メールは、社内外の連絡手段として今も多くの企業で使われています。一方で、確認のたびに作業が中断されたり、重要なメールを見逃さないよう何度も受信箱を開いたりと、メールチェックそのものが業務負荷になっているケースも少なくありません。
しかし、実際には「1日に何度もメールチェックしているのに仕事が進まない」「メールチェックを効率よくしたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効果的なメールチェックの方法を中心にご紹介します。
- 1日に何度もメールチェックをしており、生産性が上がらないと困っている管理職
- 件名では重要メールか分からず、1通ずつチェックするのに手間を感じているビジネスパーソン
- メールチェックの負荷が重く、情報共有のやり方を見直したい担当者
という方はこの記事を参考にすると、メールを効率よく確認する方法だけでなく、自社に合った情報共有の見直し方まで判断できるようになります。
目次
なぜ、メールチェックが必要なのか
頻繁にメールチェックしてしまう理由に、以下のようなものが挙げられます。
- 重要な連絡を見落としたくないから
- 「即レス」が正義だと思っているから
メールの構造上、重要な連絡もそうでない連絡も、同様に受信して同様に流れていきます。そのため、重要な連絡を見逃さないために、通知のたびにメールを確認しなければならないのです。
ビジネスシーンでは、基本的にすばやい返信が求められます。そのため、通知のたびにメールを確認して、すぐに返信するという流れを何度も繰り返してしまうのです。
以上のような理由で、やむを得ず頻繁にメールチェックをしている方がほとんどです。
効果的なメールチェックの方法とは
ここでは、メールチェックをより効果的にする方法をご紹介します。何度もメールチェックをするせいで、作業が進まないと悩む方は必見です。
時間帯を決めてまとめて確認する
まず、メールチェックの時間を決めてまとめて確認しましょう。
メールチェックを非効率に感じるのは、確認作業を何度も繰り返すことで作業が中断されてしまうからです。同じ動作を何度も繰り返すのではなく、チェックのタイミングを数回にまとめると、集中を途切れさせずに業務を進められます。
また、メールチェックの時間を事前に決めておくと、それに合わせた予定の設計や作業の進行が可能なため、1日の業務時間を効率的に使えます。
優先順位を分ける
優先順位を分けてメールチェックをすると、効率的にメールを確認できます。
優先度によって確認するべきメールを判断できると、何度もメールチェックする手間が省けるため、作業を中断される回数が減少します。たとえば、送信元やタイトルから、大まかな重要度を推測することで、確認の優先順位を事前に整理できます。
ただし、メールは開封して内容を読まなければ正確な重要度が判断できないため、タイトルだけで優先順位を分けると重要なメールを見落とす可能性もあるため注意が必要です。
メールチェックに「頻度」と「対応時間」がかかる理由
ここでは、メールチェックに「頻度」と「対応時間」がかかる理由をご紹介します。
大量のメールが高頻度で届くため
1つ目の理由は、大量のメールが高頻度で届くためです。
大量のメールの中には、営業・広告などのメールや社外との連絡メールが混同しているため、内容を「頻繁に」確認しなければなりません。確認頻度の増加は、メールでの情報共有が中心の職場によくある課題で、解決にはメール依存からの脱却が必要です。
たとえば「社内の情報共有はITツールで対応して、メールは社外との連絡のみで使用する」というように、メールの役割をほかのサービスに分配すると、メールが届く頻度が下がり、メールチェックの頻度も減少します。
件名では中身を判別できないため
2つ目の理由は、件名では中身を判断できないためです。
メールは、内容を一覧で確認できないため、ひとつずつ開封して確認する手間がかかり、メールチェックに要する時間が増えてしまいます。手作業での開封は、メールの構造上やむを得ない手間ではありますが、メールの運用を見直せば受信量を減らすことができます。
たとえば、社内の簡易な相談や進捗共有はチャットやタスク管理ツールに移し、メールは“正式な連絡や記録が必要な場面”に限定するなど、用途を明確に分ける運用ルールを整えましょう。
メールだけの情報共有を続ける問題点
ここでは、メールだけの情報共有を続ける問題点をご紹介します。メール依存の職場に悩んでいる方は必見です。
重要な情報が埋もれる
1つ目の問題は、重要な情報が埋もれる点です。
大量のメールが届く職場では、重要なメールもほかのメールと同様に流れていくため、見落としによる対応漏れが発生しやすくなります。また、過去のやり取りを遡る際も、件名や送信者だけでは目的の情報にたどり着きにくく、確認作業が非効率になりがちです。
そのため、蓄積して参照すべき重要な情報と、進捗共有のように流れていくフロー情報を分けて管理できるツールを活用することで、情報が埋もれにくくなります。
情報が属人化する
2つ目の問題は、情報が属人化する点です。
メールは、設定した範囲のメンバーにしか送信されないため、情報の共有漏れや属人化が発生しやすくなります。社員に適切に情報が行き届いていないと、再共有の手間が増えたり、認識のズレからトラブルにつながったりする可能性も高まります。
一方、一応共有しておこうとして、なんでもccで送信すると、関係ない社員にもメールが届くため、メールチェックの手間が発生して、作業の停滞を招きます。そのため、必要な社員に適切に情報を共有できる仕組みの構築が必須なのです。
【簡単運用】メールの役割を再考しよう
以下では、メールの役割を再考してほかのツールに分配する方法をご紹介します。
メールチェックに「頻度」と「時間」がかかる理由に、大量のメールが届く点や一通ずつ開封する手間がかかる点が挙げられます。そのため、メールの届く量を減らして、確認に必要な時間を短縮すれば、メールチェックの負担を軽減できます。
また、メールは、情報の属人化を招くという課題もあります。さらに、大量のメール通知は、重要な情報の見落としにもつながります。そのため、社内の情報共有はメールで対応せずに、ほかのサービスに置き換えることが重要です。
そこで、ITツールを導入して”メール依存業務”からの脱却をしましょう。情報の管理・共有に特化したツールでは、社内の情報が流れず蓄積されるため、過去の情報にもすぐにアクセスできます。
こうした条件に最も当てはまるのは、社内のあらゆる情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。Stockは、受信したメールを自動で「ノート」に転送できます。また、「ノート」はテーマごとにフォルダで管理されるため、見落とすことなく確認できます。
社内のあらゆる情報を一元管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
効果的なメールチェックの方法まとめ
これまで、効率的なメールチェックの方法やメール依存業務の問題点を中心にご紹介しました。
メール確認の時間を決めたりメールの優先順位を分けたりすると、効率的にメールチェックできます。しかし、メールの構造上、メールチェックの手間をゼロにはできません。メールの役割を分配して、受信頻度を減らすことが課題解決のポイントです。
そこで、社内の情報共有はITツールで対応して、メールの役割を社外との連絡に限定しましょう。ITツールで情報共有をすると、情報が埋もれずに見落としが防げるうえ、過去の情報に素早くアクセスできるため、業務スピードが上昇します。
さらに、メール転送機能を搭載している「Stock」のようなツールなら、メール中心の業務からスムーズに移行できるため、おすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、メール依存の業務から脱却しましょう。
