際に個人情報の漏えいやウイルス感染、ビジネスメール詐欺が発生しています。
リモートワーク下で安全に情報を管理するには、IT初心者でも確実に守れるルールを設定し、シンプルなツールに情報を蓄積することが不可欠です。
結論、リモートワークを実施している企業には、厳格なセキュリティであらゆる社内情報を守れるうえ、非IT企業の65歳でも説明なしで利用できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、リモートワークでも安心して仕事ができる環境をつくりましょう。
