コロナ禍における感染症対策の一環として推奨された「リモートワーク」ですが、昨今では、多くの企業で新しい働き方として注目されています。リモートワークでは、社員が自宅やコワーキングスペースで働けるため、時間を有効活用できるメリットがあります。
しかし、リモートワークの体制が正しく整備されていなければ、情報共有や管理に失敗し、業務効率が低下するといった弊害が生じます。しかし、担当者のなかには「適切なリモートワークを実施する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークで社員に生じる5つの弊害と解決策を中心に解説します。
- リモートワーク中の社員の状況を把握できていない
- リモートワークによる弊害を解決して業務効率を上げたい
- 在宅でも円滑にコミュニケーションできる仕組みをつくりたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、リモートワークで社員に生じる弊害を理解しながら、効率的なリモートワークを実施できます。
リモートワークで生じる5つの弊害とは
ここでは、リモートワークで生じる5つの弊害について解説します。以下の弊害を解決せずに放置していると、社員のモチベーションが低下し、業務効率も低下するという悪循環に陥ってしまうので注意しましょう。
（1）コミュニケーション不足になる
リモートワークでは社員同士が直接顔を合わせる機会がないため、コミュニケーションが疎遠になりがちです。
コミュニケーション不足の環境下では、オフィス勤務時にはありがちな「気軽なやりとりのなかでアイデアが生まれる機会」が失われてしまいます。そのため、対面では伝えられる微妙なニュアンスなどが伝えづらくなってしまうのです。
また、業務に関する不安や悩みを気軽に質問できず、一人で溜め込む社員が増えるケースがあります。オフィスでは気軽に質問や進捗確認ができていても、リモートワークでは報連相の頻度が減少し、業務効率が低下するという弊害も起こりやすいのです。
（2）仕事の切り替えができなくなる
リモートワークでは自宅などのオフィス以外で業務を行うため、集中力が低下し、オンオフの区別がつかなくなるケースがあります。
業務中の時間の使い方は属人的な管理となるため、適切な時間管理ができていない場合は、業務時間中にさぼる社員が出る可能性があります。一方で、業務時間外に隠れて業務を進める「隠れ残業」をする社員がいる場合もあります。
リモートワークは、自分のペースで仕事に取り組みやすい環境であるからこそ、仕事をさぼったり、残業時間が増えたりする弊害が発生しやすいです。
（3）決裁に手間がかかる
リモートワークに対応したワークフローを導入していない場合、決裁や稟議に無駄な工数がかかる点も弊害の一つです。
リモートワーク導入までに決済・稟議の電子化が済んでいない場合、決済や稟議のためだけに出社を強いられるケースがあるのです。たとえば、ハンコが電子化されていないことで、ハンコを押すためだけに出社しなければならないケースがあります。
とくに、出社を強いられる担当者はほかの社員に比べ不公平だと感じ、モチベーションが低下してしまう場合がある点に注意しなければなりません。
（4）社員のタスク状況を把握しづらい
リモートワークでは社員のタスク状況を把握しづらく、社員が今何をしているかがわからない場合があります。
社員のタスク状況が不明瞭なままでは、業務の進捗に遅れが発生していても気づけず、適切なアドバイスができません。また、実際に業務へ取り組んでいるのかがわからず、「仕事をしていないのではないか」という不信感につながるケースもあるのです。
そして、タスク状況が不明瞭では、社員の業務プロセスを人事評価の考慮に入れづらくなるので、社員の適切な評価につながりません。
（5）疑問点をすぐに解消できない
リモートワークではオフラインに比べ、質問がしづらい環境になりがちです。
リモートワーク下では、直接コミュニケーションを取ることができないため、気軽に質問したりすぐに回答をもらったりするのが難しいです。そのため、その場で疑問点が解消できず、業務に支障をきたす恐れがあります。
また、メールによる情報共有はほかの案件に埋もれやすく、返信も気軽に返せない点がデメリットです。さらに、逐一メールを確認したり、リスト内を整理したりするのは、手間がかかるので注意しましょう。
リモートワークの弊害の解決方法
以下では、リモートワーク下で発生する弊害の解決方法を解説します。以下の解決方法を参考に、自社のリモートワークで発生している弊害を解決し、業務効率化を図りましょう。
（1）在宅勤務中のルールを定める
まずは、在宅勤務中のルールを社内文化として浸透させましょう。
とくに、情報共有に関するルールがないと報連相が適切に実施されず、各メンバーの業務に支障をきたします。そのため、確認が漏れていたり意思疎通に時間がかかったりして、上手く連携できていないという場合には、早急にルールを設けましょう。
また、伝達内容を簡潔に伝えるためにも以下の3点を重視して、リモートワーク下の情報共有のルールを制定するのがおすすめです。
- 伝えたい内容を冒頭で簡潔に書く
- 書類提出の締切や、社内イベントの告知の際には日付や時間を具体的に書く
- 形式を統一できるようにテンプレートを決めておく
とくに、日付や時間は今日中や明日などの抽象的な表現ではなく、「2025年5月25日」というように具体的な日付を明記すると、認識齟齬を未然に防止できます。
（2）ハイブリットワークに切り替える
つぎに、リモートワークのみでなく、「ハイブリットワーク」に切り替えることもコミュニケーション不足解消の手です。
ハイブリッドワークとはオフィスに出社して働く「オフィスワーク」と、自宅で働く「リモートワーク」を組み合わせた働き方です。たとえば、一人で集中する業務の場合は在宅で、メンバーとの共同作業が必要なときはオフィスワークを選択できます。
以上のように、業務の特性に合わせて働き方を柔軟に変えれば、無駄な時間や工数を省いて効率的に作業を進められるのです。
（3）ワークフローを見直す
さらに、リモートワークに即したワークフローになっているか見直しましょう。
決裁や稟議に関わる文書はすべて電子化し、オンライン上で完結できる体制にすると、社員が出社する必要がなくなります。そのため、決裁や稟議をオンライン上で完結できるツールを利用すべきです。
また、決済・稟議フローを円滑に進められるツールを導入すると、承認までの工数を削減できるので、リモートワークに限らずスムーズな意思決定にもつながります。
（4）社員のタスク状況を見える化する
チームメンバーのタスク状況を見える化すると、チーム全体の目標達成に向けた業務プロセスを具体的に設定しやすくなります。
進捗状況を見える化すると、チームリーダーはタスクを確認しながら業務が行き詰まっているメンバーと積極的にやりとりができ、リモートワーク下でもフォローしやすい雰囲気づくりにつながるのです。
また、メンバー全員がオーナーシップを持ち、「業務に取り組む姿勢」の改善にもつながります。結果、社員の業務プロセスを人事評価に組み込みやすくなり、リモートワーク下でも定性・定量の2指標で評価できる点がメリットです。
（5）情報共有ツールを導入する
最後に、社員同士のやりとりを絶やさないためには「情報共有ツール」の導入が必須です。
在宅では社員の状況がわからないため、対面と比べて質問しづらい場合が多いです。また、メールによるコミュニケーションは、”気軽さ”や”スピード感”に欠けており、返信に時間がかかることがあります。
そこで、チャットのように円滑なコミュニケーションがとれつつ、「ノート」に紐付いて情報が混ざらない「Stock」のようなツールがおすすめです。ツールの利用は、質問や相談をしやすい環境づくりに貢献します。
【これで解決】リモートワークの弊害を解消する情報共有ツール
以下では、リモートワークの弊害を解決できるツールをご紹介します。
リモートワーク下ではオフラインと比べ、「社員が何の作業をしているか把握しづらい」「気軽に質問できない」といった弊害が生じます。そのため、在宅からでも社員同士がスムーズにコミュニケーションをとれる体制を整えるべきです。
そこで、社内の情報を円滑に共有・管理できるITツールの導入がおすすめです。ただし、業務の停滞を防ぐためには、各メンバーの進捗状況を知る必要があるので、「タスク管理もできるツール」を選択しましょう。
したがって、自社で導入すべきは、あらゆる情報を一元化でき、誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」にテキストや画像などを直接書き込むだけで、瞬時に任意のメンバーに共有可能です。また、メッセージにリアクションできるので、すぐに返信できないときでも相手に反応を返せるほか、「タスク」機能を使えば進捗管理の徹底に役立ちます。
在宅ワークの社員とも簡単にやり取りできる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークの弊害と解決策まとめ
ここまでリモートワークの弊害と解決策を中心に解説しました。
リモートワークでは「社内コミュニケーション不足」や「仕事の切り替えができなくなる」などの弊害が生じます。これらの弊害を解決するためには、リモートワーク下でのルールを定め、社員の業務進捗を適切に管理する必要があるのです。
また、リモートワークでは質問がしづらいため、回答を後日に持ち込んでしまう人も多いです。そこで、メールよりも簡単にメッセージのやり取りができる「情報共有ツール」の導入を検討しましょう。
結論、リモートワークの弊害を解決するためには、社内情報を一元管理し、情報共有を活発化するツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を使って、リモートワークにおける問題点を解消しましょう。
