組織を率いるにあたり、業務を円滑に進めるために、部下に対して「業務命令」を出す場面も少なくありません。
一方、業務命令を出すときに、認識のズレによるトラブルに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務命令で起きるトラブルや正しく伝えるポイントを中心にご紹介します。
- 部下への指示がうまく伝わらず、ミスや手戻りが発生している管理職
- 「言った・言わない」のトラブルを減らしたい現場責任者
- 業務の指示をもっとわかりやすく管理したい経営者や総務担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、業務命令で気をつけるべきポイントを理解しながら、部下への指示を的確に実施するヒントを得られます。
目次
業務命令とは
まず、業務命令の概要や具体的な例を解説します。業務命令について、まだ深く理解していない方は必見です。
業務命令の概要
「業務命令」とは業務遂行を目的に、使用者が労働者に発する命令のことです。
ここでの「使用者」は企業の経営陣やチームリーダーを指しており、社内の経営陣（役職者）は「業務命令権」を有しています。
この業務命令が効力を持つのは、企業と労働者の間で労働契約が成立しているためです。この労働契約法によって、労働者が業務命令を受けることに同意されているので、従業員は基本的に受けた業務命令を拒否できません。
一方、使用者が発する業務命令にも認められない場合もあります。それは「合理性のある命令か」という点です。労働者にとって不合理な命令だったり、人権を侵害したりするような命令の場合は「違法」のため、当然業務命令は認められません。
業務命令の具体例
業務命令の具体的な例として、以下のようなものがあります。
| 残業 |
業務の進捗状況に応じて、残業を命じることがあります。 |
|---|---|
| 配置転換 |
従業員のスキルや社内状況を考慮し、部署や勤務地変更を命じることがあります。 |
| 出向 |
ほかの会社で一定期間働くことを命じることがあります。 |
| 出張 |
業務遂行を目的に、従業員を普段の勤務地とは異なる場所に出向くように命じることがあります。 |
| 研修への参加 |
従業員のスキルや業務理解度を高めるために、研修への参加を命じることがあります。 |
| 健康診断の受診 |
従業員の健康管理のため、健康診断の受診を命じることがあります。 |
上の表で挙げたものはあくまで一例であり、業務命令に当てはまるものは他にも数多くあります。そのため、その命令に従うべきかどうか迷ったときは、「業務上必要かつ妥当な内容といえるか」を基準に判断しましょう
業務命令と業務指示の違いとは
業務命令と業務指示の明確な違いは、「権利があるかないか」という点です。
業務命令は使用者が命令をする権利を有していますが、業務指示は命令する権利がありません。たとえば、部長や課長などの役職に就いていない先輩社員や同僚が出すのは「業務指示」に該当します。
一方、経営陣の指示すべてが業務命令ではありません。たとえば、業務命令に該当するものとして、残業・配置転換・出向（在籍、転籍）・出張などが挙げられます。
業務命令でよくあるトラブル3選
以下では、業務命令で起こりやすい代表的なトラブルを紹介します。自社で同じ問題を防ぎたい方は、ぜひ参考にしましょう。
（1）「言った・言わない」の認識違いが起きる
業務命令でよくあるトラブルの1つ目は、指示内容を巡って認識の食い違いが生じることです。
これは、指示が口頭のみで伝えられ、期限や完了の基準が曖昧なまま共有されることが原因です。たとえば「今日中に対応してほしい」という指示では期限が曖昧で、上司と部下で解釈が食い違ってしまいます。
このような認識違いは、業務の停滞や社内トラブルにつながる要因になります。
（2）指示内容が正しく伝わらず手戻りが発生する
よくあるトラブルの2つ目は、指示が正しく伝わらず手戻りが起きることです。
指示の目的や背景情報が伝わらなければ、担当者ごとに解釈が分かれます。たとえば「資料を作成して」という指示だけでは、資料の使用目的や想定読者が分からず、担当者が認識をすり合わせられないまま作業してしまうのです。
その結果、成果物が期待と異なるものになり、作り直しによる時間と労力の無駄が生じます。
（3）誰が何をやるのか曖昧になる
業務命令でよくあるトラブルの3つ目は、担当者や役割分担が曖昧になることです。
担当者や責任範囲が明確でないと、「誰かが対応するだろう」と考えてしまい、作業の抜け漏れや対応の遅れが発生しやすくなります。とくに、複数人が関わる業務では、責任者が決まっていないことで業務が滞るケースも少なくありません。
そのため、業務命令を出すときは、担当者と対応期限を明確にしたうえで共有することが重要です。
業務命令でトラブルが起きる原因
以下では、業務命令でトラブルが起きる主な原因を解説します。問題を未然に防ぎたい方は、ぜひ参考にしましょう。
口頭だけで指示している
業務命令でトラブルが起きる原因の1つ目は、口頭だけで指示を済ませてしまうことです。
口頭でのやり取りは手軽な一方で、内容を後から振り返れず、確認にも手間がかかります。たとえば、上司から数日前に出された指示を確認したくても、記録が残っていないために指示の一部が抜け漏れてしまいかねません。
業務命令を確実に伝えるためには、誰でも内容を見返せる状態で記録しておくことが大切です。
指示内容や目的が曖昧になっている
トラブルが起きる原因の2つ目は、指示内容や目的が十分に共有されていないことです。
作業の意図や求める成果が伝わらないと、担当者は適切な判断がしにくくなります。優先順位を誤った結果、本来進めるべき業務が後回しになり、期限に遅れる恐れもあるのです。
業務命令を着実に実行してもらうには、背景や目的まで伝えることが欠かせません。
業務命令を正しく伝えるポイント
以下では、業務命令を正しく伝えるためのポイントを解説します。伝達ミスや認識のズレを防ぎたい方は、ぜひ参考にしましょう。
業務の目的まで伝える
業務命令を正しく伝えるポイントの1つ目は、作業内容だけでなく目的まで共有することです。
具体的には、「何のためにするのか」「誰が使うのか」「完了後にどのような状態を目指すのか」をあわせて伝えることが有効です。また、口頭だけでなくメモやチャットで背景を一言添えておくと、担当者が後から見返して確認できます。
このように目的や背景まで伝えることで、担当者が状況に応じて適切な判断を下せるようになり、期待通りの成果につながります。
報告のルールを決めて進捗を確認する
ポイントの2つ目は、報告の方法やタイミングを決めることです。
たとえば、「進捗が50%を超えた時点で報告」「毎日17時にチャットで状況を共有」など、報告のタイミングをあらかじめ決めておくことが挙げられます。さらに、報告先や報告フォーマットを統一すれば、担当者も迷わず対応できます。
このように、円滑に業務を進めるためにも、報告ルールを定めて定期的に状況を確認しましょう。
指示内容を記録として残す
ポイントの3つ目は、指示内容を記録として残しておくことです。
口頭で指示を出した場合でも、内容をメールやチャットで簡単にまとめて送りましょう。また、指示事項をタスク管理ツールに登録し、担当者・期限・完了の基準をあわせて記載しておくと、後から誰でも確認できます。
指示内容を記録として残しておくことで、認識違いや確認漏れを防ぎながら業務を進められるようになります。
【非IT企業向け】業務命令が確実に「伝わる」おすすめのツール
以下では、業務上の命令が正しく社内に「伝わる」ツールをご紹介します。
企業では、日々さまざまな業務命令や業務指示が出されます。しかし、重要な内容であっても、社員に正しく伝わらなければ意味がありません。
とくに、口頭やメールだけで業務命令を伝えている場合、「言った・言わない」の認識違いや伝達漏れが起きやすくなります。また、シフト制やリモート勤務の環境では、指示内容の確認にも手間がかかってしまいます。
さらに、メールやチャットで管理ルールを整備しても、やりとりが増えるほど重要な指示が埋もれやすくなります。そのため、業務命令は記録として残しながら、関係者へ確実に共有できる仕組みで管理することが重要です。
このような問題を解決するためには、業務命令や社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理できるツール「Stock」が最適です。Stockの「ノート」に業務命令の内容を記録すれば、メールを使わずに社内メンバーへ共有できます。また、「メッセージ」で担当者をメンションしたり、「タスク」を設定したりすれば重要な指示も確実に伝えられます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務命令でよくある質問4選
以下では、業務命令でよくある質問をご紹介します。疑問に感じやすい点であるため、あらかじめ押さえておきましょう。
会社の命令はどこまで守るべき？
会社が社員に出す業務命令は、会社の自由な判断だけで決められるものではなく、雇用契約で定められた範囲内でなければならないというルールがあります。
たとえば、会社は社員に対して業務上の指示をする「労働指揮権」があります。この権利に基づいて、残業を命じる「残業命令」や、部署や勤務地を変更する「配置転換」なども、会社が社員に対しておこなうことができます。
業務命令が無効となる場合もありますが、内容や必要性が世の中の常識に照らして妥当だと認められるものは従わなければなりません。
業務命令は拒否できる？
原則として、業務命令は拒否できません。
しかし、正当な理由があれば、拒否することができます。たとえば、「偽造・虚偽報告などのコンプライアンス違反に当たる命令」「不当な長期間の研修などの嫌がらせに当たる命令」が該当します。
上記の命令を含め、業務命令が合理性を欠く場合は、拒否できるのです。
業務命令はパワハラに該当する？
「業務上必要かつ相当な範囲」を超えた業務命令が、パワハラに該当してしまう場合があります。
まず、業務上の必要性が全くない言動に関しては、業務命令とは言えないため、当然パワハラです。また、業務上の必要性があるものの、労働者が身体的・精神的な攻撃を受けたり、使用者がわざと遂行不可能な命令を出したりした場合も、パワハラにあたります。
このように、業務上の必要性がある業務命令であっても、パワハラにあたるケースが存在するため、使用者は注意しましょう。
不当な業務命令の断り方とは？
ここでは、不当な業務命令の断り方の例をご紹介します。実際に、「不当な業務命令を出されたが断り方がわからない」と悩む方は必見です。
- 企業側と交渉する
- 公的機関に相談する
まず、不当だと感じる業務命令を受けた場合は企業と直接交渉しましょう。「労働契約法」の契約内容に違反していたり、法令に違反するような業務を求められたりしたなど、「断る正当な理由」がある場合は、まずは直属の上司に相談すべきです。
企業側と交渉して拒否が認められなかった場合は、労働基準監督署や都道府県の労働局などの公的機関を頼りましょう。公的機関のような第三者に相談することで、受けた業務命令の合理性を正しく判断できます。
このように、「企業⇒公的機関」と順番に相談することで、自身の状況を整理でき、次のアクションが起こしやすくなります。
業務命令で起きるトラブルと正しく伝えるポイントまとめ
ここまで、業務命令で起きるトラブルや、正しく伝えるポイントを中心に解説してきました。
業務命令では、作業内容だけでなく目的や背景まで共有したうえで、担当者や報告ルールを明確にすることが重要です。また、指示内容を記録として残しておけば、認識違いや確認漏れも防ぎやすくなります。
ただし、口頭やメールだけで業務命令を管理していると、伝達漏れや確認の手間が発生しやすくなります。そのため、業務命令を記録しながら関係者へ確実に共有できる環境を整えることが大切です。
結論、業務命令を適切に共有・管理するには、社内の情報を簡単に記録・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でデジタルな共有方法に刷新し、業務命令を正確に管理・共有しましょう。
