仕事で成果を出し続けるためには、日々の業務を安定して継続させる「習慣化」が重要です。業務の進め方やタスク管理を習慣として定着させると、業務をスムーズに進められるようになります。
しかし、「仕事を最初の計画通りに進めるのが難しい」「タスク管理を続けようとしても、途中でやめてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を習慣化するのが難しい理由や解決策を中心にご紹介します。
- 早く仕事に慣れるため順番・時間を統一したいビジネスパーソン
- タスク管理や業務に抜け漏れが発生しがちで困っている会社員
- 組織全体で業務や情報共有を仕組み化して円滑に進めたいチームリーダー
という方はこの記事を参考にすると、仕事を習慣化する具体的な方法が分かり、日々の業務を抜け漏れなく安定して進められるようになります。
目次
なぜ仕事の習慣化ができない人が多いのか
仕事の習慣化ができない人が多いのは、そもそも人間には、本能的に変化を避け、これまでの行動を維持しようとする傾向があるからです。
人間の脳は、変化することで起こり得るさまざまなリスクを回避しようとします。つまり、「必要性は分かっていても習慣化できない」というのは、新しい行動を始めることを「不確実性が高い」と脳が判断してしまうからなのです。
しかし、習慣化を「できないから仕方ない」と諦めると、業務に支障をきたし、個人・組織の成長停滞や信頼喪失を招いてしまいます。そのため、習慣化はあらゆる方法で達成するべきなのです。
【原因解説】習慣化するのが難しい理由
以下は、習慣化するのが難しい原因・状況を解説します。習慣化ができずに困っている方は必見です。
モチベーション・感情に頼りすぎる
まず、原因のひとつは「モチベーション・感情に頼りすぎる」という点です。
モチベーション・感情は、その時々に起こった出来事によって変化します。そのため、「やる気があるときだけ取り組む」という状態では、メンバーの行動が安定せず、継続することが難しくなります。
また、習慣化を目指す当初は熱意・やる気を持っていても、時間が経つにつれて衰退してしまいます。とくにチームや組織で習慣化を目指している場合、常に全体で高いやる気を維持するのは難しくなるのです。
目標・目的の設定が不十分
「目標・目的の設定が不十分」という点も習慣化が難しい原因のひとつです。
習慣化して何を達成したいのかが明確でなければ、継続して取り組む必要性を感じられず途中でやめてしまいます。また、習慣化するのに必要な行動や達成基準の設定が不十分な場合も、習慣化の達成において大きな障壁となるのです。
このように、目標・目的が不明確で必要な行動や基準が抽象的だと、習慣化を実現できません。
仕事を習慣化する方法・コツ4選
ここでは、仕事を習慣化する方法・コツを4つご紹介します。以下を参考にして仕事の習慣化を達成しましょう。
（1）習慣化するまでの無理のない計画を立てる
まず、習慣化するまで無理のない計画を立てることが重要です。
最初から高すぎる目標を設定すると、達成するまでに時間がかかってしまいます。また、モチベーションも低下するため、継続的に取り組むのが難しく、途中で諦めてしまう可能性が高まるのです。
つまり、「無理をしすぎず続けられる」ように、最初は小さな目標から始めることが習慣化するうえで必要なのです。加えてある程度習慣化に近づいたら目標設定を見直すようにすると、継続しやすくなります。
（2）周りの環境を整える
次に、周りの環境を整えることも大切です。
個人で仕事を習慣化しようとしても、周りからの理解や協力がない場合、業務環境などの外的要因によって継続が困難になる可能性があります。そのため、周囲の理解と協力を得られるように環境を整えるべきなのです。
環境の整え方として、「周囲に自分が習慣化のために取り組んでいることや業務を宣言する」といった行動が挙げられます。このように、自身の取り組みを公言し協力体制を築くことでモチベーションの維持にもつながるのです。
（3）成果を可視化し報酬を設定する
習慣化に至るまでの過程では、成果を可視化し報酬を設定することも必要です。
成果を可視化する手段として、「習慣化したい業務・取り組みができた日にチェックや印をつける」という例が挙げられます。また、達成状況に応じて個人・チームへの報酬も設定すると、モチベーションも継続して保てるのです。
このように、習慣化に至るまでの取り組み・成果や報酬を可視化すると、進捗状況が視覚的に分かりやすくなるため、継続的な行動が可能となります。
（4）既存の習慣と組み合わせる
最後に、既存の習慣と組み合わせると習慣化しやすくなります。
新しく習慣化する行動を単独で取り入れようとすると、普段から慣れていない行動なため忘れてしまいがちです。忘れずに実行するには、「〇〇をしたあとに実施する」というように具体的に取り組むタイミングまで決める必要があります。
また、取り組むタイミングは既に習慣化されている行動と組み合わせることが重要です。このように、既存の習慣と組み合わせると、自然な流れで取り組めるため、無理なく継続できます。
組織で習慣化するときのポイント
組織で仕事を習慣化するときのポイントは、「組織内でタスク・取り組みや成果を共有する」という点です。
組織全体で進捗状況が可視化されれば、今後の予定や見直すべき点を把握できます。そのため、より継続的に取り組みやすい形で習慣化を目指せるようになるのです。
一方で、共有方法が複雑で手間がかかると、共有されなくなってしまいます。そこで、「Stock」のようなあらゆる情報をまとめられる「ノート」とタスクを紐づけて共有できるツールを導入すれば、社内の情報共有がスムーズになり、習慣化が定着します。
個人・組織の習慣化に役立つツール
以下では、個人・組織の仕事を習慣化するのに役立つツールをご紹介します。
日々の仕事を習慣化しないと、業務の抜け漏れにミスやトラブルが発生する恐れがあります。また、業務の度にやり方を考える必要が生じ、業務効率も低下してしまうのです。
対策として、個人・組織のモチベーション向上や目標の設定が挙げられます。しかし、個人・組織の意欲に頼りすぎたり、目標の設定が不十分だったりすると習慣化は達成しないため、「仕組み」として習慣づけることが重要です。
そこで、「タスク管理や情報共有が簡単で仕組み化できるツール」を導入しましょう。また、期限やタスクをリマインドする機能があるツールだと、業務・タスクの抜け漏れを防げます。
「Stock」は、「ノート」に直接書き込んでチェックリストを簡単に作成でき、「ノート」に紐づけてタスク管理も可能なツールなため、仕事の習慣化に最適です。また、タスクの担当者・期限などの詳細設定やリマインドも可能なため、習慣化に役立ちます。
あらゆる情報とタスクを紐づけて管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事を習慣化することで得られるメリット
仕事を習慣化することで得られるメリットとして、以下の3点が挙げられます。
- 業務時間が短縮する
- ストレス軽減・集中力向上につながる
- トラブルの早期解決
習慣化すると、業務手順や判断に迷う時間がなくなるため、時間をかけずに業務を進められます。業務負担が軽減するほか、空いた時間をほかの業務にあてることも可能です。
習慣化により、意思決定をする機会が減少するため、業務にかかるストレスが軽減されます。また、集中する時と休憩時間を切り替えやすくなり、業務に対しての集中力も高まるのです。
習慣として取り組んでいると、普段と異なる違和感を感知しやすくなります。そのため、大きなトラブルとなる前に、リスクを回避できるのです。
このように、仕事を習慣化すると、業務の効率化や取り組みやすさだけでなく、リスク軽減にもつながります。一方で習慣化が定着すると、業務内容の見直しがされにくくなる場合があるため、定期的に見直し・改善をするようにしましょう。
習慣化が難しい原因や解決方法まとめ
これまで、仕事の習慣化が難しい理由・原因や習慣化する方法・コツ、習慣化のメリットを中心にご紹介しました。
仕事を習慣化するためには、目的を明確にして無理のない計画を立て、成果の可視化や報酬の設定をする必要があります。加えて周囲の環境を整えて既存の習慣と組み合わせることで、継続して取り組めるようになるのです。
また、組織やチーム全体で習慣化を目指すには、タスクや進捗状況の共有が必須となります。しかし共有方法が複雑・手間がかかる状態だとタスクや進捗状況を正しく把握できないため、「あらゆる情報の共有が簡単なツール」を導入するべきです。
結論、組織で仕事を習慣化するには、「ノート」にまとめた進捗状況とタスクを紐づけて簡単に管理・共有でき、情報共有の仕組み化に役立つツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕事の習慣化や情報共有の仕組み化を実現させましょう。
