前任者から後任者へ業務内容を引き継ぐ「申し送り」は、主に介護や看護の現場で運用されています。申し送りの内容は、紙のノートを用いてやりとりされるのが一般的です。
しかし、申し送りノートを作成したいが「どのように書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送りノートの書き方やテンプレート、注意点を中心にご紹介します。
- 申し送りノートの作り方のコツを踏まえて効果的に書きたい
- 無料で申し送りのテンプレートを使いたい
- 申し送りを簡単にできるアプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、申し送りノートの効率的な作り方が分かるほか、業務負担を解消する方法も見つかります。
目次
【例文あり】看護師・介護職における申し送りノートの書き方
以下では、看護師・介護職における効果的な申し送りノートの書き方や例文を紹介します。「分かりやすい」と言われる申し送りノートを書きたい方は必見です。
申し送りノートとは？
申し送りノートとは、引継ぎのときに前任者が後任者へ業務内容をつたえるために詳細をまとめたものです。
申し送りノートは、必要事項の記入漏れや誤った情報を伝えてしまうと問題の発生につながりかねません。そのため、担当者が変わっても業務を滞りなく進めるうえで非常に重要になります。
そこで、スムーズに業務を引き継ぐための申し送りノートを作成し、正確な情報共有をすることが求められるのです。
【例文あり】申し送りノートの書き方
- 定型文をつくる
- 申し送る内容を決める
- 定型文に当てはめる
定型文を決めておけば、申し送りが必要な場面で、すぐにノートを作成できます。看護師・介護職における申し送りノートの定型文の例は、以下の通りです。
＜【看護師向け】新規入院患者に関する申し送りノートの定型文＞
（ 名前 ）さん（ 年齢 ）です。明日、（ 手術内容 ）ため入院されました。
（ 状態・疾患 ）です。
（ 精神面 ）です。
よろしくお願いいたします。
＜【介護職向け】施設利用者に関する申し送りノートの定型文＞
（ 時間 ）、（ 名前 ）さんが（ 状態 ）していました。
「（ 声掛け内容 ）」と声を掛けると、「（ 返答内容 ）」と返答がありました。
その後、（ 行動 ）しました。
（ 検討内容 ）を検討しています。
よろしくお願いいたします。
定型文をもとに、その日に申し送るべき内容を決めます。「施設利用者の状態」「医師の指示」「新規入院患者に関する情報」など、申し送る内容をまとめましょう。
最後に、まとめた内容を、作成しておいた定型文に当てはめます。このように、申し送りノートをテンプレート化することで、忙しいなかでも、必要な情報を後任者へスムーズに伝えられるようになるのです。
【引き継ぎに必須】申し送りノートを作成する4つのコツ
ここでは、申し送りノートを作成する4つのコツを紹介します。以下を参考に、後任者にとって分かりやすい申し送りノートを作成しましょう。
（1）時系列で起きたことを記録する
業務中に起きた事実は時系列通りに書きましょう。
時系列で書くことで、後任者が全体の流れや順序を把握することができます。一方、時系列ではなく「項目別」で記入した場合、どのような流れで問題が発生したのか分からず、後任者の業務に支障が出るリスクがあるのです。
そのため、申し送りノートは時系列順に記載して、一読しただけで状況を把握できるようにしましょう。
（2）数字を用いて具体的に書く
申し送りは数字や時間といった具体的なデータを用いて、正確に分かりやすく書かなければなりません。
数字や時間のミスは重大な事故につながりかねないので、正確に記載する必要があります。たとえば、患者に点滴を使用したときには「〇〇時に、〇ml点滴を投与した」と記すなど、詳細な情報伝達が求められるのです。
一方、申し送りノートの内容が抽象的だと、後任者は正確な情報が分からず、前任者に確認する手間が生じます。そこで、各利用者の状態を正しく把握するために、情報は数字を用いて具体的に記載しましょう。
（3）「事実」と「所感」を分けて記載する
「業務中に起こった事実」と「事実に対する所感」は必ず分けて記載しましょう。
「事実」と「所感」を区別せずに申し送りを書くと、後任者は前任者の所感を事実だと誤認する恐れがあります。結果、後任スタッフが利用者に対して誤ったサポートを施す危険性があるのです。
したがって、誰が見ても、「事実」と「所感」を区別できるような表形式で記載するのがおすすめです。
（4）申し送り事項のメモを取っておく
あらかじめ申し送り事項をメモにまとめておけば、必要な情報を忘れることなく、スムーズに申し送りノートを作成できます。
たとえば、看護師のメモの取り方としては、以下の内容が挙げられます。
- 要点や数値を中心にメモする
- どこに何をメモするか、記入ルールを決めておく
- 「略語」「矢印」「箇条書き」を活用する
また、看護師のメモの取り方として、メモ帳またはワークシートが挙げられます。ただし、紙でメモをとっていると紛失するリスクがあるため注意が必要です。
そこで、「ナレカン」のようなITツールを使っていれば、スマホから簡単にメモができ、紛失することもないため、ストレスなくメモから申し送りノートを作成できます。
【無料】看護師・介護職で使える申し送りテンプレート2選
以下では、看護師・介護職で使える申し送りの無料テンプレートを2つ紹介します。自社に適したテンプレートをダウンロードして、有効に活用しましょう。
（1）Excelで使える介護記録のテンプレート
本テンプレートは「利用者名」「日付」「時刻」「記録者名」とともに、利用者に関する情報や記録をなんでも書き込める書式となっています。利用者へのサービス内容やケアをした際の利用者の様子などを記録することで、その後のケアプラン作成にも役立ちます。
（2）オーソドックスな申し送りノートのテンプレート
本テンプレートはA4サイズであり、1週間（7日）の情報が記載できるようになっています。シンプルなテンプレートであり汎用性が高い一方で、行数が少ないため情報量が制限される点に注意しなければなりません。
申し送りで多くの情報を共有する施設は、情報量の制限がなく、必要な伝達事項をすべて共有できる「ナレカン」などのITツールの導入を検討しましょう。
廃止されている？ノートでの申し送り書が非効率な3つの理由
紙のノートが使われがちな申し送りですが、「毎回一から手書きで作成しなければならない」などスタッフの負担となっています。そこで以下では、ノートでの申し送り書が非効率な3つの理由を解説します。
（1）ノートの書き方や内容が統一されていない
紙のノートを使った申し送りは、人によって書き方に違いが出て、重要な情報が共有されなかったり見落とされたりする恐れがある点で非効率です。
ノートは自由に記載ができる一方で、「どこに、何を書くのか」が統一されていないと記載する内容が個人の判断に委ねられ、必要事項の書き漏れや見落としが起こります。そこで、事前にフォーマットを用意すれば、スタッフが迷わずに記載できるのです。
また、書き方をルール化すれば、あとから見返した際に「どこに、何が書かれているか」が一目で分かります。
（2）情報を確認できる時間や場所が限られる
時間や場所を問わずに申し送りを確認できない点も非効率な理由のひとつです。
申し送りは施設内で1冊のノートを共有するケースも多く、ほかのスタッフがノートを閲覧するまで待つ時間が発生します。また、手元にノートがないと取りに行くという手間もかかってしまい、確認したいと思ったときにノートが使えません。
したがって、紙のノートは複数名での情報共有に不向きです。そこで、スタッフ間でスムーズな申し送りの共有を実現するには、それぞれのPCとスマホから時間や場所を問わず使える「ナレカン」のようなITツールの導入を検討すべきです。
（3）リアルタイムでの情報共有ができない
紙のノートはリアルタイムの情報共有に適していません。
紙の申し送りでは、業務中に発生したことをメモして、日勤と夜勤が入れ替わるタイミングでノートへ記載する方式が一般的です。その場合、情報をメモからノートへ転記する無駄な工数によって、情報共有のスピードが遅くなってしまいます。
情報共有にタイムラグが生じると、緊急度の高い事項への対応が遅れて重大な事故となりかねません。そのため、情報をリアルタイムでやりとりできるITツールを使った、迅速な情報共有が求められるのです。
【必見】申し送りの負担を解消するおすすめのアプリ
以下では、申し送りの負担を解消するおすすめのツールを紹介します。
申し送りには細かく情報を記載する必要があるので、申し送りの作成自体がスタッフの負担となりうる点に注意が必要です。また、紙のノートで申し送りを作ると、ほかの人の閲覧が終わるのを待つ時間が発生します。
そこで、ITツールを活用すれば、短時間で申し送りノートの作成や共有が完了し、リアルタイムで情報を追えるので、スタッフは業務を滞りなく進められます。また、過去の申し送りノートを一元管理できるので、情報の振り返りも簡単です。
結論、申し送りノートの管理・共有には、リアルタイムで情報を共有でき、一元管理が可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事（ノート）」に申し送りの情報を残せばすぐに共有できるうえ、「テンプレート機能」で申し送りのひな形をすぐに呼び起せるので、フォーマットの統一が可能です。また、マルチデバイス対応のため“スマホからの申し送りの作成・確認”もスムーズです。
看護師・介護職の申し送りに最適なアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカンを使った申し送りの作成例
以下は、ナレカンを使った申し送りの作成例です。
ナレカンの「記事（ノート）」では、“タイトル”に日時や記録者名を書き込み、“本文”に申し送りの情報を記録するだけで、簡単に申し送りを作成できます。また、記事は多階層の「フォルダ」で利用者や施設ごとに整理可能です。
作成した記事は一覧で確認できるので、過去の申し送りを見返したい場面でも、目的の情報をすぐに見つけられて便利です。
複数施設でも円滑に情報共有できるツールまとめ
これまで、申し送りノートの書き方と無料テンプレート、注意点を紹介しました。
申し送りノートは紙で運用されるケースが多いですが、手書きでは作成に時間がかかるほか、複数人での閲覧ができず非効率です。そのため、非効率な情報共有の体制を改善するためにも、ITツールが必須なのです。
そこで、「全スタッフが直感的に使いこなせるITツール」を導入すれば、申し送りの電子化をスムーズに進められます。また、PCやスマホ、タブレットにも対応していれば、あらゆる場所で申し送りの準備ができ、複数の業務を並行して進めやすくなります。
結論、申し送りの業務負担を解消するのは、必要な機能に過不足がなく、ITが苦手なスタッフでも使いこなせる『ナレカン』一択です。ナレカンでは、多階層の「フォルダ」で施設ごとに情報を整理できるので、複数の施設を持つ企業でも円滑に情報共有できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、申し送りを含むあらゆる情報共有がしやすい環境を整えましょう。
