議事録の作成時間を短縮し、メンバーに読まれる内容に仕上げられれば、チーム内での伝達や次の行動が驚くほどスムーズになります。
しかし、いざ作成するとなると「時間をかけているのに読まれない」「作成スピードを上げたいが、適切な方法やITツールの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録作成を効率化するための実践的なポイントと、自社に最適な管理ツールを選ぶときの基準を中心に解説します。
- 会議内容を簡潔に要約・整理する方法を知りたいカスタマーサクセス部の担当者
- 議事録の作成に時間がかかる割に、読まれないことに悩んでいるコンサルタント
- 効率的に議事録をまとめ、迅速に社内共有できるツールを探している管理職者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが見つかるだけでなく、議事録をどのように作成・管理・共有すれば良いかまで理解できます。
目次
現場の議事録作成でよくある4つの失敗
議事録の作成でつまずきやすい、4つの失敗例を解説します。どのような原因で失敗が起きるのか、その背景をあらかじめ把握しておくことで、自社の業務改善に向けた具体的な対策が見えやすくなります。
結論がどこにあるか分からない
決定事項や重要な結論が埋もれている議事録は、一読して内容を理解できません。
たとえば、時系列に沿って発言をそのまま書き連ねただけの議事録は、最終的に「何が決まったのか」を読み手が探さなければならなくなります。
議事録の目的は共有と記録であるため、まずは結論から記述し、一目で要点が伝わる形にすることが大切です。
会議にいない人が内容を理解できない
議事録は、会議に参加していない第三者が読んでも状況を正しく把握できなければ意味がありません。
たとえば、「〜について検討した」とだけ書かれていても、未参加者には「どのような議論を経て、なぜその結論に至ったのか」という経緯や文脈が全く伝わらないのです。
そのため、不要な雑談などの細かな発言は省き、決定にたどり着くまでの「話し合われた点」と「判断した理由」を整理して残すことが必要なのです。
決まったタスクが放置されて漏れる
議事録に決定事項が書かれていても、タスクの実行責任と期限が明確でなければ、そのまま忘れ去られてしまう可能性が非常に高くなります。
たとえば、会議で「マニュアルを修正する」と決まったものの、議事録に「誰が」「いつまでに」するかが記載されていないため、全員が「誰かがやるだろう」と思い込んでしまうケースがあります。
このような会議後の停滞を防ぐためには、決定したアクションごとに必ず「担当者」と「期日」をセットで紐付けて記録するべきです。
議事録の完成や共有が遅すぎる
議事録は、会議が終わってから共有されるまでのタイムラグが長くなるほど、記録としての価値が薄れてしまいます。
たとえば、会議の数日後に議事録が共有されても、メンバーの記憶が薄れていたり、すでに別の作業が進んでいたりして、確認や修正に余計な時間がかかってしまいます。
記憶が鮮明なうちに次の行動へ移るためにも、会議があった当日、または会議終了後すぐに共有できる仕組み作りが重要です。
「読まれる」議事録を効率的に作成する3つのポイント
ここからは、作成時間を抑えつつ、メンバーにしっかり読まれる議事録に仕上げるための3つの要点を解説します。議事録の作成のコツが分からず悩んでいる方は必見です。
（1）会議前に専用の「型」を用意する
事前に議事録のテンプレート（型）を決めておけば、会議中にメモの取り方に迷うことがなくなり、作成時間を大幅に短縮できます。
たとえば、「アジェンダ」「決定事項」「次へのアクション」といった枠組みをはじめに用意しておけば、会議中は該当する箇所にキーワードを当てはめていくだけで骨組みが完成します。
このように、骨組みを作っておけば、作成時にゼロから文章を組み立てる必要がなくなるため、議事録の作成にかかる時間が短縮されるのです。このように、会議前のフォーマットを準備することが、作成の負担軽減につながります。
（2）決定事項と次の行動だけを簡潔に書く
議事録で最も重要な「結論」と「次へのタスク」を最優先で記載すれば、一目で要点が伝わる、使いやすい議事録になります。
たとえば、会議中の細かい議論のプロセスは思い切って省略し、「〇〇の実施を決定」「担当：Aさん、期日：〇月〇日」のように必要な情報だけを箇条書きで端的に記載します。
このように、文章をきれいにまとめようとせず、読み手が次の行動に移るために必要な情報だけを厳選して残す意識が大切です。
（3） 太字などの装飾ルールを3つに絞る
議事録内の文字装飾ルールをあらかじめ3つ程度に絞っておくことで、作成スピードが上がり、みやすさも格段によくなります。
たとえば、「決定事項は太字」「保留・懸案事項は赤字」「タスク期日は黄色マーカー」といったルールだけを運用します。過度な色使いやフォント変更は、作る手間が増えるうえ、重要なポイントが分かりづらくなってしまうため、避けるのが賢明です。
装飾に迷う時間や無駄な編集の手間を省くためにも、チーム内でシンプルな視覚ルールを統一しておくことが重要です。
個人の努力やAI文字起こしツールでは防げない限界
ここからは、個人のスキルやAI文字起こしツールだけでは超えられない、運用上の限界を解説します。「コツを意識しても、なぜか作成や共有に時間がかかる」という方は、ぜひ原因を探る参考にしてください。
メモやタイピングの速さには限界がある
どれだけタイピングやメモの技術を磨いても、人力の記録スピードには物理的な限界があります。
たとえば、複数人が同時に発言する活発な会議や、専門用語が飛び交うハイスピードな議論では、どれだけ手を動かしても言葉の聞き漏らしや入力遅れがどうしても発生してしまうのです。
このように、個人のスキルに頼るだけの議事録作成には限界があります。そのため、人間の入力速度に依存しない仕組みを取り入れるべきです。
録音や文字起こしは確認に時間がかかる
会議をそのまま録音したり、AIで丸ごと文字起こししたりするだけでは、結果的に内容の確認や編集に膨大な時間がかかってしまいます。
たとえば、1時間の会議の録音を後から聞き返したり、発言がそのまま並んだ数万文字のテキストを読み返して要約したりすると、ゼロから書き起こす以上の労力を伴うのです。
このように、単に音声を言葉に換えるだけではかえって作業負担が増えてしまいます。そのため、テキストをひとつずつ開かなくても中身がパッと見渡せたり、重要なポイントを自動で整理して見やすくしてくれる仕組みが必要です。
組織に正しく知識を貯められる管理ツールの選び方
ここからは、組織に正しく知識を蓄積するための、管理ツールの選び方を解説します。自社に合ったシステムを見極めるための重要な基準ですので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
ITに詳しくない社員でも迷わず使えるか
組織全体でツールを定着させるためには、ITスキルに関わらず誰もが直感的に操作できるシンプルな画面設計が不可欠です。
操作が複雑なツールは、一部のメンバーしか使いこなせず、結局ツールが使われなくなってしまいます。そのため、マニュアルを読み込まなくても、ボタンひとつで録音や文字起こしができたり、直感的に過去の議事録を検索できたりするツールを選ぶべきです。
このように、全員が迷わず扱えるシステムを選ぶことが運用成功の鍵です。
過去の決定事項を後からすぐに探せるか
議事録を組織の資産として活かすためには、過去の決定事項や議論のプロセスを瞬時に検索できる高い検索性が重要です。
検索性が低いと、他のフォルダに埋もれて情報を探すのに時間がかかります。一方、「プロジェクト名」や「決定事項」といったキーワード検索や、日付やタグ、担当者ごとに情報を絞り込める機能があると、必要な情報を瞬時に見つけられるのです。
このように、作られた議事録が埋もれてしまっては意味がないため、後から誰もが簡単に目的の記録を探し出せるシステムを選ぶ必要があります。
議事録の作成から共有まで1箇所にまとまる「ナレカン」
以下では、会議の準備から作成、共有までを1箇所に集約し、過去の決定事項を全員がいつでも即座に振り返られるツールをご紹介します。
日々の議事録をメールやチャットで共有するだけでは、大事な決定事項がやり取りの中に埋もれてしまいます。この状態を放置すると、タスクの漏れや「過去の決定内容の再確認」が多発し、現場の負担は増える一方です。
ファイルをひとつずつ開いて中身を確認する管理方法では、個人のルール運用にすぐ限界が来ます。また、会議の録音や文字起こしに頼っても、後から音声をすべて聞き直したり、膨大な長文を読み直したりすることになり、結局余計な時間が奪われてしまいます。
だからこそ、日常の業務の中で自然に議事録を蓄積でき、チームの誰もが「あとからすぐに必要な結論にたどり着ける仕組み」が必要です。誰が作っても見やすく、外出先からでもスマホで過去の決定事項に即座にアクセスできれば、組織の対応スピードは劇的に向上します。
こうした仕組みを最も簡単に実現できるのが、『非IT企業』でも当たり前に議事録が蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、画面を切り替えずに中身を見渡せるうえ、上司に質問する感覚でAIが過去の議事録から最適な回答を導き出すため、資料を探すストレスからチームを完全に解放します。
議事録作成を効率化する方法まとめ
ここまで、おすすめの議事録作成ツールや議事録を効率化するポイントを中心に紹介しました。
議事録を効率化するには、作成から管理までスムーズにできるようにするべきです。また、作成した議事録を放置すると、会議での決定事項をタスク化できず、抜け漏れを引き起こしてしまいます。
そこで、議事録を適切に作成・管理できるだけでなく、会議の決定事項・重要事項を適宜タスク化し、社内メンバーに即共有できるツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない現場でも直感的に議事録を蓄積・活用できるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、議事録の作成・管理を効率化しましょう。
