企業が営業活動を通して収集したデータは適切に管理されたうえで、正しく活用されなければなりません。このデータを経営戦略に生かすために必要となるのが、ビジネスインテリジェンス（BI）の考え方です。
しかし、ビジネスインテリジェンスを実践する意向はあっても、抽象的にしか意味がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスインテリジェンスの概要や重要性、メリット・デメリットを中心にご紹介します。
- ビジネスインテリジェンスの概要が分からず、着手ができないことに悩んでいる
- ビジネスインテリジェンスのメリット・デメリットを把握し実施可否を判断したい
- 営業活動を通して入手した情報が正しく蓄積できていない
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスインテリジェンスに対する理解を深めつつ、社内情報の効率的な活用方法もわかります。
目次
ビジネスインテリジェンス（BI）の仕組みとは
ビジネスインテリジェンスとは、企業が収集したデータを収集・分析・加工し経営戦略に役立てる仕組みを意味します。
歴史的には、米国の調査会社であるガートナー社のアナリスト：ハワード・ドレスナー氏が1989年に提唱し、概念化した背景があります。別の概念である意思決定システム（DSS）と類似している一方で、組織における一部のメンバーだけでなく、全社でデータを活用し課題を解決する点で異なっています。
一方、業務や経営の意思決定に用いるデータの利活用は、「BIツール」を用いて仕組みを整えなければならない点に注意が必要です。
ビジネスインテリジェンス（BI）の重要性
ビジネスインテリジェンスが浸透すれば、業務改善はもちろん経営全体のより良い意思決定にもつながる点に重要性があります。
営業活動で入手した情報をビジネスインテリジェンスによって正しく活用すると、現場での働き方を効率化させたり、戦略策定にも役立ったりするので、最終的に売上や利益の向上にも繋がります。
具体的には、顧客の購買行動のデータを分析することにより、Webサイトやセールスのリード獲得への視座が高まり、定量的な行動へと繋げられるのです。一方、BIツールを用いると、自動でデータの集計やレポートの出力をしてくれるので、手動で行っていたデータ分析の負担がなくなる点もポイントです。
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールのメリット・デメリットとは
社内情報の管理にアナログな手法を用いている場合、ビジネスインテリジェンスを実践するには必要以上の工数かかるので非効率です。そこで「BIツール」と呼ばれるITツールを使うことが必須で求められます。
そして、ここではBIツールのメリット・デメリットを紹介します。メリット・デメリットを正しく把握したうえで全社へ周知すると、現場メンバーへの浸透もしやすくなります。
メリット
データの管理ができる
BIツールを使うと、社内情報の一元管理が実現します。
WordやExcelなどに情報を蓄積していたとしても、多くのファイルから必要な情報を抜き出すのは困難です。しかし、BIツールを使えば、入手した情報をツール内に集約できるうえ、欲しいデータのみを素早く抽出できるようになります。
また、各担当が属人的に保有している情報も蓄積しておけば、部署やチームを横断した情報共有・管理も可能になるのです。
データの高度な分析ができる
蓄積したデータを使って、高度な分析ができる点もメリットです。
データを蓄積しておくだけでは意味をなさないので、事業推進の方向性や施策を検討するためには、分析が必須になります。しかし、多くの企業で利用されるExcelを使ったとしても、複雑な関数やピボットテーブルなどを使わなければなりません。
一方、BIツールを活用すれば、回帰分析の手法などを用いてツールが自動的に分析結果を出力するため、短時間かつ少ない工数で高度な分析が可能になるのです。
データの可視化ができる
BIツール内のデータを視覚的に可視化できる点もメリットです。
チームや部署全体へ分析結果を共有する際に、一目で該当の情報がわかるように、図やグラフにして情報をわかりやすく可視化しなければなりません。そこで、BIツールを用いると、集計した数値やデータをプロジェクトごと、かつ任意のメンバーへとわかりやすく共有できるようになります。
とくに、ビジネスではスピード感が求められるので、手作業で作成していたデータが自動抽出できるだけでも、迅速な意思決定に貢献するのです。
デメリット
導入コストが大きい
ツールの導入に、多額のコストがかかってしまう点はデメリットです。
BIツールは多機能なので、料金も高くなりがちです。ツールは長期運用して効果を発揮するので、運用途中で頓挫しないように、自社で継続的に使えるかを導入前に試算しなければなりません。
また、OLAP分析（オンライン分析処理）をはじめとした複雑な統計処理ができたり、多くの情報を可視化したレポーティングができたりするツールなので、操作も複雑になります。したがって、金銭的コストだけではなく、社内で運用するための教育コストが発生する点にも注意しましょう。
機能が複雑なので浸透しにくい
BIツールの操作一つひとつが複雑な傾向があるため、社内に浸透しにくい点も無視できません。
非IT企業やITリテラシーの高くないメンバーが多いチームでは、BIツールを導入したとしても使いこなせず、運用に失敗する可能性も高いです。しかし、シンプルなツールでは機能不足と感じるケースもあるので、導入時には自社のITリテラシーにマッチしたツールか、を必ず選定時に確認しましょう。
とくに、非IT企業の場合は、いきなり高機能のBIツールを使うのは控えるべきです。そこで、「Stock」のようなツールを使うと、情報蓄積・共有の仕組みが作れるので、メンバー間のコミュニケーションによって分析がブラッシュアップできる環境も整備できます。
運用に手間がかかる
BIツールを導入すると運用体制が煩雑になり手間がかかる可能性があります。
ツールの導入後には、まず自社のデータベースで活用できる情報はすべて移管しなくてはなりません。そのため、人的リソースが取られることからも、通常業務に支障が出る可能性があるのです。
さらに、導入後も「通常業務へストレスなくBIツールを組み込む運用設計」が必須です。したがって、運用までに無料トライアルを活用し、仮運用を行ったうえで導入可否を検討しましょう。
ビジネスインテリジェンス（BI）の推進に役立つおすすめのツール
以下では、ビジネスインテリジェンスの推進に役立つおすすめのツールをご紹介します。
使いこなせれば事業の中心として活用できるBIツールですが、高いITリテラシーが求められるので、浸透しないリスクもあります。運用が頓挫すれば、業務への悪影響はもちろん、無駄なコストもかかってしまうのです。
そこで、とくに非IT企業の場合は、データの利活用のための「情報管理」に着目すべきです。大量のデータを経営に役立てるためには、情報の蓄積から活用、共有まで、正しく行われていなければならないからです。
したがって、「メンバー全員が使いやすい情報管理ツール」を使い、そもそも情報を活用できない仕組みを変えましょう。結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、即日で情報管理が効率化できる情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へはあらゆる情報を蓄積でき、直感的な「フォルダ」でデータの集約および任意のメンバーへの共有も簡単です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、時間や場所を問わず情報の混ざらないコミュニケーションが実現します。
最も簡単にデータ共有管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスインテリジェンスの概要まとめ
これまで、ビジネスインテリジェンスの仕組みや重要性を中心にご紹介しました。
ビジネスインテリジェンスは、事業推進や業務改善に活用するための仕組みですが、アナログな管理では実現が難しいので、BIツールをはじめとしたITツールが必須です。ただし、多機能なツールなので多くのコストがかかったり、運用に乗せることが難しかったりするデメリットがあります。
そのため、業界業種問わず扱う「情報」を正しく管理する「シンプルな情報管理ツール」を使いましょう。各業務の細かい情報はもちろん、経営に関わる情報まで情報へのアクセス性が高まるので、分析にかかる作業効率も軽減できるのです。
そのため、「Stock」のように、ITリテラシーを問わずに誰でもが使える情報管理ツールでデータの集計・情報管理をすべきです。現在非IT企業を中心に200,000社以上が導入し、情報管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ビジネスインテリジェンスを阻害する「煩雑な情報管理」を効率化しましょう。
