近年、勤務方法が多様化し、代表的な働き方にテレワークが挙げられます。テレワークは勤務地を問わずに働ける一方で、社員に適切なタスクを課せなければ労働時間内にタスクを終えられず、社員が隠れ残業をせざるを得なくなってしまうのです。
しかし、テレワークはタスク内容や進捗状況を共有しにくいので、労働者にタスクや勤務時間の管理を委ねることも少なくありません。そのため、社員に適切なタスクを与えて、隠れ残業をさせないためにはどうするべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、隠れ残業の3つの原因と対策をご紹介します。
- 隠れ残業の原因を知り、自社に当てはまるものがあるか見直したい
- 隠れ残業の対策を知り、社員の隠れ残業を防ぎたい
- タスクを可視化させて効率的に共有・管理し、適切なタスク配分をしたい
という方はこの記事を参考にすると、社員に対して適切なタスクを課せるようになるうえ、隠れ残業が発生しないための対策もわかります。
目次
隠れ残業とは
隠れ残業とは、会社に申告した残業時間よりも長く仕事をすることです。
隠れ残業は社員にとって不利益ですが、タスクが期限に間に合わないといったやむを得ない状況ができると、自ら進んでサービス残業をしてしまうのです。さらに、隠れ残業が常態化するとプライベートでも仕事に追われ、ストレスの原因になります。
また、残業代が出ないため、社員のタスクを適切に評価されず仕事への意欲が低下する可能性もあります。したがって、隠れ残業は社員や企業の両者に悪影響をもたらすことが明らかなので、無くすべきなのです。
隠れ残業の原因
ここでは、隠れ残業の原因をご紹介します。隠れ残業が常態化している企業は、以下3つの原因に当てはまっていることが多いので、まずはマネジメント側で適切に自社の現状を把握する必要があります。
労働時間の制限
まず挙げられる原因が「労働時間の強制的な制限」です。
働き方改革により時間外労働の上限に規制がかかり、労働時間を減らすように働きかける企業が多数あります。また、社内でも規定の時間までには退社するといった決まりを設ける企業も少なくありません。
しかし、労働時間が減っても社員の業務量が減るとは限らず、自宅に仕事を持ち帰ってやらざるを得ない状況に陥ってしまうのです。そのため、時間外労働の削減は社内での勤務時間を減らせても社外での勤務時間が増え、実質的な労働時間に変化はありません。
強制的に労働時間を制限するのは、社員の隠れ残業の原因になるため見直しが必要です。
業務量の適切さ
時間外労働の上限（時間内）に収まる業務量を課す必要があります。
業務量が適切でなければ、労働時間内に終わらず隠れ残業に繫がります。また、タスクに期限や目標が設定されている場合、タスクへの責任感や承認欲求から期限内に目標達成したと見せるために、各メンバーが隠れ残業をする可能性もあるのです。
隠れ残業をさせないためにも、各社員に適切なタスクの量を考慮し、社員の負担になりすぎないようにしましょう。
労働時間の管理の難しさ
労働者にタスク・労働時間の管理を任せるのが困難であることも原因のひとつです。
タスク・労働時間の管理が困難な理由として、たとえばテレワークはタスクを自宅でこなすので、プライベートと仕事の切り替えが難しいことが挙げられます。また、社内ルールが適切に共有されず、規定の労働時間を把握できていない場合もあるのです。
なかには、すべての業務を自己管理にさせる企業もありますが、タスク内容や進捗具合の共有ができない状態での自己管理は、企業の知らないうちに隠れ残業をさせる原因になりかねません。そのため、就業形態を問わず、社員のタスクや労働時間を社内で共有しておく必要があるのです。
隠れ残業の対策
隠れ残業の原因を把握した後は、改善へと繋げなければなりません。そこで以下では、隠れ残業の原因を踏まえたうえで実施すべき対策をご紹介します。
労働時間のルールを共有する
まずは、労働者に適切な労働時間を把握してもらう必要があります。
企業と労働者が考える労働時間にギャップが生じてしまうと、残業時間が適切でなくなります。また、業務ごとに細かな労働時間を共有すると、社員が作業時間に目安を立てやすくなるメリットもあるため、曖昧にしないことが大切です。
適切な労働時間で働くためにも、定期的に情報共有を行い、隠れ残業を発生させないようにしましょう。
実現可能な目標設定
明らかに厳しい目標設定はしないことが定石です。
一見、高い目標設定は社員のモチベーション向上に役立つように見受けられるものの、目標を達成させるためにかえって隠れ残業を促進させるケースへと繋がりかねません。
また、明らかに厳しい目標を隠れ残業をして達成したとしても、実現可能な目標であると他者から判断され、結果としてメンバーの実力に合わない作業負荷が課されてしまうのです。そのため、次のタスクからさらに厳しい目標が設定され、より隠れ残業をしなくてはならない状況になってしまいます。
適切な目標設定は適切なタスク量があって成り立つので、各社員の適量を把握して目標を再度見直しましょう。
タスク管理を効率化させる
タスク管理を効率化させ、管理者が社員のタスク内容や勤務時間を可視化できるようにしましょう。
社員にタスクの負荷がかかっていないか、業務が適切であるかの確認をするには、タスクを簡単に可視化できる「情報共有ツール」を用いる必要があります。情報共有ツールを用いると、各社員のタスクが可視化されるので、マネジメントの管理業務も効率化します。
しかし、管理者をはじめとする全メンバーが簡単に使いこなせるツールを使用しなければ、情報共有・管理に手間がかかるため不便です。そのため、「Stock」のように、ITリテラシーを問わず使えるツール選定が重要です。
【非IT企業向け】情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール
以下では、社員のタスク内容や労働時間を簡単に共有・管理できるツールを紹介します。
とくに、テレワークをはじめとした多様な働き方では、社員のタスクや進捗具合をチーム間で共有するのが困難であり、隠れ残業が発生しがちです。しかし、チームで社員のタスクを把握しておかなければ、タスク量や内容が社員に適しているのか判断できません。
そこで、全メンバーのタスクと勤務時間を情報共有ツールによって可視化させ、正しく情報を蓄積・管理すべきです。一方、タスク内容の共有や勤務時間の管理を全社で行うにあたり、ツールの使用方法が複雑では、情報共有・管理に手間がかかるため非効率です。
結論、社員のタスク内容や勤務時間を共有・管理するには非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」の利用一択です。
Stockは「ノート」に社員のタスクや勤務時間に関わる情報を簡単に残せるうえ、項目ごとに作れる「フォルダ」や「強力な検索機能」を活用すれば、全社で情報を共有・管理できます。また、ノートに紐付く「メッセージ」を使うと、話題が錯綜せずにメンバー間でやりとりできる点も大きな特徴です。
非IT企業でも確実かつシンプルに情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
隠れ残業の原因と対策まとめ
これまで、隠れ残業の原因や対策を中心にご紹介しました。
隠れ残業は、強制的な労働時間の制限や過度な業務量、労働管理の難しさが原因で起こります。隠れ残業の対策として、労働時間に関するルールの共有や無理のない範囲で、達成可能な目標設定をする必要があります。
また、社員のタスク内容や勤務時間を可視化させ、各社員に適切な勤務をしてもらうためにも情報共有ツールを利用し、全社で情報共有しなくてはなりません。しかし、誰もが簡単に使えるツールを利用しなければ、管理者だけでなく全メンバーの負担になります。
そこで、隠れ残業の原因を発見し解決へ導くためにも、社員のタスク内容や勤務時間をはじめとする、すべての社内情報を簡単に共有・管理可能な「Stock」の利用一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、隠れ残業を無くせるように業務管理をしましょう。
