社内で毎日のように開かれる会議ですが、日時によっては都合がつかず参加できない場合もあります。その際、会議ごとの議事録があれば、欠席したメンバーであっても内容を確認できるのです。
しかし、議事録を社内で活用できていないために「議事録はいらないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を作成する意味や目的、社内で活用されるコツを紹介します。
- 議事録を作成する意味が分からない
- 上司から議事録作成を任されたが、完成形を全くイメージできない
- 社内で議事録を活用する仕組みが整備されておらず形骸化している
という方は、この記事を参考にすると議事録の意義を理解できるほか、活用される環境をつくるヒントも見つかります。
目次
議事録に意味を感じられない理由
議事録の作成に意味を見出せない理由として、活用率の低さが挙げられます。そして、活用率が低い原因としては、下記の2パターンが考えられます。
- 議事録の質が低い
- 議事録の共有にハードルがある
議事録の質の低さは、活用率の低下につながります。質が低い例としては、議事録のフォーマットが社内で統一されておらず、記載項目が属人化していることなどが挙げられます。
質の低い議事録は読んでも意味がないと判断されてしまうため、活用率が低くなります。
議事録の共有にハードルがある場合、活用率が低下します。ハードルの例としては、議事録を共有するたびにメールを作成しなければならず、手間がかかる状況などが挙げられます。
議事録の共有に時間がかかれば、情報の鮮度が落ちて活用の幅が狭くなります。その結果、議事録の活用率も低下してしまうのです。
上記の2点が、社内で議事録を活用できない要因です。
前提として、議事録は欠席者へ共有する資料なので、作成業務の廃止は得策ではありません。そのため、議事録の目的を理解したうえで「資料の活用率を上げる施策」に取り組むことが求められます。
議事録を作成する意味や目的とは
議事録は、チームに好影響を与える重要な役割を担っています。以下を参考に、議事録の目的を正しく理解しましょう。
決定事項の共通認識をつくる
議事録を作成する最大の目的は、会議の決定事項に対して共通認識をつくることです。
議事録を作成しなかった場合、会議内容を把握できない社員が出てしまうので、業務進捗に支障が出かねません。また、会議の出席者であっても内容を記憶し続けるのは難しいため、結果として業務が抜け漏れる恐れがあります。
言い換えれば、議事録を作成することで共通認識をつくれるため、欠席者と出席者の双方に好影響を与えられるのです。
次のアクションを明確にする
議事録の共有を通して、次のアクションを明確にできます。
議事録が共有されない環境では、自社・部署・チームの方向性を正確に把握できません。しかし、議事録が社内に共有されていれば、経営会議の決定事項を理解したうえでチームの指針を立てられるようになります。
そして、チームの指針が決まれば「今何をすべきか」が明確になり、次のアクションが取りやすくなります。このように、議事録は次の業務を規定する存在となっているのです。
議事録作成で成長を促す
議事録の担当者は、作成プロセスで知識や技術を身に付けられます。
議事録作成で身に付くスキルとしては、議題に関する知識や内容の要約力などが挙げられます。そして、これらのスキルは営業資料の作成など、ビジネスのあらゆる場面で活用できます。
このように、議事録は社員をスキルアップさせる側面もあるのです。
議事録に記載すべき項目
議事録に記載すべき基本項目としては、以下が挙げられます。
- 議題
- 開催した日時
- 開催した場所
- 出席者
- 会議の内容
- 決定した事項
- 懸念のある事項
上記のほか、適宜項目を追加して抜け漏れのない議事録を作成しましょう。
「良い議事録」の3つの条件
良い議事録の条件を把握しておけば、読み手が理解しやすい資料をつくれます。以下を参考に、短時間で議事録を作成しましょう。
条件1｜結論が明確である
議事録を確認した際に、すぐに会議の結論が分かることが重要です。
なぜならば、議事録の確認業務に割ける時間は限られるからです。常に多忙な社員であっても内容を正確に把握できるように、回りくどい言い回しは避けて伝えたい事項を簡潔に記載しましょう。
条件2｜意思決定のプロセスが追える
意思決定のプロセスを簡単に把握できる議事録を作成しなければなりません。
議事録は責任の所在を明らかにする役割も担っており、決定にかかわった社員の発言などは重要です。したがって、「誰のどのような提案が採用されたか」「誰が最終判断をしたか」などを明記して、意思決定の過程を正確に残すことが求められます。
「言った・言わない」といった発言を巡るトラブルを未然に防ぐためにも、会話の流れは必ず記載しましょう。
条件3｜誰が読んでも理解できる
誰が読んでも内容を把握できる議事録をつくりましょう。
悪い議事録の典型例は、会議の出席者しか内容を理解できないものです。結論に至るまでのプロセスが省略されていたり補足説明がなかったりする場合、欠席者は会議内容を正確に把握できません。
そのため、議事録を提出するまえに「会議の流れを正確に記載したか」「用語の補足説明に抜け漏れはないか」をチェックして、誰が読んでも理解できる資料に仕上げましょう。
社内で活用される議事録にするための5つのコツ
議事録は作成して終わりではなく、多くの社員に読まれることが重要です。以下では、社内で活用される議事録をつくるコツを5つ紹介します。
（1）準備を徹底的にする
まずは、質の高い議事録を作成するに、事前に入念な準備をする必要があります。なぜならば、準備せずに参加すると発言を追うことに集中してしまい、会議の要点を把握できなくなるからです。
以下では、会議前の準備として必要な5ステップを紹介します。
- 会議の目的を把握する
- 過去の議事録や事前資料を確認する
- 会議のタイプを推測する
- 議事録のテンプレートを用意する
- メモの負担を減らすツールを準備する
はじめに、会議の目的を把握して当日の流れを正確にイメージしましょう。その結果、「何を準備すべきか」が分かり行動に移せるので、当日に起こりうるトラブルを未然に防げます。
次に、過去の議事録を確認して、議題の背景や進行の流れを掴みましょう。時間に余裕があれば事前資料にも目を通しておくことで、会議の流れをより具体的にイメージできます。
会議は「報告型」と「議論型」の２種類に分類されるため、次の会議がどちらに当てはまるのかを確認しましょう。
報告型の場合は、議事録を定型化できるので過去の資料が参考になります。一方、議論型は、アジェンダから議論の進め方や結論を予測して要点を理解しておくことが求められます。
続いて、議事録のテンプレートを用意します。「議題・日時・場所・内容・決定事項・懸念事項」などの項目があるテンプレートを用意して、会議中にメモするべき内容を明確にしましょう。
最後に、メモの負担を減らすツールを用意しましょう。議論を追うことで手一杯になると要点を聞き逃してしまうので、簡単にメモができるITツールが必要です。
ただし、多機能なITツールを導入すると、機能を覚えるのに時間がかかりかえって負担が増えかねません。そのため、直感的に操作可能なため使いやすい「Stock」のような導入即日から運用できるツールを選択しましょう。
上記の5ステップを押さえて議事録作成の準備をすれば「議事録に必要な情報をメモし忘れた」といった事態を未然に防げます。
（2）読み手をイメージしたうえで作成する
次に、作成した議事録を誰がどのように活用するのか想定する必要があります。
読み手を具体的にイメージしておけば、議事録に必要な要素が明確になります。たとえば、議事録を新入社員が閲覧する場合は、専門用語に補足するなどの配慮が重要です。
このように、読みやすい議事録とするために、読み手を具体的に想像したうえで議事録を作成しましょう。
（3）5W1Hを意識する
続いて、議事録作成のコツとして、5W1Hを意識することが挙げられます。
5W1Hは「Who（誰が）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」の総称であり、これらの情報を盛り込むことで、読み手が内容を理解しやすい議事録を作成できます。
そのため、読み手がストレスなく議事録を読み進められるように、5W1Hのフレームワークに即して情報を記載しましょう。
（4）すぐに作成して、すぐに共有する
議事録は、会議後すぐに作成・共有しましょう。
時間が経過すると記憶は薄れてしまうため、記憶が鮮明なうちに議事録を作成する必要があります。また、会議内容の共有が遅れると業務に支障が出る恐れがあるので、スピーディーな共有も求められます。
したがって、正確な情報を迅速に届けるために、会議終了後すぐに議事録を作成・共有することを心掛けましょう。
（5）簡単にアクセスできる場所で共有する
最後に、議事録の活用率を上げるために、情報へ簡単にアクセスできる場所で共有しましょう。
議事録が紙の場合は社内でしか見られないので、外回りやテレワーク勤務の社員にはすぐに共有できません。一方、ITツールを活用すれば、時間や場所を縛られずに使えるためリアルタイムでやりとりができます。
ただし、議事録共有に適したITツールは限られる点に注意が必要です。
たとえば、LINEなどのチャットツールの場合、情報が流れるので必要な議事録を探すのに時間がかかるほか、オンラインストレージの場合、一つひとつのファイルを開いて内容を確認しなければならず非効率です。
したがって、議事録を作成・共有する用途でITツールを選ぶ場合は、必要な情報へ瞬時にアクセス可能な「Stock」のようにストレスなく議事録を活用できるものにしましょう。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるITツール
以下では、議事録の作成・共有・管理に最適なITツールをご紹介します。
議事録の活用率を上げるには、共有のスピードと情報へのアクセス性が重要です。議事録の共有が遅れると業務にも支障が出かねないほか、閲覧できる場所が限られれば社員は活用しづらくなるので、早急な改善が求められます。
そこで、「議事録を作成・共有・管理できる情報共有ツール」を導入すれば、紙やメールでの管理における問題点をすべて解消可能です。とくに、使いやすいツールであれば教育コストもかからず、すぐに運用に乗せられます。
結論、社内の議事録活用を促すのは、ITに不慣れな65歳でも活用でき、議事録の作成・共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した議事録はリアルタイムで共有されるため、外出中の社員にも簡単に情報を伝達できます。また、検索機能を使えば必要な議事録へ瞬時にアクセスできるので、議事録を活用しやすい環境が整うのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
議事録を作成する意味まとめ
これまで、議事録を作成する意味や目的、社内で活用されるコツを紹介しました。
議事録には共通認識を形成する役割がありますが、紙で管理する場合は共有できる場所が限られてしまいます。メールで共有する場合も、毎回メールに添付する手間がかかるので、結果として活用のハードルが高くなっているのです。
そこで、「議事録を作成・共有・管理できる情報共有ツール」を導入すれば、資料を活用しやすい環境を整えられます。チャットツールやオンラインストレージと異なり、必要な情報がすぐに見つかるので便利です。
今回ご紹介した非IT企業の65歳でも導入即日から使いこなせるほどシンプルなStockは、議事録の作成・共有・管理がすぐに始められるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用を最適化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
