在庫管理は数量管理や調整、処分など、さまざまな情報をまとめる役割があります。つまり、在庫を適切に管理しなければ、在庫を切らしたり逆に抱えすぎたりするリスクがあるのです。
近年では、高度な専門システムが在庫管理をサポートするケースも多いです。一方で、「ITの知識がある従業員がほとんどいないので、操作が複雑なツールは避けたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhoneのメモで在庫管理する方法と、おすすめのメモアプリトップ3を中心にご紹介します。
- iPhoneのメモを頻繁に使うので、在庫管理でも活用したい
- 在庫管理アプリの選定ポイントがあれば教えてほしい
- とにかく簡単に在庫管理ができるメモアプリを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、iPhoneで在庫管理ができるようになり、自社に最適なメモアプリのヒントも得られます。
目次
4ステップ｜iPhoneのメモAppで在庫管理する方法
以下では、iPhoneに標準搭載されている「メモApp」で在庫管理をする方法を4ステップでご紹介します。画像付きで解説するので、手元の画面を見ながら進めましょう。
（1）在庫管理表を作成する
はじめに、メモAppの「表機能」を使って在庫管理表を作成しましょう。ただし、表機能はiPhoneフォルダ、もしくはiCloudフォルダでしか使えません。
まずは、メモ画面の下側に表示される[表マーク]を選択し、表を挿入します。
表が挿入されたら、表の左側にある[︙]をタップし、表示される[行を追加]を選択しましょう。列の数はそのままで、行だけを増やすことができます。
最後に、表へ各項目を記載すれば、下図のような在庫管理表が作れます。
さらに、列を増やしたい場合には、列の上部にある[・・・]をタップし、表示される[列を追加]を選択しましょう。
以上の操作で、iPhoneのメモAppに在庫管理表が作成できます。
（2）メモをピン留めする
在庫管理表がほかのメモに埋もれないように、目立つところで管理しましょう。iPhoneのメモAppはフォルダが1階層しかなく、メモを整理するのが難しいので「ピン留め機能」を使います。
まずは、ピンで固定したいメモを選び、タップしながら右へスライドしましょう。次に、メモの左側に表示される[ピンマーク]をタップします。
以上の操作で、下図のようにピンで固定したメモが、画面上部に表示されます。固定できるメモは1つだけではなく、複数のメモを目立たせられるので便利です。
ほかのメモに埋もれると困る情報は、ピンで固定すればすぐにアクセスできるようになります。しかし、メモをピンで固定しすぎると「固定されたメモが多すぎて目的の情報が見つからない」という事態になりかねないので注意しましょう。
（3）iCloud（アイ クラウド）で共有する
ビジネスで在庫管理をするのであれば、メンバーと共有する機能は必須です。iCloud経由でメモを共有することで、共同編集ができるようになります。
まずは、共有したいメモの右上にある[共有]をタップし、共有方法を選択しましょう。
このとき、[リンクで参加を依頼]を選択すると、宛先の入力画面に移動します。
また、[ほかの人による参加依頼を許可]をタップすれば、メモを共有したメンバーに、ほかのメンバーを追加する権限を付与できます。
このように、メモAppで作成した在庫管理表はリンク送信やメールで共有できます。しかし、共有に手間がかかるとその後の業務にも影響が及ぶ可能性があるので、ビジネスの在庫管理では「Stock」のようにメモの作成、共有がスムーズなアプリを使いましょう。
（4）フォルダを作成しメモを整理する
iPhoneメモを別の用途でも使っている場合は、カテゴリ別のフォルダを作成することで、情報を整理することができます。
まずは、フォルダ一覧画面から、画面左下の［フォルダ追加］のマークをタップします。
下のように、フォルダ名を入力しましょう。今回は、備品管理に関するフォルダを作成したいので、“備品管理”と入力して［完了］をタップします。
以上の操作で、フォルダ一覧に“備品管理”フォルダが作成されます。在庫管理表のメモは同フォルダ内に移動・新規作成することで、わかりやすく情報を整理できます。
メモAppがビジネスの在庫管理に適していない3つの理由
これまで、iPhoneのメモAppで在庫管理をする手順を解説しましたが、ビジネスシーンにおいてメモAppでは不十分だといえます。以下は、ビジネスの在庫管理にメモAppが向かない理由です。
- 共有するのが手間
- タスク機能がない
- メッセージ機能がない
メールやチャットで共有しなければならないので不便です。また、Androidユーザーと共有するには、Gmailとの同期が必要な点が面倒だといえます。
在庫管理では商品の発注など、期限がある仕事を一緒に管理できません。したがって、タスクの遅延や漏れが懸念されます。
在庫の確認や発注の依頼などを簡単にやりとりできるメッセージがありません。そのため、別のチャットツールで連絡を取る必要があります。
以上の3点から、iPhoneのメモAppは個人向けであるといえます。したがって、品切れや発注漏れの許されないビジネスにおいては、より期限や連絡を管理するのに適した「タスク・メッセージ機能を備えたメモアプリ」を導入するのがおすすめです。
【ビジネス向き】在庫管理におすすめの無料メモアプリTOP3
以下では、在庫管理におすすめの無料のメモアプリランキングTOP3をご紹介します。
iPhoneのメモAppでメモを共有するためには、メールやチャットツールを経由して共有しなければならないほか、iCloudフォルダでの共有設定はメモ単位でしか設定できないため面倒です。また、共有が面倒では受発注業務が遅延する原因になってしまいます。
そのため、在庫管理をはじめとした情報の共有には「メモAppくらい簡単に書き込めて、共有設定の手間もかからないアプリ」が最適です。ただし、多機能なメモアプリは操作が複雑なため、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。
結論、ビジネスの在庫管理に最適なのは、非IT企業の65歳の社員でも使いこなせるほどシンプルで、在庫管理表をスムーズに作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した在庫管理表は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」で、受発注業務の依頼や在庫数の確認などのやりとりも簡単に残せるのです。
1位 Stock（ストック）
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで在庫管理をする方法＞
Stockの「ノート」では直感的な操作で表を作ったり、画像を挿入したりできます。また、ノートの内容はリアルタイムで共有されるので、在庫の把握がスムーズです。
また、ノートには「タスク」を紐づけられるので、在庫に関するタスク漏れを防げます。
さらに「メッセージ」では、在庫管理に関するやりとりを残せるので、話題を錯綜させずに情報を残すことができます。
以上のように、Stockでは在庫管理表を簡単に作成・共有できるうえ、スマホからでも情報の入力が可能なので便利です。
2位 Evernote（エバーノート）
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆる情報を保存できるノートアプリ
- Webサイトをそのまま保存できる
Evernoteにはテキストだけでなく、画像やファイルなどの情報も保存できます。
Webクリッパー機能を使えば、Webサイト全体を保存したり、必要な部分だけをキャプチャしたりできます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- 外部ツールと連携して使うことができる
- メッセージ機能がない
EvernoteはGmailやSlack、Google ドライブと連携させることができます。ツールを横断することなく外部ツールの情報へアクセスすることができるため、作業が効率的に進みます。
Evernoteのチャット機能である「ワークチャット」は、2023年10月に廃止されました。そのため、Evernoteで作業中に連絡を取り合う場合は、別の連絡用ツールを併用する必要があります。
＜Evernoteの注意点＞
- ノートの共有に手間がかかる
- アプリ版の動作が重い
Evernoteの内容を共有するには、ノートごとにリンクを発行して共有相手に伝える必要があるので、リアルタイムでの共有には不向きです。
利用ユーザーからは「Windowsアプリ版は動作が重く、他のアプリへの乗り換えを検討する」といった口コミが寄せられています。（参照：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：無料
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/ユーザー/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
3位 Notion（ノーション）
＜Notionの特徴＞
- 多様な使い方ができる
- ページのなかにページを作成する
データベースにある情報は、Excelのような「テーブルビュー」、ガントチャート形式の「タイムラインビュー」などをはじめとする6つの表示形式で視覚的にわかりやすく管理できます。
Notionではフォルダがない代わりに、ページ内に新規ページを作成することで、ページを無限に階層化して管理できます。
＜Notionの機能・使用感＞
- ドキュメントの利便性が高い
- テンプレートを利用できる
Notionのドキュメントには画像やファイルを保存することができるため、簡単なメモから複雑なマニュアルまで、様々な用途で利用できます。また、ドキュメントをインターネット上に公開し、Webサイトとしても運用できます。
Notionには「エンジニア」や「マーケティング」といった職種別のテンプレートが用意されています。テンプレートを活用することで、ページをゼロから作る手間がなくなり、作業を効率化できます。
＜Notionの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- ワード検索の精度がイマイチ
Notionには多様な機能が備わっている一方、デジタルに苦手意識があると定着は難しいと言えます。
利用ユーザーからは「テールワード検索時に関係ないページもヒットする」といった声が上がっています。（参照：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：無料
- プラス：￥2,000/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：￥3,000/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：問い合わせが必要です
＜比較表＞在庫管理におすすめの無料メモアプリTOP3
以下は今回紹介した、在庫管理におすすめの無料メモアプリTOP3の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
在庫管理表をスムーズに作成・共有できる |
あらゆる情報を保存でき、外部アプリの連携も豊富 |
機能が多いので、あらゆる使い方ができる |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【×】※チャット機能は2023年10月に廃止 |
【×】※ノートにコメント挿入は可能 |
| タスク機能 |
【○】 |
【○】※期限設定や担当者割り当てができるのは有料版のみ |
【○】 |
| 注意点 |
情報の記録・共有がメイン機能 |
アプリ版の動作が重い |
ワード検索の精度がイマイチ |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは￥2,000/ユーザー/月～（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
メモアプリを在庫管理に使うなら、メモの共有機能や複数人でやりとりできるメッセージ機能は必須なので、必要な機能が備わったツールかを確認して導入しましょう。
在庫管理に役立つメモアプリの選び方
これまで、在庫管理におすすめのメモアプリをご紹介しましたが、自社にマッチするメモアプリを選ぶときは、以下の3つの条件に当てはまるものを導入しましょう。
条件1：タスクとメッセージ機能があるか
在庫管理ができるメモアプリに必須なのは「タスク」と「メッセージ」です。それぞれのメリットは以下の通りになります。
- タスク機能
- メッセージ機能
在庫管理は発注や品出し、出荷など、やるべき作業が多い仕事です。さらに、それぞれの作業は期限が定められているため、在庫管理表だけでなく、同時にタスクも管理できる機能が重宝します。
在庫管理の担当者は、発注や仕入れ、発送などに関するやりとりを頻繁にします。しかし、メールでのやりとりは、ほかの連絡に埋もれてしまう恐れがあるので、在庫管理表にメッセージが紐づけられたアプリが最適です。
以上のように、仕事の在庫管理をする場合には、作業の抜け漏れをなくすタスク機能と、他部署とスムーズなやりとりができるメッセージ機能があるメモアプリを選びましょう。
条件2：在庫管理以外の情報もストックできるか
次に、あらゆる情報を保存しても、適切に整理できるうえに目的のメモをすぐに見つけられるかを確認しましょう。
一部のメモアプリには、メモを分類するためのフォルダがなかったり、メモを探すための検索機能が不十分だったりします。フォルダは2階層あると綺麗にメモを分けられ、検索機能はタイトルや全文で探し出せると、メモが増えてもストレスがないのです。
結論、あらゆる情報を一元管理できるツールがあれば「あの情報はどこにあるのか」と迷うこともありません。
条件3：説明なしで使えるか
最後に、初めて利用する場合でも、すぐに使いこなせるほどシンプルかを確認します。
機能が多いメモアプリも便利ですが、デジタルに詳しくなければ次第に使われなくなる可能性が高いです。また、多機能なメモアプリを導入しても実際には利用しない機能も多いので、費用対効果が見合わないこともあります。
以上のことからも、非IT企業でもすぐに運用に乗せられるような、機能に過不足がないシンプルなメモアプリを導入しましょう。
iPhoneのメモで在庫管理する方法まとめ
これまで、iPhoneのメモで在庫管理する方法や、おすすめのメモアプリ、選定ポイントなどをご紹介しました。
複雑な在庫管理システムはかなりの費用がかかるうえに、ITに詳しくなければ使いこなせないので放置されかねません。そのため、在庫管理には、費用対効果が見込めないシステムを導入するよりも「誰でも簡単に使いこなせるメモアプリ」の方が適しています。
簡単なメモアプリのひとつがiPhoneのメモAppですが、作業の抜け漏れを防ぐタスク機能や、在庫状況のやりとりができるメッセージ機能がありません。したがって、在庫管理に使うメモアプリに「タスクとメッセージが備わっているか」も踏まえて選びましょう。
結論、在庫管理表をはじめとした情報の共有には、在庫管理表にタスクとメッセージを紐づけられ、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で適切な在庫管理ができるように環境を整えましょう。
