働き方改革が進み、業務の効率化は多くの企業において必須で求められます。とくに、「定型業務」は繰り返し発生するので、効率化を進めるべきポイントのひとつです。
しかし、定型業務を管理するポイントがわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定型業務の概要と非定型業務との違いを中心にご紹介します。
- 業務を定型化して、業務の効率化を図りたい
- 適切な管理方法を知り、定型業務を円滑に進めたい
- 定型業務に割いていた無駄な時間を削減し、より他の業務に時間を費やしたい
という方は本記事を参考にすると、定型業務のメリットと管理のポイントが分かります。
目次
定型業務とは
定型業務とは、手順が定まっている業務を指します。
具体的には、「プロセスが明確に定められており、繰り返し発生する業務」のことです。例えば、会計システムへの入力作業や伝票の作成などのように、定型業務は単純作業であることも多く見られます。
業務フローを覚えれば、定型業務は誰でもできるようになります。一方、企業にとって欠かせない作業であり完全になくすことはできないため、抜け漏れが起こらないように適切に管理しましょう。
定型業務と非定型業務の違い
定型業務は業務フローが決まっていますが、非定型業務は業務の進め方が定められていません。
非定型業務は業務フローが定まっておらず、都度異なる対応が求められます。具体的には、クレーム・問い合わせへの対応業務などが該当します。
定型業務に比べて柔軟な対応が必要となるため、非定型業務には経験・知識や臨機応変さが必要です。そのため、マニュアル化が難しく、外部委託には不向きだと言えます。
業務を定型化するメリット3選
以下では、業務を定型化するメリットを3つ解説します。業務の効率化に成功している企業では、すでに業務の定型化が行われています。
(1)管理しやすくなる
まずは、業務の管理がしやすくなることが挙げられます。
業務を定型化し、同じ手順で進めていると作業における所要時間がわかります。業務にかかる時間が明らかになれば、上司は部下に対して、次の仕事を適切なタイミングで割り振りやすくなるのです。
また、安定した時間で作業が完了すれば、業務量に変化が起きづらいので、部下の進捗状況・抱えているタスクを把握しやすくなります。そのため、管理者層が進捗状況を確認する手間がかからない点でも定型化は有効です。
(2)業務の質の均一化
ふたつ目のメリットは業務の質の均一化です。
業務の進め方が決まっているので、マニュアルなどを作成すれば、人による仕事の質にバラつきがなくなります。ミスの多いポイントをマニュアルに記載しておけば、ミスも減り高い質を維持できるのです。
また、誰でも対応できる仕組みが生まれるので、属人化の防止にもなります。したがって、業務を定型化し、社員ごとに仕事の質が異なる状況を避けましょう。
(3)コスト削減
業務を定型化するとコストが削減できます。
繰り返し同じ作業を繰り返すため、ミスが減り、確認作業に必要な人員･時間を削減できます。また、作業手順が決まっているので対応漏れがないか振り返りやすく、よりミスが減るのです。
とくに、定型化した業務をマニュアル化すれば、社員が自身の目で手順を確認できるので、教育する社員の負担も減らせます。
定型業務を適切に管理するポイント
ここからは、定型業務を適切に管理するポイントを解説します。以下3つのポイントを押さえないと、定型業務は円滑に進みません。
作業手順をマニュアル化する
まずは、作業手順をマニュアル化しましょう。
作業手順がマニュアル化されていれば、業務の質は社員一人ひとりの経験・能力に依存しません。そのため、担当者が退職や休職をしたとしても、業務の質は一定に保たれます。
また、マニュアルという基準があれば、教育者による教育内容の違いが生まれません。加えて、基本事項を網羅しているマニュアルがあれば、教育する側・される側のレクチャーにかかる時間が短縮できます。
関係者に定型業務の流れを共有する
次に、関係者への定型業務の流れの共有もポイントのひとつです。
マニュアル化した定型業務の手順を関係者に共有すれば、各メンバーの状況が把握できるので、業務でのすれ違いがなくなります。仮に定型業務のなかで問題が生じたとしても、全体の流れがわかっているので現状把握に時間がかからず、解決が速くなります。
しかし、マニュアルを共有する際、紙だと複数人で確認できず、データファイルはバージョンを更新した際に古いデータと新しいファイルが混在する可能性があります。そのため、「Stock」のようなITツール上で記録し、以上の問題を解決しましょう。
作業をタスク化する
定型業務を適切に管理するには、作業のタスク化も重要です。
作業はタスク化して、期日までに漏れなく対応できているか確認するべきです。抜け漏れや重複がなくなれば、リカバリーにかかる無駄な時間の短縮に繋がります。
タスク化する際は、余裕をもったスケジュールであることと細分化への意識が重要です。そして、タスク化した作業は誰かひとりでなく、チームで管理しましょう。
定型業務に役立つITツール
ここからは、定型業務に役立つITツールを解説します。
業務を定型化するためには、マニュアルが必須です。そして、定型業務を滞りなく進めるには、マニュアルの共有・管理を正しく行い、活用しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを導入し、マニュアルをスムーズに共有・管理できる環境を構築しましょう。しかし、複雑な機能のツールを導入しても、使いこなせない社員が出てくるため、社内に浸透せず運用は失敗します。
そのため、情報共有に必要な機能を過不足なく備えたツールを導入しましょう。結論、非IT企業における65歳以上の社員でも使いこなせる情報共有・管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えば、任意の社員へのマニュアル共有が簡単になるうえ、高度な検索機能が備わっているので情報へのアクセス性が高まります。また、ノートに紐付く「タスク」を活用すれば、マニュアルと併せてタスクを管理でき、作業の抜け漏れ・重複がなくなります。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
定型業務の概要と非定型業務との違いまとめ
これまで、定型業務の概要と非定型業務との違いを中心に解説しました。
定型業務は業務フローの定められた繰り返し発生する業務です。問い合わせへの対応といった非定型業務は、定型業務と異なり状況に応じて柔軟な対応が求められるので、知見が必要です。
そして、定型業務を管理するポイントは「関係者への作業手順の共有」であるため、円滑に情報を共有できる環境を構築しなければなりません。そこで、情報共有ツールを導入し、関係者とのやりとりにおけるストレスを解消しましょう。
しかし、多機能なツールでは、ITリテラシーのない社員は使いこなせません。したがって、シンプルな操作性で、ストレスなく誰でも情報共有できる「Stock」を導入するべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、定型業務を適切に管理しましょう。
