社内で毎日のように開かれる会議ですが、日時によっては都合がつかず参加できない場合もあります。その際、会議ごとの議事録があれば、欠席したメンバーであっても内容を確認できるのです。
しかし、議事録を社内で活用できていないために、「議事録はいらないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「議事録を作成する意味や目的」「社内で活用される議事録の書き方」を紹介します。
- 議事録の目的を把握したうえで、作成したい
- 議事録が上手い人の、書き方のコツを学びたい
- 議事録を作るだけで終わっていて、社内でうまく活用できていない
という方は、この記事を参考にすると議事録の意義を理解できるほか、活用される環境をつくるヒントも見つかります。
目次
議事録を作成する意味や目的とは
議事録は欠席者へ共有する資料であるのと同時に、チームに好影響を与える重要な役割を担っています。以下を参考に、議事録の目的を正しく理解しましょう。
決定事項の共通認識をつくる
議事録を作成する最大の目的は、会議の決定事項に対して共通認識をつくることです。
議事録を作成しなかった場合、会議内容を把握できない社員が出てしまうので、仕事に支障が出かねません。また、会議の出席者であっても内容を記憶し続けるのは難しいため、結果として業務が抜け漏れる恐れがあります。
言い換えれば、議事録を作成することで決定事項への共通認識をつくれるため、欠席者と出席者の双方に好影響を与えられるのです。
次のアクションを明確にする
議事録の共有を通して、次のアクションを明確にできます。
議事録が共有されない環境では、自社・部署・チームの方向性を正確に把握できません。しかし、議事録が社内に共有されると、会議の決定事項を理解したうえでチームの指針を立てることができます。
そして、チームの指針が決まれば「今何をすべきか」が明確になり、次のアクションが取りやすくなります。このように、議事録は次の業務を規定する存在となっているのです。
社員の成長を促す
議事録の担当者は、作成プロセスで知識や技術を身に付けられます。
議事録作成で身に付くスキルとしては、「議題に関する知識」や「内容の要約力」などが挙げられます。そして、これらのスキルは営業資料の作成など、ビジネスのあらゆる場面で活用できます。
このように、議事録の作成には、社員をスキルアップさせる側面もあるのです。
議事録を活用できない要因
議事録作成の意味や目的について説明しましたが、「実際に議事録を作成したは良いが、うまく活用できない」という方も多いはずです。その原因としては、下記の2パターンが考えられます。
- 議事録の質が低い
- 議事録の共有にハードルがある
議事録の質の低さは、活用率の低下につながります。質が低い例としては、議事録のフォーマットが社内で統一されておらず、記載項目が属人化していることなどが挙げられます。
質の低い議事録は読んでも意味がないと判断されてしまうため、活用率が低下するのです。
議事録の共有にハードルがある場合、活用率が低下します。ハードルの例としては、「議事録を共有するたびにメールを作成しなければならず、共有に手間がかかる状況」などが挙げられます。
議事録の共有に時間がかかってしまうと、すぐに業務へ反映できません。その結果、「いつも議事録が共有されるのが遅いから、読んでも意味がない」と思われてしまい、活用するメンバーも減っていくのです。
上記の2点が、社内で議事録を活用できない要因です。
議事録の基本
以下では、記載するべき項目などの議事録の基本について紹介します。
議事録と議事メモの違い
議事録と議事メモでは、記載する内容に違いがあります。
議事録は、「会議の全体像・概要や決定の経緯を記載したもの」です。一方、議事メモは、「会議の要点や重要・決定事項を記載したもの」と言えます。
フォーマルな会議であれば議事メモだけではなく、議事録が必要となります。両者の違いを理解して、場面ごとに適切なものを作成しましょう。
議事録の形式
- 会話形式
- 要約形式
会話形式とは、会議内容を会話の形で時系列に沿って残す形式です。決定事項に至るまでの経緯や会議の雰囲気が分かりやすいという利点があります。
要約形式とは、会議全体の内容を整理して、分かりやすく残した形式です。読み手は、決定事項や重要なポイントを短時間で把握できます。
議事録に記載すべき項目
議事録に記載すべき基本項目として、以下が挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜注意点＞ |
|---|---|
|
議題 |
何について会議したのかが一目でわかるよう、シンプルで端的なものにしましょう。 |
|
開催した日時・場所 |
いつ・どこで会議を行ったのか記載しておくことで、過去の議事録の整理ができ、後から振り返りやすくなります。 |
|
出席者 |
会議後の動きをスムーズにするためにも、誰がその会議に出席していたのか記載しておきましょう。 |
|
会議の内容 |
会議で取ったメモをもとに、情報を整理して記載します。見出しを付けることで、より分かりやすくなります。 |
|
決定事項 |
箇条書きで簡潔かつ具体的に記載することで、情報の理解がスムーズに進みます。 |
|
懸念のある事項 |
会議で決定しなかったことや検討が必要な点がある場合、決定事項とは分けて記載しましょう。 |
上記のほか、適宜項目を追加して抜け漏れのない議事録を作成しましょう。
また、「Stock」のようなツールを使いテンプレートを用意すれば、会議ごとに項目を作る手間を省けるため、効率よく議事録を作成できます。
議事録の作成に役立つツール
以下では、議事録作成に役立つ2つのツールを紹介します。
ICレコーダー
1つ目のツールは、ICレコーダーです。
録音したデータを聞きながらであれば、誤りや抜け漏れのないメモが作成できます。そのため、聞き逃すリスクを回避し、正確に情報を残すにはICレコーダーが役立ちます。
一方、ICレコーダーには、「オンライン会議の場合、画面録画が必要になる」「録音・文字起こしという二度手間がかかる」などのデメリットがあります。
ITツール
議事録の作成に役立つ2つ目のツールは、ITツールです。
共同編集・直感的な記入が可能なITツールを活用すれば、ICレコーダーで録音せずにメモの抜け漏れを防げます。また、議事録のファイルを管理する機能も備わっており、会議のたびにファイルが増えて管理が煩雑になる心配もありません。
しかし、複雑な操作性だとITに詳しくない社員が使いこなせないため、社内に浸透しづらいうえ、新人教育にも時間を要します。したがって、簡単に情報を蓄積できる「Stock」のようなツールを使って、議事録を作成しましょう。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるITツール
以下では、議事録の作成・共有・管理に最適なITツールをご紹介します。
作成した議事録は、社内で活用されなければ意味がありません。しかし、メンバー間で共有しづらかったり、議事録のファイル管理が煩雑になっていたりすると活用率は低下します。
そこで、「議事録を作成・共有・管理できるITツール」を導入すれば、議事録作成が形骸化されず、正しく業務に活かされます。とくに、使いやすいツールであれば教育コストもかからず、すぐに運用に乗せられます。
結論、社内の議事録活用を促すのは、ITに不慣れな65歳の方でも説明書なしで使えて、議事録の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した議事録はリアルタイムで共有されるため、外出中の社員でも簡単に確認できます。また、必要な議事録を瞬時に見つけられる「検索機能」も搭載しており、議事録を活用しやすい環境が整うのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「良い議事録」の3つの条件
良い議事録の条件を把握しておけば、誰もが理解しやすい資料をつくれます。以下を参考に、短時間で議事録を作成しましょう。
条件1｜結論が明確である
議事録を確認した際に、すぐに会議の結論が分かることが重要です。
なぜなら、議事録の確認に割ける時間は限られるからです。多忙な社員でも内容を素早く正確に把握できるよう、回りくどい言い回しは避けて、伝えたい事項を簡潔に記載しましょう。
条件2｜意思決定のプロセスが追える
良い議事録の2つ目の条件として、意思決定のプロセスを簡単に把握できる議事録を作成しなければなりません。
議事録は責任の所在を明らかにする役割も担っており、決定にかかわった社員の発言などは重要です。したがって、「誰のどのような提案が採用されたか」「誰が最終判断をしたか」などを明記して、意思決定の過程を正確に残すことが求められます。
「言った・言わない」といった発言を巡るトラブルを未然に防ぐためにも、会話の流れは必ず記載しましょう。
条件3｜誰が読んでも理解できる
良い議事録の3つ目の条件は、「誰が読んでも内容を把握できる議事録」であることです。
悪い議事録の典型例は、会議の出席者しか内容を理解できないものです。結論に至るまでのプロセスが省略されていたり補足説明がなかったりする場合、欠席者は会議内容を正確に把握できません。
そのため、議事録を提出する前に「会議の流れを正確に記載したか」「用語の補足説明に抜け漏れはないか」をチェックして、誰が読んでも理解できる資料に仕上げましょう。
上手い人が実践！「議事録のコツ」6選
議事録は作成して終わりではなく、多くの社員に読まれることが重要です。以下では、社内で活用される議事録を書くコツを6つ紹介します。
（1）準備を徹底的にする
質の高い議事録を作成するためにはまず、事前に入念な準備をする必要があります。準備せずに参加すると、発言を追うことに集中してしまい、会議の要点を把握できなくなるからです。
以下では、会議前の準備として必要な5ステップを紹介します。
- 会議の目的を把握する
- 過去の議事録や事前資料を確認する
- 会議のタイプを推測する
- 議事録のテンプレートを用意する
- メモの負担を減らすツールを準備する
はじめに、会議の目的を把握して、当日の流れを正確にイメージしましょう。その結果、「何を準備すべきか」が事前に分かるので、当日に起こりうるトラブルを未然に防げます。
次に、過去の議事録を確認して、議題の背景や進行の流れを掴みましょう。時間に余裕があれば事前資料にも目を通しておくことで、会議の流れをより具体的にイメージできます。
会議は「報告型」と「議論型」の２種類に分類されるため、次の会議がどちらに当てはまるのかを確認しましょう。
「報告型」の場合は、議事録を定型化できるので過去の資料が参考になります。一方、「議論型」は、アジェンダから議論の進め方や結論を予測して、要点を理解しておくことが求められます。
続いて、議事録のテンプレートを用意します。「議題・日時・場所・出席者・内容・決定事項・懸念事項」などの項目があるテンプレートを用意して、会議中にメモするべき内容を明確にしましょう。
最後に、メモの負担を減らすツールを用意しましょう。議論を追うことで手一杯になると要点を聞き逃してしまうので、簡単にメモができるITツールが必要です。
ただし、多機能なITツールを導入すると、機能を覚えるのに時間がかかり、かえって負担が増えかねません。そのため、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できる、「Stock」のようなシンプルなツールを選択しましょう。
上記の5ステップを押さえて議事録作成の準備をすれば、「議事録に必要な情報をメモし忘れた」といった事態を未然に防げます。
（2）読み手をイメージする
次に、作成した議事録を「誰がどのように活用するのか」を想定する必要があります。
読み手を具体的にイメージしておけば、議事録に必要な要素が明確になります。たとえば、議事録を新入社員が閲覧する場合は、専門用語に補足するなどの配慮が重要です。
このように、読みやすい議事録とするために、読み手を具体的に想像したうえで議事録を作成しましょう。
（3）5W1Hを意識する
続いて、議事録作成のコツとして、5W1Hを意識することが挙げられます。
5W1Hは「Who（誰が）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」の総称であり、これらの情報を盛り込むことで、読み手が内容を理解しやすい議事録を作成できます。
そのため、読み手がストレスなく議事録を読み進められるように、5W1Hのフレームワークに即して情報を記載しましょう。
（4）すぐに作成・共有する
議事録は、会議後すぐに作成・共有しましょう。
時間が経過すると記憶は薄れてしまうため、記憶が鮮明なうちに議事録を作成する必要があります。また、会議内容の共有が遅れると業務に支障が出る恐れがあるので、スピーディーな共有も求められます。
したがって、正確な情報を迅速に届けるために、会議終了後すぐに議事録を作成・共有することを心掛けましょう。
（5）写真やファイルを添付する
議事録には、必要に応じて写真やファイルを添付しましょう。
議事録は基本的にテキストで作成するものですが、議題によってはテキストだけでは伝わりにくい場合があります。そのため、イメージ写真やファイルなども一緒に添付しておけば、認識がズレてしまう事態は起こりません。
このように、写真やファイルを添付することで、より迅速かつ正確に内容を理解することができます。
（6）簡単にアクセスできる場所で共有する
最後に、議事録を従業員に読んでもらうために、情報へ簡単にアクセスできる場所で共有しましょう。
紙の議事録は社内でしか見られないので、外回りやテレワーク勤務の社員にはすぐに共有できません。一方、ITツールを活用すれば、時間や場所を縛られずに使えるため、リアルタイムでやりとりができます。
ただし、議事録共有に適したITツールは限られるため注意しましょう。たとえば、LINEなどのチャットツールでは、他のメッセージで議事録が流れてしまい、オンラインストレージはファイルをわざわざ開かなければならず面倒です。
したがって、議事録を作成・共有するのであれば、社内情報を蓄積できる「ノート」があり、サクサクと目的の情報を見つけ出せる「Stock」のようなツールを使うべきです。
コツを踏まえた議事録の「書き方の例」
以下は、書き方のコツを踏まえた議事録の例です。
画像のようにコツを意識して議事録を作成することで、読み手にとって分かりやすい内容となります。また、「Stock」のようにタスク管理機能を備えたITツールを活用すれば、会議に紐付くタスクの抜け漏れも減ります。
議事録を作成する意味と書き方のコツまとめ
これまで、議事録を作成する意味や目的、社内で活用される書き方のコツを紹介しました。
議事録には「決定事項に対する共通認識」を形成する役割がありますが、議事録を紙で管理すると共有できる場所が限られてしまいます。メールで共有する場合も、毎回メールに添付する手間がかかるので、結果として活用のハードルが高くなるのです。
そこで、「議事録を作成・共有・管理できるITツール」を導入すれば、議事録を活用しやすい環境を整えられます。チャットツールやオンラインストレージと異なり、必要な情報がすぐに見つかるので便利です。
今回ご紹介した非IT企業の65歳でも導入したその日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」は、議事録の作成・共有・管理をすぐに始められるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用を最適化して、情報共有のストレスを解消しましょう。
