議事録には「会議に参加していないメンバーにも決まったことを共有する」「社員同士の認識をすり合わせる」という役割があります。そのため、必要な事項を漏れなく記載しなければなりません。
しかし、「議事録を完璧に作成しようとして時間がかかる」「議事録をつくるのは負担が大きい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を効率的に運用する方法やおすすめのツール9選を中心にご紹介します。
- 議事録に時間がかかって、ほかの業務を圧迫しているので改善したい
- 議事録を効率化する方法にどのようなものがあるかを知りたい
- 議事録ツールにはさまざまな種類があるので、比較するのが難しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録を効率的に作成する方法と自社に最適なツールを見つけられます。
目次
【必要ない？】議事録を残す理由とは
議事録を残す理由は「決定事項を共有する」と「タスクを共有する」の2つです。
議事録のメリットは、読んだ人が決定事項から決定に至った詳細な経緯まで把握し、適切な対応を進められることです。仮に議事録がなければ、会議で決まったことや決定に至った経緯が曖昧になり、以降の業務や会議に向けて適切な対応が難しくなります。
そこで、議事録を残すと会議での決定事項を正確に共有できるので、社員同士で認識のズレが生じません。また、次の会議までのタスクと期限を共有することで、予定を立てやすくなります。
以上のように、議事録は会議の決定事項を伝えたり、スケジュール管理をしたりするために作成しなければなりません。
議事録が負担になる理由
議事録が負担になる原因として「作成」と「管理」の2つが挙げられます。以下では、それぞれの理由を詳しく解説します。
作成に時間がかかるため
議事録が負担になる原因として、作成に時間がかかる点が挙げられます。
議事録は会議に参加していない社員にも共有するので、分かりやすいうえに情報に抜け漏れがない状態にしなければなりません。したがって、単に作成するだけでなく内容にも気を遣わなければならないので面倒だと感じやすいのです。
作成の手間を解消するには、議事録のテンプレートを活用したうえで会議中にメモを残すほうほうがおすすめです。一から体裁を整える時間を短縮できます。
管理が面倒なため
議事録は作成だけでなく、管理も社員の負担になる原因のひとつです。
たとえば、WordやExcelで作成した議事録ファイルは、メールやチャットで共有しなければなりません。そのため、共有されたメンバーは「ほかのメッセージに埋れているなかで探し出す」「PCのフォルダに直接保存しなければならない」という手間がかかります。
つまり、「議事録を共有する手間」と「管理が属人化するリスク」を解消しなければ、必要な情報が適切に連携されなくなってしまうのです。そこで、「Stock」のようにデータファイルを見やすく管理・共有できるツールを使えば、メンバーが内容を確認しやすくなります。
議事録を効率化する目的
ここでは、議事録を効率化する目的を解説します。
議事録は作成・管理に手間がかかりますが、会議の内容を正確に共有するには欠かせない資料です。そのため、多くの企業では以下の目的で議事録を効率化し、面倒を省いているのです。
作成・管理の負担を軽減する
議事録の効率化によって作成・管理の負担を軽減できます。
議事録の効率化に使われる資料作成ツールには、文書をリアルタイムで共同編集したり、会議に関わる資料を紐づけて管理したりする機能が備わっています。そのため、議事録の作成・管理にかかる工数削減につながります。
このように、ITツールを活用することで、議事録担当者の負担を軽減できるのです。
情報共有を効率化する
社内の情報共有を効率化する点も重要です。
会議の要点をまとめた議事録は、会議が終わってからできるだけ早く、全体へ共有することが求められます。ただし、素早く作成・共有しても内容が不正確だったり読みづらかったりすると、議題に関わる業務へ悪影響を与えてしまいます。
また、これまでの議事録に素早くアクセスできるように管理することも大切です。議事録が見つからず「以前の会議では結局何が決まったのか」うろ覚えのまま業務を進めると、重大なミスにつながる恐れもあるからです。
以上のことから、会議の情報を素早く・正確に共有し、必要に応じて活用できるように議事録管理を効率化する必要があるのです。
＜作成編＞議事録を効率化する方法
以下では、議事録の「作成」を効率化する方法を解説します。議事録を書き起こしたり、修正点を確認したりする手間を省くためには次の方法が有効です。
自動作成ツールを利用する
議事録自動作成ツールを使って、入力する手間を減らす方法があります。
自動作成ツールとは、複数人の音声を聞き分けて文字起こしするツールです。なかには複数言語に対応しているものや、WindowsやMacなどのPCだけでなくスマホ、タブレットなどの複数のデバイスで利用できるものもあります。
ただし、音声認識の精度には限界があるため、結局人の手で確認する手間がかかったり、導入や運用にあたって数十万円規模のコストが発生したりするので注意が必要です。
Wordの校正機能を活用する
Wordの校正機能を活用すると誤字脱字やタイプミスが自動で検出されるので、修正箇所を探す時間が短縮されます。
具体的な方法としては、議事録のテキストをコピーしてWordに貼り付けたうえで「校閲」をクリックし「スペルチェックと文章校正」を選択しましょう。
ただし、入力ミスや表現をすべて修正できるわけではないので、提出前に読み返したり、ほかの社員に確認してもらったりすることを心がけましょう。
WEB会議システムの機能を応用する
ZoomなどのWEB会議システムで議事録を作成する場合は、あらかじめ搭載されている機能を活用するのもひとつの方法です。
たとえば、「レコーディング機能で抜け漏れがないか確認する」「自動文字起こしツールを連携して、会話をテキストデータへ自動変換させる」などがあります。
以上のように、WEB会議システムで確認や入力の負担を減らす方法もあります。ただし、有料プランにしか適用されない場合や、別のツールが必要なケースもあるので慎重に検討しなければなりません。
リアルタイムで共同作成する
議事録データをクラウド（インターネット上の保存場所）で共有したり、同時に編集したりできるツールで負担を減らす方法もあります。
たとえば、「項目ごとに役割分担をする」「一人が大まかに執筆し、もう一人が補足する」などの方法を取りいれれば、議論に議事録の作成が追い付かない心配もありません。
また、複数人で執筆するので、議事録作成の負担が軽減されるだけでなく”抜け漏れのない議事録”に近づきます。
＜管理編＞議事録を効率化する方法
議事録を業務に役立てるためには、適切に管理しておかなければなりません。以下では、議事録の管理を効率化する方法をご紹介します。
会議の資料もまとめて保管する
議事録と関連資料は分散させずに、まとめて保管しましょう。
議事録と資料をバラバラに保管していると、あとから確認するときに複数の場所へアクセスする手間がかかります。また、関連資料があること自体を忘れる可能性があり、ミスを誘発しかねません。
したがって、会議で利用した資料は議事録に紐づけて管理しましょう。
すぐに探し出せる状態にしておく
議事録はただ保管するだけでなく、すぐに探し出せる状態にする必要があります。
WordやExcelで議事録をとると「議事録のファイルがどこにあるか分からない」「どのファイルに保存したのか、開くまで分からない」という事態になります。
そのため、蓄積した議事録から必要な情報をいつでも探し出せる「Stock」のようなツールに保存すれば、見直したいときにすばやくアクセスできるので無駄がありません。
議事録の作成、管理を効率化するおすすめのツール9選
以下では、議事録を効率化するおすすめのツール9選をご紹介します。
会議で議事録を作成する機会が多い場合は、ITツールを活用して作成を効率化する方法がおすすめです。とくに、テンプレート機能の備わったツールを使えば、メモをとるときに情報を過不足なく残せるので便利です。
一方、複雑な議事録ツールを使うと「ファイルが増えて管理するのが難しい」「共有後の管理が属人的になる」などの問題が発生します。そこで、会議の資料と議事録をまとめられて、直感的にアクセスできるツールを選びましょう。
結論、議事録の効率化に最適なツールは、議事録をはじめとしたあらゆる情報を一元管理し、目的の情報へ簡単にアクセスできる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は「テンプレート」を使って会議の要点や資料をまとめられるうえ、WordやExcelのファイルも添付できます。また、プロジェクトやクライアント毎に「フォルダ」でノートをまとめられるので、目的の議事録を簡単に見つけられます。
【Stock】チームの情報を最も効率的に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【FonePaw PC画面録画】編集機能も備わった多機能なPC画面録画ツール
＜FonePaw PC画面録画の特徴＞
- 録画する画面領域の調整が可能
- 動画の編集機能が備わっている
録画するときは画面領域の調整が可能なため、画像の一部または全部を録画するように自由に設定できます。
録画機能だけでなく「動画の分割」「複数の動画の統合」「画質を落とさず形式を変換」などの機能が備わっています。
＜FonePaw PC画面録画の注意点＞
- 無料体験版では出力可能な時間に制限がある
無料体験版では、出力保存可能な動画・音声は3分が上限となっています。無料版で録画したデータをすべて保存するには、有料版の契約が必要です。
＜FonePaw PC画面録画の料金体系＞
バージョンはWindows版・Mac版に分かれていますが、料金価格は同一です。
- 1ヶ月ライセンス：2,716円/1PC（税抜き）
- 年間ライセンス：5,306円/1PC（税抜き）
- 永久ライセンス：10,346円/2PC（税抜き）
- FonePaw メディアバンドル：9,900円/1PC（税抜き）
【スマート書記】会話を自動で文書化するツール
＜スマート書記の特徴＞
- スマホアプリに対応
- タイムスタンプを付けられる
スマート書記はスマホアプリに対応しています。そのため「パソコンでオンライン会議に参加する傍ら、スマホで議事録をとる」という使い方が可能です。
会議の進行中にリアルタイムでタイムスタンプを付けられるため、あとから見直すのに役立ちます。
＜スマート書記の注意点＞
- すぐに共有するのが難しい
作成した議事録はそのまま共有できないため、メールやURLを経由する手間がかかります。
＜スマート書記の料金体系＞
- 基本使用料3万円/月〜+文字起こしパック
利用人数によって金額が異なるので、詳細な金額は問い合わせが必要です。
【AI GIJIROKU】Zoom連携が特徴のツール
＜AI GIJIROKUの特徴＞
- さまざまな会議に対応
- グローバルな会議でも利用できる
会議の形態に合わせて利用できるのが特徴です。たとえば、参加者全員が同じ空間で一つのスピーカーを利用する場合も全員の声を聞き取ります。
30か国語をリアルタイムで翻訳するため、グローバルな会議で活躍するツールです。
＜AI GIJIROKUの注意点＞
- 操作が難しいと感じる可能性がある
業種別音声認識などの豊富な機能のため、ITに詳しくない社員が使いこなすには時間がかかる可能性があります。
＜AI GIJIROKUの料金体系＞
- フリー：議事録の閲覧のみ可能
- パーソナル：16,500円/年
- チーム：327,800円/年
- ビジネス：2,200,000円/年
【GIJI】議事録に特化したツール
＜GIJIの特徴＞
- 同時編集機能がある
- 添付ファイルの追加
議事録を作成するだけでなく、メンバーと同時編集する機能が搭載されています。
会議の資料を添付ファイルとして議事録と併せて管理できます。
＜GIJIの注意点＞
- 容量に制限がある
プランに関わらず1ファイルあたり100MBの制限があるため、大容量のデータは保存できない可能性があります。
＜GIJIの料金体系＞
- Free：無料
- Community：無料（学校・非営利団体のみ）
- Standard：300円/ユーザー/月
【Sloos】発言者ごとに文字起こしするツール
＜Sloosの特徴＞
- 無料で利用できる
- 発言者ごとに音声認識される
利用するときに料金が発生しないのが特徴です。
社員の音声を10秒程度認識させれば、発言者ごとの音声を聞き分けられるという特徴があります。
＜Sloosの注意点＞
- 辞書登録に未対応
辞書登録に対応していないため、業界の専門用語や社内用語などを聞き取れない可能性があります。
＜Sloosの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【ZMEETING】感情認識機能付きツール
＜ZMEETINGの特徴＞
- 辞書登録ができる
- 議事録清書機能
辞書登録機能があるため、専門用語が頻発する会議でも使いやすいツールです。
音声認識によって起こしたテキストデータを、自動で議事録の形に清書する機能が搭載されています。
＜ZMEETINGの注意点＞
- Web会議アプリと併用できない
タブレットやスマートフォンでの利用に対応している一方で、Web会議アプリとの併用はできないため、対面での会議での利用が前提となります。
＜ZMEETINGの料金体系＞
- 要問い合わせ
【COTOHA Meeting Assist】議事録作成支援ツール
＜COTOHA Meeting Assistの特徴＞
- ゲスト参加できる
- 自動翻訳機能
社外メンバーとやりとりしたい場合には、ゲスト用のURLを発行できます。
英語や中国語など、複数言語の音声入力やテキスト表示に対応しています。
＜COTOHA Meeting Assistの注意点＞
- 定期的なデータ整理が必要
保存する音声が増えると別途容量を追加しなければならないので、定期的にデータを整理する必要があります。
＜COTOHA Meeting Assistの料金体系＞
- 基本契約38,500円/月 ＋ APIパック（G）16,500円/月 ＋ 任意のオプション
【Google ドキュメント】音声入力が可能なツール
＜Google ドキュメントの特徴＞
- 文字起こしが可能
- 共同編集できる
音声入力によって文字起こしできるのが特徴です。
Googleアカウントを持っている社員であればドキュメントを共同編集できます。
＜Google ドキュメントの注意点＞
- インターネット環境が必要
Webアプリケーションのためインターネットに接続されていないと利用できません。
＜Google ドキュメントの料金体系＞
Google ドキュメントは無料でも使えますが、ほかのツールも利用できるビジネス向けプランもあります。
- パーソナル：無料
- Business Starter：680円/ユーザー/月（年間契約）
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月（年間契約）
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月（年間契約）
- Enterprise：要問い合わせ
議事録を効率化するツールを選ぶ3つのポイント
以下では、議事録を効率化するツールを選ぶときの3つのポイントをご紹介します。機能やプランだけに注目せず、次の3つのポイントを比較して選びましょう。
（1）情報へのアクセス性が良いか
1つ目のポイントは、議事録や資料などの情報へのアクセス性の良さです。
ツール上で議事録のデータを保存できても「どこに何のデータがあるのか分からない」という状況では意味がありません。議事録は会議を重ねるごとに増えるため、分かりやすく整理して蓄積しておく必要があります。
たとえば、必要な議事録をキーワードから探し出せる「検索機能」が搭載されたツールなら、素早く議事録へアクセスできるのでおすすめです。
（2）費用対効果が高いか
2つ目のポイントは、ツールの費用対効果の高さです。
音声入力や議事録自動作成ツールは一見便利ですが、導入や運用にコストがかかるケースが多い点に注意しましょう。また、容量や利用人数、利用環境に制限があるため、想定していた予算での運用が難しい場合もあります。
以上のように、「コストをかけて導入したが、上手く使いこなせていない」という状況を避けるために、自社に適した機能を備えたツールを選定しましょう。
（3）使いやすいか
3つ目のポイントは、ツールの使いやすさです。
多機能なツールはITに詳しくない社員が使いこなせず、結果的に議事録の効率化に結び付かない可能性があります。したがって、ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使えるか」を基準にしなければなりません。
たとえば、非IT企業における65歳以上の社員でも簡単に議事録を作成、管理できる「Stock」のように、社内に浸透しやすいツールであれば「導入したのに使われない」という状況に陥りません。
議事録を効率化するツール9選まとめ
ここまで、議事録を効率化する方法やおすすめのツール9選を中心に紹介しました。
議事録の効率化は、”作成”と”管理”に分けて考えましょう。議事録を効率的につくりたいときは、自動音声ツールで文字起こしをしたり、テンプレートでまとめる手間を省いたりするのがおすすめです。
一方、議事録は何度も見返すものなので、関連資料と一緒にまとめられ、直感的に探し出せるツールを選びましょう。また、ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使えるか」を重視すると、ITに詳しくないメンバーも仕事がしやすくなります。
結論、自社が導入すべきなのは、議事録に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、議事録の作成・管理を効率化しましょう。
