新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げるおそれがあるので、避けなければなりません。
しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議が長引く原因や対策方法を中心に解説します。
- 連日の長時間会議で自分の実務時間が削られ、残業が常態化している中堅社員
- 議論が発散してしまい、会議の時間内に着地点を見出せないリーダー層
- 形骸化した定例会に疑問を感じている現場スタッフ
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮する方法が分かるだけでなく、なくしても良い会議の特徴まで把握できます。
目次
なぜ会議は長引くのか？
以下では、会議が長引いてしまう3つの原因を解説します。長い会議で社員を拘束しないために、原因を確認しましょう。
会議前の準備が不足している
1つ目の原因は、会議前の準備が不足していることです。
たとえば、会議の参加者に事前に資料を共有していないために、冒頭に読み合わせの時間が発生していたり、前回の会議内容の振り返りをしたりしているなどが挙げられます。
会議の時間は、議論に集中するべきであり、事前共有で済むような資料の読み上げに時間を費やす必要はないのです。
タイムスケジュールが曖昧
2つ目の原因は、タイムスケジュールが曖昧であることです。
人間は、会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。残り時間を意識しないまま進めると、時間切れ間際に重要な決定を急ぐという展開を招くおそれがあるのです。
また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあります。
会議の目的とゴールを設定していない
3つ目の原因は、会議の目的とゴールを設定していないことです。
会議の目的は、「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。
目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまうのです。
長時間会議を続けるとどうなる？
以下では、長時間会議を続けることにより発生するリスクを3つ紹介します。
- 残業時間の増加
会議が長引くと、各個人の実務時間が削られて本来取り組むべき業務を終わらせられず、残業が常態化します。 - 若手社員の離職
タイムパフォーマンスを重視する若手社員や優秀な社員がモチベーションを低下させ、離職するおそれがあります。 - 集中力の分散による生産性の低下
会議が長引くほど、脳は「判断」というエネルギーを消費する作業に疲弊します。そのため、早く終わらせることを目的に妥協した結論を出すようになります。
長時間会議を続けると、組織全体のパフォーマンスが低下します。そのため、会議を時間内に終わらせる工夫が必要不可欠なのです。
その会議、本当に必要？なくして良い会議の特徴
以下では、なくしても良い会議の特徴を3つ紹介します。
- 参加者が発言しない会議
資料を読み上げ、参加者が「聞いています」とリアクションをとるだけの会議です。ドキュメントに情報を集約し、コメント機能で質疑を完結させれば、会議を開く必要はありません。 - 毎回同じ報告をしている定例会
会議のたびに同じ報告をしている会議は、対面で集まる必要がありません。決定するべき事項があるときだけ開催するなど、頻度の見直しをしましょう。 - チャットで済む確認会議
「Aさんの進捗どう？」「順調です」というメッセージでも済む会話のために対面で開かれる会議は、不要です。進捗はタスク管理ツールで可視化し、異常時だけアラートを出す運用に変えましょう。
以上が、開く必要のない会議の特徴です。自社での会議が3つの特徴のいずれかに当てはまっていれば、その会議は廃止しましょう。
会議を長引かせない！対策3選
以下では、会議を長引かせないための解決策を3つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。
（1）会議を分類する
1つ目の対策は、会議を分類することです。会議は以下の3種類に分類されます。
- 報告・共有型
資料共有や進捗確認をITツール上でおこなう方針に切り替えることで廃止できます。 - 議論型
メンバーが集まって意思決定する必要がある会議です。 - 発想型
対面で意見を出し合うことで、新たなアイデアを生み出すことを目的とした会議です。
「報告・共有型」は廃止し、「議論型」と「発想型」は継続させましょう。しかし、「議論型」でも、会議のゴールが決められていない場合は廃止すべきです。
（2）会議の目的を明確にする
2つ目の対策は、会議の目的を明確にすることです。
会議では、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。これにより、参加者は前もって会議のゴールを把握でき、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。
とくに、「Stock」のような情報共有ツールを使えば、ノートに画像やPDFファイルを添付して任意のメンバーに共有できます。
（3）終了時間を決めておく
3つ目の対策は、終了時間を決めておくことです。
開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。
また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。
【長い会議にサヨナラ】会議時間を短縮する方法
以下では、会議の時間を短縮する方法を紹介します。
会議の時間が長くなると、社員自身の実務時間が削られて残業が常態化します。また、タイムパフォーマンスを重視する若手や優秀な社員の離職率が高まってしまいます。
しかし、紙やWordで議事録を管理すると、「最新版が分からない」「過去の決定事項を探せない」「会議前に資料共有できない」といった問題が発生します。その結果、会議中に過去経緯を説明する時間が増え、議論そのものに時間を使えなくなります。
そこで重要なのが、会議のアジェンダ・議事録・決定事項をまとめて管理し、共有できるITツールを活用することです。ツール上で一元管理すれば「前回どこまで決まったか」の確認を減らせるうえ、過去の議論を検索できるため、同じ説明を繰り返す時間も削減されます。
こうした条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作で情報を管理・共有できるツール「Stock」です。Stockで、会議前にアジェンダや資料の共有をしたり、会議中に議事録をリアルタイムで共有すれば会議時間を短縮できます。
最も簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの権限設定機能＞
以下では、Stockの権限設定機能を紹介します。
Stockでは、社内情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、「編集可能」「閲覧のみ」というように段階的に権限を設定できます。
会議が長引く原因や対策まとめ
ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。
会議が長くなる主な原因は、目的やゴール・終了時間が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。
そのため、会議時間を短縮するには、事前に会議の目的を定め、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。とくに、ツールを導入して事前に会議のアジェンダや資料を共有すれば、スムーズに会議を進行できます。
したがって、自社で導入すべきなのは、社内の会議資料を簡単に管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、会議の質を高めましょう。
