近年注目されている「働き方改革」と「DX（デジタルトランスフォーメーション）」には密接な関係があり、DXによって働き方改革を実現しようとする企業が増えています。
一方、「そもそもDXとは何かを理解するのが難しい」「具体的にどのような方法で働き方改革を進めるべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、働き方改革を実現するDXやおすすめツール、事例をご紹介します。
- 働き方改革へ実践的に取り組み、企業イメージを向上したい
- DXや働き方改革のなかでも、具体的に成果が出るものに取り組みたい
- どのようなDXやデジタル化が働き方改革につながるのか知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、働き方改革とDXの具体的な関係性が分かり、自社での取り組み方のヒントを得られます。
目次
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは
DXとは「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること」として、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱しました。
とくに、ビジネスにおけるDXは「データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに製品やサービス、ビジネスモデル、業務プロセス、組織風土を変革し、激しい環境の中で競争上の優位性を確立すること」と解釈されています。
つまり、会社でDX推進に取り組む担当者には、社内で共有したデータやITシステムを手段として、外部環境へ柔軟に対応できる仕組みを作ることが求められるのです。
DX推進が注目されている背景
以下では、働き方改革との関係が深いDXの推進が注目されている理由を3つご紹介します。「DXがなぜ必要なのか分からない」という方は必見です。
（1）2025年の崖
DX推進が注目されている背景の一つとして「2025年の崖」という問題があります。
2025年の崖とは、DXを実行するうえで生じる以下の課題を克服しなければ、2025年以降最大で年間12兆円（現在の約3倍）の経済損失が生じる可能性を指します。以下は、DXが抱える3つの課題です。
- 既存システムでは横断的なデータ活用が難しく、市場の変化に対応できない
- システムの維持管理費がかさむことで予算を圧迫する
- システムを運用する人材が不足してセキュリティリスクが高まる
これらの課題の背景には、既存システムが事業部門ごとに構築されていたり、過剰にカスタマイズされていたりして、ブラックボックス化（業務の詳細が不透明になること）・複雑化している現状があります。
つまり、「2025年の崖」を克服するためには、社内データの横断的な活用に役立ち、低コストで安全に運用できるシンプルなシステムが求められるのです。
参考：経済産業省 DXレポート
（2）リモートワークの推進
DX推進への注目が集まる背景には、リモートワークを実施する企業が増えたことも挙げられます。
たとえば、リモートワーク下でスムーズにコミュニケーションをとるための「情報共有ツール」や「チャットツール」、オンライン上の勤怠管理システムやWeb会議システムといったデジタル技術を活用しているのです。
以上のように、従業員の仕事場所に距離があってもスムーズに業務を進めるために、DX推進が注目されています。
（3）業務効率化
DX推進の背景には、従業員の業務を効率化して会社全体の生産性向上を目指すことも挙げられます。
たとえば、ペーパーレス化によって事務作業の手間を省くDXは、さまざまな企業で実践されています。また、従業員が業務の過程で得た「ノウハウをデータとしてオンライン上に蓄積・共有し、ほかの従業員の業務効率化につなげる」という方法もあります。
以上のように、「業務の無駄を省くこと」や「既存の業務をさらに効率化すること」を実現する手段として、DX推進へ注目が集まっているのです。
働き方改革の3本柱
以下では、働き方改革の狙いとなる3つの柱について解説します。働き方改革で実現すべきゴールが見えていなければ施策の方針が定まらないため、ここで押さえましょう。
（1）長時間労働の是正
長時間の残業が問題となっている現状を変えるため、労働時間を見直す指標が定められました。時間外労働が月々45時間・年間360時間までが原則とされています。
長時間労働は、従業員の健康やワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）、女性のキャリア形成を阻害することをはじめ、さまざまな問題を引き起こします。そのため、長時間労働の是正が働き方改革の一環として重視されているのです。
したがって、上限規制を守りながらも十分な労働時間を確保しなければなりません。そのために、会社の労働時間に関する制度の変更、作業時間の短縮につながる業務効率化ツールの導入といった施策が必要です。
（2）同一労働同一賃金
同一労働同一賃金の目的は「正規雇用と非正規雇用の間にある不合理な待遇差を解消すること」です。
「不合理の解消」の対象には、賃金だけでなく福利厚生、キャリア形成、能力開発も含まれます。すべての従業員の能力や仕事ぶりを適正に評価し、待遇差を是正することで、従業員のモチベーション向上や求職者の増加による人手不足の解消を促すのです。
（3）柔軟な働き方の実現
個人の事情に合わせて働き方を選択できるよう、複数の制度が整備されました。そのうちの一つが「高度プロフェッショナル制度」です。
高度プロフェッショナル制度とは、一定の条件を満たした労働者を対象に、労働時間の制限などを撤廃するものです。本制度の開始にともなって、時間給ではなく成果に応じた収入を得る働き方を選択できるようになりました。
また、実際の勤務時間に関わらず契約時間分の給料を与える「裁量労働制」や、定められた総労働時間のなかで始業や終業の時刻を労働者が自由に設定する「フレックスタイム制」など、労働者が希望する働き方を実現するための制度が普及しつつあります。
以上のように、働き方改革では、個々の事情に合わせて柔軟な働き方ができる環境の整備が求められているのです。
働き方改革とDXの関係性
以下では、働き方改革とDXの関係性を解説します。「具体的にどのようなシステムによって働き方改革を実現するのか分からない」という方は必見です。
多様な働き方を実現するシステム
働き方改革で目指す「個々の事情に合わせた多様な働き方」を実現するために、ITツールやデジタル技術を活用します。
たとえば、育児や介護で自宅を離れられない従業員に対して、在宅業務を許可するケースがあります。この場合、Web会議システムやコミュニケーションツールといったITツールによって、仕事の条件から”場所”をなくせます。
DX推進によって「どのような環境でも業務のための情報共有ができる仕組み」を整えることで、働き方の幅を広げましょう。
適切な労務管理をするシステム
多様化する働き方を適切に管理するためにDX推進が求められる場合もあります。
たとえば、リモートワーク下では従来のような”オフィスのタイムカードによる勤怠管理”ができません。その結果、自宅残業が促され、働き改革のポイントである「長時間労働の是正」へ悪影響を及ぼしかねないのです。
そこで、オンライン上で勤怠管理したり、労働時間を可視化したりするシステムの導入というDXが求められます。
業務効率化を実現するシステム
働き方改革の背景にある「人手不足」を解決するために、DXによる業務効率化を実現するケースもあります。
たとえば、従来PC上のファイルで管理している情報をすべて「情報共有ツール」に集約することで、必要な情報を大量のファイルから探し出す手間が大幅に削減されたり、メンバー間で業務の情報を簡単に共有したりできる効果があります。
以上のように作業時間を短縮することで、少人数でもさまざまな業務を効率的に回せるようになるのです。
＜4ステップ＞DXによる働き方改革
以下では、DXを通して働き方改革を実現する方法を解説します。適切な手順で進めなければ効果を得られない可能性があるので、ここで押さえましょう。
ステップ1｜DX導入の体制を整える
はじめに、DX導入に向けて社内の受け入れ体制を整備する必要があります。
具体的には、DXの実現には一定以上の投資が必要なので、企業の経営層からDX導入の許可を得なければなりません。また、スムーズに進めるためには全従業員の納得が不可欠なので、DX推進のメリットを説明し理解を得ましょう。
逆に、従業員の理解が得られない状態でDXを推進した場合、導入したITツールが浸透せず失敗する可能性が高いです。したがって、DX実現には経営層を含む全従業員を巻き込んだ受け入れ体制の構築が求められます。
ステップ2｜最適なツールを選定し導入する
次に、自社に最適なツールを選んで導入しましょう。
働き方改革のなかでも、抱える問題は”長時間労働”や”人手不足”など企業によってさまざまです。そして、問題によって導入すべきITツールも変わるため、問題点を見極めたうえで適切なものを選ぶことが重要となります。
また、問題点に関わらず「誰もが簡単に使えるツールであること」を条件としてツールを比較検討しましょう。逆に、多機能ゆえに使いこなせないツールはDXの推進を阻害しかねないので、注意が必要です。
ステップ3｜業務フローを決定する
ITツールの導入後は、ツールの活用環境を作るため、業務フローの策定が求められます。
ITツール導入後も業務フローが以前のままでは、ITツールを活用すべき場面が分からず意味がありません。たとえば、コミュニケーションツールを導入する場合は「プロジェクトメンバーの進捗は毎日ツールで報告し合う」と決めて周知します。
全員がITツールを使いこなせるように「誰が・どの場面で・どのような目的でツールを利用するのか」が分かるフローを用意しましょう。
ステップ4｜PDCAサイクルを回す
ITツール導入後は、PDCAサイクルの活用による成果の確認・改善が必要となります。
「ITツールが業務プロセスや働き方の改善につながっているか」「ITツールの導入にあたり従業員に困りごとはないか」などを丁寧に確認し、定期的な修正が必要です。
また、ITツールによっては導入後も丁寧なサポートを提供する「Stock」のようなベンダーもあります。自社でPDCAを回すだけでなく、ベンダーのサポートを受けながら迅速に課題を解消するのも一つの方法です。
働き方改革を実現するためのDXにおすすめツール
働き方改革をDXによって実現する方法の一つに「リモートワーク」があります。しかし、すべての業種・職種で適用されるわけではないのが現状です。
一方、どのような業務でも適用できるのが「業務効率化のためにITツールを用いること」です。とくに、手間のかかるチーム内や部署間の情報共有をスムーズにする「情報共有ツール」の導入は、DXのなかでも開始するハードルが低いと言えます。
ただし、多数の情報共有ツールから適切なものを選ぶには「誰もが使いやすいツールであること」を重視しなければなりません。逆に、高度な知識を要するツールや扱いきれないほど多機能なツールは、従業員が使いこなせずDXを滞らせてしまいます。
結論、働き方改革を実現するためのDXに最適なのは、非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは中小企業や非IT企業を含めた120,000社以上の導入実績があり、小規模チームやITに詳しくないチームのDXを担当する方に最適な情報共有ツールです。「ノート」と「メッセージ」でシンプルにやりとりできるため、導入即日から使いこなせます。
あらゆる情報を簡単にまとめられるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
DXによる働き方改革の成功事例
以下では、DXによる働き方改革の成功事例をご紹介します。企業が「何に問題を抱えて、どのようなDXを実施し、そしてどのような結果に至ったか」を詳細に解説しています。
三菱UFJ信託銀行
| 問題点 | DX化の内容 | 結果 |
|---|---|---|
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紙ベースゆえにリモートワークが導入できない |
ITツールを用いてペーパーレス・押印レスなワークフローを構築 |
出社が前提となるワークフローから脱却 |
三菱UFJ信託銀行は「紙ベースの業務ゆえにリモートワークが導入できない」という問題点を抱えていました。そこで実施したのが、在宅業務を阻害する”帳票”の大多数をペーパーレス化・押印レス化することです。
具体的には、ITツールを用いて新しいワークフローを構築し、帳票の申請・承認・確認といった業務を集約しました。その結果、出社が前提となる複雑なワークフローからから脱却し、社員15,000人がリモートワークできる環境が整えられたのです。
第一生命
| 問題点 | DX化の内容 | 結果 |
|---|---|---|
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顧客との契約にともなって増え続けるデータベースやシステムの管理 |
既存のシステムをグループウェアで一元化 |
見たい情報へすぐアクセスできるようになった |
第一生命では「顧客との契約にともなって増え続けるデータベースやシステムの管理」が問題となっていました。4,000以上のシステムを連携できないうえ、見たい情報がどこにあるか分からないので、探すだけでも一苦労していたのです。
そこで、既存のシステムやデータベースを一元化するグループウェアを導入したところ、情報へのアクセスが格段に向上したのです。その結果、必要な情報へスムーズにアクセスできるようになりました。
DXで実現する働き方改革の概要まとめ
これまで、働き方改革を実現するDXやおすすめツール、成功事例をご紹介しました。
働き方改革を実現するDXとして、もっともハードルが低いのは「ITツールによる情報共有の効率化」だと言えます。必要な情報を素早く共有し、時間を問わずアクセスできる環境は、どのような業種・職種でも求められているためです。
ただし、ITツールを選ぶときは「従業員が簡単に使いこなせること」を条件にしましょう。操作が難しいツールや専門知識が必要なツールは社内に浸透せず、DX化が失敗しかねません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の従業員でも導入即日で使いこなせるほど簡単な情報共有ツールなので、DXの推進に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して働き方改革を実現するDXに取り組みましょう。
