仕事では、しばしば確認不足によるミスが起こり得ます。しかし、些細な確認不足が、重大なミスにつながるケースも少なくないため、早急に原因を特定して防止する必要があります。
しかし、個人ではしっかりしているつもりでも「確認漏れを何度も繰り返してしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、確認不足の原因と対策を中心にご紹介します。
- 何度も確認しているのに、ミスを見落としてしまう事態を解消したい
- 確認不足が起こる原因を突き止めて、対策を練りたい
- 確認作業の仕組みを構築し、効率的に確認作業を行いたい
という方はこの記事を参考にすると、確認不足の原因や適切な対策法がわかり、効果的な情報共有・管理の方法も見つけられます。
目次
確認不足やミスが多い人の特徴4選
ここでは、確認不足やミスが多い人の特徴を解説します。特徴を理解し、致命的なミスにつながる前に対策しましょう。
（1）細かい作業に不慣れ
確認不足やミスが多い人の１つ目の特徴は、細かい作業に不慣れな方です。
ミスが発生しやすい業務として同じ作業の繰り返しや単調な業務が挙げられます。このような業務では、細かい作業が苦手な方はストレスを感じやすく「文章の誤字脱字」「金額や個数の数字の入力ミス」などが目立つのです。
そのため、確認が大雑把になってしまうという方は、校閲機能を利用して誤字脱字を防いだり、関数を使って自動計算したりして、やり方を工夫すべきです。
（2）気持ちの切り替えが苦手
確認不足やミスが多い人の2つ目の特徴は、気持ちの切り替えが苦手な方です。
ルーティン化された作業はミスが起こりにくい反面、予期せぬ原因によりミスが発生することがあります。その際、ミスをいつまでも引きずってしまう人は確認ミスを繰り返しやすいです。
同じミスを起こさないようにするためにも、反省した後はすぐに気持ちを切り替えて改善を行うことが大切です。
（3）日常の整理整頓ができない
確認不足やミスが多い人の3つ目の特徴は、日常の整理整頓ができない方です。
身の回りの整理整頓ができていないと注意が散漫になりがちです。また、散らばった書類の中から必要な書類を探し出すのに時間がかかり、気持ちの焦りから業務の質も下がってしまいます。
このように、普段から整理整頓ができていない人は集中力が低下しがちなため「期日を間違えていて、納期に間に合わなかった」「頼まれていた資料作りを忘れていた」などのミスが起こりやすいです。
（4）思い込みが激しい
確認不足やミスが多い人の4つ目の特徴は、思い込みが激しい方です。
たとえば、“「いつもと同じ」と住所変更に気づかずに資料を送付した””マニュアルの変更を確認しておらず、古い方法で作業をした”など思い込みにより、確認不足を怠るケースがあります。
そのため、思い込みが激しい人は「心がけ」から改善していく必要があると言えます。
仕事の確認不足はなぜ起こるのか？
仕事における確認不足が起こる原因としては、以下の4点が挙げられます。確認不足のミスが多いチームは、まずは下記の項目に当てはまっていないかを確認しましょう。
（1)確認するための時間が不足している
確認不足の原因のひとつが、確認作業に費やす十分な時間が取れていないことです。
確認時間が不足していると、作業が不十分であっても気付きにくく、見落としてしまいがちです。一方、現場では、ほかの業務が忙しく確認作業のための時間が十分にとれないので、手短に確認作業を終わらせるケースが実際に発生します。
したがって、個人の心がけの問題なのか、ほかの業務で時間が足りていないのか、原因を特定することが重要です。
（2)確認作業の慣れによる緊張感の低下
確認作業の慣れにより緊張感が低下し、確認が甘くなることも確認不足の一因です。
とくに、ベテラン社員がミスする場合、慣れによる気の緩みが起こりやすいと言えます。加えて、ミスが起こりにくい業務では「ミスの可能性は低い」と先入観が入り、ミスがあっても気づかないという確認不足が起こりがちです。
そのため、チェックリストを作成するなど、確認作業を確実に実施する仕組みが求められます。
（3)ダブルチェックをしていない
確認作業でダブルチェックを実施しなければ、確認不足となりミスを引き起こしやすくなります。
確認作業が1回ではミスを発見しきれない可能性もあるので、契約書や金額の確認などミスが許されない書類などのチェックは、複数人による確認が有効です。
また、ダブルチェックは一人で複数回確認作業を行うパターンと、二者もしくはそれ以上の複数人によって確認作業を行うパターンに分かれます。ただし、一人で確認作業を行う前者はミスの防止に限界があるため、複数人で実施することが一般的です。
（4)コミュニケーションが不足している
社内におけるコミュニケーション不足も、確認不足の大きな原因となります。
業務に関する情報共有が十分でなければ、注意すべき点や変更点の共通認識が持てず、確認不足によるミスが発生します。また、コミュニケーションが不足していると、不明点があっても周りに聞きづらく、わからないまま業務を進めてしまいミスにつながることがあります。
したがって、確認不足が起こってしまう背景には、社員間のコミュニケーションが十分に図れない「社内環境そのもの」が原因の可能性があるのです。
仕事の確認不足を防ぐための対策
以下では、確認不足を防ぐための具体的な対策をご紹介します。確認漏れが頻発している職場では、取り返しのつかないミスが起きる前に必ず対策をしましょう。
（1)確認用のチェックリストを用意する
まず、確認用のチェックリストを用意しましょう。
何に注意するべきかを明確にしないまま漠然と確認していても、確認漏れはなくなりません。そこで、確認する項目をリストにまとめて共有することで、メンバー全員が同じように確認作業を実施できます。
したがって、確認作業が必要な業務にはチェックリストを作成し、注意して見るべきポイントの共通認識を持てるようにすると、確認不足によるミスを減らせるのです。
（2)他者によるダブルチェックをする
経験やスキルに富んだ他者の「ダブルチェック」も確認不足を予防する有効な対策法となります。
他者に確認してもらうことで、個人では気づけない思い込みによるミスを発見できる可能性があるからです。また、経験やスキルのあるメンバーが担当すれば、ミスかどうかの判断もスピーディになります。
なお、確認不足の原因である「慣れによる確認の甘さ」は、定期的に確認の担当者を変えることで予防もできます。ただし、担当者が変わっても確認作業の品質を保てるようにマニュアルを整備し、体制づくりをしておきましょう。
（3)業務に関する情報をすぐに共有する
確認不足を防ぐためには、業務に関する情報をすぐに共有することも重要です。
業務に関する情報共有が不十分だと、変更点や注意事項が全体に伝わらず、確認不足によるミスにつながります。また、ダブルチェックを実施する場合も、確認作業が困難です。
そこで、情報共有を正しく実施できる仕組みがあると、確認不足が起こりやすい部分の共有や他者によるダブルチェックがしやすくなり、効率よく正確に確認作業を行えます。
たとえば、今日では、「ナレカン」のようなツールを活用し、確認不足を防ぐための土台として、情報共有が正しく行える仕組みを構築する非IT企業も多いのです。
仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツール
以下では、仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツールをご紹介します。
仕事における確認不足には「個人の心がけ」と「仕組みづくり」の2方向からのアプローチができます。なかでも「仕組みづくり」は、”誰でも”確認作業の抜け漏れがない体制を作れる点で、個人の心がけに依存するよりも大きな効果が期待できます。
そのためには、変更点をすぐに共有できる体制を整えて、ルーティーン業務での思い込みによるミスを防止することが大切です。また、不明点を解消しないまま業務を進めて重大なミスをする前に、自力で確認できるようにマニュアルを整備することも求められます。
とくに、大企業では共有する情報が多いため「ITツール」を使って、必要な情報をすぐに確認できる仕組みを整えましょう。したがって、確認不足によるミスをなくすために導入すべきは、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。
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仕事における確認不足の原因と対策まとめ
これまで、確認不足の原因や対策を中心にご紹介しました。
円滑な業務の遂行や信頼関係に弊害をもたらす確認不足は、確認時間の不足や作業の慣れから生じる確認の甘さ、ダブルチェックやコミュニケーションの欠如が原因となって生じます。
確認不足を防ぐには個人の心がけが重要ですが、そもそも社員同士で業務やマニュアルが共有されていなければ、確認すらできません。したがって、社内の情報共有を検討しつつ、確認作業が行える環境をつくる必要があるのです。
しかし、情報共有にはITツールを利用すると効果的である一方、多機能なツールを使うと操作が複雑で、かえってミスを引き起こしかねません。そこで、誰でも簡単に情報を共有・管理でき、確認不足の解消に貢献する「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、確認不足を防止し、重篤な事態へにつながる前にミスを予防しましょう。
