ビジネスにおいて「レスポンスが遅い人は仕事ができない」と言われるほど、連絡の早さは重要視されています。メールの返信などが遅くなると、取引先からの印象が悪くなるうえ、業務上で起きたトラブルへの対応が遅れる原因となってしまうのです。
そのため、日々の業務では素早くレスポンスを返しましょう。しかし、なかには「レスポンスの早さが重要である」と理解していても、連絡が後回しになってしまうケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事におけるレスポンスが遅いデメリットや改善策をご紹介します。
- 社員のレスポンスが遅くて困っている
- メールのチェック・返信を後回ししてしまう
- 即レスにつなげるためにできる対策を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事においてレスポンスが遅いことのデメリットと即レスにつなげる方法がわかります。
目次
【仕事ができない？】レスポンス/連絡が遅いことのデメリットとは
レスポンスが遅い人は仕事ができないと言われがちです。そこで以下では、遅いレスポンスのデメリットについて解説します。
優先度が低い印象を与える
レスポンスの遅さにより、相手に対して、優先度が低い印象を与えてしまいます。
レスポンスが遅いと、相手をイライラさせてしまうこともあるため、社内外問わず即レスを徹底することが大切です。即レスは、相手を大切にしていることをダイレクトに伝えられるため、好印象につながります。
たとえば、システム障害のトラブルが発生したとき、即座に具体的な対応案を提示すれば、相手の信頼を獲得できます。相手との良好な関係を築くためにも、素早いレスポンスを意識しましょう。
また、事前にトラブルの対応マニュアルを「Stock」のようなノートに情報をまとめられるツールで残しておくと、迅速な対応が可能になります。
顧客の問題解消が遅れる
顧客の問題解消が遅れることも、レスポンスの遅さが大きく影響します。
たとえば、「商品の不具合に関する問い合わせ」の対応において返信が遅いと、不誠実な印象を与えてしまうため、顧客は不満が溜まり、継続利用をしないと判断されかねません。そして、問題が素早く解消されないので、結果として顧客の満足度は下がります。
また、担当者の対応が遅いことによって「二次クレーム」へと発展する可能性も懸念されます。したがって、顧客の問題を素早く解決するためには即レスが重要なのです。
相手の時間を奪う
遅いレスポンスは、相手の時間を奪うことにもつながってしまいます。
質問・確認のメールに対してのレスポンスが遅いと、相手は返信が来るまで待たなければなりません。そのため、作業を始められず、仕事の進捗が滞ってしまいます。
また、レスポンスがない状態が続くと、相手は連絡が伝わっているか不安になります。確認や催促の連絡を入れる作業時間が生まれるので、結果として相手の時間を奪ってしまうことにつながるのです。
レスポンスが悪い人の3つの特徴
ここでは、レスポンスが悪い人の特徴を3つご紹介します。「部下の返信が遅い」と悩んでいる方は、以下の心理・性格について理解しましょう。
- 完璧主義な性格
- 怠惰な性格
- オンオフを分けている
完璧主義な場合、じっくりと時間をかけて自分の考えをまとめた上で返信をします。そのため、メッセージ内容は丁寧でな印象がありますが、即レスは期待できません。
いちいち返信するのがめんどくさいと感じる人です。送られたメッセージは読むものの、相手とのやりとりを煩わしく感じてしまうため、催促されてから返信するパターンが多いと言えます。
仕事とプライベートをしっかりと分けている人は、就業間際や休みの日には連絡を返さないため、返信が遅い印象を持たれてしまうことがあります。
以上が返信や連絡が遅い人の特徴となります。部下がこれらの性格に当てはまる場合は、社外に悪い印象を持たれないためにも、即レスの重要性と改善方法をアドバイスしましょう。
【即レス】レスポンス/連絡を早める改善方法4選
レスポンスを早める改善方法は主に4つあります。社内メンバーのレスポンスの遅さに悩んでいる方は必見です。
（1）早いレスポンスの癖付け
1つ目は、受信者側の早いレスポンスの癖付けです。
早いレスポンスが一度癖付くと、意識せずに続けられるのでレスポンスの遅れを減らすことにつながります。癖付けは心がけ次第で身についていくので、意識を変えれば今すぐに実践できます。
また、レスポンスが遅れる原因として、複数人とやりとりしていることで、返信したかどうか忘れてしまうことが挙げられます。仮に、その場での回答が難しくとも、連絡を見た時点で「承知いたしました」「確認します」と一旦返せば、相手に状況が伝えられます。
仕事の忙しさに関係なく連絡は来るので、自身の忙しさを理由に返信を遅らせてはなりません。自身の状況に関わらず、連絡を見た時点での返信を習慣にしましょう。
（2）期日を明記する
2つ目は、送信者側が期日を明記することです。
自身が”回答をもらいたいとする期日”をあらかじめ伝えることで、相手にスピーディーな返信を促すことができます。また、たとえ期日までに返信が来なくても、催促の連絡を送りやすいと言えます。
そのため、レスポンスを早くもらいたいという方は、連絡を送信するときには、期日を明記したうえで送りましょう。
（3）情報の整理整頓をする
3つ目は、情報の整理整頓をすることです。
業務に必要な情報が見やすくまとまっていればすぐに連絡できるので、レスポンスは早くなります。一方で、情報が整理整頓されていないと目的の情報を探すのに時間がかかり、レスポンスの遅れにつながるのです。
したがって、業務に関する記録はいつでも確認できるように整理しましょう。ただし、紙やExcelなどのアナログな手法で情報を保存していると、必要な情報をすぐにピックアップできないので、早いレスポンスができません。
そのため、まずは必要な情報に素早くたどり着ける仕組みをつくることも、取り組むべき策だと言えます。
（4）ITツールを導入する
4つ目は、ITツールを導入することです。
クライアントとの連絡にメールを使っている場合、「他のメールに埋もれて返信できていなかった」というケースがしばしば起こり得ます。このようなメールが埋もれてしまう状況を改善したい方は、メールでのやりとりから脱却し、ITツールを導入するべきです。
たとえば、情報共有ツール「Stock」には、1つのフォルダ上であれば何人でも無料で招待できる「1フォルダゲスト権限」が備わっているので、クライアントに限定した密な情報共有が可能です。
以上のように、ITツールを使えば「メールに気づかなくて返信が遅れてしまった」という事態を回避できるのです。
【必見】レスポンスが遅い！を解消するITツール
以下では、レスポンスの遅さを解消するITツールを紹介します。
レスポンスが遅くなる原因は、社員個人の意識の問題に加え、レスポンス内容に関する情報をきちんと把握できていないことにあります。そのため、『社内の情報共有に関する仕組みを立て直すこと』が社員の即レスにつながるのです。
たとえば、「情報を見やすく記録・整理できるうえにメッセージ機能もついたITツール」を導入すれば、社内で即レスの文化を作れます。ただし、多機能なツールは導入しても、使いこなせない社員が出てくるため社内に浸透しません。
したがって、社員全員にとって使いやすい、シンプルなITツールを選択するべきです。結論、最もシンプルかつ迅速に社内・外のメンバーと情報共有ができるツールの「Stock」一択です。
Stockをメールと連携すれば、メールの内容を「ノート」上に自動転送できるうえ、ノート上に情報をまとめられます。また、「高度な検索機能」によってレスポンスに必要な情報をノートから即座に取り出すことができるため、即レスが可能になるのです。
社内外のやりとりを円滑にするツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
レスポンス/連絡が遅いデメリットと改善方法まとめ
これまで、レスポンスが遅いデメリットと改善方法を解説しました。
仕事において、レスポンスが遅いことには多くのデメリットがあります。そのため、以下3つの方法でレスポンス速度を上げましょう。
- 早いレスポンスの癖を付けるように心がける
- 送信時に連絡をもらいたい返信期日を明記する
- 情報を整理整頓して、状況確認にかかる無駄な手間を解消する
3つ目の「情報の整理整頓」を実現するには、業務に関する情報を見やすく記録して、目的の情報にたどり着きやすいITツールを選択しましょう。しかし、多機能なツールを導入してもITの苦手な社員は使いこなせず、かえって返信は遅くなってしまいます。
したがって、情報の記録・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも使いこなせるツール「Stock」を利用するべきです。
ぜひ「Stock」を導入し、適切な情報管理を行い、レスポンスを早めましょう。
