仕事における確認不足は、業務中に発生するミスのひとつであり、発生しないように原因を特定し解消する必要があります。些細な確認不足が、重大なミスにつながるケースも少なくないからです。
しかし、個人では確認しているつもりでも、何度も繰り返してしまう確認漏れが解決できないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、確認不足の原因と弊害から、対策方法までを紹介します。
- 何度も確認していても、ミスを見落としてしまう事態を解消したい
- 確認不足が起こる原因を突き止めて、対処法を練りたい
- 効果的な確認作業の仕組みを構築し、スムーズに確認作業を行いたい
という方はこの記事を参考にすると、確認不足の原因や適切な対処法がわかり、効果的な情報共有・管理の方法も見つけられます。
目次
仕事の確認不足と弊害
確認不足によってミスが発生すると、作業が滞るので、生産性が低下する弊害が発生します。
また、業務効率が落ちるので、職場や取引先などの関係者における信頼関係悪化にもつながりかねません。このように、確認不足による弊害は、業務そのものだけでなく、業務を取り巻く環境における信用問題にも関わります。
一方、業界業種によって確認不足で発生するミスの重篤さは異なります。しかし、とくに金額に関する確認不足などは、企業運営に関わる致命的なミスにも発展するため、すぐに対策しなければならないのです。
仕事の確認不足はなぜ起こるのか？
仕事における確認不足が起こる原因としては、以下の4点が挙げられます。確認不足のミスが多いチームは、まずは下記の項目に当てはまっていないかを確認しましょう。
確認するための時間が不足している
確認不足の原因のひとつが、確認作業に費やす十分な時間が取れていないことです。
確認時間が不足していると、作業が不十分であっても気付きにくく、見落としてしまいがちです。一方、現場では、ほかの業務が忙しく確認作業のための時間が十分にとれないので、手短に確認作業を終わらせるケースが実際に発生します。
以上のように、個人の心がけのケースやほかの業務で忙しいケースもあるので、原因の特定が重要です。
確認作業の慣れによる緊張感の低下
確認作業の慣れにより緊張感が低下し、確認が甘くなることも確認不足の一因です。
特に、ミスが起こりにくい業務では「ミスの可能性は低い」先入観が入り、ミスがあっても気づかないという確認不足が起こりがちです。
そのため、確認作業に対するモチベーションを維持する仕組みが求められます。
ダブルチェックを行っていない
確認作業でダブルチェックを行わなければ、確認不足となりミスを引き起こしやすくなります。
確認作業が1回ではミスを発見しきれない可能性もあるので、契約書や金額の確認などミスが許されない書類などのチェックは、複数人による確認が必要です。
また、ダブルチェックは一人で複数回確認作業を行うパターンと、二者もしくはそれ以上の複数人によって確認作業を行うパターンに分かれます。一人で確認作業を行う前者は、ミスの防止に限界があるため、複数人で行うことが一般的です。
コミュニケーションが不足している
社内におけるコミュニケーション不足も、確認不足の大きな原因となります。
社内の誰がどのような作業をしているかを確認できない環境では、他者によるダブルチェックも行えません。
以上のように、ダブルチェックの仕組みができず確認不足が起こってしまう背景には、社員間のコミュニケーションが十分に図れない「社内環境そのもの」に原因があるのです。
仕事の確認不足を防ぐ対策法
これまで、確認不足の弊害と原因を述べましたが、以下では確認不足を防ぐための具体的な対策を紹介します。確認漏れが頻発している職場では以下の対策が必須になります。
確認の時間を十分にとる
まず、確認作業に費やす時間を十分にとることが重要です。
どのような対策法を講じても確認に十分な時間を取れなければ、確認不足を防げません。そこで、確認にかかる時間を算出した後、付随する業務効率の見直しを図りましょう。
そのため、ほかの作業と並行して確認を行うのではなく、確認の時間を確保すると心理的プレッシャーもかかりにくくなるので、結果として確認不足の予防につながるのです。
経験やスキルに富んだ他者によるダブルチェックをしてもらう
経験やスキルに富んだ他者の「ダブルチェック」も確認不足を予防する有効な対策法となります。
他者に確認してもらうことで、個人では気づけない思い込みミスを発見できる可能性が上がるからです。また、経験やスキルのある社員が担当すれば、ミスかどうかの判断もスピーディになります。
なお、確認不足の原因である「慣れによる確認の甘さ」は、定期的に確認の担当者を変えることで予防もできます。ただし、確認工数が増える分該当のメンバーがいなければ業務が止まるので、スピード感を持って取り組めるような体制が必要です。
情報共有を正しく行う
確認不足を防ぐためには、情報を正しく共有できる仕組み作りも必要です。
情報共有が十分に行えていなければ、作業の内容や進捗度合いが正しく伝わりません。また、他者による確認作業も困難となってしまいます。
そこで、情報共有を正しく行える仕組みがあると、確認不足が起こりやすい部分の共有や他者によるダブルチェックがしやすくなり、効率よく正確に確認作業を行えます。
今日では、「Stock」のようなツールを活用し、確認不足を防ぐための土台として、情報共有が正しく行える仕組みを構築する非IT企業も多いのです。
仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツール
以下では、仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツールをご紹介します。
仕事における確認不足には「個人の心がけ」と「仕組み作り」の2方向からのアプローチができます。とくに、後者のアプローチは、仕組みとして確認作業の抜け漏れがない状態を作れる点で、前者と比較して費用対効果が高いです。
しかし、それぞれの社員が抱えている業務や、自身のタスクが見える化されていなければ、確認作業は困難となります。仕事の抜け漏れを防止するためにも「ITツール」を使って社内で正しく情報共有を行い、確認不足を防止する必要があるのです。
ただし、多機能なツールは複雑で確認作業も困難となり、かえって確認不足が解消できません。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるITツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に社員の作業内容から進捗状況に至るまで、あらゆる情報を残しつつ、リアルタイムで情報共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」を活用すると、情報が錯綜せずにタスク管理できるので、確認不足を防げるのです。
最も簡単にタスク管理を効率化できる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
仕事における確認不足の原因と対策まとめ
これまで、確認不足の弊害や原因、対策を中心にご紹介しました。
円滑な業務の遂行や信頼関係に弊害をもたらす確認不足は、確認時間の不足や作業の慣れから生じる確認の甘さ、ダブルチェックやコミュニケーションの欠陥が原因となって生じます。
確認不足を防ぐには個人の心がけが重要ですが、そもそも社員同士で業務やタスクが共有されていなければ、確認すらできません。したがって、社内の情報共有を検討しつつ、確認作業が行える環境をつくる必要があるのです。
情報共有にはITツールを利用すると効果的である一方、多機能なツールを使うと確認作業自体が困難となってしまいます。そこで、誰でも簡単に情報を共有・管理でき、確認不足の解消に貢献する「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して確認不足を無くし、重篤な事態へにつながる前にミスを予防しましょう。
