コロナ禍における感染症対策の一環として推奨された「リモートワーク」ですが、昨今では、多くの企業で新しい働き方として注目されています。リモートワークでは、社員が自宅やコワーキングスペースで働けるため、時間を有効活用できるメリットがあります。
しかし、リモートワークの体制が正しく整備されていなければ、情報共有や管理に失敗し、業務効率が低下するといった弊害が生じます。しかし、担当者のなかには「適切なリモートワークを実施する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークで社員に生じる6つの弊害と解決策を中心に解説します。
- リモートワークに弊害が生じていると感じている在宅勤務者
- リモートワークでのコミュニケーションの仕組みを改善したいビジネスパーソン
- 在宅勤務の社員と業務連絡をする際に便利なツールを探しているチームメンバー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、リモートワークで社員に生じる弊害を理解しながら、効率的なリモートワークを実施できます。
目次
リモートワークの現状と企業が抱える課題
リモートワークの普及により、柔軟な働き方が実現できる一方で、現場ではさまざまな課題が顕在化しています。
たとえば、以下のような状況に悩んでいる企業も少なくありません。
- ちょっとした確認に時間がかかる
- 誰がどのタスクを進めているのかわからない
- 承認が遅れて業務が止まる
オフィスであればすぐに解決できていたことが、リモート環境ではスムーズに進まなくなっているのです。
このように、リモートワークには業務効率やコミュニケーションに関する“見えにくい問題”が多く存在します。こうした背景から、さまざまな弊害が生じやすくなっているのです。
リモートワークで生じる6つの弊害とは
ここでは、リモートワークで生じやすい6つの弊害について解説します。これらの問題を放置すると、社員のモチベーションが低下し、業務効率も下がる悪循環に陥る可能性があるため注意が必要です。
（1）コミュニケーション不足になる
リモートワークでは社員同士が直接顔を合わせる機会が少ないため、コミュニケーションが不足しがちです。
その結果、オフィス勤務では自然に生まれていた「ちょっとした会話からのアイデア創出」が減り、対面で伝わる細かなニュアンスも共有しにくくなります。
さらに、業務に関する不安や疑問を気軽に相談できず、一人で抱え込んでしまうケースも少なくありません。報連相の頻度が減ることで、結果として業務効率の低下につながる可能性があります。
（2）仕事の切り替えができなくなる
リモートワークでは自宅などのオフィス以外で業務を行うため、集中力が低下し、オンオフの区別がつかなくなるケースがあります。
業務中の時間の使い方は属人的な管理となるため、適切な時間管理ができていない場合は、業務時間中にさぼる社員が出る可能性があります。一方で、業務時間外に隠れて業務を進める「隠れ残業」をする社員がいる場合もあります。
リモートワークは、自分のペースで仕事に取り組みやすい環境であるからこそ、仕事をさぼったり、残業時間が増えたりする弊害が発生しやすいです。
（3）決裁に手間がかかる
リモートワークに対応した仕組みが整っていない場合、決裁や稟議に余計な手間がかかる点も課題の一つです。
とくに、決裁や稟議が電子化されていないと、承認のためだけに出社しなければならないケースがあります。たとえば、ハンコを押すためだけに会社へ行かなければならない、といった状況です。
このような状況が続くと、一部の社員に負担が偏り、不公平感からモチベーションの低下につながる可能性があります。
（4）社員のタスク状況を把握しづらい
リモートワークでは社員のタスク状況を把握しづらく、社員が今何をしているかがわからない場合があります。
社員のタスク状況が不明瞭なままでは、業務の進捗に遅れが発生していても気づけず、適切なアドバイスができません。また、実際に業務へ取り組んでいるのかがわからず、「仕事をしていないのではないか」という不信感につながるケースもあるのです。
そして、タスク状況が不明瞭では、社員の業務プロセスを人事評価の考慮に入れづらくなるので、社員の適切な評価につながりません。
（5）疑問点をすぐに解消できない
リモートワークではオフラインに比べ、質問がしづらい環境になりがちです。
リモートワーク下では、直接コミュニケーションを取ることができないため、気軽に質問したりすぐに回答をもらったりするのが難しいです。そのため、その場で疑問点が解消できず、業務に支障をきたす恐れがあります。
また、メールによる情報共有はほかの案件に埋もれやすく、返信にも時間がかかりがちです。加えて、メールの確認や整理に手間がかかるため、業務効率の低下につながる点にも注意が必要です。
（6）社員の評価が難しくなる
リモートワークでは、社員の仕事ぶりを直接目で確認する機会が少なくなります。そのため、成果だけではなく、努力やプロセスを評価することが難しくなりがちです。
たとえば、オンラインでのやり取りだけでは、細かい工夫やチームへの貢献が見えにくくなります。
- 会議資料を丁寧に作っても、画面越しではその手間や工夫が伝わりにくい
- チームメンバーの質問に気づいてフォローしても、チャットでのやり取りだけでは誰がサポートしたか分かりづらい
- 期限前に問題を予測して対策しても、成果として数字に表れにくい
その結果、評価が偏ったり、社員が努力しても報われないと感じたりして、モチベーションが下がることがあります。
なぜリモートワークでは弊害が起きやすいのか？
リモートワークで弊害が起きやすいのは、単に「社員が慣れていない」からではありません。実は、業務の進め方や情報のやり取りの構造そのものに問題があるのです。
たとえば、こんな状況が起こりやすくなります。
- 承認や決裁が紙やハンコベースのままになっているため、出社しないと進まない
- チーム内の情報共有がチャットやメール任せで、誰が何をしているか把握しにくい
- 疑問点や相談をすぐに確認できず、対応が遅れる
こうした仕組みの問題があると、社員の努力だけでは解消できず、コミュニケーション不足や業務効率の低下といった弊害が生まれやすくなります。
リモートワークの弊害の解決方法
以下では、リモートワーク下で発生する弊害の解決方法を解説します。以下の解決方法を参考に、自社のリモートワークで発生している弊害を解決し、業務効率化を図りましょう。
（1）在宅勤務中のルールを定める
まずは、在宅勤務中のルールを社内文化として浸透させましょう。
とくに、情報共有に関するルールがないと報連相が適切に実施されず、各メンバーの業務に支障をきたします。そのため、確認が漏れていたり意思疎通に時間がかかったりして、上手く連携できていないという場合には、早急にルールを設けましょう。
また、伝達内容を簡潔に伝えるためにも以下の3点を重視して、リモートワーク下の情報共有のルールを制定するのがおすすめです。
- 伝えたい内容を冒頭で簡潔に書く
- 書類提出の締切や、社内イベントの告知の際には日付や時間を具体的に書く
- 形式を統一できるようにテンプレートを決めておく
とくに、日付や時間は今日中や明日などの抽象的な表現ではなく、「2025年5月25日」というように具体的な日付を明記すると、認識齟齬を未然に防止できます。
（2）ハイブリットワークに切り替える
次に、リモートワークのみでなく、「ハイブリットワーク」に切り替えることもコミュニケーション不足解消の手です。
ハイブリッドワークとはオフィスに出社して働く「オフィスワーク」と、自宅で働く「リモートワーク」を組み合わせた働き方です。たとえば、一人で集中する業務の場合は在宅で、メンバーとの共同作業が必要なときはオフィスワークを選択できます。
以上のように、業務の特性に合わせて働き方を柔軟に変えれば、無駄な時間や工数を省いて効率的に作業を進められるのです。
（3）ワークフローを見直す
さらに、リモートワークに即したワークフローになっているか見直しましょう。
決裁や稟議に関わる文書はすべて電子化し、オンライン上で完結できる体制にすると、社員が出社する必要がなくなります。そのため、決裁や稟議をオンライン上で完結できるツールを利用すべきです。
また、決済・稟議フローを円滑に進められるツールを導入すると、承認までの工数を削減できるので、リモートワークに限らずスムーズな意思決定にもつながります。
（4）社員のタスク状況を見える化する
チームメンバーのタスク状況を見える化すると、チーム全体の目標達成に向けた業務プロセスを具体的に設定しやすくなります。
進捗状況を見える化すると、チームリーダーはタスクを確認しながら業務が行き詰まっているメンバーと積極的にやりとりができ、リモートワーク下でもフォローしやすい雰囲気づくりにつながるのです。
また、メンバー全員がオーナーシップを持ち、「業務に取り組む姿勢」の改善にもつながります。結果、社員の業務プロセスを人事評価に組み込みやすくなり、リモートワーク下でも定性・定量の2指標で評価できる点がメリットです。
（5）情報共有ツールを導入する
最後に、社員同士のやりとりを絶やさないためには「情報共有ツール」の導入が必須です。
在宅では社員の状況がわからないため、対面と比べて質問しづらい場合が多いです。また、メールによるコミュニケーションは、”気軽さ”や”スピード感”に欠けており、返信に時間がかかることがあります。
そこで、チャットのように円滑なコミュニケーションがとれつつ、「ノート」に紐付いて情報が混ざらない「Stock」のようなツールがおすすめです。ツールの利用は、質問や相談をしやすい環境づくりに貢献します。
【これで解決】リモートワークの弊害を解消する情報共有ツール
以下では、リモートワークの弊害を解決できるツールをご紹介します。
リモートワークでは、「社員が何の作業をしているか把握しづらい」「気軽に質問できない」といった問題が生じます。これらを放置すると、業務の遅れや認識のズレが発生する原因になります。
しかし、これらの問題はメールやチャットだけでは解決が難しいのが実情です。連絡や話題が時系列で流れるため情報が分散し、「どこを見ればよいか分からない状態」になりやすく、確認や管理の手間が増えてしまいます。
そのため、情報共有とタスク管理を1ヶ所で完結できる仕組みが不可欠です。情報を集約し、誰でも迷わず確認できる状態を作ることで、リモート環境でもスムーズに業務を進められます。
ツールのなかでも、「Stock」は、情報を「ノート」に書き込んで整理し、「メッセージ」での連絡を紐付けて管理できるツールです。情報が埋もれることがなく、すぐに見つかる状態を作れるため、確認や進捗把握のための無駄なやり取りを減らし、リモートワークの課題解決に直結します。
在宅勤務の社員とも簡単にやり取りできる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークの弊害と解決策まとめ
ここまで、リモートワークで生じる代表的な弊害とその解決策について解説しました。
リモートワークでは、社内コミュニケーション不足や仕事の切り替えの難しさなど、さまざまな課題が生じます。これらを解消するには、ルールを明確にし、社員の業務進捗を可視化することが重要です。
また、質問がしづらい環境では、業務上の疑問が先延ばしになりやすいため、メールよりも手軽にやり取りできる情報共有ツールの導入が効果的です。
結論として、社内情報を一元管理し、情報共有を活性化できる「Stock」が、リモートワークの弊害解消に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ぜひ導入して業務効率を改善しましょう。
