働き方改革が進み、業務の効率化は多くの企業において必須で求められます。とくに「定型業務」は繰り返し発生するので、整理するだけで残業削減や業務負担の軽減につながります。
しかし、定型業務を管理するポイントが分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定型業務を整理できない理由や、定型業務を効率化する方法を中心に紹介します。
- どの業務が自動化・外注化できる定型業務なのかが分からないチームリーダー
- 定型業務の定義を客観的な指標で明確にしたいDX推進担当者
- ルーチンワークをマニュアル化し、付加価値の高い仕事へ注力したい中堅社員
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、定型業務と非定型業務の見極め方が分かるだけでなく、業務の効率化に最適なツールまで見つかります。
目次
定型業務とは？非定型業務・定常業務との違い
定型業務とは、手順が明確に定められており、繰り返し発生する業務のことです。例えば、入退社手続きや伝票の作成といった単純作業が多いです。
一方、非定型業務は、業務フローが定まっておらず、都度対応が異なる業務を指します。具体的には、クレーム・問い合わせへの対応業務などが該当します。
定常業務は、毎日、毎週、毎月など、発生するタイミングが明確である業務を指します。具体的には、日報作成、経費精算などの業務が該当します。
非定型業務は経験・知識や臨機応変さが必要であるため、特定の手順が定まっていないという違いがあります。一方、定常業務は、特定の手順が定められるという点では定型業務と同じですが、発生タイミングが明確であるという違いがあります。
なぜ定型業務を整理できないのか？
定型業務を整理できない理由は、以下の通りです。下記の事項が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
- 業務のブラックボックス化
- 作業の成果を振り返る余裕がない
- 労働力不足
特定の社員しか手順を知らない業務は、実はルール化可能な定型業務かもしれません。
業務に追われ、その作業がどれだけの付加価値を生み出しているかを評価する時間が奪われています。
人員不足で一人ひとりの業務負荷が重くなると、業務の棚卸しに人員を割く余裕がなくなります。
以上の問題は、個人の能力の問題ではなく、組織構造の課題です。業務の見直しは、余計な作業だと捉えられて後回しにされがちですが、社員の負担を減らす仕組みを作ることが大切なのです。
定型業務を放置するとどうなる？
定型業務を放置すると、いくつかのデメリットが生じます。以下では、その主なリスクを3つ紹介します。
業務の属人化
1つ目は、業務の属人化です。
特定の社員しか手順が分からない業務があると、その社員の離職や異動によって現場が止まってしまいます。そのため、業務マニュアルを整備して社内で共有しましょう。
とくに、高精度な検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールにマニュアルを登録しておけば、必要な情報に簡単にアクセスできます。
非定型業務に注力できなくなる
2つ目は、非定型業務に注力できなくなることです。
定型業務に時間を奪われると、戦略立案や顧客との深い対話といった人間にしかできない非定型業務が後回しになってしまいます。
本来おこなうべき業務に取り組んで営業成績や顧客満足度を向上させるためにも、定型業務を整理する必要があるのです。
モチベーション低下
3つ目は、モチベーションの低下です。
単純な反復作業ばかり続くと、社員は自分の成長ややりがいを感じられなくなり、モチベーションが下がってしまいます。
モチベーションの低下は離職率の増加にも繋がるおそれがあり、優秀な人材が流出する可能性も高まってしまうのです。
定型業務と非定型業務の見極め方3選
以下では、定型業務と非定型業務の見極め方を3つ紹介します。下記の事項を参考に、自社の定型業務を整理しましょう。
（1）判断基準が明確か
1つ目は、判断基準が明確かです。
「AならばB」という条件分岐が明確で、誰が担当しても同じプロセスをたどるのが定型業務です。そのため、マニュアルさえ整備されていれば、新入社員でも同じ判断ができます。
一方、状況に応じて最適解が変わり、経験や直感が求められるのが非定型業務です。
（2）成果物の再現性があるか
2つ目は、成果物の再現性があるかです。
同じデータや情報に対し、常に同じ結果が得られるかに注目します。定型業務なら、同じデータを10回入力すれば10回とも一定の結果が出力されます。
しかし、非定型業務は、相手の反応や市場環境により結果が変わります。
（3）ワークフローの変化が激しいか
3つ目は、ワークフローの変化が激しいかです。
一度手順を決めれば、数か月～数年はその通りに運用できるのが定型業務です。一方で、週単位や月単位でルールが変わる業務は、非定型業務として扱うべきです。
そのため、非定型業務のマニュアルは、誰でも簡単に情報を更新できる「ナレカン」のようなツールに保管するのがおすすめです。
定型業務を効率化する4ステップ
以下では、定型業務を効率化する方法を4つのステップに分けて紹介します。ルーチンワークに時間を使いすぎて、付加価値のある業務に注力できていない方は必見です。
STEP1：業務の棚卸し
まずは、ブラックボックス化した業務を可視化しましょう。
メインの業務だけでなく、それに付随する確認や資料探しなども含めた細かなアクションをすべてタスクとして書き出します。そして、そのタスクに対して、それぞれ頻度・所要時間・担当者を記します。これにより、どの業務に余計な時間がかかっているかが把握できます。
さらに、その作業に独自の判断が必要か、ルール通りで完結するかを記せば、定型業務を抽出できるのです。
STEP2：ECRSの法則による断捨離
次に、ECRSの法則を使って業務を断捨離しましょう。ECRSの法則の意味は以下の通りです。
- Eliminate（排除）
- Combine（結合）
- Rearrange（入替）
- Simplify（簡素化）
慣習でおこなっている無駄な業務を廃止します。
似たような作業を一度に済ませられないか検討します。
作業の順番を入れ替え、待ち時間や手戻りを最小限にできないか検討します。
もっと業務を楽にできないかを追及し、ITツールの導入を検討します。
いきなり効率化を狙わず、まずは業務を減らしたり簡素化したりすることから始めるのが大切です。
STEP3：マニュアルの作成
次に、業務マニュアルを作りましょう。
手順だけでなく目的まで記すと、イレギュラーな事態が起きても担当者は柔軟に対応できます。また、文字だらけのマニュアルは読みづらいため、簡潔な表現でまとめたり、重要な部分に色をつけて強調させたりして、直感的に理解できるようなマニュアルを作りましょう。
今日入社した新人が読んでも80点の成果が出せるようなマニュアルを整備することが大切なのです。
STEP4：定期的な更新
マニュアル作成後は、定期的な更新を忘れないようにしましょう。
業務環境の変化に応じてワークフローも変化するため、定期的にマニュアルの見直しを業務に組み込む必要があります。
社員がマニュアルにコメントできる「ナレカン」のようなツールを使えば、社員からのフィードバックを反映させて、マニュアルの内容を常に最新版に保てます。
定型業務を効率化して残業時間を削減する方法
以下では、定型業務を効率化して残業時間を削減する方法を紹介します。
定型業務を整理せずに放置すると、毎日同じ業務に時間を費やしてしまって本来注力すべき業務を進められなくなります。また、定型業務をマニュアル化しなければ、業務の属人化が進むおそれがあります。
しかし、Google Driveや社内Wikiでマニュアルを共有しても、情報が分散して「どれが最新版か分からない」という問題が発生します。また、ワークフローの変化に応じてマニュアルをスムーズに更新することも難しいです。
そこで重要なのが、登録したマニュアルをいつでも参照でき、更新も簡単にできるITツールを導入することです。このようなツールを使えば、必要な情報にすぐにアクセスできるほか、常に最新情報が記されたマニュアルを管理できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、高精度のAI検索機能を備え、ナレッジの活用状況も確認できるツール「ナレカン」です。ナレカンでは、「利用状況レポート」でマニュアルの閲覧数や頻繁に検索されたキーワードを確認できるため、どのマニュアルを更新すべきかが簡単に把握できます。
最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
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- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
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定型業務の見極め方と業務を効率化する方法まとめ
これまで、定型業務の見極め方と業務を効率化する方法を中心に解説しました。
定型業務は、手順が明確に定められており、繰り返し発生する業務です。社内の定型業務を整理せずに放置すると、業務が属人化したり、付加価値の高い非定型業務に注力できなくなったり、社員のモチベーションが低下したりします。
これらの問題を解消するには、社内で業務マニュアルを共有し、定期的に更新することが重要です。そのため、マニュアルを簡単に管理・更新できるツールの導入が効果的です。
したがって、自社で導入すべきなのは業務マニュアルを簡単に共有でき、更新のハードルも下げられるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、定型業務の効率化を実現しましょう。
