議事録作成にITツールを導入することで、手入力や配布作業が省かれ、作業時間を減らせます。さらに、議事録を適切に管理すれば、必要な時にすぐ見返すこともできます。
しかし、議事録作成ツールの導入を検討しているが、「どれを使えば良いか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの議事録作成ツールや議事録作成を効率化するポイントを中心にご紹介します。
- 効率的に議事録を作成する方法を知りたい
- 効率的に議事録を作成できるツールが欲しい
- 誰でも簡単に議事録を作成・管理・共有できるツールが欲しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが見つかるだけでなく、議事録をどのように作成・管理・共有すれば良いかまで理解できます。
目次
議事録とは
議事録とは、会議の内容や会話を記録してまとめたものです。
主な役割としては、社内会議の記録や、社内報告書、クライアントへの納品物などに使われることがあります。
議事録は、会議内容の記録としてだけでなく、業務を正確かつ円滑に進めるための重要なビジネス文書です。
議事録作成の効率化が必要な理由
議事録作成は「作って終わり」ではなく、活用することで意味を持つため、その運用を前提とした効率化が必要です。
議事録は会議の記録としてだけでなく、後の確認・判断・タスク実行に活かす必要があります。作成に時間を要したり、探しにくく管理されていない場合、活用されないまま放置され、会議のアプトプットが業務に反映されません。
そのため、議事録は単なる記録ではなく、活用される前提の文書として扱い、効率化は会議の効果を最大限引き出すために不可欠と言えます。
議事録作成を効率化する4つのポイント
ここでは、議事録作成を効率化する4つのポイントをご紹介します。議事録を効率的に作成したい方は必見です。
（1）事前に議事録のテンプレートを作成する
効率的に議事録を作成するポイントの1つ目は、事前にテンプレートを作成することです。
テンプレートが定まっていることで「何を書けば良いのか」が明確になり、抜け漏れが防止できます。
また、「文書のどこに何を記載すればいいのか」を考える手間も省けるため、議事録の作成工数が削減されるのです。
（2）項目ごとにまとめてメモをする
2つ目に、会議では複数のトピックを話し合うため、トピックごとに見出しを設け、メモを取る場所を分けておきましょう。
見出しごとに内容を整理して議事録を作成することで、「今、何について話しているのか」が明確になり、会議の理解度が深まります。
また、後に見直したときも、各トピックで何が話し合われたのかをすぐに把握でき、議事録の作成や整理がしやすくなります。
（3）5W1Hを意識する
3つ目は、5W1Hを意識することです。5W1Hとは、「誰が（Who）・何を（What）・いつ（When）・どこで（Where）・なぜ（Why）・どのように（How）」を指します。
5W1Hを意識してメモを取ると、不足情報をすぐに特定できます。たとえば「誰が（Who）」に関する情報が抜けていれば、発言者や担当者が明確になっていないことが分かります。
また、5W1Hを意識して文章を作成することで情報が整理され、会話の内容を分かりやすくメモとして残すことができます。
（4）議事録作成ツールを使う
4つ目に、議事録を効率的に作成するためには、議事録作成に対応したツールを活用してみましょう。
ツールを使うことで、議事録の入力や管理が全てデジタル化され、作成時間を短縮できます。また、会議終了後すぐに共有できるため、議論内容を業務につなげやすくなります。
そのため、「Stock」のような議事録作成ツールを導入し、業務効率の向上を図ることが重要です。
議事録の作成・管理を効率化できるツール3選
以下では、議事録を効率化するおすすめの情報管理ツールをご紹介します。
作成した議事録は、あとから振り返りやすく管理することが重要です。会議での決定事項が業務に活用されなかった場合、会議での決定事項がタスク化されず、抜け漏れにつながってしまいます。
そこで、議事録の作成だけではなく、会議で決まったことをタスクに落とし込めるツールを導入しましょう。また、議事録を共有しやすいツールではれば、情報の連携漏れを防げるのです。
結論、議事録の効率化に最適なツールは、あらゆる情報をタスク化でき、社内メンバーに即共有できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、作成した議事録のフォルダを階層構造で整理できるうえ、会議の決定事項もタスク化できます。また、「ノート」に紐づけられている「メッセージ」を使うことで、社内メンバーに議事録内容を即共有することも可能なのです。
【Stock】社内の議事録を簡単に作成・管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】Microsoft 365との連携が可能なツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 通話やビデオ会議ができる
- Microsoft 365ツールと連携して使える
Teamsはチャットだけでなく、通話やビデオ会議も実施可能です。
Microsoft 365ツールと連携させて使えるため、各ツールをTeams内で一元管理することができます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- チャット形式で共有
- ファイルや写真の添付
チャット形式で社内情報などを共有するため、発言しやすい環境であると言えます。
作成したチャットルーム内で共有したいファイルや写真がある場合、ファイルはファイル共有欄、写真は写真共有欄で分かれているため見やすいです。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 情報が流れやすい
- 動作が重い
チャット形式であるため、情報が流れやすく、過去に共有した情報を瞬時に確認することが難しいです。
利用しているユーザーからは「とにもかくにも動作が重いですね、、メモリの消費量も多く、PCのスペック不足かもしれませんが、Zoomであれば画面共有もサクサク出来る場合でもTeamではもっさりとなる場面に出くわします。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essential：719円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
【Notta】精度の高い文字起こしが可能なツール
＜Nottaの特徴＞
- AI機能による文字起こし内容の要約
- セキュリティ対策が万全
Nottaに搭載されているAI機能によって、文字起こしされた内容を自動で要約してくれるため、手間が省けます。
「ISO27001」や「SSL」など、国際基準のセキュリティ対策が施されており、通信も暗号化されているため安心して使えます。
＜Nottaの機能・使用感＞
- 文字起こしの要約内容が表示
- ブックマーク機能
画面の左側に、文字起こしした内容をAIが自動要約してくれるため、短時間で要点を理解することができます。
ブックマーク機能を使うことで、文字起こしされた内容の重要箇所を書き留められます。
＜Nottaの注意点＞
- 100％文字起こしはできない
- 無料プランでは制限がある
利用しているユーザーからは「0から書き起こすより全然マシですが、専門用語や話すスピードが速い場面、声が小さい時には、文字起こしの精度が悪く、かなり修正が必要になることもあります。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「無料プランだと利用制限が多いため、試用段階でもう少し使えると導入検討がしやすい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Nottaの料金＞
- フリー：0円
- プレミアム：1,980円/ユーザー/月
- ビジネス：4,180円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要相談
議事録作成が上手い人の特徴
ここでは、議事録作成が上手い人の特徴についてご紹介します。議事録作成が上手い人はどうしているのか、実際に確認してみましょう。
（1）会議の準備段階に時間をかけている
議事録作成が上手い人は、会議前日までにアジェンダや関連資料を確認し、当日話し合う内容や重要なポイントを頭に入れてから参加しています。
会議前の準備を入念にすることで、要点の抽出や論点の整理がすばやくなり、会議中は必要な情報を押さえながらスムーズに議事録の作成ができます。
また、事前に資料に目を通しておけば、議題の背景や専門用語を事前に調べておくなど、会議中に迷うことなくメモを取り続けるための工夫が可能です。
（2）聞き取る能力や情報整理能力が高い
議事録が上手い人は「情報の取捨選択」ができる人であり、発言を正確に聞き取る力や論点ごとに情報を整理する力に長けています。
会議のメモを取る時は、発言していた内容を全て書き取ろうとするのではなく、「結論・決定事項・理由・次のアクション」など必要な情報だけを正確に抽出することが重要です。また、雑談・重複・感情的な発言を切り分けて情報を取捨選択しています。
以上のように、発言の背景や流れを理解して曖昧な表現をそのまま書かず、意味が通る形に整えられる議事録が「分かりやすく、使える」ものになります。
（3）メモ取りやタイピングのスピードが速い
議事録が上手い人の特徴として、会議中のメモ取りやタイピングのスピードが速いことも挙げられます。
会議の議論はスピード感があるため、記録が遅ければ重要な情報を取りこぼしてしまう可能性があります。この点は、議事録が上手い人は速記力だけに頼らず、略語や記号を用いて時間を短縮するなど、効率的にメモを取る工夫もしています。
ただし、速くしようと意識しすぎるが故に、正確性が欠けてしまうと元も子もありません。そのため、スピードと正確性、内容の質を意識することが重要です。
（4）話の要点を的確に捉えられる
議事録が上手い人は、発言から「結論・判断理由・決定事項」などの重要な要点を的確に捉え、不要な前置きや重複を省いた形で簡潔にまとめています。
各発言について「この話の結論は何か」「記録すべき判断や合意はどこか」を即座に見極めてメモを取るため、発言の意図がぶれにくく、議事録の信頼性が高まります。
重要な要点を外さない議事録は、読み手が内容を誤解しにくく、会議で決まった事項や次のアクションを関係者全員で正確に共有することができます。
（5）コミュニケーション能力に長けている
他者とのコミュニケーションが円滑にできることも、議事録が上手い人に共通する特徴の一つです。
どれだけ念入りに準備をしても、会議中に発言を聞き取れなかったり、認識が曖昧な表現が出てきたりすることは避けられません。そのような場面で、躊躇せずに不明点を質問したり、会議後に関係者へ補足を求めたりできるかが、議事録の正確性を大きく左右します。
議事録が上手い人は、コミュニケーションを通じて内容の齟齬を防ぎ、会議の意図や決定事項を正確に記録することができます。
議事録のダメな例と改善策
ここでは、議事録のダメな例と改善策をご紹介します。事前にダメな例と改善策を確認し、業務に活かしていきましょう。
（1）議事録の結論がよく分からない
結論が不明瞭な議事録は、相手に伝わりにくい議事録の代表格です。
議事録作成初心者の中には、大量の情報を詰め込んだ議事録を作成する人もいますが、あまりにも文字情報が多い議事録は、読み手にとって伝えたい結論が分からず、焦点がぼやけている議事録となります。
そのため、結論が冒頭に来る議事録のフォーマットを利用しましょう。自分でフォーマットを作成場合は、PREP法に基づいた形で作成してみましょう。
（2）意思決定に至ったプロセスが分からない
議事録に決定事項が記載されているものの、その決定に至ったプロセスが分からないことがあります。
誰が提案し、どのような議論で誰の判断で今回の結論になったのか、その結論に至るまでのプロセスが明確にしておきましょう。
そこで、会社で決まっているフレームワークがある場合はそれに従いましょう。一方、自分で作成する場合は、5W1Hを意識して議事録をまとめることで、意思決定のプロセスが明確になります。
（3）会議に参加した人以外に議事録を理解できない
会議に参加した人しか内容を理解できない議事録は、典型的なダメな議事録の1つです。
議事録には「情報共有」という重要な目的があるため、会議に参加していない人でも共有できる書き方・内容である必要があります。
そこで、議事録を作成した時には、第三者でもその内容のみで理解できるか、他人の立場に立って作成しましょう。また、会議に出席しない社内メンバーに、作成した議事録を見てもらうことも有効的です。
（4）会議での決定事項がタスク化されず抜け漏れる
会議で決定した内容をタスクとして整理しないと、実行段階で抜け漏れが発生しやすいです。
口頭ベースでの確認や議事録の記録のみだけでは「誰が・いつまでに・何をするか」が不明瞭で、誰も対応しない状況が起きてしまいます。
そのため、「Stock」のような、決定事項をタスク化し、担当や期限などを設定できるツールを導入することで、抜け漏れを防げます。
（5）議事録の作成や共有が遅い
議事録は会議の記憶が明瞭な内に、速やかに作成・共有しましょう。
議事録ツールを導入しても、「後で綺麗にまとめよう」という意識が残っていると、共有は遅れます。そこで、「まずは決定事項のみ、会議終了直後に速報として共有する」運用の徹底が重要です。
したがって、作成した議事録がリアルタイムで共有される、情報を更新しやすいツールを使って、作成のハードルを下げ、共有漏れを防ぎましょう。
議事録作成を効率化する方法まとめ
ここまで、おすすめの議事録作成ツールや議事録を効率化するポイントを中心に紹介しました。
議事録を効率化するには、作成から管理までスムーズにできるようにするべきです。また、作成した議事録を放置すると、会議での決定事項をタスク化できず、抜け漏れを引き起こしてしまいます。
そこで、議事録を適切に作成・管理できるだけでなく、会議の決定事項・重要事項を適宜タスク化し、社内メンバーに即共有できるツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、会議の決定事項をタスク化でき、社内メンバーに即共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録の作成・管理を効率化しましょう。
