昨今のコロナ禍における感染症対策の一環として、リモートワークを導入する企業が増加傾向にあります。リモートワークには、社員が自宅やコワーキングスペースで働けることで時間を有効活用できるというメリットがあります。
しかし、リモートワークの体制が正しく整備されていなければ、情報共有や管理に失敗し、業務効率が低下するといった弊害が生じます。担当者のなかには、適切なリモートワーク実施の方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークで社員に生じる5つの弊害と解決策を中心に解説します。
- リモートワーク中の社員とのやりとりがうまくできていない
- 自社のリモートワークで生じた弊害の解決方法を理解し改善したい
- 弊害が生じないリモートワークの方法を知りたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、リモートワークで社員に生じる弊害を理解しながら、弊害の生じない効率的なリモートワークを実施できます。
目次
リモートワークで生じる5つの弊害とは
ここでは、リモートワークで生じる5つの弊害について解説します。以下の弊害を解決せずに放置していると、社員のモチベーションが低下し、業務効率も低下するという悪循環に陥ってしまうので注意しましょう。
コミュニケーションが疎遠になる
リモートワークでは社員同士が直接顔を合わせる機会がないため、コミュニケーションが疎遠になりがちです。
コミュニケーションが疎遠になると、オフィス勤務時にはありがちな気軽なやりとりのなかでアイデアが生まれるといった機会が失われてしまいます。そのため、対面では伝えられる微妙なニュアンスなどが伝えづらくなってしまうのです。
また、業務に関する疑問を気軽に行えず、一人で溜め込む社員が増えるケースがあります。オフィスでは気軽に進捗確認が行えていましたが、リモートワークでは進捗確認の頻度が減少し、業務効率が低下するという弊害も発生します。
オンオフの区別がつかなくなる
リモートワークでは自宅などのオフィス以外で業務を行うことからも、集中力が低下し、オンオフの区別がつかなくなるケースがあります。
業務中の時間の使い方は属人的な管理となるため、適切な時間管理ができていない場合は、業務時間中にさぼる社員が出る可能性があります。
また、オフィス出社時は出退勤によってオンオフが区別できますが、リモートワークでは業務時間外に隠れて業務を進める「隠れ残業」を行なっている社員がいる場合があります。なぜなら、リモートワークでは定量的な結果が重視されがちであるので、結果を残そうと無理をするケースがあるからです。
決裁に手間がかかる
リモートワークに対応したワークフローを導入していない場合、決裁や稟議に無駄な工数がかかる点も弊害の一つです。
リモートワーク導入までに決済・稟議の電子化が済んでいない場合、決済や稟議のためだけに出社を強いられるケースがあるのです。たとえば、ハンコが電子化されていないことで、ハンコを押すためだけに出社しなければならないケースがあります。
とくに、出社を強いられる担当者にとってはほかの社員に比べ不公平だと感じ、モチベーションが低下してしまう場合がある点に注意しなければなりません。
社員のタスク状況を把握しづらい
リモートワークでは社員のタスク状況を把握しづらく、社員が今何をしているかがわからない場合があります。
社員のタスク状況が不明瞭なままでは、業務の進捗に遅れが発生していても気づけず、適切なアドバイスを行えません。また、実際に業務を行なっているのかがわからず、仕事を行なっていないのではないかという不信感に繋がるケースもあるのです。
そして、タスク状況が不明瞭では、社員の業務プロセスを人事評価の考慮に入れづらくなり、社員の適切な評価に繋がらない弊害が生じる点に注意しましょう。
情報共有に工数がかかる
リモートワークではオフラインに比べ、情報共有の工数がかかりやすいデメリットに注意しなければなりません。
リモートワーク下の情報共有では、メールやチャットツールが主流です。しかし、メールでは宛先や文言確認、CCのチェックといった手間がかかり、チャットツールでは情報が流れて必要な情報をすぐに見つけられないデメリットがあるのです。
リモートワーク下の情報共有に時間がかかると、社内コミュニケーション不足といった問題が発生し、業務に遅れが発生する原因となるため、即座に改善しなければなりません。
リモートワークの弊害の解決方法
以下では、リモートワーク下で発生する弊害の解決方法を解説します。以下の解決方法を参考に自社のリモートワークで発生している弊害を解決し、業務効率化を図りましょう。
細かな情報共有をルール化する
リモートワーク下の情報共有を効率化するためにも、情報共有のルールを細かく設定し、社内文化として浸透させましょう。
仮に情報共有のルールがなければ、情報共有の方法が属人的となり、リモートワークを円滑に行えません。社内の情報共有の方法を統一すると、リモートワーク下で発生する情報共有がしづらいという問題を解決できるのです。
そこで、伝達内容を簡潔に伝えるためにも以下の3点を重視して、リモートワーク下の情報共有のルールを制定しましょう。
- 伝えたい内容を冒頭で簡潔に書く
- 書類提出の締切や、社内イベントの告知の際には日付や時間を具体的に書く
- 形式を統一できるようにテンプレートを決めておく
とくに、日付や時間は今日中や明日などの抽象的な表現ではなく、2022年9月12日のように具体的な日付を明記すると、認識齟齬を未然に防止できます。
正しく時間管理を行う
リモートワークで発生する「隠れ残業」や「サボり」などの問題の発生を未然に防ぐためにも、正しい時間管理を行う必要があります。
たとえば、出勤時間と退勤時間には上司への報告を義務付けるなどのルールを設定しましょう。ほかにも、時間外労働を行う場合は申請制にしたり、対象者以外は社内システムへのアクセスを禁止したりすると、リモートワーク下でもオフライン同様に社員がオンオフを区別して業務に取り組めるようになるのです。
また、「サボり」防止のためにも社員の業務スケジュールは任意のメンバーに公開し、業務が順調に進んでいるかを上司が適宜確認を行うのもおすすめです。
リモートワークに即したワークフローを導入する
社員が必要以上に出社せずに済むように、リモートワークに即したワークフローを導入すべきです。
決裁や稟議に関わる文書はすべて電子化しオンライン上で行えるようにすると、社員が出社する必要がなくなり、不公平感を感じずに済むのです。
決裁や稟議をオンライン上で行うためにも、リモートワークに即したワークフローを導入できるツールを利用しましょう。ツールを導入すると決裁や稟議にかかる工数を削減でき、オフラインの時よりもスムーズに決裁・稟議を通せるようになります。
社員のタスク状況を見える化する
チームメンバーのタスク状況を見える化すると、チーム全体の目標達成に向けた業務プロセスを具体的に設定しやすくなります。
見える化をすると、チームリーダーはタスクを確認しながら業務が行き詰まっているメンバーと積極的にやりとりができ、リモートワーク下でも疑問点を質問しやすい雰囲気づくりにつながるのです。
また、メンバーが疑問点を積極的に解決し、業務に真剣に取り組むといった「姿勢」の改善にも繋がります。社員の業務プロセスを人事評価に組み込みやすくなり、リモートワーク下でも定量評価だけにならない点もメリットです。
そのためには、「Stock」のようなシンプルなツールを用いてチームメンバーの進捗状況を可視化させ、チームリーダーはメンバーが業務のどこで行き詰まっているかを即座に把握できるようにするのがポイントです。
情報共有を効率化できるツールを導入する
リモートワーク下の情報共有を効率化するためには適切なツールの導入が必須です。
とくに、情報共有の手間が少ないかや、情報が正しく残るかどうかに注意してツールを選定しなければなりません。手間なく情報共有できると気軽なやりとりがしやすくなるため、社内コミュニケーションが活性化します。
また、情報の「蓄積性」も備えたツールであると、オンライン会議などで得た情報を残し、必要なときにすぐに確認可能な状態にしておけるので、書類を探す無駄な時間を削減できます。
リモートワークの弊害を解決するツール
以下では、リモートワークの弊害を解決できるツールをご紹介します。
リモートワーク下ではオフラインと比べ「情報」の観点から業務に弊害が発生しやすく、解決するには情報共有ツールの導入が必須です。しかし、メールやチャットツールでは「情報共有に工数がかかる」「情報が流れる」弊害が解決できません。
そのため、「情報共有が気軽にでき、必要な情報を残せる」ツールの導入が求められます。一方、「多機能だから使いやすそう」という定性的な理由でツールを導入すると、ITリテラシーの高くない社員が抵抗感を抱き、社内に浸透しない点に注意しましょう。
したがって、リモートワークで発生する弊害を解決するには、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日運用でき、必要な情報を確実に残せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は共有した情報を正しく蓄積し、必要なときにすぐ取り出せます。そして、「メッセージ」や「タスク」がノートに紐付けられており、情報の錯綜なくやりとりをしたり、複数メンバーの進捗状況を一目で確認したりすることが簡単にできます。
リモートワークの弊害を解決し業務を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークの弊害と解決策まとめ
ここまでリモートワークの弊害と解決策を中心に解説しました。
リモートワークの弊害を解決方法には、リモートワークの体制を整備するか、適切なツールの導入するかの2点あります。とくに、後者はリモートワーク下の業務の進捗に大きく影響するため、自社に適したツールを導入して早急に解決しなければなりません。
また、ツールには「情報共有の工数を削減可能か」や「情報を正しく残せるか」はもちろん、社内で問題なく運用できるかに注意しましょう。そして、全社で運用可能なツールを導入すると、無駄な教育コストを削減できます。
したがって、今回ご紹介した「Stock」のようにITに不慣れな社員でも直感的に扱え、情報共有を円滑に行うための機能が過不足なく備わったツールを導入し、リモートワーク下でもオフラインと同様以上の環境を構築する必要があるのです。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でリモートワークで発生する弊害を解決し、業務効率化を図りましょう。
