職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダで話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。
しかし、会議アジェンダを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。
- 会議アジェンダの作り方を知りたい
- テンプレートを使って手間をかけずに会議アジェンダを作成したい
- 誰でも簡単に会議アジェンダを作成・管理できる方法を探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダのテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。
目次
会議におけるアジェンダとは
ここでは、「アジェンダを作成する目的」と「アジェンダと議題の違い」を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。
アジェンダの意味とは
アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。
アジェンダの目的は、会議の内容や目的を把握することで、メンバーが議論を効率よく進めることです。したがって、アジェンダは事前に作成して参加メンバーと共有しておく必要があります。
また、アジェンダは事前に共有するだけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に参加できなかったメンバーにメールで送ったりすることもあります。
アジェンダと議題・レジュメの違いとは
アジェンダと議題・レジュメは、以下のように意味が異なります。
| ＜意味＞ | |
|---|---|
| アジェンダ |
予定している会議の概要をまとめたもの |
| 議題 |
会議で議論する問題のこと |
| レジュメ |
会議で議論する内容をまとめた資料のこと |
アジェンダは「予定している会議の全体像」を示し、議題やレジュメはより細かな「会議中に討論する具体的な内容」を指します。つまり、会議のスケジュールや全容を把握するためにはアジェンダが必要なのです。
会議アジェンダの必要性とは
以下では、会議アジェンダの必要性を3つご紹介します。
- 会議の方向性が定まる
- 会議の生産性が上がる
- 時間を有効に使える
アジェンダを共有することで、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題が逸れることなくゴールに向けた話し合いができます。
会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けて確認や準備できます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。
会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。
以上の3点から、会議アジェンダは必要だといえます。担当者は、アジェンダのメリットを最大限活かせるような分かりやすいアジェンダを作ることが求められます。
【無料】会議アジェンダのテンプレート・サンプル3選
以下では、会議アジェンダの無料テンプレート・サンプル3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。
（1）シンプルな会議アジェンダのテンプレート
こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。
会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目を追加することも可能です。
（2）採番付きの会議アジェンダテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する採番付きの会議アジェンダテンプレートです。
文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。
（3）議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート
こちらは、Excelで使える会議アジェンダテンプレートです。
議題ごとに目安時間を書き込めるので、会議当日のタイムマネジメントに役立ちます。
＜書き方＞会議アジェンダの作り方6ステップ
会議のアジェンダの書き方に迷う場合は、以下の手順で作成しましょう。
- 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する
- 各議題における所要時間を確認する
- 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める
- 各議題における情報を整理する
- アジェンダの体裁を決める
- 体裁に合わせて各議題の情報をアジェンダに記載する
会議のアジェンダは、いきなり書き始めると分かりにくい内容になったり、無理のあるスケジュールになってしまったりする恐れがあります。したがって、議題や書く予定の情報を整理してから作成しましょう。
【担当者必見】経営会議アジェンダの作成例
以下では、定例の「経営会議」アジェンダの実際の作成例をご紹介します。アジェンダを作成するのに実際の例を参考にしたいという担当者の方は必見です。
会議アジェンダは上記のように作成するのが基本です。ただし、会議の目的や議題によって項目や内容を変え、適切なアジェンダを作成しましょう。
会議アジェンダの書き方のコツ4選
ここでは、会議アジェンダをつくる4つのコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを共有している企業は、以下のポイントを確実に押さえています。
（1）議題を詰め込みすぎない
1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。
会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得感のない結論」で終了してしまうのです。
そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。
（2）会議のゴールを明確化する
2つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。
会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。
したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。
（3）必要事項は過不足なく記載する
3つ目に、会議アジェンダには、必要事項を過不足なく記載することが重要です。
メンバーが正確な会議内容を把握するには、アジェンダを抜け漏れなく書かなければなりません。そのため、以下の項目を含めて作成しましょう。
| ＜項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
会議名 |
開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 |
|
日時 |
開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 |
|
場所 |
会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 |
|
目的 |
参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 |
|
議題(時間配分) |
話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 |
|
参加者(氏名・人数など) |
会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 |
|
配布資料 |
配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 |
|
備考 |
参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 |
以上のように、基本的な必要事項を用意しておけば、会議をスムーズに進められるのです。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを使う企業も増えています。
（4）時間配分に余裕をもつ
4つ目に、時間配分に余裕を持つことです。
時間配分に無理があるスピードの速すぎる会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。
そのため、時間内で議論が終わるかどうかを考え、会議に非効率な点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。
議事録やアジェンダを簡単に作成・管理できるツール
以下では、議事録やアジェンダを簡単に作成・管理できるツールをご紹介します。
WordやExcelで議事録やアジェンダを作ると、会議のたびにファイルが増えて「議論で使ったファイルが見つからない」という事態になりかねません。さらに、ファイルをメールやチャットで共有すると、ほかのメッセージで埋もれてしまうのです。
そこで、アジェンダや議事録の作成・管理には「ノート型ツール」を使いましょう。ノート型ツールにはあらゆる情報を保存できるノートが備わっているので、ファイルをつくる必要がなく、データを管理しやすいのです。
ただし、多機能なツールは使いこなせない可能性があるので、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。結論、導入すべきツールは、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる、ノート型ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」にはあらゆる情報をストックできるうえ、あらかじめ登録しておいた「テンプレート」を呼び出して、誰でも簡単にアジェンダを用意できます。また、記事は多階層の「フォルダ」で部署や案件ごとに見やすく整理でき、精度の高い検索機能もあるので、必要なアジェンダをすぐに探し出せるのです。
会議の情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った会議アジェンダの作成例
以下は、ナレカンを使った会議アジェンダの作成例です。
ナレカンでは、「太字・下線・箇条書き/番号付きリスト」などを使って、会議の情報を分かりやすく整理できます。また、よく使うアジェンダの形式を「テンプレート」に登録すれば、繰り返し活用できるのです。
公開した記事では、誰が読んだかが既読表示されたり、スタンプでリアクションしたりできる点も特徴です。さらに、記事の最下部にはコメント欄があるので、会議アジェンダについて、部署の垣根を超えて円滑にやりとりできます。
会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ
ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。
アジェンダは、「予定している会議の内容・全体像を示したもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする必要がないので便利です。
しかし、WordやExcelでは「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などの何度も見返す資料は「わずかな操作で目的の情報にアクセスできるツール」で管理しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「記事（ノート）」があり、ITに不慣れな社員でも迷わず使える『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、アジェンダや議事録をシンプルに管理しましょう。
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