デジタル化の影響で、業務のメモをアプリで取るビジネスマンが増えています。とくに、iPhoneやiPadに標準搭載されている「メモ」は使い始めるハードルが低く、代表的なメモアプリであると言えます。
しかし「メモアプリを使いこなせていない」「メモが溜まっており、整理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhone「メモ」の使い方や注意点を中心に解説します。
- iPhone「メモ」の具体的な活用方法がイメージできない
- メモが増えても必要な情報を見落とさないように対策方法を知りたい
- ビジネス利用に最適なメモアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、iPhoneの「メモ」を使いこなす方法や仕事で使える便利なメモアプリが分かります。
目次
iPhone「メモ」の基本的な使い方
以下では、iPhoneに標準搭載されている「メモ」の基本的な使い方について「作成方法」と「整理術」に分けて画像付きで説明します。とくにITに不慣れな方は実際の画面と確認しながら操作しましょう。
メモの作成編
＜新規メモの作成＞
新しいメモを作成する方法について説明します。はじめに、画面右下の[メモマーク]をタップしましょう。
自由に記入できるメモページが開きます。メモの一行目は太文字で表示されるためタイトルを入力し、2行目以降に本文を入力しましょう。
上図のように、1行目はメモ一覧で目立つように表示されます。そのため、メモの内容を瞬時に判断できるような分かりやすいタイトルをつけましょう。
＜メモの削除＞
メモアプリは紙のメモ帳とは違って簡単にメモを削除できます。削除したいメモを左にスワイプすると、下図のように2つのマークが表示されるので、赤い[ゴミ箱マーク]をタップしましょう。
＜メモの復元＞
誤って削除したメモや再度必要になったメモは復元できます。削除したメモは全て「最近削除した項目」に保存されているので、別のフォルダに移動させれば復元完了です。
具体的な手順としては、はじめに「最近削除した項目」から復元したいメモを選択し、左にスワイプします。
次に、青色の[フォルダマーク]をタップして、復元先のフォルダを選択すれば完了です。「最近削除した項目」のメモは30日間（最大40日間）保存できますが、日数を超えると完全に削除されるので注意しましょう。
＜メモの書式設定を変更＞
ここでは、テキストの書式設定を変更する方法について「文字の大きさ、書体、箇条書き、字下げ」の4つをご紹介します。はじめに、[Aa]をタップしましょう。
- 文字の大きさなどを変更する
- 書体を変更する
- 箇条書きにする
- 字下げする
文字の大きさや濃さについて、タイトル・見出し・小見出し・本文の4種類から選択します。「等幅」では行間を調節できます。
書体について、太字・斜体・下線・取り消し線の4種類から選んで強調できます。
箇条書きは、下図の3種類から選ぶことができます。
インデントやアウトデントによって、文章を見やすく整えられます。
メモの整理術編
＜フォルダの作成＞
メモアプリにはフォルダ機能があります。フォルダを作ることで「ビジネス」「プライベート」など、メモの分類できます。
フォルダを作るには、はじめに左下の[フォルダマーク]をタップします。
次にメモの保存先が表示されます。今回は[iPhone]をタップしましょう。
上記の2つの保存先が表示されます。iPhone本体の保存先は以下の2種類です。
- 新規フォルダ
- 新規スマートフォルダ
一般的なメモの保存先です。
すべてのフォルダのメモをフィルタリングして、必要なメモを見つけやすくする整理フォルダです。
今回は[新規フォルダ]にメモを保存しましょう。
次にフォルダの名称を入力するページが表示されます。何のメモが格納されているかをすぐに判断できるように、分かりやすい名称を入力しましょう。
フォルダ一覧に「会議議事録」フォルダが作成されたのが分かります。以上の操作でメモを保存するフォルダの作成が完了です。
＜メモのフォルダ移動＞
フォルダが複数ある場合、フォルダ間でメモを移動できます。
はじめに、移動したいメモを左にスワイプします。（スワイプとはタップしたまま画面を指で滑らせること）
スワイプしたメモに2つのマークが表示されます。メモを移動するときは青色の[フォルダマーク]をタップしましょう。
メモの移動先が一覧で表示されるので、移動させたい任意のフォルダをタップしましょう。今回は[iCloud]（インターネット上の保存場所）を選択します。
上図のようにiPhoneフォルダに保存されていたメモがiCloudフォルダに移動しました。
＜メモの検索＞
検索すればすぐに作成したメモを探し出せます。最初の画面もしくは各フォルダ内の画面上部にある[検索]にキーワードを入力しましょう。
上図のように入力したキーワードに合致するメモが一覧表示されます。デジタルでメモ管理する場合、欲しい情報を素早く見つけられるように、キーワードを意識してメモを作ることがポイントです。
＜メモの表示方法を変更＞
メモを探しやすくする表示方法として「ギャラリー表示」があります。はじめに、任意のフォルダを開いて右上の[⋯]をタップし、次に[ギャラリーを表示]を選択しましょう。
ギャラリーを選択すると、下の画像のようにメモが表示されます。そのため、ギャラリー表示はアイコンのようにメモを表示することが可能です。
関連記事： 【最新】シンプルで簡単なメモアプリ5選！
iPhone「メモ」の発展的な使い方
以下では、iPhone「メモ」の発展的な使い方を9個ご紹介します。メモには文字入力以外にも情報を残すために効果的な機能が備わっています。
画像の貼り付け
メモには文字だけでなく画像も貼り付けられます。画像の貼り付けるためには、はじめに[カメラマーク]をタップしましょう。
次に、以下の3つの選択肢が表示されるので目的に合ったものを選びましょう。
- 写真またはビデオを選択
- 写真またはビデオを撮る
- 書類をスキャン
iPhoneのカメラロールに保存されている写真やビデオを添付したいときに使います。
写真やビデオを撮影して、すぐに添付する際に使います。
紙の書類をより綺麗に撮影して添付したいときに使います。
以下の項目から追加する画像を選択します。
たとえば、写真を追加した場合は以下のように表示されます。
書類のスキャン
メモには文字だけでなく画像も貼り付けられます。画像の貼り付けるためには、はじめに[カメラマーク]をタップして[書類をスキャン]を選択します。
iPhoneのカメラが起動するため、写真を撮影して保存しましょう。以下のように書類をスキャンできていたら完了です。
音声入力と手書き入力
iPhoneのメモはキーボード入力のほかに音声入力や手書き入力が使えます。
＜音声入力の方法＞
はじめにメモ画面でキーボードを表示し、画面右下の[マイクマーク]をタップします。
音声認識する画面が表示されるので、iPhoneに向かってメモしたいことを話しましょう。
上図のように、音声認識された言葉は自動的にテキストへ変換されます。
＜手書き入力の方法＞
画面下部の[ペンマーク]をタップすると、ペンや蛍光マーカー、物差しなどのツールで手書き入力できるようになります。
注意点として、iPhoneでは画面が小さく書きづらいことが挙げられます。
チェックリストや表の作成
テキストだけでは冗長になる場合、適宜チェックリストや表を作成して分かりやすく記載しましょう。
＜チェックリストを作る方法＞
はじめに、画面左下の[チェックリストマーク]をタップしましょう。メモに◯が表示されるのでリスト化したいメモを書き込みます。
上図のように、◯をタップすると黄色に変化するため、完了したタスクを見分けるのに役立てましょう。
ただし、iPhone「メモ」のチェックリストにリマインダー機能はないので注意が必要です。そのため、各タスクの期限は別の方法で管理しなければなりません。
＜表を作る方法＞
はじめに、メモ画面をタップしてキーボードを表示させます。次に、キーボードの右上にある[＋]をタップして表示される[表マーク]をタップしましょう。
上図のように2×2の表が表示され自由に文字入力できます。また、スマホのカーソルを右下の表に合わせて改行すれば、一行増やせます。
メモの保存先の指定
基本の設定ではメモはiPhone本体に保存されます。メモの保存先を変更すれば、ほかのアプリにメモのバックアップを取れるので、iPhoneが紛失や故障した場合にデータを失うリスクが減少します。
メモの保存先を設定するには、設定 ＞ メモ ＞ アカウントの順に選択肢します。
次に、メモの保存先にしたいアカウントを開き、メモへの共有をオンにしましょう。ここでは、メモの保存先をGmailアカウントに設定します。
操作の完了後に「メモ」アプリを開くと、上図のようにiPhoneの保存先として追加したアカウントが表示されます。
メモのパスワード設定
はじめに、パスワードでロックしたいメモの右上にある[⋯]をタップしましょう。
表示される選択肢から[ロック]を選びます。
上図のようにパスワードを設定する画面が表示されるので、必要な項目を埋めます。最後に画面右上の[完了]をタップすると、メモをパスワードでロックできます。
メモのピン留め
重要なメモを固定する「ピン留め機能」があります。はじめに、ピンで留めたいメモの右上に表示される[⋯]をタップしましょう。
表示される選択肢から[ピンで固定]をタップします。
上図のように、ピンで留めたメモだけが一番上に表示されています。
メモの共有
iPhoneのメモはほかの社員にも共有できます。はじめに、共有したいメモを選択して画面右上の[⋯]をタップしましょう。
表示されるいくつかの選択肢から[コピーを送信]を選びます。
コピーを送信する選択肢が一覧で表示されるため、いずれかを選択しましょう。たとえば、Gmailで共有する場合は、下図のようにメールの送信画面が表示されます。
iPhone「メモ」の新機能
iPhoneではiOSのアップデートに伴い、新しい機能が搭載されます。そこで以下では、iOS16以降で利用できるiPhone「メモ」の新機能を3つご紹介します。
(1)タグ機能
タグとは、主に特定のキーワード、トピックを分類するために使われます。iPhone「メモ」でタグ機能を使うと、複数のメモを一つのタグでまとめられるので検索しやすくなるというメリットがあります。
iPhone「メモ」でタグ機能を使うには、はじめにタグを挿入したいメモへ「#（キーワード）」と入力して改行します。
上図のようにタグ部分が黄色になっていたら完了です。
タグをつけると、メモアプリのトップ画面にも上図のように表示されます。
(2)スマートフォルダ機能
スマートフォルダは、メモを特定の条件で検索したりフィルターをかけたりできる機能です。活用すればメモが増えても必要な情報を見つけられます。
はじめに、メモアプリのトップ画面で[フォルダマーク]をタップします。
次に、[スマートフォルダに変換]を選択します。以下のような画面が表示されたら、フィルターを選びましょう。ここでは、例としてタグでフィルターを設定する方法をご紹介します。
まず、[任意の選択したタグ]をタップしましょう。
上図のように、スマートフォルダに含めたいタグを選択します。メモアプリのトップ画面に戻って、スマートフォルダが作成されていれば完了です。
上図のように、スマートフォルダには、指定したタグを含んだメモが集約されます。
(3)クイックメモ機能
クイックメモは、ブラウザやアプリの起動中に素早くiPhoneのメモを開ける機能です。クイックメモを使えばメモアプリに切り替える手間が省けるだけでなく、開いているブラウザのリンクを簡単にメモ内に追加できます。
ブラウザやアプリを開いたままメモを残す方法
ブラウザやアプリを開いた状態で、画面下部に表示される共有アイコンをタップします。
「クイックメモに追加」をタップします。
新規クイックメモが開きます。ブラウザを開いた状態でクイックメモに追加すると、メモ内にブラウザのリンクが追加されます。必要に応じて文章を追記し、保存します。
保存したメモは「クイックメモ」フォルダに格納されます。
コントロールセンターからクイックメモを起動する方法
コントロールセンターにクイックメモを登録すれば、ショートカットのアイコンから素早く開けます。登録するには、iPhoneの設定画面からコントロールセンターを開き、クイックメモを追加します。
追加後、以下の画像のようにコントロールセンターにクイックメモが登録されます。
ブラウザやアプリを開いた状態でコントロールセンターを開き、クイックメモのアイコンをタップすると、新規クイックメモ画面が起動します。メモの上部にある「リンクを追加」をタップすれば、メモ内にブラウザのリンクの追加が可能です。適宜文章を入力して「保存」後、クイックメモフォルダに格納されます。
【必見】仕事でiPhone「メモ」を使う3つの注意点
ここでは、iPhoneの「メモ」をビジネス利用する際に注意すべき点について解説します。利用する際は、とくに以下の点に注意が必要です。
- メモの共有が面倒
- ほかの社員と上手く連携できない
- メモをシンプルに管理できない
iPhone「メモ」で作成したメモを共有するには、コピーした文章をメールやチャットアプリで送信する必要があります。送信までに工数がかかるうえに、相手が読んだかが分からないので「結局口頭で伝えたほうが効率的だ」となりかねません。
メモを共同編集するには、メールやチャットアプリで参加依頼を送信しなければなりません。しかし、参加依頼メッセージがほかのメッセージに埋もれて「共有したはずなのに、相手が参加していない」という事態が発生する可能性があります。
メモを分類するフォルダの階層がひとつしかないので、多種多様な情報を扱うビジネスに向きません。また、タグを使って整理する方法もありますが、デジタルに慣れていなければ使いこなせない可能性があります。
このように、iPhoneの「メモ」はプライベートの買い物リストやToDoリスト、日記、覚え書きなどの用途で活躍するアプリであり、仕事の情報管理には不十分です。
したがって、ビジネス用メモアプリは「チームで円滑なコミュニケーションがとれ、かつメモを簡単に共有・管理できるメモアプリ」を検討しましょう。
誰でも簡単に使いこなせるメモアプリ
以下では、誰でも簡単に使いこなせるメモアプリについてご紹介します。
iPhoneの「メモ」は、メモを整理するタグやスマートフォルダなどの便利な機能が豊富に備わっています。しかし、機能が多い分操作を覚えるのに時間がかかるうえに、使いこなすには高いITリテラシーが必要です。
また、メモ上でメッセージをやりとりできないため、チームにメモの内容を共有する際に作業工数が発生します。そのため、密な情報共有が必要なビジネスにおいての利用には不向きなのです。
したがって、誰でも簡単に使いこなせて、かつスムーズに共有できるアプリを導入しましょう。結論、ビジネス用のメモアプリとして最適なのは、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも直感的に操作できて、かつメモの共有が簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメモは、内容がリアルタイムで更新されるため、共有に手間がかかりません。また、ノートは「フォルダ」で案件や社名ごとに分類できるだけでなく、高い検索機能も備わっており、必要な情報に素早くアクセス可能です。
直感的に操作できるビジネス向けメモアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
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iPhone「メモ」の使い方と注意点まとめ
ここまで、iPhone「メモ」の使い方や注意点を中心にご紹介しました。
iPhoneの「メモ」にはさまざまな機能が搭載されていますが、その分すべての機能を使いこなすのが難しいことに注意が必要です。また、作成したメモや議事録を共有するにはメールやチャットアプリを経由する必要があり、非効率だと言えます。
したがって、メモアプリで必要な機能に過不足がなく、かつ誰でも簡単に使いこなせるアプリを選びましょう。
そこで、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単にメモを作成・共有可能な情報共有ツールのStockを導入すると、直感的に操作でき教育コストもかかりません。実際に、非IT企業を中心に120,000社以上がストレスなく情報を共有しています。
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